Thủ tục cấp lại thẻ thường trú khi bị mất, hỏng hoặc thất lạc

1. Những trường hợp nào cần cấp lại thẻ thường trú?

1.1. Khái niệm thẻ thường trú là gì?

Điều 3 Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú tại Việt Nam 2014 quy định: Thẻ thường trú là loại giấy tờ do cơ quan quản lý xuất nhập cảnh cấp cho người nước ngoài được phép cư trú không thời hạn tại Việt Nam và có giá trị thay thị thực.

Như vậy, thẻ thường trú là giấy tờ do cơ quan quản lý xuất nhập cảnh của Việt Nam cấp cho người nước ngoài được phép cư trú lâu dài, ổn định tại Việt Nam mà không phải gia hạn visa hoặc thẻ tạm trú. Đây là loại giấy tờ cư trú có giá trị pháp lý cao nhất đối với người nước ngoài tại Việt Nam hiện nay.

Thẻ thường trú ghi nhận đầy đủ các thông tin cơ bản của người nước ngoài như: Họ tên, ngày tháng năm sinh, quốc tịch, số hộ chiếu, địa chỉ cư trú tại Việt Nam, thời hạn thẻ… và là căn cứ pháp lý để người nước ngoài thực hiện các quyền, nghĩa vụ liên quan đến cư trú, xuất nhập cảnh, lao động, đầu tư, sinh sống tại Việt Nam.

Về bản chất pháp lý, thẻ thường trú không có thời hạn cư trú. Tuy nhiên thẻ có thời hạn sử dụng nhất định và phải được cấp lại trong các trường hợp luật định.

1.2. Các trường hợp cần phải cấp lại thẻ thường trú:

Trong quá trình sử dụng, người nước ngoài có thể rơi vào các tình huống khiến thẻ thường trú không thể tiếp tục sử dụng trên thực tế. Khi đó, việc làm thủ tục cấp lại thẻ thường trú là bắt buộc. Các trường hợp phổ biến bao gồm:

a. Bị mất thẻ thường trú:

Trường hợp người nước ngoài làm mất thẻ thường trú vì bất kỳ lý do nào (bị rơi, bị trộm, thất lạc…) đều phải thực hiện thủ tục khai báo và xin cấp lại.  Việc không có thẻ thường trú hợp lệ có thể gây khó khăn khi làm thủ tục hành chính, cư trú hoặc xuất nhập cảnh.

b. Thẻ thường trú bị hỏng, rách, mờ thông tin:

Thẻ thường trú bị gãy, bong tróc, rách nát, mờ ảnh, mờ số hoặc thông tin không còn rõ ràng cũng được coi là không còn đủ điều kiện sử dụng. Trong trường hợp này, người nước ngoài phải nộp lại thẻ cũ và đề nghị cấp lại thẻ mới.

c. Thẻ thường trú bị thất lạc:

Thất lạc thẻ thường trú trong quá trình di chuyển, chuyển chỗ ở, thay đổi nơi cư trú.

d. Thay đổi thông tin cá nhân trên thẻ:

Khi có sự thay đổi thông tin so với nội dung ghi trên thẻ thường trú như: thay đổi hộ chiếu, thay đổi họ tên, quốc tịch, giới tính,…hoặc thông tin cá nhân khác theo giấy tờ pháp lý mới thì người nước ngoài cũng cần làm thủ tục cấp lại thẻ để đảm bảo thông tin cư trú luôn chính xác và hợp pháp.

1.3. Phân biệt cấp lại thẻ thường trú và cấp mới thẻ thường trú:

Trên thực tế, nhiều người nước ngoài thường nhầm lẫn giữa cấp lại thẻ thường trú và cấp mới thẻ thường trú dẫn đến chuẩn bị sai hồ sơ hoặc nộp sai thủ tục.

