Thời hạn cấp, thủ tục xin cấp lại bản sao bằng tốt nghiệp phổ thông

Tóm tắt câu hỏi:

Cho hỏi, em bị mất bằng TNPT mấy năm rồi giờ muốn làm lại bản sao thì phải cần những giấy tờ gì? Thời gian cấp lại bản sao mất khoản bao lâu? Em có cần rút hồ sơ ngoài trường e tốt nghiệp không?

Luật sư tư vấn:

Việc bạn bị mất bằng tốt nghiệp phổ thông không được cấp lại khi bị mất. Tuy nhiên, bạn có thể yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc Bằng tốt nghiệp Trung học phổ thông của bạn, bản sao Bằng tốt nghiệp này của bạn phải có chữ “BẢN SAO”. Vì theo quy định tại Điều 31 Thông tư 19/2015/TT-BGDĐT Bản sao văn bằng, chứng chỉ được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch và Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao văn bằng, chứng chỉ được cấp từ sổ gốc thì không được yêu cầu xuất trình bản chính văn bằng, chứng chỉ để đối chiếu, trừ trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp thì yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh, nếu thấy cần thiết.

* Về thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc văn bằng, chứng chỉ:

Theo quy định tại Thông tư 19/2015/TT-BGDĐT ban hành quy chế quản lý bằng tốt nghiệp trung học cơ sở, bằng tốt nghiệp trung học phổ thông, văn bằng giáo dục đại học, và chứng chỉ của hệ thông giáo dục quốc dân. 

Thứ nhất,Những người có quyền yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc.

– Người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ;

– Người đại diện hợp pháp, người được ủy quyền hợp pháp của người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ.

– Cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột, người thừa kế của người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ trong trường hợp người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ đã biết.

Thứ hai, Cách thức thực hiện yêu cầu bản sao từ sổ gốc:

– Trực tiếp yêu cầu hoặc gửi yêu cầu của mình đến cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc qua bưu điện. Và không hạn chế số lượng bản sao yêu cầu được cấp.

Luật sư tư vấn pháp luật hành chính qua tổng đài:1900.6568

Thứ ba, thời hạn cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc được thực hiện.

– Ngay trong ngày cơ quan, cơ sở giáo dục tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 03 (ba) giờ chiều.

– Trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc được gửi qua bưu điện thì thời hạn được thực hiện ngay sau khi cơ quan, cơ sở giáo dục nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện đến.

–  Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều sổ gốc, yêu cầu số lượng nhiều bản sao, nội dung văn bằng, chứng chỉ phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, cơ sở giáo dục không thể đáp ứng được thời hạn quy định trên thì thời hạn cấp bản sao được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu cấp bản sao.

Thứ tư, thành phần hồ sơ:

– Đối với người yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc phải xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra. Đối với những người đại diện hợp pháp, người được ủy quyền hợp pháp thì còn phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ. Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc gửi yêu cầu qua bưu điện thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng, 01 (một) phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan, cơ sở giáo dục cấp bản sao.

– Đơn xin cấp lại “bản sao” bằng tốt nghiệp (theo mẫu), có xác nhận lý do mất Bằng tốt nghiệp của chính quyền địa phương hoặc Công an cấp xã (phường) và xác nhận của nhà trường nơi bạn học lớp cuối cấp.

– Học bạ gốc (hoặc bản sao có công chứng).

– Chứng minh nhân dân phô tô.

– Ảnh 3×4

-1 bộ hồ sơ.

Thứ năm. Lệ phí cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc được thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính và Bộ tư pháp về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng lệ phí cấp bản sao.

Nếu yêu cầu qua đường bưu điện thì người yêu cầu còn phải trả cước phí bưu điện cho cơ quan, tổ chức cấp bản sao.

Thông thường mức thu lệ phí cấp bản sao sẽ do Ủy ban nhân dân nơi bạn xin cấp lại quy định mức thu lệ phí cấp bản sao. 

1. Bản sao bằng tốt nghiệp chưa có dấu có giá trị pháp lý không?

Tóm tắt câu hỏi:

Em tốt nghiệp THPT năm 2013 được cấp 1 bản chính và 2 bản sao (bản sao chưa đóng dấu của sở), hiện tại em bị mất bản chính vậy bản sao sử dụng như bản chính được không?

Luật sư tư vấn:

Theo quy định tại Khoản 3 Điều 2 Quyết định 33/2007/QĐ-BGDĐT (Ban hành quy chế văn bằng, chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân) quy định về Nguyên tắc cấp văn bằng, chứng chỉ thì “Bản chính văn bằng, chứng chỉ chỉ cấp một lần, không cấp lại.”

