Hiện nay, cùng với sự phát triển kinh tế - xã hội nhiều ngành nghề kinh doanh ra đời phát triển như kinh doanh làm đẹp, ăn uống, nội thất, dịch vụ chăm sóc thú cưng,.... tuy nhiên trong đó phải kể đến dịch vụ kinh doanh xe ô tô, cho thuê xe ô tô đang ngày càng phổ biến hiện nay. Đối với bất kỳ doanh nghiệp hoạt động kinh doanh thì vấn đề hạch toán là vấn đề mà nhiều doanh nghiệp quan tâm đến.
Mục lục bài viết
1. Thủ tục cho công ty thuê xe ô tô?
Việc cho Công ty thuê xe ô tô quý bạn đọc cần thực hiện các bước sau đây:
Bước 1: Hai bên tiến hành thỏa thuận
Việc quý bạn đọc cho công ty, cá nhân, tổ chức thuê xe ô tô được xếp vào quy định cho thuê tài sản hay chết chấp tài sản theo quy định
Trong nội dung hợp đồng cho công ty thuê xe ô tô thì quý bạn đọc, chủ thể tham gia giao kết bên cho thuê ô tô và bên thuê ô tô khi soạn thảo hợp đồng cần thỏa thuận rõ ràng về giá cả, thời hạn cho thuê, mức phí phát sinh, quyền và nghĩa vụ của bên cho thuê, quyền và nghĩa vụ của bên thuê đối với xe ô tô. Đối tượng của hợp đồng chính là chiếc xe ô tô được thuê.
Trước khi quý bạn đọc tiến hành soạn thảo, quý bạn đọc và công ty cần phải chủ động nghiên cứu hợp đồng cho thuê từ đó tự đưa ra những nội dung, điều khoản khác nhau để tránh tranh chấp cũng như rủi ro sau khi ký kết hợp đồng, cụ thể:
– Quý bạn đọc cần xác định và định giá, xác định phương thức thanh toán đối với chiếc ô tô dựa theo sự thỏa thuận của hai bên;
– Số lượng, chất lượng;
– Thời hạn cho thuê, theo đó thời hạn cho thuê được hiểu là khoảng thời gian mà hợp đồng có hiệu lực. Khi hết thời gian thuê, bên thuê có trách nhiệm hoàn trả xe ô tô cho bên cho thuê và nghĩa vụ khác (nếu có);
– Địa điểm giao kết hợp đồng do các bên thỏa thuận; nếu không có thỏa thuận thì địa điểm giao kết hợp đồng là nơi cư trú của cá nhân hoặc trụ sở của pháp nhân đã đưa ra đề nghị giao kết hợp đồng; Phương thức thực hiện hợp đồng;
– Quyền và nghĩa của bên cho thuê ô tô, bên thuê ô tô;
– Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng;
– Phương thức giải quyết tranh chấp;
– Nghĩa vụ bảo đảm giá trị sử dụng của tài sản thuê;
– Nghĩa vụ bảo đảm quyền sử dụng tài sản cho bên thuê;
– Nghĩa vụ bảo quản tài sản thuê;
– Nghĩa vụ sử dụng tài sản thuê đúng công dụng, mục đích;
– Nghĩa vụ trả lại tài sản thuê. Sau khi hết hạn hợp đồng, Công ty, bên thuê xe ô tô phải trao trả lại tài sản thuê là xe ô tô nguyên vẹn, đúng chất lượng, chủng loại cho bên cho thuê.
Bước 2: Tiến hành soạn thảo hợp đồng
Khi tiến hành soạn thảo hợp đồng quý bạn đọc cần lưu ý ghi rõ thông tin bên cho thuê ô tô, bên thuê ô tô.
Các nội dung, điều khoản có trong hợp đồng đã thỏa thuận và thống nhất tại bước 1 cần được ghi rõ ràng, đầy đủ trong hợp đồng.
Quý bạn đọc, bên cho Công ty thuê ô tô cần lưu ý đến điều khoản về thế chấp tài sản bởi nội dung điều khoản này sẽ giúp cho các bên cho thuê ô tô yên tâm khi cho thuê tài sản. Để thực hiện việc thế chấp tài sản thì quý bạn đọc, hai bên khi tham gia giao kết hợp đồng cần phải đáp ứng nội dung chủ yếu sau đây:
Một là, Điều khoản về thế chấp tài sản phải được bàn bạc, thỏa thuận và thống nhất;
Hai là, Điều khoản về thế chấp tài sản sau khi đã được hai bên thống nhất thì cần phải ghi rõ trong hợp đồng cho thuê xe ô tô hoặc lập thành văn bản theo đúng quy định pháp luật;
Ba là, Trong trường hợp hai bên không có thỏa thuận thì việc thế chấp vẫn còn thời hạn đến khi hai bên chấm dứt nghĩa vụ bảo đảm thế chấp với nhau.