• Cấp lại thẻ thường trú: Là thủ tục áp dụng cho người nước ngoài đã được cấp thẻ thường trú trước đó, nhưng thẻ không còn sử dụng được do bị mất, hỏng, thất lạc hoặc cần điều chỉnh thông tin;
• Cấp mới thẻ thường trú: Là thủ tục hoàn toàn khác, áp dụng cho người nước ngoài chưa từng được cấp thẻ thường trú; phải đáp ứng đầy đủ điều kiện cư trú lâu dài theo quy định pháp luật và trải qua quy trình xét duyệt chặt chẽ hơn.

Việc xác định đúng loại thủ tục ngay từ đầu có ý nghĩa rất quan trọng. Từ đó giúp người nước ngoài tiết kiệm thời gian, chi phí, tránh việc hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý.

2. Điều kiện cấp lại thẻ thường trú khi bị mất, hỏng hoặc thất lạc:

Việc cấp lại thẻ thường trú không phải là thủ tục xét cấp mới, tuy nhiên người nước ngoài vẫn phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện nhất định theo quy định của pháp luật về xuất nhập cảnh. Trên thực tế, không phải mọi trường hợp mất, hỏng hoặc thất lạc thẻ thường trú đều đương nhiên được cấp lại nếu không đáp ứng các điều kiện cần thiết.

2.1. Điều kiện chung:

Người nước ngoài được xem xét cấp lại thẻ thường trú khi đáp ứng đồng thời các điều kiện cơ bản sau:

• Thứ nhất, đã từng được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp thẻ thường trú hợp pháp và việc cấp lại chỉ nhằm thay thế thẻ cũ bị mất, hỏng, thất lạc hoặc cần điều chỉnh thông tin, không làm phát sinh quyền cư trú mới.
• Thứ hai, vẫn thuộc đối tượng được phép thường trú tại Việt Nam theo quy định pháp luật tại thời điểm xin cấp lại. Trường hợp căn cứ thường trú đã không còn (ví dụ: bị hủy quyết định cho thường trú, bị trục xuất, bị thu hồi thẻ thường trú trước đó…) thì sẽ không đủ điều kiện để cấp lại.
• Thứ ba, không thuộc trường hợp bị hạn chế, tạm hoãn hoặc cấm xuất nhập cảnh, cư trú tại Việt Nam theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền vì lý do an ninh, trật tự, quốc phòng hoặc vi phạm pháp luật nghiêm trọng.
• Thứ tư, có hộ chiếu hoặc giấy tờ đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng theo quy định. Trong trường hợp hộ chiếu cũ đã hết hạn hoặc bị mất, người nước ngoài phải thực hiện thủ tục cấp lại hộ chiếu trước hoặc đồng thời với thủ tục cấp lại thẻ thường trú.

Có thể thấy, việc cấp lại thẻ thường trú mang tính kế thừa quyền cư trú đã được công nhận, không phải là thủ tục xét duyệt lại toàn bộ điều kiện cư trú từ đầu nhưng vẫn đòi hỏi người nước ngoài phải đảm bảo tình trạng pháp lý cư trú hợp lệ.

2.2. Trường hợp người nước ngoài đang cư trú tại Việt Nam:

Đối với người nước ngoài đang cư trú hợp pháp tại Việt Nam, việc cấp lại thẻ thường trú thường thuận lợi hơn và được xử lý theo trình tự thông thường.

Người nước ngoài trong trường hợp này cần đảm bảo các điều kiện sau:

• Đang sinh sống, cư trú thực tế tại Việt Nam và có địa chỉ cư trú rõ ràng, hợp pháp (thường trú hoặc tạm trú đã được đăng ký);
• Có khả năng xuất trình giấy tờ chứng minh nhân thân, bao gồm hộ chiếu, bản sao thẻ thường trú cũ (nếu có) hoặc giấy xác nhận của cơ quan công an về việc mất, thất lạc thẻ (trong trường hợp bị mất);
• Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ khai báo mất thẻ (nếu có) theo đúng quy định.

2.3. Trường hợp người nước ngoài đang ở nước ngoài:

Đây là vấn đề được rất nhiều người nước ngoài quan tâm do không ít trường hợp phát hiện mất hoặc thất lạc thẻ thường trú sau khi đã xuất cảnh khỏi Việt Nam. Về nguyên tắc, thẻ thường trú chỉ có giá trị sử dụng khi người nước ngoài cư trú tại Việt Nam. Do đó việc cấp lại thẻ thường trú thường được thực hiện khi người nước ngoài đang có mặt tại Việt Nam.