Như vậy, bạn không thể đề nghị Giám đốc Sở Giáo dục đào tạo (nơi cấp bằng tốt nghiệp Trung học Phổ thông của bạn) cấp lại Bằng tốt nghiệp mới (bạn chính) cho bạn.

Điều 23 Quyết định số 33/2007/QĐ-BGDĐT quy định: Bản sao văn bằng, chứng chỉ là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc bản viết tay có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc văn bằng, chứng chỉ hoặc bản chính văn bằng, chứng chỉ. Bản sao văn bằng, chứng chỉ được cấp từ sổ gốc văn bằng, chứng chỉ hoặc bản sao văn bằng, chứng chỉ được chứng thực từ bản chính văn bằng, chứng chỉ.

Giá trị pháp lý của hai bản sao được quy định theo Điều 24 Quyết định số 33/2007/QĐ-BGDĐTnhư sau:

“1. Bản sao văn bằng, chứng chỉ được cấp từ sổ gốc có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch.

2. Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao văn bằng, chứng chỉ được cấp từ sổ gốc không được yêu cầu xuất trình bản chính văn bằng, chứng chỉ để đối chiếu. Trường hợp có dấu hiệu nghi ngờ bản sao là giả mạo thì có quyền xác minh.”

Như vậy, bản sao bằng tốt nghiệp của bạn có thể sử dụng như bản chính trong các giao dịch liên quan.

2. Thủ tục cấp lại bằng tốt nghiệp và học bạ cấp 3

Tóm tắt câu hỏi:

Chào luật sư. Chi gái em lấy chồng rồi hai vợ chồng chị đi lao động nước ngoài giấy tờ nhà chồng giữ (bằng cấp 3 học bạ) sau đó 2 người xảy ra mâu thuân rồi quyết định ly hôn nhưng chưa làm thủ tục ra toà. Sau khi hết hơp đồng lao động chồng chị ấy về nước không làm thủ tục ly hôn rồi sang nước ngoài lao động tiếp. Sau đó chi gái em về nước cũng không làm giấy ly hôn (vì 1 số lý do). Chị gái cháu muốn lấy giấy tờ để đi làm nhưng bố chồng bắt chi gái làm giấy tờ ly hôn mới trả giấy tờ ly hôn mới trả (nguyên nhân ly hôn do chồng chị ấy). Hỏi chị gái cháu có kiện bố chồng để lấy giấy tờ cái nhân chị ấy được không?

Luật sư tư vấn:

Kiện đòi lại tài sản là việc chủ sở hữu, người chiếm hữu hợp pháp yêu cầu tòa án buộc người có hành vi chiếm hữu bất hợp pháp trả lại tài sản cho mình. Quyền đòi lại tài sản được quy định tại Điều 256 “Bộ luật dân sự 2015”: “Chủ sở hữu, người chiếm hữu hợp pháp có quyền yêu cầu người chiếm hữu, người sử dụng tài sản, người được lợi về tài sản không có căn cứ pháp luật đối với tài sản thuộc quyền sở hữu hoặc quyền chiếm hữu hợp pháp của mình phải trả lại tài sản đó, trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 247 của Bộ luật này. Trong trường hợp tài sản đang thuộc sự chiếm hữu của người chiếm hữu ngay tình thì áp dụng Điều 257 và Điều 258 của Bộ luật này.”

Điều 163 “Bộ luật dân sự 2015” quy định: “Tài sản bao gồm vật, tiền, giấy tờ có giá và các quyền tài sản”.

Với trường hợp của chị bạn, giấy tờ bằng cấp ba và học bạ không phải là tài sản theo quy định tại “Bộ luật dân sự 2015”, do đó chị bạn không thực hiện khởi kiện để kiện đòi lại tài sản được. Nếu chị bạn muốn lấy lại các giấy tờ trên thì chị bạn phải thực hiện thủ tục cấp lại các giấy tờ trên.

Căn cứ Điều 31 Thông tư 19/2015/TT-BGDĐT ban hành quy chế quản lý bằng tốt nghiệp trung học cơ sở, bằng tốt nghiệp trung học phổ thông, văn bằng giáo dục đại học và chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân, quy định:

“1. Bản sao văn bằng, chứng chỉ được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao văn bằng, chứng chỉ được cấp từ sổ gốc thì không được yêu cầu xuất trình bản chính văn bằng, chứng chỉ để đối chiếu, trừ trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp thì yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh, nếu thấy cần thiết.