Bước 3: Hai bên tiến hành ký kết hợp đồng;
Bước 4: Chuẩn bị hồ sơ:
Quý bạn đọc cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ để hoàn tất thủ tục cho Công ty thuê xe ô tô bao gồm các loại giấy tờ sau đây:
1) Hợp đồng cho thuê xe ô tô theo mẫu;
2) Thực hiện Công chứng hợp đồng tại Văn phòng công chứng hoặc Ủy ban nhân dân xã/phường;
3) Hóa đơn đỏ;
4) Đơn đề nghị mua bán hóa đơn;
5) CCCD/Chứng minh nhân dân/hộ chiếu/giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của bên cho thuê xe ô tô, bên thuê xe tô tô;
6) Giấy xác nhận đã hoàn thành thủ tục đóng thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân.
2. Mẫu hợp đồng cho Công ty thuê xe ô tô:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
——————
HỢP ĐỒNG THUÊ XE Ô TÔ
(Số: …/20…/HĐTX)
– Căn cứ
– Căn cứ
– Căn cứ Luật doanh nghiệp hiện hành;
Hôm nay, ngày … tháng … năm …, tại địa chỉ …
Chúng tôi gồm có:
Bên cho thuê (Bên A):
* Trường hợp là tổ chức: …
Địa chỉ: …
Mã số thuế:…
Tài khoản số: …
Người đại diện pháp luật: … Chức vụ: …
* Trường hợp là cá nhân: …
Sinh ngày: …
CMND/Thẻ CCCD/Hộ chiếu số: … cấp ngày: … nơi cấp: …
Địa chỉ thường trú: …
Bên thuê (Bên B):
* Trường hợp là tổ chức: …
Địa chỉ: …
Mã số thuế:…
Tài khoản số: …
Người đại diện pháp luật: … Chức vụ: …
* Trường hợp là cá nhân: …
Sinh ngày: …
CMND/Thẻ CCCD/Hộ chiếu số: … cấp ngày :… nơi cấp: …
Địa chỉ thường trú: …
Hai bên cùng thỏa thuận, thống nhất ký hợp đồng với những nội dung sau:
ĐIỀU 1: ĐỐI TƯỢNG VÀ NỘI DUNG
Bên A đồng ý cho Bên B thuê …. (…) chiếc xe ô tô với thông tin sau:
– Loại xe: … – Biển kiểm soát: …
– Số khung: … – Số máy: …
– Số chỗ ngồi: … – Năm sản xuất: …
– Và đầy đủ giấy tờ lưu hành theo quy định của pháp luật.
– Mục đích: Bên B sử dụng tài sản thuê nêu trên vào mục đích …(Không kinh doanh vận tải)
ĐIỀU 2: GIÁ THUÊ VÀ PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN
2.1. Đơn giá thuê: … đồng/tháng (bằng chữ: …đồng) (Giá trên đã bao gồm thuế GTGT)
2.2. Thời gian thuê:Từ ngày …. tháng ….. năm ….
Đến ngày …tháng …. năm …
2.3. Hình thức thanh toán: Bằng chuyển khoản hoặc tiền mặt. Được thanh toán …(…) tháng một lần.
2.4. Việc giao và nhận số tiền nêu trên do hai bên tự thực hiện và chịu trách nhiệm trước pháp luật.
ĐIỀU 3: NGHĨA VỤ VÀ QUYỀN CỦA BÊN A
3.1. Bên A có các nghĩa vụ sau đây:
a) Giao xe và toàn bộ giấy tờ liên quan (giấy đăng ký xe, giấy kiểm định, giấy tờ bảo hiểm xe,…) đến xe cho bên B đúng chất lượng và thời gian.
b) Chịu trách nhiệm pháp lý về nguồn gốc và quyền sở hữu xe.
c) Mua bảo hiểm xe và đăng kiểm xe cho các lần kế tiếp trong thời gian hiệu lực của hợp đồng.
d) Bảo đảm quyền sử dụng tài sản ổn định cho bên B.
e) Thông báo cho bên B về quyền của người thứ ba (nếu có) đối với tài sản thuê.