Trong trường hợp người nước ngoài đang ở nước ngoài, thông thường sẽ phải:

• Thực hiện thủ tục xin visa hoặc giấy phép nhập cảnh phù hợp để quay lại Việt Nam;
• Sau khi nhập cảnh hợp pháp, tiến hành thủ tục cấp lại thẻ thường trú theo quy định;
• Một số trường hợp đặc biệt có thể cần xác nhận hoặc hướng dẫn từ cơ quan quản lý xuất nhập cảnh trước khi quay lại Việt Nam để tránh vướng mắc về thủ tục nhập cảnh.

Nếu phát hiện mất hoặc thất lạc thẻ thường trú khi đang ở nước ngoài, người nước ngoài không nên tự ý xử lý mà nên liên hệ sớm với đơn vị tư vấn pháp lý hoặc cơ quan có thẩm quyền để được hướng dẫn lộ trình phù hợp, tránh rủi ro bị từ chối nhập cảnh hoặc kéo dài thời gian giải quyết.

3. Hồ sơ cấp lại thẻ thường trú khi bị mất, hỏng hoặc thất lạc:

Hồ sơ cấp lại thẻ thường trú tuy không phức tạp như hồ sơ xin cấp mới nhưng yêu cầu tính chính xác và đầy đủ rất cao. Trên thực tế, nhiều hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý do nhầm lẫn giữa các trường hợp hoặc chuẩn bị thiếu giấy tờ cần thiết.

3.1. Hồ sơ trong trường hợp bị mất hoặc thất lạc thẻ thường trú:

Đối với trường hợp bị mất hoặc thất lạc thẻ thường trú, người nước ngoài cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

•  Văn bản đề nghị cấp lại thẻ thường trú theo mẫu do cơ quan quản lý xuất nhập cảnh ban hành;
• Hộ chiếu hoặc giấy tờ đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng;
• Giấy xác nhận việc mất hoặc thất lạc thẻ thường trú do Công an xã/phường/thị trấn nơi cư trú lập (đối với trường hợp mất thẻ tại Việt Nam);
• Giấy tờ chứng minh địa chỉ cư trú hợp pháp tại Việt Nam;
• Ảnh chân dung theo đúng tiêu chuẩn quy định.

Trong trường hợp người nước ngoài không còn giữ bản sao thẻ thường trú cũ, cơ quan quản lý xuất nhập cảnh sẽ đối chiếu thông tin lưu trữ trong hệ thống để xem xét giải quyết.

3.2. Hồ sơ trong trường hợp thẻ thường trú bị hỏng:

Nếu thẻ thường trú bị rách, bong tróc, gãy, mờ ảnh hoặc mờ thông tin thì người nước ngoài cần chuẩn bị hồ sơ sau đây:

• Văn bản đề nghị cấp lại thẻ thường trú;
• Hộ chiếu hoặc giấy tờ đi lại quốc tế còn giá trị;
• Thẻ thường trú bị hỏng (bản gốc) để nộp lại cho cơ quan có thẩm quyền;
• Giấy tờ chứng minh nơi cư trú tại Việt Nam;
• Ảnh chân dung theo quy định.

Việc nộp lại thẻ thường trú cũ bị hỏng là yêu cầu bắt buộc nhằm tránh tình trạng tồn tại đồng thời nhiều thẻ có cùng thông tin cư trú.

