Thủ quỹ là một vai trò trong tổ chức, công ty hoặc tổ chức phi lợi nhuận, đóng vai trò quản lý, kiểm soát và giám sát các hoạt động tài chính và tiền tệ của tổ chức đó. Dưới đây là bài viết về: Thủ quỹ là gì? Mẫu bản mô tả công việc nhân viên Thủ quỹ?
Mục lục bài viết
1. Thủ quỹ là gì?
Vị trí thủ quỹ trong bộ máy doanh nghiệp được coi là rất quan trọng, bởi vì thủ quỹ đóng vai trò như một “người gác cổng” kiểm soát dòng tiền của tổ chức. Trách nhiệm chính của thủ quỹ là đảm bảo ngân sách của công ty được quản lý một cách minh bạch và sử dụng cho các mục đích chính đáng. Thủ quỹ chịu trách nhiệm kiểm soát toàn bộ các hoạt động thu chi trong doanh nghiệp, đồng thời phải quản lý và kiểm tra các giấy tờ tài chính, sổ sách liên quan đến các quá trình giao dịch, xác minh dòng tiền.
Ngoài các nhiệm vụ chung, các công ty có thể yêu cầu thủ quỹ thực hiện các nhiệm vụ riêng phù hợp với tổ chức của họ. Điều này yêu cầu thủ quỹ phải có khả năng trao đổi và thương lượng trực tiếp trong quá trình phỏng vấn để hiểu rõ hơn về các nhiệm vụ cụ thể của vị trí này trong công ty. Để chuẩn bị tốt nhất cho vị trí thủ quỹ, nhân viên cần nắm vững những nghiệp vụ cơ bản để hiểu rõ về vai trò của mình. Đây là những việc mà thủ quỹ cần thực hiện ở bất kỳ tổ chức nào.
Thủ quỹ là một vai trò trong tổ chức, công ty hoặc tổ chức phi lợi nhuận, đóng vai trò quản lý, kiểm soát và giám sát các hoạt động tài chính và tiền tệ của tổ chức đó. Thủ quỹ có trách nhiệm quản lý các khoản tài chính của tổ chức, bao gồm việc theo dõi, ghi nhận, kiểm tra, báo cáo và giám sát về tài chính, nguồn tiền và các hoạt động liên quan đến tiền tệ.
2. Mẫu bản mô tả công việc nhân viên Thủ quỹ:
Dưới đây là một mẫu bản mô tả công việc cho vị trí nhân viên Thủ quỹ trong một công ty:
– Quản lý ngân sách và dòng tiền:
+ Theo dõi, kiểm soát và quản lý ngân sách của công ty, đảm bảo tuân thủ các quy định và chính sách tài chính của công ty.
+ Thực hiện việc kiểm tra, giám sát và báo cáo về tình hình thu chi, đối chiếu với ngân sách đã được phê duyệt.
+ Xử lý các hoạt động giao dịch tài chính của công ty, bao gồm việc chuẩn bị và kiểm tra các chứng từ, hóa đơn, báo cáo tài chính, đối chiếu dữ liệu trong hệ thống kế toán.
– Quản lý sổ sách và báo cáo tài chính:
+ Phụ trách việc duy trì và cập nhật các sổ sách tài chính của công ty, bao gồm sổ cái, sổ quỹ, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ tiền mặt, sổ công nợ, sổ công nợ phải thu, sổ công nợ phải trả…
+ Chuẩn bị và nộp báo cáo tài chính tháng, quý, năm theo yêu cầu của công ty và cơ quan thuế.
+ Kiểm tra, xác minh, phân tích và báo cáo các dữ liệu tài chính liên quan để đảm bảo tính chính xác và minh bạch của dữ liệu.
– Quản lý tài sản công ty:
+ Quản lý và kiểm soát tài sản cố định của công ty, bao gồm việc kiểm tra, phân loại, đánh giá giá trị, cập nhật và theo dõi tình trạng tài sản.
