Thủ tục thành lập văn phòng giao dịch của tổ chức hành nghề luật sư? Một số vấn đề thực tiễn liên quan đến tổ chức hành nghề luật sư?
Văn phòng giao dịch của tổ chức hành nghề luật sư theo quy định của pháp luật sẽ được thành lập trong phạm vi tỉnh và thành phố trực thuộc trung ương, là nơi tổ chức hành nghề luật sư đã đăng ký hoạt động. Văn phòng giao dịch của tổ chức hành nghề luật sư được hiểu là nơi tiếp nhận các vụ việc và yêu cầu của khách hàng. Văn phòng giao dịch của tổ chức hành nghề luật sư bên cạnh đó còn không được phép thực hiện việc cung cấp dịch vụ pháp lý. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi xin chia sẻ tới bạn đọc thủ tục thành lập văn phòng giao dịch của tổ chức hành nghề luật sư theo quy định của pháp luật hiện hành.
Luật sư
Cơ sở pháp lý:
–
– Luật số 20/2012/QH13 ngày 20/11/2012
– Nghị định số 123/2013/NĐ-CP ngày 14/10/2013
– Thông tư số 17/2011/TT-BTP ngày 14/10/2011
1. Thủ tục thành lập văn phòng giao dịch của tổ chức hành nghề luật sư
Nhằm kết nối tốt hơn với khách hàng cũng như cung cấp cho khách hàng những dịch vụ pháp lý hiệu quả nhất, việc thành lập các văn phòng giao dịch của các tổ chức hành nghề đang trở nên rất quan trọng. Điều này đã được ghi nhận trong Thông tư 17/2011/TT-BTP của Bộ Tư pháp ngày 14 tháng 10 năm 2011 hướng dẫn một số quy định của Luật Luật sư.
Thông tư 17/2011/TT-BTP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Luật sư, hướng dẫn thi hành các quy định của Luật Luật sư về tổ chức xã hội – nghề nghiệp của Luật sư. Theo đó, việc thành lập văn phòng giao dịch của tổ chức hành nghề luật sư được quy định tại Điều 10, Thông tư 17/2011/TT-BTP.
– Bước 1: Tổ chức hành nghề luật sư muốn thành lập văn phòng giao dịch gửi hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả của Sở Tư pháp hoặc qua hệ thống bưu chính đến Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động. (Điều 10, Khoản 1, Thông tư 17/2011/TT-BTP).
Về hồ sơ xin thành lập văn phòng giao dịch của tổ chức hành nghề luật sư được quy định tại Điều 10, Khoản 1, Thông tư 17/2011/TT-BTP. Hồ sơ bao gồm:
– Văn bản thông báo về việc thành lập văn phòng giao dịch.
– Quyết định thành lập văn phòng giao dịch, trong đó ghi rõ người được tổ chức hành nghề luật sư phân công thường trực tại văn phòng giao dịch để tiếp nhận yêu cầu về vụ, việc của khách hàng, kèm theo bản sao chứng minh nhân dân của người đó.
– Giấy đăng ký hoạt động của tổ chức hành nghề luật sư.
– Bản sao giấy tờ chứng minh trụ sở của văn phòng giao dịch.
– Số lượng hồ sơ: 01 (bộ).
– Bước 2: Sở Tư pháp tiếp nhận hồ sơ và lập phiếu hẹn trả kết quả nếu hồ sơ hợp lệ; yêu cầu bổ sung, hoàn chỉnh nếu hồ sơ còn thiếu, chưa hợp lệ. Trường hợp hồ sơ nhận qua hệ thống bưu chính còn thiếu hoặc không hợp lệ, Sở Tư pháp thông báo nội dung cần bổ sung, sửa đổi theo địa chỉ do người thực hiện thủ tục hành chính cung cấp. (Điều 10, Thông tư 17/2011/TT-BTP).
– Bước 3: Sở Tư pháp xem xét, ghi địa chỉ của văn phòng giao dịch vào Giấy đăng ký hoạt động của tổ chức hành nghề luật sư.
