Thư ký là gì? Mẫu bản mô tả công việc vị trí thư ký Giám đốc?

1. Khái niệm Thư ký là gì?

Thư ký tổng giám đốc (hay còn gọi là trợ lý tổng giám đốc) là người hỗ trợ công việc của tổng giám đốc. Họ chuyên xử lý các công việc hành chính, gọi điện thoại và một số nhiệm vụ khác do cấp trên giao.

Trợ lý tổng giám đốc được coi là người đại diện cho khối văn phòng. Họ thường điều phối các dự án và công việc giữa các phòng ban, đóng vai trò là đầu mối liên lạc giữa CEO và các phòng ban khác trong công ty. Các công ty nhỏ thường tuyển phó giám đốc để thay thế vị trí này nên việc hỗ trợ tổng giám đốc thường chỉ có ở các công ty, tập đoàn lớn.

Thư ký là người chuyên thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến công việc. Hỗ trợ công tác quản lý, điều hành tại văn phòng, thực hiện các công việc liên quan đến giấy tờ, hành chính tổng hợp, sắp xếp văn bản. Soạn thảo văn bản, văn bản, tiếp khách, lên lịch, tổ chức các cuộc họp, hội nghị, lập kế hoạch cho giám đốc.

2. Mẫu bản mô tả công việc vị trí thư ký Giám đốc?

Công việc của thư ký sẽ phụ thuộc vào công ty mà họ làm việc. Tuy nhiên, về cơ bản chúng đều phải thực hiện các nhiệm vụ sau:

– Lập kế hoạch, lên lịch hẹn, tiếp khách hàng, đối tác, đặt vé máy bay, khách sạn cho trưởng phòng đi công tác.

– Tham mưu, tư vấn đề xuất các giải pháp, phương hướng cho Tổng Giám đốc xử lý công việc.

– Soạn thảo hợp đồng, văn bản, tài liệu, công văn. Chuẩn bị tài liệu, thông tin theo yêu cầu của công việc.

– Tham dự các cuộc họp quan trọng và viết lại biên bản cuộc họp.

– Trả lời các câu hỏi từ truyền thông và đối tác.

– Master Boss đưa ra những quyết định quan trọng trong trường hợp Boss vắng mặt.

– Ở một số công ty, thư ký tổng giám đốc kiêm luôn nhiệm vụ giám sát hoạt động của các bộ phận.

3. Yêu cầu nghiệp vụ đối với thư ký tổng giám đốc:

– Thứ nhất, về trình độ chuyên môn, hầu hết đều yêu cầu tối thiểu phải có bằng cao đẳng ngoại thương, quản trị kinh doanh chuyên ngành ngoại ngữ và phiên dịch thương mại. Ngoài ra, trợ lý tổng giám đốc cũng cần phải có khả năng ngoại ngữ tốt. Đặc biệt là khả năng dịch tài liệu thuật toán và phiên dịch phục vụ cho các cuộc họp quan trọng.

– Kỹ năng ngoại ngữ là không thể thiếu

– Kinh nghiệm làm việc cũng là một yêu cầu đối với công việc này. Nếu bạn chưa có kinh nghiệm ở vị trí tương tự, chắc chắn bạn sẽ khó có thể cạnh tranh trong nhiều trò chơi cùng một lúc.

– Đặc biệt, thư ký cho giám đốc còn phải có kiến thức kinh doanh để thực hiện công việc tổ chức, điều phối mọi hoạt động trong công ty. Nếu cần, thư ký còn phải thay mặt tổng giám đốc thực hiện các công việc.

4. KPI với công việc của Thư ký giám đốc:

– Tỷ lệ giải quyết vấn đề ngay từ lần gọi đầu tiên (First Contact Resolution – FCR)

– Số lượng báo cáo định kỳ (tuần, tháng, quý, năm)

5. Những kỹ năng cần có để làm tốt vị trí thư ký tổng giám đốc:

– Kỹ năng hành chính văn phòng

Công việc chính của một thư ký là quản lý văn bản, quản lý công văn, soạn thảo và in ấn các văn bản theo yêu cầu của cấp trên. Các kỹ năng văn phòng chính bao gồm khả năng đánh máy, chuẩn bị tài liệu theo tiêu chuẩn và sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng.

Ngoài ra, cũng cần có kỹ năng giao tiếp và sự linh hoạt để có thể hoàn thành tốt các công việc hỗ trợ khác. Các kỹ năng hành động chính của văn phòng thường không yêu cầu bất kỳ khóa đào tạo đặc biệt nào, vì vậy bạn có thể học hỏi và cải thiện thiện chí trong thế giới thực. Tuy nhiên, nếu bạn có khả năng thích ứng nhanh, bạn sẽ nhanh chóng làm quen với công việc.

– Trình độ ngoại ngữ

Như CareerBuilder đã cập nhật về chủ đề này, đôi khi thư ký phải đóng vai trò phiên dịch. Đặc biệt là ở các công ty nước ngoài, trách nhiệm thư ký sẽ bao gồm dịch thuật và phiên dịch các tài liệu cấp trên.

Vì vậy, trình độ ngoại ngữ cũng là điều kiện tiên quyết khi ứng tuyển vào vị trí này. Đặc biệt là kỹ năng giao tiếp và phiên dịch bằng tiếng Anh. Ứng viên có khả năng ngoại ngữ tốt, chứng chỉ tiếng Anh và biết thêm một ngoại ngữ thứ hai là một lợi thế khi ứng tuyển.

