Thủ tục công chứng, chứng thực biên bản họp gia đình?

Thông thường khi xác lập giao dịch phải đáp ứng điều kiện về nội dung và hình thức thì hợp đồng, giao dịch đó mới phát sinh hiệu lực. Biên bản họp gia đình cũng phải tiến hành công chứng hoặc chứng thực mới làm phát sinh hiệu lực pháp lý, đảm bảo quyền lợi cho những người liên quan Vậy thủ tục công chứng, chứng thực biên bản họp gia đình như thế nào?

Căn cứ pháp lý:

– Luật dân sự năm 2015.

– Luật công chứng năm 2014.

– Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

Luật sư tư vấn luật miễn phí qua tổng đài điện thoại: 1900.6568

1. Thủ tục công chứng biên bản họp gia đình chia đất?

Thủ tục công chứng biên bản họp gia đình thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Nộp hồ sơ

Người có yêu cầu chuẩn bị đủ 01 bộ hồ sơ, bao gồm các giấy tờ, tài liệu như sau :

– Biên bản họp gia đình có đầy đủ người tham gia;

– Phiếu yêu cầu công chứng: có liệt kê những thông tin như họ tên, địa chỉ của người nộp, nội dung công chứng biên bản họp gia đình, hạng mục giấy tờ, tài liệu có liên quan đến việc chia đất … (Phiếu yêu cầu viết theo mẫu quy định)

– Bản sao CMND hoặc CCCD hoặc hộ khẩu của tất cả các thành viên;

– Bản sao giấy ghi nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản (Nếu thỏa thuận hợp tác có liên quan đến gia tài);

– Các tài liệu khác có liên quan (nếu có).

Sau đó, người có yêu cầu nộp hồ sơ tại trụ sở, tổ chức hành nghề công chứng, đó là phòng công chứng, văn phòng công chứng trên địa bàn quận/huyện và phải mang các giấy tờ bản chính kèm theo để đối chiếu.

Bước 2: Kiểm tra hồ sơ và thụ lý hồ sơ

Công chứng viên kiểm tra giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ. Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ và hợp lệ thì sẽ được tiếp nhận và ghi vào sổ công chứng. Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng không hợp lệ, hay không phù hợp với quy định của pháp luật thì Công chứng viên yêu cầu nộp hồ sơ để bổ sung. Nếu hồ sơ vẫn tiếp tục không hợp lệ thì Công chứng viên có thể từ chối tiếp nhận hồ sơ và nêu rõ lý do từ chối.

Bước 3: Hướng dẫn quy định

Sau khi hồ sơ được tiếp nhận, Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu một số thông tin pháp lý của thủ tục công chứng, triển khai biên bản, giải thích rõ các quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm cũng như hậu quả pháp lý của những người yêu cầu khi tham gia thỏa thuận trong biên bản này .

Bước 4: Kiểm tra biên bản họp gia đình

Trường hợp công chứng viên phát hiện có căn cứ cho rằng hồ sơ có vẫn đề chưa rõ hay không đảm bảo tính pháp lý thì có quyền yêu cầu người nộp làm rõ hoặc đề xuất xác minh, giám định. Nếu người yêu cầu không thực hiện theo yêu cầu xác minh lại thì công chứng viên có quyền phủ nhận công chứng.

Công chứng viên kiểm tra dự thảo biên bản họp gia đình có bảo vệ tương thích với những điều kiện kèm theo quy định của pháp luật, đạo đức hay không. Trường hợp không tương thích thì hoàn toàn có thể yêu cầu kiểm soát và điều chỉnh.

Bước 5: Trả kết quả công chứng

Sau khi kiểm tra, xem xét nội dung, hình thức biên bản họp gia đình về chia đất phù hợp với quy định pháp luật thì Công chứng viên ghi lời chứng và ký vào từng trang của biên bản họp gia đình được công chứng. Người yêu cầu công chứng sẽ được trả kết quả công chứng sau khi hoàn thành thủ tục công chứng biên bản họp gia đình.

