Thủ tục chuyển đóng BHXH từ công ty cũ sang công ty mới

1. Thủ tục chuyển đóng bảo hiểm xã hội từ công ty cũ sang công ty mới:

Hiện nay, khi người lao động nghỉ việc ở công ty cũ và chuyển sang một công ty mới để làm việc thì vẫn phải thực hiện nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội một lần theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội hiện hành và những văn bản pháp luật khác có liên quan. Theo đó, để tiếp tục đóng bảo hiểm xã hội ở công ty mới thì người lao động phải thực hiện thủ tục chuyển đóng bảo hiểm xã hội từ công ty cũ sang công ty mới theo quy định pháp luật. Thủ tục cụ thể được thực hiện như sau:

1.1. Người lao động đề nghị công ty cũ thực hiện việc báo giảm  bảo hiểm xã hội và xác nhận thời gian tham gia bảo hiểm xã hội tới thời điểm nghỉ việc:

Căn cứ theo quy định tại khoản 5 điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2019 thì khi người lao động và người sử dụng lao động chấm dứt hợp đồng lao động với nhau thì người sử dụng lao động phải có trách nhiệm xác nhận về thời gian tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động trong quá trình làm việc kể từ ngày bắt đầu đến ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.

Quá trình tham gia đóng bảo hiểm xã hội của người lao động tại công ty cũ được thể hiện tại hệ thống bảo hiểm xã hội của cơ quan bảo hiểm xã hội và được thể hiện trong tờ rời của sổ bảo hiểm xã hội. Theo đó, công ty cũ có trách nhiệm báo giảm và trả lại tờ rời cho người lao động để bảo đảm cho các quyền lợi của người lao động sau này.

1.2. Người lao động chuyển đóng bảo hiểm xã hội sang công ty mới:

Căn cứ theo quy định tại Điều 23 của Hướng dẫn về Quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế được ban hành kèm theo Văn bản hợp nhất số 2089/VBHN-BHXH ngày 26 tháng 6 năm 2020 thì khi người lao động làm việc tại công ty mới đã được cấp sổ bảo hiểm xã hội thì người lao động đó chỉ cần cung cấp cho công ty mới mã số bảo hiểm xã hội.

Sau khi nhận được thông tin về mã số bảo hiểm xã hội của người lao động thì công ty mới lập danh sách Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo mẫu số D02-TL được ban hành kèm theo Quyết định số 1040/QĐ-BHXH ngày 18/8/2020 của cơ quan Bảo hiểm xã hội Việt Nam về việc ban hành mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động và sanh sách tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp để báo tăng lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp để gửi tới cơ quan bảo hiểm xã hội theo đúng quy định hiện hành.

2. Thủ tục báo giảm bảo hiểm xã hội khi người lao động nghỉ việc tại công ty cũ:

Để người lao động có thể tiếp tục đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc ở công ty mới hoặc hưởng các chế độ liên quan đến bảo hiểm xã hội thì người sử dụng lao động phải thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm cho người lao động. Theo đó, người sử dụng lao động cũ phải thực hiện theo trình tự các bước sau:

2.1. Công ty cũ thực hiện thủ tục báo giảm người lao động:

Khi người lao động nghỉ việc, người sử dụng lao động cũ sẽ thực hiện thủ tục báo giảm lao động trước để làm căn cứ tiến hành cho việc chốt sổ bảo hiểm xã hội. Theo đó, công ty cũ cần phải làm 01 bộ hồ sơ báo giảm bao gồm các giấy tờ, tài liệu sau:

– Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo Mẫu TK1-TS được ban hành kèm theo Quyết định số 888/QĐ-BHXH;

– Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo Mẫu TK3-TS được ban hành kèm theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH;

– Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp… theo Mẫu D02-TS được ban hành kèm theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH;

– Bảng kê thông tin người lao động thực hiện theo Mẫu D01-TS được ban hành kèm theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH.

Sau khi công ty cũ đã chuẩn bị hồ sơ gồm đầy đủ giấy tờ nêu trên thì nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan Bảo hiểm xã hội hoặc nộp trực tuyến qua mạng tại cổng thông tin điện tử của cơ quan Bảo hiểm xã hội.

Theo đó, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày cơ quan bảo hiểm xã hội có thẩm quyền giải quyết nhận được hồ sơ hợp lệ từ phía người sử dụng lao động thì Cơ quan Bảo hiểm xã hội có trách nhiệm hoàn tất thủ tục báo giảm lao động tham gia Bảo hiểm xã hội cho người sử dụng lao động.

2.2. Thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm cho người lao động nghỉ việc:

Sau khi công ty nhận được kết quả phê duyệt, xác nhận việc báo giảm người lao động tham gia bảo hiểm xã hội của cơ quan Bảo hiểm xã hội thì người sử dụng lao động sẽ được thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm cho người lao động để trả lại các tờ rời cho người lao động.