3.3. Yêu cầu về giấy tờ chứng minh nhân thân, ảnh và giấy tờ kèm theo:

Giấy tờ chứng minh nhân thân đóng vai trò quan trọng trong việc đối chiếu, xác nhận thông tin của người xin cấp lại thẻ thường trú:

• Hộ chiếu phải còn giá trị sử dụng và thông tin trên hộ chiếu phải thống nhất với dữ liệu cư trú đã được cấp trước đó;
• Trường hợp người nước ngoài đã đổi hộ chiếu mới thì cần phải cung cấp thêm giấy tờ chứng minh mối liên hệ giữa hộ chiếu cũ và hộ chiếu mới để tránh sai lệch thông tin;
• Ảnh sử dụng trong hồ sơ cấp lại thẻ thường trú phải là ảnh mới chụp, đúng kích thước, nền trắng, rõ mặt, không đội mũ, không đeo kính màu và đảm bảo phản ánh đúng nhận dạng hiện tại của người xin cấp lại;
• Ngoài ra, các giấy tờ kèm theo phải được lập bằng tiếng Việt. Trường hợp bằng tiếng nước ngoài thì phải được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định.

3.4. Lưu ý quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ:

Người nước ngoài cần xác định đúng trường hợp pháp lý của mình (mất, hỏng hoặc thất lạc) để chuẩn bị đúng loại giấy tờ. 

Việc nộp sai hồ sơ hoặc thiếu giấy xác nhận mất thẻ là nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ bị yêu cầu bổ sung nhiều lần.

Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu không chỉ giúp rút ngắn thời gian xử lý mà còn hạn chế tối đa rủi ro phát sinh trong quá trình giải quyết.

4. Trình tự, thủ tục cấp lại thẻ thường trú chi tiết từng bước

Thủ tục cấp lại thẻ thường trú được thực hiện theo trình tự hành chính chặt chẽ, người nước ngoài cần tuân thủ đúng từng bước để hồ sơ được tiếp nhận và giải quyết nhanh chóng.

Bước 1: Khai báo mất thẻ thường trú (nếu bị mất).

Trong trường hợp bị mất hoặc thất lạc thẻ thường trú, người nước ngoài phải khai báo ngay với Công an xã, phường, thị trấn nơi cư trú để được lập biên bản hoặc giấy xác nhận mất thẻ. Đây là căn cứ quan trọng để cơ quan quản lý xuất nhập cảnh xem xét việc cấp lại thẻ, đồng thời tránh rủi ro pháp lý phát sinh từ việc sử dụng trái phép thẻ bị mất.

Bước 2: Chuẩn bị và hoàn thiện hồ sơ.

Sau khi có giấy xác nhận mất thẻ (nếu có), người nước ngoài tiến hành chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo đúng trường hợp cụ thể. Hồ sơ cần được kiểm tra kỹ về thông tin cá nhân, số hộ chiếu, địa chỉ cư trú để đảm bảo thống nhất tuyệt đối. Việc rà soát hồ sơ trước khi nộp giúp hạn chế tối đa việc bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

Bước 3: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền.

Hồ sơ cấp lại thẻ thường trú được nộp tại Cơ quan quản lý xuất nhập cảnh hoặc đơn vị được phân cấp tiếp nhận theo quy định. Khi nộp hồ sơ, người nước ngoài sẽ được cán bộ tiếp nhận kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ và cấp giấy hẹn trả kết quả nếu hồ sơ đáp ứng yêu cầu.

Bước 4: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ.

Cơ quan quản lý xuất nhập cảnh tiến hành kiểm tra, đối chiếu thông tin cư trú, xác minh nhân thân và tình trạng pháp lý của người đề nghị cấp lại thẻ. Trong trường hợp cần bổ sung hoặc làm rõ thông tin, cơ quan có thẩm quyền sẽ thông báo để người nước ngoài kịp thời hoàn thiện hồ sơ.

Bước 5: Nhận kết quả cấp lại thẻ thường trú.

Sau khi hồ sơ được chấp thuận, người nước ngoài đến nhận thẻ thường trú mới theo thời gian ghi trên giấy hẹn và thực hiện nghĩa vụ nộp lệ phí theo quy định. Thẻ thường trú được cấp lại có giá trị pháp lý thay thế hoàn toàn thẻ cũ bị mất, hỏng hoặc thất lạc.

5. Những lưu ý quan trọng khi làm thủ tục cấp lại thẻ thường trú:

Mặc dù thủ tục cấp lại thẻ thường trú không quá phức tạp, nhưng trên thực tế, rất nhiều hồ sơ bị kéo dài thời gian giải quyết hoặc phát sinh vướng mắc do người nước ngoài chủ quan hoặc chưa nắm rõ các quy định liên quan. Dưới đây là những lưu ý quan trọng cần đặc biệt chú ý.