Như vậy, chị bạn không được cấp lại Bằng tốt nghiệp bản chính, chỉ được cấp lại bản sao bằng tốt nghiệp. Trình tự thủ tục cấp lại bản sao bằng tốt nghiệp thực hiện theo quy định tại Điều 34 Thông tư 19/2015/TT-BGDĐT như sau:

“1. Người yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc phải xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra. Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc là người quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều 33 của Quy chế này thì còn phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ.

Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc gửi yêu cầu qua bưu điện thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều này, 01 (một) phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan, cơ sở giáo dục cấp bản sao.

2. Cơ quan, cơ sở giáo dục đang quản lý sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu; nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc. Trường hợp không còn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao thì cơ quan, cơ sở giáo dục có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu.

Trường hợp không cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc cho người yêu cầu thì cơ quan, cơ sở giáo dục phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

3. Thời hạn cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc được thực hiện như sau:

a) Ngay trong ngày cơ quan, cơ sở giáo dục tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 03 (ba) giờ chiều.

Trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc được gửi qua bưu điện thì thời hạn được thực hiện ngay sau khi cơ quan, cơ sở giáo dục nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện đến;

b) Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều sổ gốc, yêu cầu số lượng nhiều bản sao, nội dung văn bằng, chứng chỉ phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, cơ sở giáo dục không thể đáp ứng được thời hạn quy định tại điểm a khoản 1 Điều này thì thời hạn cấp bản sao được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu cấp bản sao.

4. Người yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc phải trả lệ phí cấp bản sao. Nếu yêu cầu gửi qua đường bưu điện thì người yêu cầu còn phải trả cước phí bưu điện cho cơ quan, cơ sở giáo dục cấp bản sao.”

Cấp lại học bạ cấp 3, chị bạn cần làm đơn xin cấp bản sao kết quả học tập và nộp tại phòng Hành chính nhà trường. Khi đến làm thủ tục người có nhu cầu xin cấp lại bản sao học bạ cần xuất trình chứng minh nhân dân/ thẻ căn cước/hộ chiếu.

Nhân viên nhà trường có trách nhiệm đối chiếu các thông tin và tiến hành hoàn thiện 02 Bản sao kết quả học tập từ hồ sơ gốc (Sổ điểm chính) lưu tại trường;

Nhân viên Văn thư trình Hiệu trưởng để ký Bản sao kết quả học tập, mang theo cả Hồ sơ liên quan để Hiệu trưởng kiểm tra trước khi ký;

Thời gian chờ cấp lại bản sao: Trong ngày hoặc không quá 03 ngày và lệ phí không phải nộp.

3. Cấp bằng tốt nghiệp trung học phổ thông khi thay đổi sang tên mới

Tóm tắt câu hỏi:

Tôi có cháu vừa thi trung học phổ thông quốc gia năm 2017 đã đỗ tốt nghiệp, nhưng chưa in bằng. Do tên của con tôi trùng với tên của 1 cụ trong họ nên việc sử dụng tên này làm ảnh hưởng tới tình cảm, mối quan hệ trong gia đình nên tôi có nguyện vọng đổi tên cho cháu để cháu được nhận bằng tốt nghiệp trung học phổ thông theo tên mới. Các thủ tục cũng như các yêu cầu để cháu làm lại giấy khai sinh, hộ khẩu, chứng minh thư…tôi đã làm xong nhưng tôi không rõ là có lấy được bằng tốt nghiệp trung học phổ thông theo tên mới không ạ. Xin luật sư cho biết, tôi xin trân thành cảm ơn? 

Luật sư tư vấn:

Theo như bạn trình bày thì cháu bạn vừa thi trung học phổ thông năm 2017 đã đỗ tốt nghiệp, nhưng chưa được nhận bằng. Hiện cháu bạn thay đổi tên và đã làm lại giấy khai sinh, hộ khẩu và chứng minh nhân dân. Trong trường hợp này nếu bằng tốt nghiệp trung học phổ thông chưa được in ra thì cháu bạn vẫn có thể lấy được bằng tốt nghiệp trung học phổ thông theo tên mới. Bởi:

– Điều 6 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định về giá trị pháp lý của Giấy khai sinh như sau:

+ Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân.

+ Mọi hồ sơ, giấy tờ của cá nhân có nội dung về họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con phải phù hợp với Giấy khai sinh của người đó.

+ Trường hợp nội dung trong hồ sơ, giấy tờ cá nhân khác với nội dung trong Giấy khai sinh của người đó thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quản lý hồ sơ hoặc cấp giấy tờ có trách nhiệm điều chỉnh hồ sơ, giấy tờ theo đúng nội dung trong Giấy khai sinh.

