Thủ tục chuyển quận BHXH khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính

Hiện nay theo quy định pháp luật hiện hành, khi tiến hành thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục chuyển quận BHXH từ địa chỉ cũ sang địa chỉ mới. Vậy, thủ tục chuyển quận BHXH khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính được thực hiện như thế nào? Hồ sơ chuyển quận BHXH bao gồm các loại giấy tờ nào? 

Cơ sở pháp lý 

– Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014;

– Văn bản hợp nhất số 2089/VBHN-BHXH Quyết định ban hành Quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế;

– Quyết định 595/QĐ-BHXH quyết định ban hành quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp; quản lý số bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế;

Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài: 1900.6568

1. Bảo hiểm xã hội là gì? 

Căn cứ theo quy định tại Khoản 1 Điều 3 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014: “Bảo hiểm xã hội là sự bảo đảm thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập của người lao động khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết, trên cơ sở đóng vào quỹ bảo hiểm xã hội.”

Căn cứ theo Điều 4 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 quy định các chế độ BHXH như sau: 

– Bảo hiểm xã hội bắt buộc có các chế độ sau đây: Ốm đau; Thai sản; Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp;  Hưu trí; Tử tuất. 

– Bảo hiểm xã hội tự nguyện có các chế độ sau đây:  Hưu trí; Tử tuất.

– Bảo hiểm hưu trí bổ sung do Chính phủ quy định.

Căn cứ theo Điều 5 Luật BHXH quy định nguyên tắc bảo hiểm xã hội như sau: 

– Mức hưởng bảo hiểm xã hội được tính trên cơ sở mức đóng, thời gian đóng bảo hiểm xã hội và có chia sẻ giữa những người tham gia bảo hiểm xã hội.

– Mức đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc được tính trên cơ sở tiền lương tháng của người lao động. Mức đóng bảo hiểm xã hội tự nguyện được tính trên cơ sở mức thu nhập tháng do người lao động lựa chọn.

– Người lao động vừa có thời gian đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc vừa có thời gian đóng bảo hiểm xã hội tự nguyện được hưởng chế độ hưu trí và chế độ tử tuất trên cơ sở thời gian đã đóng bảo hiểm xã hội. Thời gian đóng bảo hiểm xã hội đã được tính hưởng bảo hiểm xã hội một lần thì không tính vào thời gian làm cơ sở tính hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội.

– Quỹ bảo hiểm xã hội được quản lý tập trung, thống nhất, công khai, minh bạch; được sử dụng đúng mục đích và được hạch toán độc lập theo các quỹ thành phần, các nhóm đối tượng thực hiện chế độ tiền lương do Nhà nước quy định và chế độ tiền lương do người sử dụng lao động quyết định.

– Việc thực hiện bảo hiểm xã hội phải đơn giản, dễ dàng, thuận tiện, bảo đảm kịp thời và đầy đủ quyền lợi của người tham gia bảo hiểm xã hội.

2. Nội dung quản lý nhà nước về bảo hiểm xã hội:

Căn cứ theo Điều 7 Luật BHXH năm 2014 quy định nội dung quản lý nhà nước về bảo hiểm xã hội như sau:

– Ban hành, tổ chức thực hiện văn bản pháp luật, chiến lược, chính sách bảo hiểm xã hội.

– Tuyên truyền, phổ biến chính sách, pháp luật về bảo hiểm xã hội.

– Thực hiện công tác thống kê, thông tin về bảo hiểm xã hội.

– Tổ chức bộ máy thực hiện bảo hiểm xã hội; đào tạo, tập huấn nguồn nhân lực làm công tác bảo hiểm xã hội.

– Quản lý về thu, chi, bảo toàn, phát triển và cân đối quỹ bảo hiểm xã hội.

– Thanh tra, kiểm tra việc chấp hành pháp luật về bảo hiểm xã hội; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về bảo hiểm xã hội.

– Hợp tác quốc tế về bảo hiểm xã hội.

3. Thủ tục chuyển quận BHXH khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính:

Hiện nay, theo quy định của pháp luật hiện hành sau khi doanh nghiệp tiến hành thay đổi địa chỉ trụ sở chính cần thực hiện thủ tục chuyển quận BHXH chuyển nơi đăng ký bảo hiểm tại địa chỉ trụ sở chính cũ sang cơ quan BHXH quản lý nơi đăng ký trụ sở mới. Theo đó, doanh nghiệp cần tiến hành thực hiện các bước sau: 

Bước 1: Báo giảm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và chốt sổ bảo hiểm xã hội đối với cơ quan BHXH nơi đi. 

– Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ báo giảm BHXH, BHYT, BHTN như sau: 

Căn cứ Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định hồ sơ điều chỉnh đóng bảo hiểm xã hội bao gồm các loại giấy tờ sau: 

(1) Giấy phép kinh doanh mới hoặc quyết định/văn bản của cơ quan nhà nước liên quan đến việc chuyển quận của doanh nghiệp: 01 bản sao (công chứng/chứng thực)

(2) Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Theo mẫu D02-TS, Ban hành kèm theo QĐ số 595/QĐ-BHXH  ngày 14/4/2017 của BHXH Việt Nam): 01 bản; 

– Hướng dẫn lập danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN như sau:

Mục đích: để đơn vị đăng ký; truy thu, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT đối với người lao động thuộc đơn vị.

Trách nhiệm lập: đơn vị sử dụng lao động. Thời gian lập: khi có phát sinh về lao động, tiền lương và truy thu đối với người lao động thuộc đơn vị.

Căn cứ lập:

+ Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);

+ HĐLĐ, HĐLV, quyết định tuyển dụng, tiếp nhận; quyết định nâng lương, thuyên chuyển

+  Hồ sơ khác có liên quan.

 Phương pháp lập:

Ghi tăng, giảm lao động hoặc tăng, giảm tiền lương vào từng mục tương ứng, cụ thể:

* Chỉ tiêu theo cột:

– Cột A: ghi số thứ tự từ nhỏ đến lớn theo từng mục.

– Cột B: ghi rõ họ, tên của từng người lao động và ghi tương ứng vào từng mục tăng lao động, tăng tiền lương hoặc giảm lao động, giảm tiền lương.

Đối với những đơn vị có số lượng người tham gia BHYT lớn, có yêu cầu phân nhóm đối tượng để thuận tiện trong việc tiếp nhận và trả thẻ BHYT, cơ quan BHXH có trách nhiệm hướng dẫn các đơn vị khi lập danh sách cấp thẻ BHYT, tại cột B tách thành các nhóm theo mã đơn vị trực thuộc (nhóm và mã đơn vị trực thuộc do đơn vị tự xây dựng nhưng tối đa không quá 6 ký tự được ký hiệu bằng số hoặc bằng chữ).

– Cột C: ghi mã số đối với người đã có mã số BHXH.

– Cột 1: ghi đầy đủ, chi tiết về cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề, công việc, điều kiện nơi làm việc theo quyết định hoặc HĐLĐ, HĐLV (Ví dụ: Phó Chánh thanh tra Sở A, công nhân vận hành máy may công nghiệp Công ty B…).

– Cột 2: ghi tiền lương được hưởng:

+ Người lao động thực hiện chế độ tiền lương do Nhà nước quy định thì ghi bằng hệ số (bao gồm cả hệ số chênh lệch bảo lưu nếu có).

Ví dụ: Tiền lương ghi trong quyết định tuyển dụng hoặc HĐLV là 2,34 thì ghi 2,34.

+ Người lao động thực hiện chế độ tiền lương do chủ sử dụng lao động quyết định thì ghi mức lương theo công việc hoặc chức danh, bằng tiền đồng Việt Nam.

– Cột: 3, 4, 5: ghi phụ cấp chức vụ bằng hệ số; phụ cấp thâm niên vượt khung, thâm niên nghề bằng tỷ lệ phần trăm (%) vào cột tương ứng, nếu không hưởng phụ cấp nào thì bỏ trống.

– Cột 6: ghi phụ cấp lương theo quy định của pháp luật lao động (nếu có).

– Cột 7: ghi các khoản bổ sung khác theo quy định của pháp luật lao động từ ngày 01/01/2018 (nếu có).

– Cột 8, 9: ghi từ tháng năm đến tháng năm người lao động bắt đầu tham gia hoặc điều chỉnh mức đóng. Trường hợp người lao động có thời gian truy đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN thì ghi từng dòng, theo từng mốc thời gian truy đóng.

– Cột 10: ghi số; ngày, tháng, năm của HĐLĐ, HĐLV hoặc quyết định (tuyển dụng, tiếp nhận); tạm hoãn HĐLĐ, nghỉ việc không hưởng lương … Ghi đối tượng được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn nếu có giấy tờ chứng minh như: người có công, cựu chiến binh,….

* Chỉ tiêu hàng ngang:

– Tăng: ghi theo thứ tự lao động tăng mới; lao động điều chỉnh tăng mức đóng trong đơn vị.

– Giảm: ghi theo thứ tự lao động giảm do ngừng việc, nghỉ hưởng chế độ BHXH…; lao động điều chỉnh giảm mức đóng trong đơn vị.

– Ghi tổng số sổ BHXH, thẻ BHYT đề nghị cơ quan BHXH cấp.

Lưu ý:

+ Nếu trong tháng đơn vị lập nhiều danh sách lao động đóng BHXH, BHYT, BHTN thì đánh số các danh sách.

+ Đơn vị kê khai đầy đủ, chính xác tiền lương đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN của từng người lao động theo quy định của pháp luật và chịu trách nhiệm về việc lập hồ sơ; lưu trữ hồ sơ tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN.