3.2. Bên A có các quyền sau đây:
a) Nhận đủ tiền thuê tài sản theo phương thức đã thỏa thuận;
b) Khi hết hạn hợp đồng, nhận lại tài sản thuê trong tình trạng như khi nhận, trừ hao mòn tự nhiên hoặc theo đúng như tình trạng đã thỏa thuận, nếu giá trị của tài sản thuê bị giảm sút so với tình trạng khi nhận thì bên A có quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại, trừ hao mòn tự nhiên;
c) Đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng và yêu cầu bồi thường thiệt hại nếu Bên B có một trong các hành vi sau đây:
-
Không trả tiền thuê trong ba kỳ liên tiếp;
-
Sử dụng tài sản thuê không đúng mục đích, công dụng của tài sản;
-
Làm tài sản thuê mất mát, hư hỏng;
-
Sửa chữa, đổi hoặc cho người khác thuê lại mà không có sự đồng ý của Bên A;
ĐIỀU 4: NGHĨA VỤ VÀ QUYỀN CỦA BÊN B
4.1. Bên B có các nghĩa vụ sau đây:
a) Bảo quản tài sản thuê như tài sản của chính mình, phải bảo dưỡng và sửa chữa, không được thay đổi tình trạng tài sản, cho thuê lại tài sản nếu không có sự đồng ý của bên A; nếu làm mất mát, hư hỏng thì phải bồi thường;
b) Sử dụng tài sản thuê đúng công dụng, mục đích của tài sản;
c) Trả đủ tiền thuê xe đúng thời hạn theo phương thức đã thỏa thuận;
d) Trả lại tài sản thuê trong tình trạng như khi nhận, trừ hao mòn tự nhiên hoặc theo đúng như tình trạng đã thỏa thuận; bên B phải trả tiền phạt vi phạm do chậm trả tài sản thuê nếu có thỏa thuận; bên B phải chịu rủi ro xảy ra đối với tài sản thuê trong thời gian chậm trả;
4.2. Bên B có các quyền sau đây:
a) Nhận xe và kiểm tra kỹ xe trước khi nhận;
b) Yêu cầu bên A sửa chữa, giảm giá thuê hoặc hủy bỏ hợp đồng và yêu cầu bồi thường thiệt hại trong trường hợp bên A chậm giao xe;
c) Không được cho thuê lại tài sản đã thuê, trừ trường hợp được bên A đồng ý;
d) Đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng thuê tài sản và yêu cầu bồi thường thiệt hại nếu:
-
Bên A chậm giao xe hoặc giao xe không đúng chất lượng như thỏa thuận;
-
Tài sản thuê không thể sửa chữa, do đó mục đích thuê không đạt được hoặc tài sản thuê có khuyết tật mà bên B không biết;
-
Có tranh chấp về quyền sở hữu đối với tài sản thuê mà bên B không được sử dụng tài sản ổn định;
ĐIỀU 5: PHƯƠNG THỨC GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP
Trong quá trình thực hiện hợp đồng mà phát sinh tranh chấp, các bên cùng nhau thương lượng giải quyết trên nguyên tắc tôn trọng quyền lợi của nhau; trong trường hợp không giải quyết được, thì một trong hai bên có quyền khởi kiện để yêu cầu toà án có thẩm quyền giải quyết theo quy định của pháp luật.
ĐIỀU 6: HIỆU LỰC CỦA HỢP ĐỒNG
Hợp đồng này có hiệu lực từ kể từ ngày ký, được lập thành 02 (hai) bản, mỗi bên giữ một bản và có giá trị như nhau.
| ĐẠI DIỆN BÊN A (Ký tên, đóng dấu) | ĐẠI DIỆN BÊN B (Ký tên, đóng dấu) |
Ngoài ra, hợp đồng cho thuê xe ô tô tự lái không phải là trường hợp bắt buộc phải công chứng. Nhưng vì đây là tài sản có giá trị lớn nên tốt nhất bạn nên công chứng tại tổ chức công chứng theo quy định của pháp luật.
