Thủ tục công chứng giấy khai sinh mới nhất hiện nay

1. Có thể tiến hành công chứng giấy khai sinh không?

Theo ghi nhận của Luật hộ tịch thì giấy khai sinh được hiểu là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho cá nhân khi tiến hành đăng ký khai sinh tại cơ quan có thẩm quyền; nội dung được ghi nhận trong giấy khai sinh phải bao gồm tất cả các thông tin cơ bản về cá nhân theo quy định tại khoản 1 của Điều 14 Luật Hộ tịch năm 2014. Hiện nay, giấy khai sinh được xem là giấy tờ gốc của cá nhân theo đó mọi thông tin cá nhân trong các hồ sơ giấy tờ khác như hộ chiếu, căn cước công dân cũng phải bám sát vào nội dung đã được ghi nhận trong giấy khai sinh. Các nội dung phải có sự đồng nhất liên quan đến các thông tin họ tên giới tính, năm sinh, quốc tịch, quê quán. 

Theo quy định tại khoản 1 Điều 2 Văn bản hợp nhất số 07/VBHN-VPQH 2017 Luật công chứng thì hoạt động công chứng của công chứng viên được tiến hành đối với hợp đồng hoặc các giao dịch dân sự bằng văn bản. Chính vì vậy, việc công chứng chỉ áp dụng đối với việc thực hiện các hợp đồng giao dịch bản dịch theo quy định pháp luật còn đối với bản sao giấy khai sinh thì công chứng viên sẽ thực hiện việc chứng thực chứ sẽ không tiến hành việc công chứng. Điều này cũng đã được khẳng định tại Điều 77 của Văn bản hợp nhất số 07/VBHN-VPQH 2017 Luật công chứng. Theo đó, việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ văn bản của công chứng viên được quy định như sau:

– Công chứng viên có thẩm quyền trong việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong các giấy tờ văn bản;

– Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ văn bản sẽ được thực hiện theo quy định của pháp luật về chứng thực.

 Với các quy định nêu trên, cá nhân không thể yêu cầu công chứng giấy khai sinh mà chỉ có thể sử dụng dịch vụ đó là chứng thực giấy khai sinh. Việc sử dụng thuật ngữ công chứng giấy khai sinh chỉ là cách gọi quen thuộc của người dân còn trên thực tế thì Văn phòng công chứng sẽ không cung cấp dịch vụ công chứng giấy khai sinh.

 2. Thủ tục chứng thực giấy khai sinh mới nhất:

– Để hoàn tất yêu cầu chứng thực giấy khai sinh thì cá nhân chuẩn bị hồ sơ gồm văn bản làm cơ sở để chứng thực (giấy khai sinh bản gốc) cùng với đó nộp kèm theo bản sao cần chứng thực. Với trường hợp giấy khai giấy khai sinh do cơ quan nước ngoài cấp thì phải được tiến hành hợp pháp hóa lãnh sự trước khi yêu cầu chứng thực bản sao, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự. Việc miễn hợp pháp háa lãnh sự chỉ được thực hiện nếu trong Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc thực hiện theo nguyên tắc có đi có lại.

– Sau khi đã chuẩn bị hồ sơ nêu trên để tiến hành chứng thực giấy khai sinh thì người yêu cầu chứng thực sẽ đi đến một trong các cơ quan tổ chức dưới đây để tiến hành chứng thực:

+ Cá nhân có thể lựa chọn phòng tư pháp cấp huyện để thực hiện thủ tục này;

+ Ủy ban nhân dân cấp xã cũng sẽ có thể hỗ trợ người dân trong việc chứng thực giấy khai sinh;

+ Tùy thuộc theo nhu cầu của cá nhân mà có thể lựa chọn văn phòng công chứng hoặc phòng công chứng để thực hiện thủ tục;

 + Đối với việc yêu cầu chứng thực giấy khai sinh có yếu tố nước ngoài thì cơ quan đại diện ngoại giao đại diện lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài sẽ thực hiện thủ tục này;

 – Liên quan đến trình tự và thời gian giải quyết:

Bước 1. Tiến hành chuẩn bị vào nộp hồ sơ:

 Cá nhân sau khi chuẩn bị hồ sơ đã được hướng dẫn tại bài viết thì mang bản chính đến trụ sở của tổ chức cơ quan có thẩm quyền để yêu cầu chứng thực. Ngoài ra, cũng có thể chuẩn bị sẵn về bản sao hoặc bản in photo để yêu cầu chứng thực;