+ Trường hợp người lao động chỉ tham gia BHTNLĐ, BNN thì ghi vào mục III (Chỉ đóng BHTNLĐ, BNN) tương tự như trên.

+ Trường hợp đơn vị báo tăng lao động đối với người lao động đã có mã số BHXH, ghi đầy đủ các tiêu thức trên biểu mẫu và ghi nơi đăng ký KCB ban đầu vào cột 10.

+ Trường hợp đơn vị có nhiều người thay đổi nơi đăng ký KCB ban đầu thì ghi cột B, cột C và ghi nội dung thay đổi nơi đăng ký KCB ban đầu vào cột 10, các cột khác bỏ trống.

Sau khi hoàn tất việc kê khai đơn vị ký, ghi rõ họ tên.

(3) Thể bảo hiểm y tế còn thời hạn sử dụng (01 thẻ/người); 

(4) Chứng từ nộp tiền (Nếu có): bản sao (Công chứng/chứng thực); 

(5) Phiếu giao nhận hồ sơ ngừng tham gia BHXH: 02 bản 

Doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ qua đường bưu điện đến cơ quan BHXH tại địa chỉ trụ sở chính cũ, lưu ý cần ghi rõ thông tin doanh nghiệp và mã doanh nghiệp. 

Bước 2:Tiến hành chốt sổ bảo hiểm xã hội.

Căn cứ theo Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH, doanh nghiệp chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm các loại giấy tờ sau:

(1) Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS, Quyết định 595/QĐ-BHXH): 01 bản/người;

(2) Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (Mẫu D02-TS, ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH);

(3) Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS, ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH);

(4) Sổ BHXH (01 sổ/người); 

(5) Tờ rời sổ bảo hiểm xã hội (nếu có);

(6) Phiếu giao nhận hồ sơ xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN áp dụng cho mẫu sổ mới (Mẫu 321): 02 bản; 

(7) Phiếu giao nhận hồ sơ xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN áp dụng cho mẫu sổ cũ (Mẫu 301): 02 bản.  

Doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ qua đường bưu điện đến cơ quan BHXH tại địa chỉ trụ sở chính cũ, lưu ý cần ghi rõ thông tin doanh nghiệp và mã doanh nghiệp. 

Thứ ba, trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan bảo hiểm xã hội được nhận hồ sơ báo giảm và chốt sổ của doanh nghiệp. 

Lưu ý: 

– Đối với các giao dịch điện tử thành công nhưng trong hồ sơ nộp không gửi kèm file hình ảnh thì cần thực hiện việc in bảng kê nộp kèm hồ sơ và thẻ bảo hiểm y tế (nếu có) qua Bưu điện. 

– Doanh nghiệp lập doanh sách phát sinh tăng giảm (theo mẫu D02-TS, ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH) đến cơ quan BHXH nơi đi, trong thời gian chậm nhất 15 ngày của tháng cuối cùng trước khi chuyển đi. 

– Ngoài ra, doanh nghiệp tiến hành thu hồi thẻ BHYT còn giá trị sử dụng cho cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đi trong thời gian trước ngày 1 của tháng báo giảm. Trong trường hợp doanh nghiệp không thu hồi/thu hồi không đúng thời gian quy định cần thực hiện kê khai theo tăng hết giá trị thẻ theo mẫu D02-TS, ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH. 

Bước 3: Doanh nghiệp tiến hành báo tăng BHXH, BHYT, BHTN đối với cơ quan BHXH nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính mới

Thứ nhất, Doanh nghiệp cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm các loại giấy tờ sau: 

(1) Thông báo chuyển địa điểm BHXH;

(2) Biên bản chuyển địa bàn quản lý BHXH:

(3) Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN tại cơ quan BHXH nơi trụ sở cũ (Theo mẫu C12-TS, ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH): 01 bản;

(4) Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin đơn vị tham gia BHXH, BHYT (mẫu số TK3-TS, ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH): 01 bản; 

(5) Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (mẫu số TK1-TS, ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH): 01 bản; 

(6) Tổng hợp danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02-TS, ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH): 01 bản;

(7) Danh sách người lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-TS, ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH): 01 bản;

(8) Giấy đăng ký kinh doanh hoặc Quyết định thành lập (Bản sao chứng thực); 

(9) Phiếu giao nhận hồ sơ đăng ký BHXH, BHYT bắt buộc (Mẫu 101): 02 bản; 

Doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ đến cơ quan BHXH tại địa chỉ trụ sở chính mới, lưu ý cần ghi rõ thông tin doanh nghiệp và mã doanh nghiệp. 

Trong thời gian 04 ngày làm việc tính kể từ ngày nhận được thông báo chấp nhận hồ sơ của cơ quan BHXH, doanh nghiệp tiến hành thanh toán khoản tiền tham gia BHXH, BHYT, BHTN tháng đầu tiên để làm căn cứ cho cơ quan BHXH nơi trụ sở mới cấp thẻ BHYT kịp thời cho người lao động.