3. Cách hạch toán tiền thuê xe:
3.1. Giấy tờ, chứng từ cần chuẩn bị hạch toán tiền thuê xe ô tô:
Giấy tờ, chứng từ cần chuẩn hạch toán tiền thuê xe ô tô sẽ bao gồm các giấy tờ, chứng từ sau đây:
Thứ nhất, hợp đồng thuê xe, quý bạn đọc cần chuẩn bị hợp đồng thuê xe theo mẫu nêu tại mục 2 và mục 1 nêu trên;
Thứ hai, Các giấy tờ, chứng từ liên quan đến xe ô tô như biên bản bàn giao xe,…
Thứ ba, Hóa đơn xăng dầu, chi phí bảo dưỡng xe, chi phí sửa chữa xe. Quý bạn đọc cần lưu ý rằng trong quá trình thuê xe, nếu phát sinh các chi phí bảo dưỡng xe, chi phí sửa chữa xe cần cung cấp hóa đơn để
Thứ tư, Chứng từ thanh toán nhằm giúp kế toán, Công ty xác nhận chính xác các khoản tiền đã được thanh toán rõ ràng, minh bạch.
Thứ năm, Chứng từ nộp thuế, phí và lệ phí liên quan tới việc thuê ô tô
Đối với các trường hợp tiền thuê xe đến hơn 100.000.000 đồng/1 năm thì quý bạn đọc cần phải thực hiện đóng thuế và kê khai các chứng từ liên quan. Các loại chứng từ này cần phải minh bạch và rõ ràng vì là vấn đề liên quan đến quy định của pháp luật.
Trường hợp, quý bạn đọc có hóa đơn giá trị gia tăng cũng sẽ giúp quý bạn đọc có thể được khấu trừ vào khoản thuế phải nộp cho nhà nước.
Thứ sáu, Bảng lịch trình xe
Bảng lịch trình xe trên thực tế được sử dụng khá phổ biến, tuy nhiên phụ thuộc vào tính chất ngành nghề kinh doanh, mục đích thuê xe mà có hoặc không có bảng lịch trình xe.
3.2. Cách hạch toán tiền thuê xe:
Trường hợp doanh nghiệp hạch toán theo thông tư 200/2014/TT-BTC thì tổng doanh thu từ hoạt động cho thuê xe ô tô sẽ được hạch toán như sau:
Nợ TK 111,112,131 được hiểu là Tổng số tiền thu được hoặc phải thu
Có TK 3331: Thuế giá trị gia tăng phải nộp;
Có TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ cho thuê xe;
Doanh nghiệp có thể xem xét mở TK chi tiết để theo dõi cho doanh thu của từng loại hình cho thuê xe ô tô các loại. Ví dụ như TK 51131: Doanh thu của dịch vụ cho thuê xe 12D-15234, TK 51132: Doanh thu của dịch vụ thuê xe 12H- 01271,….
Đối với hoạt động thuê xe thì các khoản chi sẽ được hạch toán như sau:
Thứ nhất, Chi phí nhiên liệu
Doanh nghiệp cần phải xây dựng định mức nhiên liệu tiêu hao cho từng xe khi thuê. Bằng cách căn cứ vào số liệu đo và kiểm tra số km quãng đường đã đi được và từ đó doanh nghiệp mới có thể kiểm soát chi phí nhiên liệu thực tế so với hóa đơn xăng dầu khi mua về.
– Khi nhận hóa đơn xăng dầu của nhân viên cho thuê xe tự lái mang về:
Nợ TK 621 là chi tiết cho từng đầu xe: Chi phí xăng dầu
Có TK 111,112,331: Tổng số tiền đã trả hoặc phải trả
Nợ TK 1331: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ
– Trường hợp nhân viên cho thuê xe ô tô ứng tiền để mua xăng dầu:
Có TK 111: Tiền tạm ứng cho nhân viên
Nợ TK 141: Tạm ứng cho nhân viên đi mua xăng dầu
– Chi phí xăng dầu của dịch vụ cho thuê xe ô tô được hạch toán như sau:
Nợ TK 621 là chi tiết cho từng đầu xe: Chi phí xăng dầu
Có TK 141: Thanh toán tiền tạm ứng
Nợ TK 1331: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ
Thứ hai, chi phí tài xế:
– Chi phí lương nhân viên lái xe:
Nợ TK 622 là chi tiết cho từng đầu xe: Chi phí lương cho nhân viên lái xe
Có TK 334: Số tiền lương phải trả cho nhân viên lái xe
Trong trường hợp nhân viên lái xe cố định cho từng đầu cho thuê xe ô tô dài hạn, thì quý bạn đọc cần phải căn cứ vào lương của lái xe để tính vào chi phí của từng đầu xe.
Trường hợp cơ sở cho thuê xe không tính được chi phí lương cho từng đầu xe, thì quý bạn đọc cần phân bổ lương dựa vào doanh thu của từng đầu xe.
