Xuất phát từ những vai trò, vị trí, tầm quan trọng của pháp luật chứng thực trong thực tiễn nên việc hoàn thiện hệ thống pháp luật về chứng thực là hết sức cần thiết và cần được Nhà nước ta quan tâm.
Mục lục bài viết
1. Mẫu lời chứng thực:
Mẫu lời chứng thực được ban hành kèm theo Thông tư 01/2020/TT-BTP của Bộ Tư pháp. Mẫu lời chứng chứng thực chữ ký có nội dung như sau:
Lời chứng chứng thực chữ ký của một người trong một giấy tờ, văn bản
Ngày …tháng … năm … (Bằng chữ …)(1)
Tại … (2).
Tôi (3) … , là (4) …
Chứng thực
Ông/bà … Giấy… tờ tùy thân (6) số … cam đoan đã hiểu, tự chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản và đã ký vào giấy tờ, văn bản này trước mặt ông/bà… là người tiếp nhận hồ sơ.
Số chứng thực … quyển số … (8) – SCT/CK, ĐC
Người tiếp nhận hồ sơ
(ký, ghi rõ họ, tên (9))
Người thực hiện chứng thực
(ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu (10))
2. Một số quy định chung về chứng thực:
2.1. Chứng thực:
Một lưu ý rằng, hiện nay chưa có bất kỳ văn bản pháp luật nào quy định rõ ràng và đưa ra khái niệm chứng thực mà chỉ có khái niệm chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, chứng thực bản sao từ bản chính.
Tuy nhiên, xuất phát từ các văn bản pháp luật liên quan, thì ta có thể hiểu bản chất của chứng thực là việc các cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện xác nhận tính chính xác, tính hợp pháp của các loại giấy tờ, văn bản hoặc chữ ký của các cá nhân nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các cá nhân, tổ chức có liên quan trong các quan hệ dân sự, hành chính, kinh tế, xã hội,…
Như vậy, thông qua định nghĩa của chứng thực, ta nhận thấy, hoạt động chứng thực có mục đích nhằm đảm bảo tính trung thực và tính chính xác theo văn bản gốc đã được lưu giữ tại cơ quan, tổ chức quản lý có thẩm quyền như chứng thực bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký hoặc chứng thực các hợp đồng, giao dịch. Chính vì thế nên các giấy tờ được chứng thực cũng chứng minh cá nhân đó thực hiện đúng theo quy định Nhà nước và có những giá trị pháp lý quan trọng trong thực tế.
2.2. Phân loại chứng thực:
Dựa vào Điều 2
– Thứ nhất: Cấp bản sao từ sổ gốc (hay còn xem là chứng thực bản sao từ sổ gốc).
Đây là việc cơ quan và tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc bắt buộc phải có nội dung đúng với nội dung ghi trong sổ gốc.
– Thứ hai: Chứng thực bản sao từ bản chính.
Đây là việc cơ quan và tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực việc bản sao là đúng với bản chính.
– Thứ ba: Chứng thực chữ ký.
Loại chứng thực này là việc cơ quan và tổ chức có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người được yêu cầu chứng thực.
– Thứ tư: Chứng thực hợp đồng và giao dịch.
Còn chứng thực hợp đồng, giao dịch là việc của cơ quan có thầm quyền để chứng thực về năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký, thời gian và địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch.
Nói một cách dễ hiểu hơn, chứng thực hợp đồng, giao dịch thường quan tâm về mặt hình thức mà không đề cập cụ thể đến nội dung chứng thực ra sao.
2.3. Thẩm quyền chứng thực:
Theo Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP và Điều 24 Thông tư 01/2020/TT-BTP thì thẩm quyền chức thực được quy định như sau:
Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh:
– Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh có thẩm quyền chứng thực đối với bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.
– Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản.
– Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh có thẩm quyền chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.
– Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh có thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản.
– Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh có thẩm quyền chứng thực
Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn:
– Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn có thẩm quyền chứng thực đối với bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.
– Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch.
– Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn có thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản.
– Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn có thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai.
– Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn có thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở.
– Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn có thẩm quyền chứng thực di chúc.
– Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn có thẩm quyền chứng thực văn bản từ chối nhận di sản.
– Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn có thẩm quyền chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất; động sản, nhà ở.
Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.
Công chứng viên:
– Công chứng viên thực hiện việc chứng thực các bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận,\.
– Công chứng viên thực hiện việc chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch.
Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài:
– Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền chứng thực đối với các bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.
– Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản.
– Ngoài ra, còn có quyền chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.
Qua đó, ta nhận thấy, pháp luật nước ta đã quy định rất rõ về thẩm quyền chứng thực đối với mỗi cơ quan. Các cơ quan có thẩm quyền chứng thực bao gồm: Phòng tư pháp; Công chứng viên; Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn và các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự quán cùng với các cơ quan khác được ủy quyền. Việc quy định như vậy đã tạo cơ sở pháp lý quan trọng cũng như đảm bảo được quyền lợi của các chủ thể tham gia chứng thực. Các cơ quan Nhà nước trong phạm vi thẩm quyền của mình sẽ thực hiện việc chứng thực cho các cá nhân, tổ chức.
3. Thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch kèm mẫu lời chứng thực:
Điều 36
– Người yêu cầu chứng thực nộp 01 (một) bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực, gồm các giấy tờ sau đây:
+ Dự thảo hợp đồng, giao dịch;
+ Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người yêu cầu chứng thực;
+ Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó; trừ trường hợp người lập di chúc đang bị cái chết đe dọa đến tính mạng.
+ Bản sao giấy tờ quy định tại Điểm b và Điểm c của Khoản 1 Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP được xuất trình kèm bản chính để đối chiếu.
– Người thực hiện chứng thực thực hiện kiểm tra các giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực, nếu hồ sơ đầy đủ, tại thời điểm chứng thực các bên tham gia hợp đồng, giao dịch tự nguyện, minh mẫn và nhận thức, làm chủ được hành vi của mình thì thực hiện chứng thực.
– Các bên tham gia hợp đồng, giao dịch phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực. Trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của các tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan thực hiện chứng thực thì có thể ký trước vào hợp đồng; người thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện chứng thực, nếu nghi ngờ chữ ký trong hợp đồng khác với chữ ký mẫu thì yêu cầu người đó ký trước mặt.
– Đối với trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký được thì phải điểm chỉ; nếu người đó không đọc được, không nghe được, không ký, không điểm chỉ được thì phải có 02 (hai) người làm chứng. Người làm chứng phải có đủ năng lực hành vi dân sự và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch.
– Người thực hiện chứng thực ghi lời chứng tương ứng với từng loại hợp đồng, giao dịch theo mẫu quy định; ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối với hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) trang trở lên, thì từng trang phải được đánh số thứ tự, có chữ ký của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực; số lượng trang và lời chứng được ghi tại trang cuối của hợp đồng, giao dịch. Trường hợp hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
– Trường hợp phải phiên dịch thì người phiên dịch có trách nhiệm dịch đầy đủ, chính xác nội dung của hợp đồng, giao dịch, nội dung lời chứng cho người yêu cầu chứng thực và ký vào từng trang hợp đồng với tư cách là người phiên dịch.
Trên đây là những quy định của pháp luật về thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch kèm mẫu lời chứng thực. Thông qua việc thực hiện đầy đủ các thủ tục này sẽ đảm bảo được tính chính xác cũng như vai trò, giá trị pháp lý của hợp đồng, giao dịch trên thực tế. Hiện nay, nhiều hoạt động diễn ra mang tính phức tạp do đó để giải quyết vấn đề hợp lý, công bằng và không có tranh chấp thì hoạt động chứng thực là vô cùng cần thiết. Đặc biệt quá trình chứng thực cũng phải thực hiện đầy đủ các thủ tục của nó để từ đó đảm bảo tính trung thực, chính xác, đúng luật. Thông qua đó giúp Nhà nước quản lý hiệu quả những vấn đề diễn ra trên lãnh thổ cả nước, phòng ngừa những xung đột xảy ra.
