Thẩm quyền và thủ tục công chứng, chứng thực di chúc? Công chứng di chúc cần chuẩn bị giấy tờ gì?

Di chúc là văn bản có công chứng là một trong những hình thức di chúc được quy định tại Bộ luật Dân sự 2015, ghi nhận lại ý chí của cá nhân về việc chuyển dịch tài sản của mình cho người khác sau khi chết. Trong tất cả các hình thức di chúc thì di chúc bằng văn bản có công chứng là ít rủi ro về tranh chấp di sản thừa kế nhất bởi có thêm một cơ quan chức năng có thẩm quyền rà soát về điều kiện có hiệu lực của di chúc. Vậy thủ tục để công chứng di chúc hợp pháp như thế nào? khi đi công chứng người yêu cầu công chứng cần chuẩn bị những giấy tờ gì?

1. Công chứng di chúc là gì?

– Căn cứ theo Điều 624 Bộ luật Dân sự 2015 có quy định: Di chúc là sự thể hiện ý chí của cá nhân nhằm chuyển tài sản của mình cho người khác sau khi chết. Di chúc được hiểu là bằng chứng ghi lại ý chí, ý nguyện cuối cùng của một người, định đoạt tài sản của người đó sau khi chết cho người khác. Để có thể chia di sản thừa kế của người đó theo di chúc, thì di chúc đó phải hợp pháp và đáp ứng điều kiện có hiệu lực của di chúc.

– Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc do cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

– Công chứng di chúc là việc công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận về: Xác nhận tính xác thực, tính hợp pháp của di chúc bằng văn bản; Xác nhận về tính chính xác, tính hợp pháp và không trái đạo đức xã hội của di chúc.

2. Điều kiện để di chúc hợp pháp

2.1. Về chủ thể có quyền lập di chúc

– Người đã thành niên có quyền lập di chúc, trừ trường hợp người đó bị bệnh tâm thần hoặc mắc bệnh khác mà không thể nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.

– Người từ đủ mười lăm tuổi đến chưa đủ mười tám tuổi được lập di chúc, nếu được cha, mẹ hoặc người giám hộ đồng ý về việc lập di chúc.

Di chúc là sự thể hiện ý chí của cá nhân nhằm chuyển tài sản của mình cho người khác sau khi chết. Nếu đủ điều kiện về chủ thể như trên thì người lập di chúc có thể chỉ định người thừa kế và phân định tài sản của mình mà không cần sự đồng ý của bất kỳ ai.

2.2. Điều kiện để di chúc hợp pháp

Di chúc hợp pháp phải có đủ các điều kiện sau đây:

– Người lập di chúc minh mẫn, sáng suốt trong khi lập di chúc; không bị lừa dối, đe doạ, cưỡng ép;

– Nội dung của di chúc không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội; hình thức di chúc không trái quy định của luật.

– Di chúc của người từ đủ mười lăm tuổi đến chưa đủ mười tám tuổi phải được lập thành văn bản và phải được cha, mẹ hoặc người giám hộ đồng ý về việc lập di chúc. Di chúc của người bị hạn chế về thể chất hoặc của người không biết chữ phải được người làm chứng lập thành văn bản và có công chứng hoặc chứng thực.

2.3 Về hình thức của di chúc: Di chúc có thể lập thành văn bản hoặc di chúc miệng

Đối với di chúc bằng văn bản bao gồm

– Di chúc bằng văn bản không có người làm chứng: Người lập di chúc phải tự viết và ký vào bản di chúc

– Di chúc bằng văn bản có người làm chứng: Trường hợp người lập di chúc không tự mình viết bản di chúc thì có thể tự mình đánh máy hoặc nhờ người khác viết hoặc đánh máy bản di chúc, nhưng phải có ít nhất là hai người làm chứng. Người lập di chúc phải ký hoặc điểm chỉ vào bản di chúc trước mặt những người làm chứng; những người làm chứng xác nhận chữ ký, điểm chỉ của người lập di chúc và ký vào bản di chúc.Về người làm chứng: Mọi người đều có thể làm chứng cho việc lập di chúc, trừ người thừa kế theo di chúc hoặc theo pháp luật của người lập di chúc, người có quyền, nghĩa vụ tài sản liên quan tới nội dung di chúc, người chưa thành niên, người mất năng lực hành vi dân sự, người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi.

– Di chúc bằng văn bản có công chứng, chứng thực: Người lập di chúc có thể yêu cầu công chứng hoặc chứng thực bản di chúc. Di chúc bằng văn bản phải đảm bảo các nội dung chủ yếu sau:

+ Ngày, tháng, năm lập di chúc;

+ Họ, tên và nơi cư trú của người lập di chúc;

+ Họ, tên người, cơ quan, tổ chức được hưởng di sản;

+Di sản để lại và nơi có di sản.