2. Thủ tục chứng thực biên bản họp gia đình?

Sau khi lập biên bản họp gia đình thì có thể tiến hành thực hiện thủ tục chứng thực theo quy định tại Điều 36 Nghị định 23/2015/NĐ-CP như sau:

Bước 1: Người yêu cầu chứng thực nộp 01 (một) bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực, gồm các giấy tờ như sau:

– Dự thảo biên bản họp gia đình;

– Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người yêu cầu chứng thực;

– Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp biên bản họp gia đình liên quan đến tài sản đó; trừ trường hợp người lập di chúc đang bị cái chết đe dọa đến tính mạng.

Lưu ý: Với những bản sao giấy tờ như trên thì người yêu cầu chứng thực phải xuất trình kèm bản chính để đối chiếu.

Bước 2: Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực. Nếu hồ sơ đầy đủ, tại thời điểm chứng thực các bên khi tham gia lập biên bản họp gia đình phải tự nguyện, minh mẫn và nhận thức, làm chủ được hành vi của mình thì thực hiện chứng thực. Theo đó, các bên liên quan trong biên bản họp gia đình phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực. Trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký được thì phải điểm chỉ; nếu người đó không đọc được, không nghe được, không ký, không điểm chỉ được thì phải có 02 (hai) người làm chứng. Người làm chứng phải có đủ năng lực hành vi dân sự và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến biên bản họp gia đình như trên.

Bước 3: Người thực hiện chứng thực ghi lời chứng dưới biên bản họp gia đình theo mẫu quy định; ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối với biên bản họp gia đình nếu có từ 02 (hai) trang trở lên, thì từng trang phải được đánh số thứ tự, có chữ ký của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực; số lượng trang và lời chứng được ghi tại trang cuối của biên bản họp gia đình. Trường hợp biên bản họp gia đình có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Lưu ý: Trường hợp có người nước ngoài, hay sử dụng ngôn ngữ tiếng nước ngoài phải phiên dịch thì người phiên dịch có trách nhiệm dịch đầy đủ, chính xác nội dung của hợp đồng, giao dịch, nội dung lời chứng cho người yêu cầu chứng thực và ký vào từng trang hợp đồng.

Thời hạn chứng thực biên bản họp gia đình không quá 02 (hai) ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu chứng thực hoặc người yêu cầu chứng thực có thể thỏa thuận kéo dài hơn.

Thẩm quyền chứng thực: Việc chứng thực mà trong biên bản họp gia đình tài sản liên quan đến nhà đất được thực hiện tại UBND cấp xã, phường, thị trấn nơi có nhà đất.

3. Các trường hợp biên bản họp gia đình không được công chứng, chứng thực chữ ký?

3.1. Các trường hợp biên bản họp gia đình không được công chứng:

Thủ tục công chứng được thực hiện theo yêu cầu của tổ chức, cá nhân khi có nhu cầu, tuy nhiên những trường hợp dưới đây, biên bản họp gia đình không được công chứng:

– Công chứng viên không được công chứng biên bản họp gia đình nếu có liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợ hoặc chồng; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể; ông, bà; anh chị em ruột, anh chị em ruột của vợ hoặc chồng; cháu là con của con đẻ, con nuôi

– Không được công chứng biên bản họp gia đình về bất động sản ngoài phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở, trừ trường hợp công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản là bất động sản và văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền đối với bất động sản.

– Công chứng viên không được ký văn bản công chứng kể từ ngày chấm dứt tư cách thành viên hợp danh hoặc chấm dứt hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động tại tổ chức hành nghề công chứng.

– Trường hợp biên bản họp gia đình có tiếng nước ngoài cần bản dịch mà bản dịch bị tẩy xoá, sửa chữa, thêm, bớt hoặc bị hư hỏng, cũ nát không thể xác định rõ nội dung;

– Công chứng viên biết hoặc phải biết bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc không hợp lệ; bản chính giả;

– Biên bản họp gia đình đã được công chứng không được công chứng sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ khi chưa có sự thỏa thuận, cam kết bằng văn bản của tất cả những người đã tham gia lập biên bản họp gia đình đó.

– Có căn cứ cho rằng thành viên khi nêu ý kiến trong biên bản họp gia đình bị đe dọa, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của biên bản họp gia đình chưa được mô tả cụ thể thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng.

– Nếu biên bản họp gia đình có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của biên bản họp gia đình không phù hợp với quy định của pháp luật thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng.

3.2. Các trường hợp không được chứng thực biên bản họp gia đình:

– Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.

– Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.

– Biên bản họp gia đình mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.