– Kỹ năng giao tiếp tốt

Bản chất công việc của trợ lý là thường xuyên tiếp xúc với tổng giám đốc, một trong những vị trí điều hành của công ty. Vì vậy, bạn phải có phong thái tự tin và khéo léo trong giao tiếp. Một thư ký giỏi là người có cách cư xử chỉnh chu, chuyên nghiệp khi tiếp xúc với các phòng ban, bộ phận khác.Thư ký tổng giám đốc và mô tả công việc chi tiết

– Kỹ năng quản lý thời gian, sắp xếp công việc

Nhiệm vụ chính của thư ký là sắp xếp lịch làm việc cho tổng giám đốc. Hơn nữa, thư ký không chỉ cần có kỹ năng quản lý thời gian tốt mà còn phải biết cách sắp xếp lịch làm việc, ghi nhớ các cuộc hẹn và cuộc họp.

Do đó, một thư ký chuyên nghiệp phải có kỹ năng tổ chức, khả năng quản lý thời gian và khả năng tổ chức công việc. Bên cạnh đó, khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên, tự sắp xếp công việc sẽ giúp một thư ký hoàn thành công việc một cách nhẹ nhàng.

6. Tác động của trí tuệ nhân tạo đối với ngành thư ký:

Trong thời đại cách mạng công nghiệp 4.0, trí tuệ nhân tạo AI không còn là điều xa lạ với chúng ta. Nó đang trở thành một xu thế tất yếu trong nhiều lĩnh vực của đời sống và cũng có những tác động to lớn đến xu hướng thay đổi của thị trường lao động. Vì sao phản đối ngành thư ký? Chúng ta cùng nhau tìm hiểu một số tác động của AI đối với ngành thư ký như sau:

Tự động hóa các tác vụ: AI có thể giúp tự động hóa các tác vụ thường xuyên và lặp đi lặp lại, chẳng hạn như lên lịch, trả lời email, xử lý tài liệu và quản lý cơ sở dữ liệu.

Tăng tốc độ xử lý thông tin: Với khả năng xử lý dữ liệu nhanh chóng và chính xác, AI có thể giúp tăng tốc độ xử lý thông tin trong ngành thư ký.

Cải thiện độ chính xác: AI có thể giúp cải thiện độ chính xác trong các tác vụ thư ký như phân loại tài liệu và lên lịch cuộc hẹn.

Phân tích dữ liệu: AI có thể giúp phân tích dữ liệu để đưa ra dự đoán về xu hướng và quản lý thông tin hiệu quả hơn.

Giảm khối lượng công việc: Nhờ các tác vụ tự động, AI có thể giúp giảm khối lượng công việc của các thư ký, cho phép họ tập trung vào các nhiệm vụ khác phức tạp hơn.

Tuy nhiên, AI cũng có thể ảnh hưởng xấu đến một số khía cạnh của ngành thư ký, chẳng hạn như giảm số lượng nhân viên cần thiết hoặc thay đổi các kỹ năng cần thiết để làm việc trong ngành. Vì vậy, để tận dụng hết lợi thế của AI, đồng thời giảm thiểu rủi ro, các doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng việc phát triển công nghệ này.

7. Giải pháp cho việc áp dụng AI vào ngành thư ký:

Trí tuệ nhân tạo có cả ưu và nhược điểm đối với ngành thư ký. Vì vậy, nếu doanh nghiệp không biết ứng dụng AI đúng cách sẽ gây ra những rủi ro không đáng có. Ngược lại, AI sẽ mang lại hiệu suất cao hơn nếu chúng ta biết cách áp dụng chúng vào công việc. Để ứng dụng AI trong ngành thư ký mang lại hiệu quả tốt nhất cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

– Định mục tiêu được sử dụng AI

Trước khi triển khai AI, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu sử dụng công nghệ này. Điều này giúp đảm bảo rằng các ứng dụng AI tập trung vào các vấn đề quan trọng nhất trong ngành thư ký và mang lại giá trị cao nhất cho doanh nghiệp.

– Lựa chọn công nghệ AI phù hợp

Trí tuệ nhân tạo (AI) là một công nghệ phức tạp và vô cùng đa dạng. Vì vậy, doanh nghiệp cần lựa chọn công nghệ AI phù hợp nhất với mục tiêu sử dụng và yêu cầu của ngành thư ký.

– Xây dựng và huấn luyện các mô hình AI

Để ứng dụng AI hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng và đào tạo một mô hình AI phù hợp. Mô hình này phải được đào tạo với dữ liệu đáng tin cậy để đảm bảo độ chính xác cao.

– Kết hợp con người và máy móc

AI không thể thay thế hoàn toàn con người trong ngành thư ký. Vì vậy, doanh nghiệp cần kết hợp giữa con người và máy móc để đạt hiệu quả cao nhất. Nhân viên có thể sử dụng các công nghệ AI để nâng cao năng lực và độ chính xác của họ.

Vì AI xử lý rất nhiều dữ liệu quan trọng nên các doanh nghiệp cần đảm bảo rằng dữ liệu này được bảo mật và an toàn. Cần có chính sách bảo mật dữ liệu rõ ràng và các biện pháp bảo mật thông tin để đảm bảo dữ liệu được bảo vệ tốt nhất có thể.