5.1. Có cần xin xác nhận của Công an địa phương không?

Trong trường hợp bị mất hoặc thất lạc thẻ thường trú, việc xin giấy xác nhận của Công an xã, phường, thị trấn nơi cư trú là yêu cầu gần như bắt buộc. Đây là căn cứ pháp lý để chứng minh sự việc mất thẻ là có thật, đồng thời giúp cơ quan quản lý xuất nhập cảnh đối chiếu, kiểm soát việc sử dụng thẻ cũ.

Ngược lại, đối với trường hợp thẻ thường trú bị hỏng (rách, mờ, gãy…), thông thường không bắt buộc phải có giấy xác nhận mất thẻ nhưng người nước ngoài phải nộp lại thẻ cũ bị hỏng khi làm thủ tục cấp lại.

5.2. Có được xuất cảnh khi đang chờ cấp lại thẻ thường trú không?

Về nguyên tắc, thẻ thường trú là giấy tờ chứng minh tình trạng cư trú hợp pháp tại Việt Nam. Khi thẻ bị mất hoặc đang trong quá trình cấp lại, người nước ngoài sẽ gặp hạn chế khi xuất cảnh và tái nhập cảnh.

Trong đa số trường hợp, người nước ngoài không nên xuất cảnh khi đang chờ cấp lại thẻ thường trú (trừ khi đã được cơ quan có thẩm quyền hướng dẫn hoặc cấp giấy tờ xuất nhập cảnh thay thế phù hợp).

Việc tự ý xuất cảnh khi chưa có hướng dẫn rõ ràng có thể dẫn đến rủi ro không được nhập cảnh trở lại Việt Nam hoặc phải thực hiện lại nhiều thủ tục phát sinh.

5.3. Trường hợp thẻ thường trú bị mất cùng hộ chiếu xử lý thế nào?

Nếu thẻ thường trú và hộ chiếu cùng bị mất, người nước ngoài cần xử lý theo thứ tự ưu tiên sau:

• Phải liên hệ với cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự của quốc gia mình tại Việt Nam để làm thủ tục cấp lại hộ chiếu hoặc giấy tờ đi lại quốc tế;
• Sau khi đã có hộ chiếu hoặc giấy tờ thay thế hợp lệ thì người nước ngoài mới có thể tiếp tục thực hiện thủ tục xin cấp lại thẻ thường trú;
• Việc chưa có hộ chiếu hợp lệ sẽ khiến hồ sơ cấp lại thẻ thường trú không đủ điều kiện tiếp nhận. Do đó không nên nộp hồ sơ khi chưa hoàn tất thủ tục về hộ chiếu.

5.4. Những lỗi thường gặp khiến hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian giải quyết

Trong thực tế tiếp nhận hồ sơ, một số lỗi phổ biến thường gặp bao gồm:

• Không khai báo mất thẻ với công an địa phương khi bị mất hoặc thất lạc;
• Chuẩn bị hồ sơ không đúng trường hợp (nhầm giữa mất và hỏng thẻ);
• Thông tin trên hộ chiếu mới không được giải trình rõ so với dữ liệu thẻ thường trú cũ;
• Ảnh không đúng quy chuẩn hoặc sử dụng ảnh cũ;
• Giấy tờ bằng tiếng nước ngoài chưa được dịch và chứng thực hợp lệ.

Những lỗi này tuy nhỏ nhưng có thể khiến hồ sơ bị yêu cầu bổ sung nhiều lần, kéo dài thời gian xử lý hoặc thậm chí phải nộp lại từ đầu. Do đó Quý khách hàng cũng cần lưu ý thêm.

THAM KHẢO THÊM:

• Thẻ thường trú là gì? Các quyền lợi khi có thẻ thường trú?
• Trình tự thủ tục cấp thẻ thường trú cho người nước ngoài
• Điều kiện, hồ sơ cấp thẻ thường trú cho người nước ngoài