Trong thời hạn bảy ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp ghi địa chỉ của văn phòng giao dịch vào Giấy đăng ký hoạt động của tổ chức hành nghề luật sư (Điều 10, Khoản 2, Thông tư 17/2011/TT-BTP).
– Bước 4: Trả kết quả
Sở Tư pháp trả kết quả giải quyết trực tiếp cho người thực hiện thủ tục hành chính hoặc gửi qua hệ thống bưu chính nếu người thực hiện thủ tục hành chính có yêu cầu. Trường hợp gửi trả qua hệ thống bưu chính, người thực hiện thủ tục hành chính trả phí dịch vụ chuyển phát cho doanh nghiệp bưu chính.
– Cách thức thực hiện: Nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả Sở Tư pháp hoặc qua hệ thống bưu chính.
– Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: Sở Tư pháp
– Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Tổ chức.
– Kết quả của việc thực hiện thủ tục hành chính: Giấy đăng ký hoạt động được bổ sung địa chỉ của văn phòng giao dịch của tổ chức hành nghề luật sư.
– Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Văn phòng giao dịch của tổ chức hành nghề luật sư được thành lập trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề luật sư đăng ký hoạt động.
Việc ban hành thông tư này của Bộ Tư pháp góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ pháp lý cho người dân và giúp người dân có thể tiếp cận với kiến thức pháp lý qua các tổ chức hành nghề luật sư.
– Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:
+ Luật Luật sư số 65/2006/QH11 ngày 29/6/2006;
+ Luật số 20/2012/QH13 ngày 20/11/2012 sửa đổi, bổ sungmột số điều của Luật Luật sư
+ Nghị định số 123/2013/NĐ-CP ngày 14/10/2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành luật luật sư.
+ Thông tư số 17/2011/TT-BTP ngày 14/10/2011 của Bộ Tư pháp hướng dẫn một số quy định của Luật Luật sư, Nghị định quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Luật sư, Nghị định hướng dẫn thi hành các quy định của Luật Luật sư về tổ chức xã hội –nghề nghiệp của luật sư.
2. Một số vấn đề thực tiễn liên quan đến tổ chức hành nghề luật sư
2.1. Quy định về lựa chọn tổ chức hành nghề luật sư
Một Luật sư theo quy định chỉ được thành lập hoặc tham gia thành lập một tổ chức hành nghề Luật sư. Đối với trường hợp Luật sư ở các Liên đoàn Luật sư khác nhau cùng tham gia thành lập một tổ chức hành nghề luật sư thì khi đó có thể lựa chọn thành lập và đăng ký hoạt động của tổ chức hành nghề luật sư tại địa phương nơi có Đoàn Luật sư mà một trong các Luật sư đó là thành viên.
Một Luật sư có thể tự mình hoặc cùng Luật sư khác thực hiện thành lập tổ chức hành nghề luật sư theo một trong các hình thức tổ chức sau đây:
– Văn phòng Luật sư: đây là hình thức do một Luật sư thành lập tổ chức hoạt động theo hình thức là doanh nghiệp tư nhân.
– Công ty hợp danh: đây là hình thức do ít nhất hai Luật sư thành lập và không có thành viên góp vốn.
– Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên: đây là hình thức do một Luật sư thành lập và làm chủ sở hữu.
– Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên: đây là hình thức do ít ít hai Luật sư thành lập và làm chủ sở hữu
Tổ chức hành nghề Luật sư phải được đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi có Đoàn Luật sư mà Trưởng phòng là Luật sư hoặc giám đốc công ty luật là thành viên. Trong trường hợp công ty luật do Luật sư ở các Đoàn Luật sư khác nhau cùng tham gia thành lập thì phải thực hiện đăng ký thành lập tại Sở Tư Pháp ở địa phương nới có trụ sở công ty luật. Hồ sơ đăng ký hoạt động của tổ chức hành nghề luật sư bao gồm:
– Giấy đề nghị đăng ký hoạt động của tổ chức hành nghề luật sư theo mẫu;
– Dự thảo điều luật của công ty (nếu là công ty luật).