+Các nội dung khác

3. Trình tự thực hiện thủ tục công chứng di chúc

Căn cứ theo quy định của Luật công chứng 2014 quy định về các bước trình tự thực hiện thủ tục công chứng di chúc như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ công chứng bao gồm những giấy tờ như sau:

+ Phiếu yêu cầu công chứng;

+ Bản sao giấy tờ tùy thân: Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Giấy chứng minh sĩ quan quân đội nhân dân Việt Nam/Hộ chiếu của người lập di chúc;

+ Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng;

+ Bản sao giấy tờ khác có liên quan mà pháp luật quy định phải có, như:

* Giấy tờ chứng minh về tình trạng tài sản chung/riêng:

Án ly hôn chia tài sản/án phân chia thừa kế/văn bản tặng cho tài sản…;

Thỏa thuận phân chia tài sản chung riêng/nhập tài sản riêng vào khối tài sản chung vợ chồng, thỏa thuận xác lập chế độ tài sản của vợ chồng;

Văn bản cam kết/thỏa thuận về tài sản riêng trong thời kỳ hôn nhân;

Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn/xác nhận về quan hệ hôn nhân được xác lập trước ngày 03/01/1987 cho đến nay (trong trường hợp sống chung nhưng chưa làm thủ tục đăng ký kết hôn);

Giấy tờ xác định về việc tài sản nằm ngoài thời kỳ hôn nhân: Giấy xác nhận về tình trạng hôn nhân (trên cơ sở đối chiếu với thời điểm tạo dựng tài sản)…

* Giấy tờ chứng minh tư cách chủ thể tham gia giao dịch:

Cá nhân là người Việt Nam cư trú trong nước: hộ khẩu;

Cá nhân là người Việt Nam định cư ở nước ngoài: có các giấy tờ chứng minh theo quy định của pháp luật về quốc tịch như: Giấy tờ chứng minh nguồn gốc Việt Nam; Giấy chứng nhận có quốc tịch Việt Nam, thôi quốc tịch Việt Nam, đăng ký công dân, các giấy tờ chứng minh được phép nhập cảnh vào Việt Nam…;

Cá nhân nước ngoài: có giấy tờ theo quy định pháp luật, thể hiện việc được phép nhập cảnh vào Việt Nam.

* Giấy tờ chứng minh về năng lực hành vi: giấy khám sức khỏe/tâm thần;

* Chứng minh nhân dân của người làm chứng/ người phiên dịch (trong trường hợp cần phải có người làm chứng/ người phiên dịch).

+ Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến văn bản yêu cầu chứng nhận mà pháp luật quy định phải có.

* Đối với trường hợp Di chúc được người yêu cầu công chứng soạn thảo sẵn: ngoài thành phần nêu trên thì kèm theo Dự thảo di chúc.

– Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

Người yêu cầu công chứng hoàn thiện hồ sơ và nộp trực tiếp tại trụ sở tổ chức hành nghề công chứng (Phòng Công chứng hoặc Văn phòng Công chứng),

Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ thực hiện thủ tục công chứng di chúc.

* Trường hợp việc tiếp nhận thông qua bộ phận tiếp nhận hồ sơ thì bộ phận tiếp nhận chuyển hồ sơ cho Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng;

* Trường hợp Công chứng viên trực tiếp nhận, thì thực hiện kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng:

+ Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng;

+ Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng chưa đầy đủ: Công chứng viên ghi phiếu hướng dẫn và yêu cầu bổ sung (phiếu hướng dẫn ghi cụ thể các giấy tờ cần bổ sung, ngày tháng năm hướng dẫn và họ tên Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ);

+ Trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết: Công chứng viên giải thích rõ lý do và từ chối tiếp nhận hồ sơ. Nếu người yêu cầu công chứng đề nghị từ chối bằng văn bản, Công chứng viên báo cáo Trưởng phòng/Trưởng Văn phòng xin ý kiến và soạn văn bản từ chối.

Bước 3: Soạn thảo và ký văn bản

+ Trường hợp văn bản đã được người yêu cầu công chứng soạn thảo sẵn: Công chứng viên kiểm tra dự thảo văn bản, nếu trong dự thảo văn bản có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, nội dung của văn bản không phù hợp quy định của pháp luật, Công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì Công chứng viên có quyền từ chối công chứng;

+ Trường hợp văn bản do Công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng: nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch là xác thực, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì Công chứng viên soạn thảo giao dịch;

+ Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo Di chúc hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng. Trường hợp người yêu cầu công chứng có yêu cầu sửa đổi, bổ sung, Công chứng viên xem xét và thực hiện việc sửa đổi, bổ sung ngay trong ngày hoặc hẹn lại;

+ Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung ghi trong dự thảo Di chúc, Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng ký vào từng trang của Di chúc.

Bước 4: Ký chứng nhận

Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ theo quy định để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của Di chúc và chuyển bộ phận thu phí của tổ chức hành nghề công chứng.

Bước 5: Trả kết quả công chứng

Bộ phận thu phí của tổ chức hành nghề công chứng hoàn tất việc thu phí, thù lao công chứng và chi phí khác theo quy định, đóng dấu và hoàn trả lại hồ sơ cho người yêu cầu công chứng.

Cách thức thực hiện:Người yêu cầu công chứng nộp và nhận kết quả giải quyết hồ sơ trực tiếp tại trụ sở tổ chức hành nghề công chứng (Phòng Công chứng hoặc Văn phòng Công chứng).Trong trường hợp người già yếu không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng theo đơn yêu cầu của người có yêu cầu công chứng.

Thời hạn giải quyết hồ sơ: Không quá 02 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ; đối với hợp đồng, giao dịch có nội dung phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá 10 ngày làm việc.