+ Thực hiện các hoạt động mua sắm, thanh lý, thanh toán và đăng ký tài sản cố định theo quy định của công ty.
+ Đối chiếu, xác minh và báo cáo về tình hình sử dụng tài sản cố định, đồng thời đưa ra các giải pháp cải thiện quản lý tài sản.
– Công tác kiểm tra nội bộ:
+ Thực hiện các công việc kiểm tra nội bộ tài chính, đối chiếu số liệu, phát hiện và đánh giá rủi ro, đề xuất các giải pháp khắc phục.
+ Đảm bảo tính minh bạch, chính xác và hợp pháp của các hoạt động tài chính của công ty.
+ Lưu hóa quy trình kế toán, tài chính, đưa ra đề xuất và triển khai các biện pháp cải thiện trong công tác kiểm tra nội bộ.
– Hỗ trợ trong công tác kiểm toán:
+ Hỗ trợ các hoạt động kiểm toán tài chính năm, kiểm toán định kỳ hoặc kiểm toán đặc biệt của công ty.
+ Cung cấp dữ liệu, báo cáo, tài liệu hỗ trợ và hỗ trợ trong việc phản hồi, giải đáp với các bên liên quan trong quá trình kiểm toán.
+ Đối chiếu, xác minh và theo dõi việc giải quyết các vấn đề, nhận xét, kiến nghị của đơn vị kiểm toán.
– Quản lý quỹ tiền mặt:
+ Quản lý và giám sát quỹ tiền mặt của công ty, bao gồm việc đăng ký, ghi nhận, kiểm tra và báo cáo về tình hình sử dụng quỹ.
+ Theo dõi, đối chiếu và rà soát các
– Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp quản lý:
+ Hỗ trợ trong các dự án, nghiên cứu, phân tích hoặc công việc đặc thù khác của bộ phận tài chính, kế toán hoặc công ty.
+ Tham gia vào các hoạt động đào tạo, huấn luyện và nâng cao năng lực chuyên môn, kỹ năng và kiến thức về tài chính, kế toán, quản lý.
Mỗi công ty có thể có các yêu cầu công việc riêng cho vị trí nhân viên Thủ quỹ, do đó, mẫu mô tả công việc có thể được điều chỉnh và thích ứng với nhu cầu và quy định của công ty cụ thể.
3. Hướng dẫn lập bản mô tả công việc nhân viên Thủ quỹ:
Mẫu bản mô tả công việc cho nhân viên Thủ quỹ có thể gồm các phần sau:
3.1 Tiêu đề:
Đặt tiêu đề cho bản mô tả công việc, ví dụ: “Bản mô tả công việc – Nhân viên Thủ quỹ”.
3.2 Nội dung:
– Tóm tắt về vị trí Thủ quỹ: Cung cấp một tóm tắt ngắn gọn về vai trò và trách nhiệm của nhân viên Thủ quỹ trong công ty/ tổ chức.
– Nhiệm vụ chung của công việc: Liệt kê các nhiệm vụ chung mà nhân viên Thủ quỹ phải thực hiện, ví dụ:
+ Quản lý và giám sát các hoạt động thu-chi, đảm bảo tính chính xác, đúng thời hạn và tuân thủ quy trình nội bộ và pháp luật liên quan.
+ Xử lý các giao dịch tài chính, ghi nhận và xác minh dữ liệu trong hệ thống kế toán, bảo đảm tính minh bạch và đúng quy trình.
+ Xác nhận, kiểm tra và duyệt các chứng từ tài chính, đảm bảo đúng với quy định của công ty và pháp luật.
+ Chuẩn bị các báo cáo tài chính, báo cáo thuế, báo cáo nội bộ và các báo cáo khác liên quan đến hoạt động tài chính của công ty.
+ Quản lý các công cụ, tài sản và nguồn lực tài chính của công ty, đảm bảo tài sản được bảo vệ, kiểm soát và sử dụng hiệu quả.