Như vậy, theo quy định này nếu hiện tại giấy khai sinh của cháu bạn là theo tên mới thì tất các các hồ sơ, giấy tờ của cháu bạn sau này cũng phải ghi theo tên mới. Do đó, trong trường hợp này bằng tốt nghiệp trung học phổ thông của cháu bạn cũng phải ghi theo tên mới được ghi trong giấy khai sinh. 

Bên cạnh đó, theo điểm a, khoản 1, Điều 5 Thông tư 19/2015/TT-BGDĐT quy định về trách nhiệm của cơ quan, người có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ như sau:

“a) Kiểm tra, đối chiếu và ghi chính xác, đầy đủ các thông tin ghi trên văn bằng, chứng chỉ. Cung cấp các thông tin dự kiến ghi trên văn bằng, chứng chỉ cho người học để người học kiểm tra tính chính xác của các thông tin trước khi ghi trên văn bằng, chứng chỉ; yêu cầu người học xác nhận về việc đã kiểm tra thông tin, ký xác nhận các yêu cầu chỉnh sửa thông tin và cung cấp các căn cứ yêu cầu chỉnh sửa thông tin. Các thông tin liên quan đến khai sinh của người học ghi trên văn bằng, chứng chỉ phải căn cứ vào giấy khai sinh hợp lệ và hồ sơ trúng tuyển của người học;”

Theo đó, trước khi cấp văn bằng chứng chỉ thì cơ quan, người có thẩm quyền sẽ phải kiểm tra tất cả các thông tin của người học để kiểm tra thông tin trước khi ghi tên trên văn bằng. Tuy nhiên, theo thông tin bạn nêu thì hồ sơ cháu bạn nộp thi tốt nghiệp trung học phổ thông là theo tên cũ. Sau khi thi xong thì cháu bạn mới thực hiện việc đổi tên. Như vậy, trong trường hợp này để được cấp bằng tốt nghiệp theo tên mới thì cháu bạn sẽ phải gửi các giấy tờ tài liệu liên quan đến việc cải chính tên (như giấy khai sinh theo tên mới, sổ hộ khẩu, chứng minh nhân dân) đến trường mà cháu bạn học để thông báo về việc cháu bạn đã đổi tên mới. 

Trong trường hợp bằng đã được in cấp, và chưa phát cho cháu bạn, thì người được cấp văn bằng chứng chỉ phải thực hiện việc yêu cầu chỉnh sửa được cấp trên văn bằng, chứng chỉ theo quy định của Điều 25 Thông tư 19/2015/TT-BGDĐT như sau: 

“Điều 25. Các trường hợp chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ

Người được cấp văn bằng, chứng chỉ có quyền yêu cầu chỉnh sửa nội dung ghi trên văn bằng, chứng chỉ trong trường hợp sau khi được cấp văn bằng, chứng chỉ, người học được cơ quan có thẩm quyền quyết định hoặc xác nhận việc thay đổi hoặc cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch, đăng ký khai sinh quá hạn, đăng ký lại việc sinh theo quy định của pháp luật.”

Trình tự, thủ tục chỉnh sửa nội dung trên văn bằng, chứng chỉ như sau: 

Người có yêu cầu nộp hồ sơ gồm: 

+ Đơn đề nghị chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ;

+ Văn bằng, chứng chỉ đề nghị chỉnh sửa;

+ Quyết định cho phép thay thay đổi hộ tịch

+ Giấy khai sinh

+ Chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân hợp pháp khác có ảnh của người được cấp văn bằng, chứng chỉ;

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ xem xét quyết định việc chỉnh sửa; nếu không chỉnh sửa thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do; Việc chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ được thực hiện bằng quyết định chỉnh sửa; không chỉnh sửa trực tiếp trên văn bằng, chứng chỉ;

Căn cứ quyết định chỉnh sửa, cơ quan có thẩm quyền chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ tiến hành chỉnh sửa các nội dung tương ứng ghi trong sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ.

4. Thủ tục xin cấp lại bản sao bằng tốt nghiệp trung học phổ thông

Tóm tắt câu hỏi:

Tôi tốt nghiệp Cấp 3 năm 2004, và đã để thất lạc bằng tốt nghiệp. Vậy tôi có thể đề nghị cấp lại bản sao được không và thủ tục xin cấp lại bản sao thì làm như thế nào? 