Theo đó, Hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động bao gồm các giấy tờ, tài liệu sau:

– 01 phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 103 và bản kê khai các giấy tờ đi kèm;

– 01 bản kê khai danh sách người lao động cần chốt sổ bảo hiểm xã hội theo mẫu D02-TS;

– Sổ Bảo hiểm xã hội của người lao động cần chốt sổ;

– 01 Bản sao quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, quyết định nghỉ việc hoặc giấy tờ chứng minh đơn vị chuyển địa chỉ (trường hợp đơn vị chuyển Cơ quan BHXH quản lý);

– Mẫu TK01-TS kê khai các thông tin cần thay đổi (trong trường hợp lao động cần điều chỉnh thông tin);

– Thẻ Bảo hiểm Y tế của người lao động còn thời hạn sử dụng.

Theo đó, sau khi người sử dụng lao động chuẩn bị hồ sơ gồm đầy đủ giấy tờ, tài liệu nêu trên thì có thể nộp trực tiếp hồ sơ đến cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc nộp qua đường bưu điện đến cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc nộp trực tuyến trên mạng tại cổng thông tin điện tử của cơ quan bảo hiểm xã hội.

Trong thời hạn 07 ngày kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động và có thể kéo dài hơn nhưng chậm chất là 30 ngày thì Người sử dụng lao động phải có trách nhiệm chốt sổ Bảo hiểm xã hội để người lao động có thể tiếp tục đóng bảo hiểm xã hội ở đơn vị mới.

Theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội hiện hành, nếu doanh nghiệp báo giảm và báo chốt sổ trễ hơn so với thời gian nghỉ thực tế, cụ thể là qua 30 ngày thì sẽ bị truy thu lãi suất nộp hồ sơ chậm. Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Nghị định số 28/2020/NĐ-CP nếu công ty cũ không chịu thực hiện chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động thì có thể bị xử phạt vi phạm hành chính với số tiền xử phạt từ 01 triệu đồng đến 20 triệu đồng tuỳ vào số lượng người lao động bị công ty vi phạm.

3. Chưa chốt sổ bảo hiểm xã hội ở công ty có được đóng tiếp bảo hiểm xã hội ở công ty mới không?

Trên thực tế không phải người lao động nào cũng nghỉ việc theo đúng quy định của Bộ luật Lao động năm 2019 mà có nhiều trường hợp người lao động nghỉ ngang mà không báo với công ty, hay còn được gọi là “nhảy việc” từ công ty cũ sang công ty mới. Do đó mới xảy ra tình trạng công ty cũ gây khó dễ cho người lao động bằng cách không thực hiện chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động. Theo đó, việc người lao động chưa chốt sổ bảo hiểm xã hội ở công ty cũ có được đóng tiếp ở công ty mới hay không phải xét đến 02 trường hợp sau:

– Trường hợp 01, người lao động nghỉ việc mà công ty cũ đã thực hiện thủ tục báo giảm. Hiện nay trong các quy định của Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 và các văn bản hướng dẫn khác có liên quan thì không có quy định nào điều chỉnh hay hướng dẫn cụ thể về việc người lao động chưa chốt sổ bảo hiểm xã hội ở công ty cũ thì không được tham gia bảo hiểm xã hội ở công ty mới. Trong trường hợp này, nếu người lao động đến công ty mới làm việc theo chế độ hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên thì sẽ thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc theo quy định tại khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014. Theo đó, ở trường hợp này thì người lao động vẫn có thể cung cấp cho công ty mới mã số bảo hiểm xã hội để được tiếp tục đóng bảo hiểm xã hội tại công ty mới.

– Trường hợp 2, người lao động nghỉ việc mà công ty cũ chưa thực hiện thủ tục báo giảm. Trong trường hợp này người lao động không thể tham gia bảo hiểm xã hội ở công ty mới bảo khi này người lao động vẫn được công nhận là người lao động đang làm việc tại công ty cũ và khi tham gia bảo hiểm xã hội tại công ty mới thì người lao động được xác định là đồng thời tham gia bảo hiểm xã hội tại 02 công ty cùng lúc.

Như vậy, chỉ trong trường hợp công ty cũ đã làm thủ tục báo giảm người lao động do chấm dứt hợp đồng lao động thì người lao động mới có thể đóng bảo hiểm xã hội ở công ty mới.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

– Bộ luật Lao động năm 2019; Luật bảo hiểm xã hội năm 2019

– Nghị định số 28/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng;

– Quyết định số 595/QĐ-BHXH về quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế có hiệu lực kể từ ngày 01/7/2017;

– Quyết định số 888/QĐ-BHXH sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế ban hành kèm theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH;

– Văn bản hợp nhất số 2089/VBHN-BHXH về quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế;

– Quyết định số 1040/QĐ-BHXH về việc ban hành mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động và sanh sách tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp để báo tăng lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.