+ Đối thoại, liên lạc với các bên liên quan như ngân hàng, cơ quan thuế, đối tác ngoài công ty về các vấn đề tài chính liên quan.
3.3 Yêu cầu công việc:
Liệt kê chi tiết các yêu cầu công việc đối với vị trí Thủ quỹ, gồm cả yêu cầu về trình độ học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng và phẩm chất cá nhân.
4. Yêu cầu công việc đối với nhân viên thủ quỹ:
Công việc thủ quỹ đòi hỏi nhân viên phải có các kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm phù hợp để hoàn thành tốt các nhiệm vụ liên quan đến quản lý tài chính, kế toán, và kiểm soát nội bộ. Các yêu cầu công việc thường gặp đối với nhân viên thủ quỹ bao gồm:
– Kiến thức chuyên môn: Nhân viên thủ quỹ cần phải nắm vững các kiến thức về tài chính, kế toán, quản lý nguồn lực tài chính, quy trình kiểm soát nội bộ, luật pháp liên quan đến tài chính, thuế và kế toán.
– Kỹ năng quản lý tài chính: Nhân viên thủ quỹ cần có kỹ năng trong việc quản lý nguồn lực tài chính của công ty, bao gồm quản lý quỹ tiền mặt, kiểm soát chi phí, đối chiếu và xác minh các giao dịch tài chính, và đưa ra các dự báo, báo cáo tài chính chính xác và đúng thời hạn.
– Kỹ năng kiểm soát nội bộ: Nhân viên thủ quỹ cần phải có kỹ năng trong việc kiểm soát nội bộ, đảm bảo tính minh bạch, chính xác và đúng quy trình của các hoạt động tài chính, đồng thời phát hiện và xử lý các sai sót, rủi ro trong quá trình hoạt động.
– Kỹ năng sử dụng phần mềm kế toán: Nhân viên thủ quỹ cần phải thành thạo trong việc sử dụng các phần mềm kế toán và công cụ văn phòng, như Excel, Word, PowerPoint, và các phần mềm quản lý tài chính, để đạt hiệu quả cao trong công việc.
– Tính tỉ mỉ, cẩn thận: Công việc thủ quỹ đòi hỏi tính tỉ mỉ, cẩn thận trong việc xử lý các số liệu tài chính, giám sát các giao dịch tài chính, và đưa ra báo cáo chính xác.
– Kỹ năng giao tiếp: Nhân viên thủ quỹ cần phải có kỹ năng giao tiếp tốt để có thể liên lạc và làm việc hiệu quả với các bên liên quan trong công ty, bao gồm các đơn vị nội bộ khác, các đối tác ngoài công ty, ngân hàng, cơ quan thuế, và các đơn vị liên quan khác.
– Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề: Nhân viên thủ quỹ cần phải có khả năng phân tích các dữ liệu tài chính, đối chiếu số liệu, phát hiện và giải quyết các vấn đề, sai sót trong quá trình hoạt động tài chính.
– Tuân thủ quy định, chính sách và quy trình: Nhân viên thủ quỹ cần phải tuân thủ các quy định, chính sách, quy trình của công ty, các quy định pháp luật, đồng thời đảm bảo tính minh bạch, đúng quy trình và tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc kiểm soát nội bộ.
– Tính trung thực, đạo đức nghề nghiệp: Công việc thủ quỹ đòi hỏi tính trung thực cao trong việc xử lý các giao dịch tài chính, bảo vệ thông tin tài chính của công ty, và tuân thủ đạo đức nghề nghiệp.
– Kỹ năng quản lý thời gian và công việc: Nhân viên thủ quỹ cần phải có kỹ năng quản lý thời gian, ưu tiên công việc, đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn và đúng chất lượng.
Đây là một số yêu cầu công việc đối với nhân viên thủ quỹ. Tuy nhiên, yêu cầu cụ thể có thể khác nhau tùy theo công ty, ngành nghề, vị trí và quy mô tổ chức.
