Thủ tục công chứng di chúc tại văn phòng công chứng

1. Di chúc không công chứng có hiệu lực hay không?

Theo cách hiểu thông thường, di chúc là văn bản ghi nhận ý chí, mong muốn của người có di sản về việc phân chia cho những cá nhân có mối quan hệ thân thiết với người để lại di sản. Trong bản di chúc này thì cá nhân hoặc nhóm người được người chết để lại di nguyện làm người thực thi, quản lý tài sản có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ này cho đến khi được phân chia được toàn bộ di sản. Pháp luật dân sự ghi nhận nhiều hình thức để lại thừa kế khác nhau như: di chúc bằng văn bản không người làm chứng; di chúc bằng văn bản có người làm chứng; di chúc miệng; di chúc bằng văn bản có công chứng, chứng thực.

Có thể thấy, công chứng di chúc thì còn có nhiều hình thức di chúc khác nhau đều được pháp luật ghi nhận và tôn trọng miễn là di chúc này  đáp ứng điều kiện sau đây tại Điều 630 Bộ luật Dân sự năm 2015 để hợp pháp:

– Xét về chủ thể thực hiện để di sản: Yếu tố tinh thần của người lập di chúc là một trong những vấn đề quan trọng nhất cần được xác minh, cụ thể: Chủ thể phải đảm bảo sự minh mẫn, sáng suốt trong quá trình đưa ra quyết định hoặc ghi nhận các thông tin trong khi lập di chúc; Ngoài ra, mong muốn để lại di chúc không có sự tác động từ yếu tố bên ngoài như bị lừa dối, cưỡng ép, đe doạ.

– Nội dung của di chúc cũng phải tuân thủ theo đúng quy định, theo đó các nội dung được đưa vào văn bản này không trái đạo đức xã hội, không vi phạm điều cấm của luật. Những nội dung cơ bản trong di chúc cần ghi đầy đủ rõ ràng như: Ngày, tháng, năm lập di chúc tiến hành lập văn bản; thông tin về cá nhân người để di sản bao gồm họ tên và nơi cư trú của người lập di chúc cũng như người được hưởng di sản; thông tin về di sản và nơi có di sản để hỗ trợ nắm bắt thông tin, hoặc chia di sản sau này…

– Không chỉ đảm bảo về nội dung mà hình thức của di chúc cũng phải hợp lệ: Có thể là văn bản hoặc di chúc miệng nhưng không được trái quy định của luật.

Đặc biệt, Khoản 3 Điều 630 Bộ luật Dân sự 2015 khẳng định rằng: Người bị hạn chế về thể chất hoặc của người không biết chữ có quyền được để lại di chúc bình thường như những cá nhân khác nhưng để đảm bảo tính minh bach thì bản di chúc này cần được người làm chứng lập thành văn bản và có công chứng hoặc chứng thực.

Như vậy, pháp luật chỉ quy định di chúc bắt buộc phải công chứng nếu đó là di chúc của người bị hạn chế về thể chất hoặc của người không biết chữ.

Đối với các trường hợp khác, cá nhân để di chúc có thể lựa chọn việc đem di chúc đi công chứng hay chứng thực hoặc là không cần thực hiện thủ tục này mà di chúc vần có hiệu lực miễn là đáp ứng đủ các điều kiện đã ghi nhận bên trên.

2.  Thủ tục công chứng di chúc mới nhất:

Thủ tục công chứng văn bản di chúc là một những hoạt động diễn ra phổ biến, thường xuyên trong các tổ chức hành nghề công chứng, được thực hiện theo quy định của Văn bản hợp nhất 07/NBHN-VPQH 2018 Luật Công chứng.

 Cá nhân khi có nhu cầu hợp pháp hóa văn bản này hoặc muốn chắc chắn tính pháp lý của di chúc có thể lựa chọn bất kỳ một Văn phòng công chứng hợp pháp, uy tín và tin cậy hoặc Phòng công chứng do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập bất kỳ để thực hiện (căn cứ quy định tại Điều 42 Văn bản hợp nhất 07/NBHN-VPQH 2018 Luật Công chứng). Khi thực hiện công chứng di chúc thì cần chuẩn bị một số giai đoạn dưới đây:

2.1. Chuẩn bị hồ sơ yêu cầu công chứng di chúc:

Để được chấp nhận việc công chứng di chúc, người lập di chúc cần phải chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ nộp tại tổ chức hành nghề công chứng tại địa phương:

– Cần có 01 phiếu yêu cầu công chứng. Trong phiếu này phải thể hiện rõ được nguyện vọng, yêu cầu của bản thân là công chứng văn bản di chúc để lại tài sản cho người khác sau khi bản chết. Đồng thời, gửi kèm các nội dung khác trong phiếu yêu cầu là thông tin về họ tên, địa chỉ, danh mục giấy tờ gửi kèm theo;

– Nếu cá nhân lựa chọn việc tự soạn thỏa di chúc thì bản Dự thảo di chúc được lập ra cũng cần nộp cho công chứng viên kiểm tra nội dung;

– Giấy tờ tuỳ thân của người để lại di chúc: Căn cước công dân/hộ chiếu còn hạn sử dụng (Giấy tờ mà người này nộp chỉ cần là bản sao);

– Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản hợp pháp:  Ví dụ như giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, đăng ký xe, sổ tiết kiệm… Những giấy tờ này cũng chỉ yêu cầu bản sao.

