Mục lục bài viết
1. Thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh cá thể thành công ty:
1.1. Hồ sơ đăng ký chuyển đổi hộ kinh doanh cá thể thành công ty:
Hồ sơ đăng ký chuyển đổi hộ kinh doanh cá thể thành công ty được quy định tại Khoản 2 Điều 27 Nghị định 01/2021/NĐ-CP bao gồm những giấy tờ sau đây:
– Bản chính giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
– Bản sao giấy chứng nhận đăng ký thuế.
– Các giấy tờ khác khi hộ kinh doanh muốn chuyển đổi thành doanh nghiệp tương ứng như sau:
+ Chuyển đổi thành doanh nghiệp tư nhân, hồ sơ gồm: Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp và Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ doanh nghiệp tư nhân.
+ Chuyển đổi thành công ty hợp danh (hồ sơ không bao gồm GCN đăng ký đầu tư):
(1) Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
(2) Điều lệ công ty.
(3) Danh sách thành viên.
(4) Bản sao các tài liệu sau đây: Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên công ty là cá nhân; Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với thành viên công ty là tổ chức; Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền. Trong trường hợp thành viên là tổ chức nước ngoài, bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự.
+ Chuyển đổi thành CTCP (hồ sơ không bao gồm GCN đăng ký đầu tư):
(1) Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
(2) Điều lệ công ty.
(3) Danh sách cổ đông sáng lập và danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài.
(4) Bản sao các tài liệu sau đây: Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo quy định của pháp luật của doanh nghiệp. Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân; Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức; Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền. Trong trường hợp cổ đông là tổ chức nước ngoài, bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự.
+ Chuyển đổi thành công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên (hồ sơ không bao gồm GCN đăng ký đầu tư):
(1) Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
(2) Điều lệ công ty.
(3) Bản sao các tài liệu sau đây: Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo quy định của pháp luật của doanh nghiệp. Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ sở hữu công ty là cá nhân; Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với chủ sở hữu công ty là tổ chức (trừ trường hợp chủ sở hữu công ty là Nhà nước); Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền. Trong trường hợp chủ sở hữu công ty là tổ chức nước ngoài, bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự.
Trong trường hợp hộ kinh doanh có sự tham gia của nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài, tham gia góp vốn, mua cổ phần, hoặc mua phần vốn góp theo quy định của Luật Đầu tư, thì hồ sơ phải bao gồm văn bản của Cơ quan đăng ký đầu tư chấp thuận về việc tham gia góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp của nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài.
1.2. Địa điểm đăng ký chuyển đổi từ hộ kinh doanh cá thể thành công ty:
Chủ hộ kinh doanh thực hiện việc đăng ký chuyển đổi tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp dự định đặt trụ sở chính.
1.3. Thời gian cấp giấy chứng nhận đăng ký chuyển đổi từ hộ kinh doanh thành doanh nghiệp:
Trong vòng 3 ngày làm việc tính từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho hộ kinh doanh muốn chuyển đổi. Sau khi cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, trong vòng 02 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi bản sao của Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và bản chính của Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở để thực hiện việc chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh.
2. Lợi ích và hạn chế của việc chuyển đổi hộ kinh doanh cá thể thành công ty:
2.1. Về mặt lợi ích:
– Doanh nghiệp, hoạt động dưới tư cách pháp nhân và sở hữu con dấu riêng, có quyền thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện tùy theo quy mô hoạt động, giúp thuận tiện hơn trong việc tiếp cận vốn vay và thực hiện các giao dịch dân sự.
– Doanh nghiệp chỉ chịu trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi vốn điều lệ đã được đăng ký.
– Doanh nghiệp có thể nhận được sự hỗ trợ từ các hiệp hội nghề nghiệp, tiếp cận các ưu đãi của nhà nước. Khi mở rộng chức năng, doanh nghiệp cũng có thể tham gia các hoạt động huy động vốn đầu tư hoặc vay vốn từ ngân hàng.
– Nhà nước cũng thiết lập các chính sách hỗ trợ cho hộ kinh doanh chuyển đổi sang doanh nghiệp, bao gồm miễn phí đăng ký doanh nghiệp lần đầu, miễn lệ phí môn bài cho doanh nghiệp trong 03 năm, cũng như miễn phí thẩm định và lệ phí cấp giấy phép kinh doanh.
2.2. Về mặt hạn chế:
Bên cạnh những ưu điểm của việc chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp, vẫn tồn tại một số hạn chế như sau:
– Doanh nghiệp phải nộp nhiều loại thuế hơn so với hộ kinh doanh, bao gồm thuế môn bài, thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập doanh nghiệp, và phải đóng các loại thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên.
– Doanh nghiệp phải thiết lập và duy trì sổ sách kế toán, cũng như chi trả lương cho nhân viên kế toán hàng tháng.
– Quy trình tuyển dụng và sa thải nhân viên phải tuân thủ các quy định pháp luật nghiêm ngặt, điều này đôi khi gây khó khăn cho doanh nghiệp.
– Doanh nghiệp phải thực hiện nhiều thủ tục hành chính phức tạp hơn so với hộ kinh doanh, dẫn đến tăng chi phí hoạt động.
3. Những vấn đề cần lưu ý khi chuyển đổi hộ kinh doanh cá thể thành công ty:
Khi chuyển đổi thành công từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp thì cần chú ý những vấn đề liên quan về thuế như sau:
3.1. Về mã số thuế:
– Sau khi hoàn tất quá trình chuyển đổi, doanh nghiệp sẽ nhận được mã số thuế mới theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
– Mã số thuế của hộ kinh doanh trước đây sẽ không còn có hiệu lực và sẽ được sử dụng làm mã số thuế cá nhân của người đại diện hộ kinh doanh.
3.2. Về nghĩa vụ thuế:
Điều kiện để chuyển đổi từ hộ kinh doanh cá thể sang doanh nghiệp đặc biệt quan trọng là phải hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ thuế của hộ kinh doanh cá thể trước khi thực hiện quy trình chuyển đổi. Trong trường hợp hộ kinh doanh vẫn còn tồn tại nghĩa vụ thuế chưa giải quyết, có hai tình huống cụ thể như sau:
– Doanh nghiệp mới chuyển đổi sẽ kế thừa toàn bộ nghĩa vụ thuế từ hộ kinh doanh trước khi chuyển đổi loại hình.
– Trong trường hợp chuyển đổi thành công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc công ty cổ phần, chủ hộ kinh doanh sẽ phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản cá nhân của mình đối với các khoản nợ của hộ kinh doanh.
Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:
– Văn bản hợp nhất
– Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.