– Bản sao chứng chỉ hành nghề Luật sư, bản sao thẻ Luật sư của Luật sư thực hiện thành lập văn phòng Luật sư và thành lập hoặc tham gia thành lập công ty luật.
– Giấy chứng minh về trụ sở hoạt động của tổ chức hành nghề Luật sư
2.2. Quy trình tiếp nhận khách hàng
Quy trình tiếp nhận khách hàng được coi là một yếu tố rất quan trọng trong việc thiết lập mối quan hệ giữa Luật sư và khách hàng trong hoạt động của tổ chức hành nghề luật sư. Tổ chức hành nghề Luật sư trên thực tế cần thiết lập và thể hiện ở cả hình thức và nội dung thực hiện quy trình tiếp nhận khách hàng.
Luật sư cần thực hiện bước tiếp cận thông tin có thể thực hiện thông qua việc đặt câu hỏi với khách hàng trong lần đầu gặp gỡ, trao đổi, cân nhắc, chỉ định Luật sư để tạo được ấn tượng tốt với khách hàng, thường là lần giao tiếp, tiếp xúc và giao dịch đầu tiên. Các câu hỏi của Luật sư thường nhằm mục đích tìm hiểu xem khách hàng thường làm việc với tổ chức hành nghề Luật sư hay thường làm việc với
Nhân viên pháp lý hành chính của tổ chức hành nghề Luật sư trên thực tế cũng có vai trò quan trọng trong việc tạo ra mối quan hệ tốt đẹp giữa tổ chức hành nghề luật sư với khách hàng. Điều đó được thể hiện qua sự chuyên nghiệp và sự quan tâm của nhân viên của tỏ chức hành nghề luật sư khi tiếp xúc với khách hàng, do đó tổ chức hành nghề Luật sư cần đào tạo nhân viên hiểu rõ điều này để có thái độ phù hợp.
Quy trình tiếp nhận khách hàng của tổ chức hành nghề luật sư cần được thẻ hiện thành văn bản, trong đó phải nêu rõ các vấn đề quản lý hành chính và quản lý hành nghề của tổ chức hành nghề luật sư. Quy trình tiếp nhận khách hàng trên thực tế có thể bắt đầu với triết lý hành nghề của tổ chức hành nghề Luật sư với mục đích nhằm quản lý và xử lý các mối quan tâm của khách hàng, xử lý các quy định về thời gian làm việc và tính phí Luật sư hoặc các quyền và nghĩa vụ trong mối quan hệ giữa Luật sư và khách hàng cũng như các mẫu thỏa thuận và giấy tờ cần hoàn thiện hoặc ký kết để chỉ định Luật sư.
Quy trình và hồ sơ tiếp nhận khách hành của tổ chức hành nghề luật sư cũng được cá biệt hóa cho một số đối tượng khách hàng chính. Ví dụ, các đối tượng khách hàng là doanh nghiệp sẽ có sự khác biệt so với đôi tượng khách hàng là cá nhân vì đây là hai chủ thể pháp lý khách nhau.
Quy trình tiếp nhận khách hàng của tổ chức hành nghề luật sư phải đảm bảo thời gian hợp lý cho việc Luật sư trao đổi và đàm phán soạn thảo thư chỉ định Luật sư hoặc soạn thảo hợp đồng dịch vụ pháp lý trong đó bao gồm cả thỏa thuận về phí Luật sư với khách hàng.
Tổ chức hành nghề Luật sư cần đảm bảo dể khách hàng của mình hiểu rõ về các điều khoản trong thư chỉ định Luật sư hoặc các điều khoản trong hợp đồng dịch vụ pháp lý và khách hàng phải được giữ một bản của các tài liệu có liên quan. Tổ chức hành nghề Luật sư cũng cần phải duy trì tính minh bạch, đầy đủ và thống nhất trong quy trình tiếp nhận khách hàng cũng như hồ sơ tiếp nhận khách hàng.