– Chi phí BHXH,BHYT, BHTN đóng cho nhân viên tài xế:
Nợ TK 622 là chi tiết cho từng đầu xe: Chi phí đóng BHXH,BHYT,BHTN cho nhân viên lái xe
Có TK 3384: BHYT phải trả
Có TK 3383: BHXH phải trả
Có TK 3389: BHTN phải trả
Cần lưu ý rằng, khoản chi phí BHXH, BHYT, BHTN sẽ tương tự chi phí lương cho nhân viên lái xe.
Thứ ba, Chi phí săm lốp:
Chi phí săm lốp sẽ phát sinh từng lần cho thuê xe ô tô, nhưng có giá trị lớn và ảnh hưởng đến nhiều kỳ, để hạn chế điều này quý bạn đọc nên hạch toán vào chi phí trả trước và phân bổ dần vào từng tháng.
– Trong trường hợp quý bạn đọc cần phải mua săm lốp xe thì cần phải ghi cụ thể săm lốp cho xe nào để phân bổ vào chi phí cho từng đầu xe.
Nợ TK 1331: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ
Nợ TK 242: Chi phí trả trước tiền mua săm lốp
Có TK 111,112,331: Các khoản đã trả hoặc phải trả tiền mua săm lốp
– Hàng tháng phân bổ vào chi phí:
Có TK 242: Chi phí trả trước
Nợ TK 627 là chi tiết cho từng đầu xe: Chi phí phân bổ tiền mua săm lốp
– Chi phí khấu hao:
Có TK 214: Hao mòn tài sản cố định
Nợ TK 627 là chi tiết cho từng đầu xe: Chi phí khấu hao xe
– Các khoản chi phí khác như chi phí nguyên vật liệu phụ, sửa chữa, công cụ dụng cụ, vé cầu đường:
Nợ TK 1331 (nếu có) Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ
Nợ TK 627 là chi tiết cho từng đầu xe: Đây là khoản chi phí khác liên quan đến hoạt động thuê xe
Có TK 111,112,331: Số tiền đã trả hoặc phải trả
– Vào cuối kỳ kết chuyển chi phí sang chi phí sản xuất kinh doanh dở dang:
Có TK 621: Chi phí nhiên liệu
Có TK 622: Chi phí nhân công
Có TK 627: Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
– Kết chuyển sang giá vốn:
Có TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
4. Chi phí vận chuyển được hạch toán vào khoản nào?
Tùy vào từng trường hợp khác nhau mà tiền thuê xe sẽ được hạch toán vào những khoản khác nhau:
Đối với các doanh nghiệp mua hàng hóa về nhập kho và chưa mang đi bán thì chi phí thuê xe vận chuyển hàng hóa theo quy định sẽ được hạch toán vào TK 156 – TK hàng hóa. Quý bạn đọc cần lưu ý rằng, hàng hóa sẽ được tính là tài sản và theo cách định khoản thì tài sản tăng bên nợ, giảm bên có, còn đối với nguồn vốn thì ngược lại.
Do đó, trong trường hợp nêu trên, quý bạn đọc, các kế toán viên cần phải tiến hành ghi Nợ TK 156 và nợ TK 1331 – Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ, đồng thời bên có sẽ ghi Có 111, 112,113 lần lượt tương ứng với trả bằng tiền mặt, trả bằng tiền ngân hàng và ghi nợ.
Cuối mỗi tháng, chi phí thuê xe để vận chuyển sẽ được phân bổ vào phần chi phí bán hàng, quý bạn đọc cần ghi nợ TK 641 và phải ghi Có TK 335 là khoản chi phí phải trả. Sau khi thanh toán xong tiền vận chuyển và tiến hành nhận hóa đơn, kế toán phải hạch toán tiếp ghi Nợ 335 là chi phí phải trả và tiến hành ghi Có 111, 112 lần lượt tương ứng trả bằng tiền mặt, tiền ngân hàng.
Chi phí xăng dầu cần chi trả cho quá trình vận chuyển hàng hóa sẽ được tính vào chi phí bán hàng và hạch toán trực tiếp thông qua việc ghi Nợ 641 là chi phí bán hàng và ghi Có 111, 112.
Đối với các định khoản phát sinh trong quá trình vận chuyển sẽ được tính vào chi phí chung, vào cuối kỳ sẽ tính cả thuế thu nhập doanh nghiệp.
Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:
– Thông tư 200/2014/TT-BTC Hướng dẫn Chế độ kế toán Doanh nghiệp
– Thông tư 75/2015/TT-BTC Sửa đổi, bổ sung Điều 128 Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp;