Bước 2. Thực hiện việc chứng thực:

 Đối với trường hợp nhận được yêu cầu tiến hành chứng thực thì người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức thực hiện các công việc như kiểm tra, đối chiếu thông tin nội dung trên bản sao so với bản chính; Cá nhân thực hiện chứng thực sẽ phải ghi nhận các nội dung thể hiện lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính; cần thực hiện việc ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan tổ chức có thẩm quyền và tiến hành ghi vào sổ chứng thực để lưu giữ;

Bước 3. Thực hiện nghĩa vụ nộp lệ phí:

 Cá nhân có thẩm quyền trong việc chứng thực sau khi kiểm tra đối chiếu thông tin nếu nhận thấy hồ sơ đã hợp lệ thì sẽ yêu cầu người yêu cầu công chứng, nộp lệ phí thực hiện

Lưu ý rằng: Lệ phí chi trả đã tiến hành chứng thực giấy khai sinh là nghĩa vụ bắt buộc phải thực hiện. Căn cứ theo Điều 4 Thông tư 226/2016/TT-BTC thì lệ phí chứng thực giấy khai sinh là 2000 đồng/1 trang. Nếu giấy tờ có từ trang thứ ba trở lên sẽ thu 1.000 đồng/ 1 trang nhưng tối đa không được thu quá 200.000đ/bản. Đặc biệt, trường hợp chứng thực giấy khai sinh sẽ không nằm trong danh sách các loại thủ tục sẽ được miễn lễ phí chứng thực. Do đó các cá nhân khi đi chứng thực giấy khai sinh bắt buộc đều nộp lệ phí chứng thực theo mức phí đã được quy định

Bước 4. Nhận bản sao chứng thực cùng với bản chính đã tiến hành

Người yêu cầu đã hoàn tất hết nghĩa vụ từ chuẩn bị hồ sơ cho đến nộp xong án phí thì sẽ nhận bản sao chứng thực giấy khai sinh theo đúng yêu cầu.

3. Có được tiến hành chứng thực giấy khai sinh ở tỉnh khác hay không?

Việc chứng thực bản sao từ bản chính giấy khai sinh là thủ tục mà cơ quan có thẩm quyền sẽ căn cứ vào những nội dung ghi nhận trong bản chính để chứng thực bản sao, việc chứng thực cũng có thể thực hiện bản chụp, bản in, bản photo, cá nhân thực hiện hoạt động này phải cam kết việc sao y bản chính là đúng với nội dung đã được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền.

Liên quan đến địa điểm chứng thực bản sao từ bản chính thì tại Điều 8 Nghị định 23/2015/NĐ-CP đã nêu rõ cá nhân có yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính có thể thực hiện tại bất kỳ cơ quan, tổ chức nào thuận tiện, trừ trường hợp chứng thực các loại hợp đồng giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất, người sở hữu nhà thì phải tiến hành tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất hoặc có nhà. Cũng theo quy định thì người yêu cầu công chứng sẽ đến trực tiếp tại trụ sở cơ quan tổ chức có thẩm quyền để thực hiện chứng thực, ngoại trừ một số trường hợp chứng thực di chúc hợp đồng hoặc giao dịch và hoạt động chứng thực chữ ký mà đối tượng thực hiện yêu cầu này là người già yếu không thể đi lại được hoặc đang bị tạm giam, tạm giữ, thi hành án phạt tù hoặc có những lý do chính đáng khác không thể đến trực tiếp trong trường hợp này thì địa điểm chứng thực sẽ được thực hiện do các bên tiến hành thỏa thuận với nhau người có thẩm quyền chứng thực. Nơi đối tượng yêu cầu đang cư trú cũng là một trong những địa điểm được lựa chọn nếu cá nhân nằm trong trường hợp chứng thực ngoài trụ sở.

Do đó, việc chứng thực giấy khai sinh ở tỉnh khác hoàn toàn là hợp lệ và cơ quan có thẩm quyền thực hiện hoạt động này không được có hành vi sách nhiễu hoặc gây khó khăn đối với người dân khi yêu cầu chứng thực bản sao giấy khai sinh.

Văn bản pháp luật được sử dụng:

– Văn bản hợp nhất số 07/VBHN-VPQH 2017 Luật công chứng;

– Luật Hộ tịch năm 2014.