– Ngoài ra, cần có thêm một số giấy tờ khác nếu được tổ chức hành nghề công chứng yêu cầu hoặc bản thân thấy thật sự cần thiết.

Lưu ý: Các giấy tờ trên chỉ cần là bản chụp, bản in hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải chứng thực. Khi nộp bản sao thì phải xuất trình bản chính để đối chiếu.

2.2.  Công chứng di chúc gồm những bước nào?

Cá nhân có nhu cầu công chứng di chúc thì cần chuẩn bị giấy tờ nêu trên và thực hiện các bước sau đây:

Bước 1: Tiến hành nộp hồ sơ

Người yêu cầu công chứng di chúc chuẩn bị các giấy tờ ở mục 2.1 rồi tiến hành mang đến Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng ở địa phương mình hoặc bất kỳ tổ chức hợp pháp nào được nhà nước cho phép hoạt động.

Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

Công chứng viên khi nhận hồ sơ của khách hàng thì tiến hành kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng.

Trước khi tiến hành công chứng di chúc thì Công chứng viên có trách nhiệm giải thích cho người yêu cầu công chứng biết được tất cả thông tin về quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của di chúc

Đối với trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng chưa đảm bảo về mặt pháp lý như có vấn đề về nội dung, hình thức, ngoài ra nhận thấy cá nhân này có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, không đủ yếu tố về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của di chúc chưa được mô tả cụ thể thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng thực hiện một trong các việc dưới đây:

– Để được giải quyết  nhanh chóng thủ tục này thì công chứng viên yêu cầu làm rõ những nội dung chưa được rõ ràng;

– Nếu thấy cần thiết việc xác minh hoặc giám định thì phải thực hiện theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng;

– Hoàn toàn có quyền từ chối công chứng nếu không làm rõ được.

Bước 3: Kiểm tra bản dự thảo di chúc

Đây là bước cực kỳ quan trọng đối với cá nhân là công chứng viên vì trách nhiệm của họ là kiểm tra tính hợp pháp của dự thảo di chúc có tính ràng buộc sau này đối với những người được hưởng di sản.

Trong quá trình kiểm tra nếu phát hiện các thông tin được ghi nhận trong dự thảo di chúc có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của di chúc không phù hợp với quy định của pháp luật thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa.

Sau khi đã được công chứng viên hướng dẫn sửa chữa nhưng cố tình không thực hiện thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng.

Bước 4: Thực hiện ký chứng nhận di chúc

Để thống nhất lại nội dung được sử dụng trong di chúc thì Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo di chúc hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng.

Sau khi nghe nội dung được ghi nhận ở bản di chúc thì người yêu cầu công chứng nếu đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo di chúc thì ký vào từng trang của di chúc.  Trong thời điểm này, Người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của di chúc theo sự hướng dẫn từ Công chứng viên.

Trang cuối của bản di chúc có yêu cầu công chứng thì công chứng viên ký tên, đóng dấu công chứng để kết thúc thủ tục này.

Bước 5: Trả kết quả công chứng

3.  Thời hạn lưu giữ di chúc tại văn phòng công chứng là bao lâu?

Căn cứ Khoản 2, Khoản 5 Điều 64 Văn bản hợp nhất 07/VBHN-VPQH 2018 Luật Công chứng quy định chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng như sau:

– Tổ chức công chứng là nơi lưu trữ văn bản công chứng sau khi cá nhân thực hiện thủ tục công chứng di chúc. Theo đó,  Bản chính văn bản công chứng và các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng phải được lưu trữ ít nhất là 20 năm tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng; trường hợp ngoại lệ, văn bản di chúc có thể được lưu trữ ngoài trụ sở nhưng phải có sự chấp thuận bằng văn bản của Sở Tư pháp;

– Đối với trường hợp Phòng công chứng sau khoảng thời gian hoạt động quyết định chuyển đổi thành Văn phòng công chứng thì hồ sơ công chứng do Văn phòng công chứng được chuyển đổi quản lý;

– Trong trường hợp Phòng công chứng bị giải thể thì hồ sơ công chứng cùa khách hàng sẽ được chuyển cho một Phòng công chứng khác hoặc một Văn phòng công chứng được Sở Tư pháp chỉ định;

– Văn phòng công chứng hoàn toàn có quyền chuyển giao văn bản, giấy tờ cong chứng của khách hàng sau khi có thỏa thuận với một Văn phòng công chứng khác; nếu không thể thỏa thuận hoặc Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động do toàn bộ công chứng viên hợp danh chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết thì Sở Tư pháp có trách nhiệm chỉ định một Phòng công chứng hoặc một Văn phòng công chứng khác tiếp nhận hồ sơ công chứng.

Như vậy, di chúc và các giấy tờ có trong hồ sơ công chứng di chúc phải được lưu trữ ít nhất là 20 năm tại trụ sở của tổ chức hành nghề và khi phát sinh một số vấn đề liên quan đến quá trình hoạt động thì cần thực hiện hướng giải quyết nêu ở trên.

Các văn bản pháp luật được sử dụng:

– Bộ Luật Dân sự 2015;

– Văn bản hợp nhất 07/VBHN-VPQH 2018 Luật Công chứng.