Luật sư tư vấn:

Bạn nêu bạn mất bằng tốt nghiệp cấp 3. Về nguyên tắc, văn bằng, chứng chỉ chỉ được cấp một lần. Trong trường hợp bị mất, chỉ có thể thực hiện thủ tục xin cấp bản sao cấp từ sổ gốc. Tuy nhiên, theo quy định của Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP và theo khoản 1, Điều 31 Thông tư 19/2015/TT-BGDĐT thì bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị pháp lý thay cho bản chính trong các trường hợp, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Như vậy, trường hợp của bạn bị mất bằng tốt nghiệp trung hoc phổ thông thì bạn có thể thực hiện thủ tục xin cấp bản sao bằng cấp 3 từ sổ gốc.  

Căn cứ điểm a, khoản 2, Điều 22 Thông tư 19/2015/TT-BGDĐT: 

“2. Việc lập và quản lý sổ gốc cấp bằng tốt nghiệp trung học cơ sở, sổ gốc cấp bằng tốt nghiệp trung học phổ thông còn phải thực hiện theo quy định sau:

a) Phòng giáo dục và đào tạo, sở giáo dục và đào tạo lập sổ gốc theo danh sách người học tốt nghiệp của từng trường thuộc phạm vi quản lý; bàn giao sổ gốc cấp văn bằng kèm theo văn bằng đã được ghi đầy đủ nội dung và ký, đóng dấu cho nhà trường để phát văn bằng cho người học trong thời hạn do giám đốc sở giáo dục và đào tạo quy định phù hợp với điều kiện của từng địa phương;

b) Sau thời hạn quy định, nhà trường bàn giao lại sổ gốc và các văn bằng người học chưa đến nhận cho phòng giáo dục và đào tạo hoặc sở giáo dục và đào tạo, đồng thời sao lại một bản sổ gốc lưu tại trường để theo dõi; trường hợp người học chưa nhận văn bằng tại trường thì nhận bằng tốt nghiệp trung học cơ sở tại phòng giáo dục và đào tạo, nhận bằng tốt nghiệp trung học phổ thông tại sở giáo dục và đào tạo;

c) Giám đốc sở giáo dục và đào tạo quy định cụ thể việc lập, quản lý sổ gốc; trình tự, thủ tục giao, nhận sổ gốc giữa phòng giáo dục và đào tạo, sở giáo dục và đào tạo với nhà trường.”

Theo đó, Phòng giáo dục và đào tạo hoặc Sở giáo dục và đào tạo là nơi lưu giữ văn bằng, chứng chỉ trung học phổ thông. Vì vậy, bạn có thể liên hệ lại với trường cấp 3 của bạn để yêu cầu xác nhận việc bạn là học sinh của trường và đã tốt nghiệp năm 2004. Nếu trường cấp 3 của bạn không còn thông tin của bạn thì bạn có thể liên hệ với Sở giáo dục và đào tạo để xin xác nhận. Đồng thời, bạn làm hồ sơ nộp tại Sở giáo dục và đào tạo để xin cấp bản sao cấp từ sổ gốc bằng tốt nghiệp đã mất. Người yêu cầu cấp bản sao văn bằng chứng chỉ từ sổ gốc xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng hoặc giấy tờ chứng minh quan hệ với người cấp bản chính ( trong trường hợp là người thân. Trường hợp yêu cầu gửi qua bưu điện thì kèm bản sao chứng thực các giấy tờ nêu trên và một phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhân. 

Sau khi nhận được hồ sơ của bạn, cơ quan, cơ sở giáo dục đang quản lý sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ sẽ căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho bạn. Trong trường hợp không còn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao thì cơ quan, cơ sở giáo dục có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho bạn. Trường hợp không cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc cho người yêu cầu thì cơ quan, cơ sở giáo dục phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Luật sư tư vấn trực tuyến về cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ:1900.6568

– Thời hạn cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc được thực hiện như sau:

+ Ngay trong ngày cơ quan, cơ sở giáo dục tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 03 (ba) giờ chiều. Trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc được gửi qua bưu điện thì thời hạn được thực hiện ngay sau khi cơ quan, cơ sở giáo dục nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện đến;

+ Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều sổ gốc, yêu cầu số lượng nhiều bản sao, nội dung văn bằng, chứng chỉ phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, cơ sở giáo dục không thể đáp ứng được thời hạn quy định thì thời hạn cấp bản sao được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu cấp bản sao.

– Người yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc phải trả lệ phí cấp bản sao. Nếu yêu cầu gửi qua đường bưu điện thì người yêu cầu còn phải trả cước phí bưu điện cho cơ quan, cơ sở giáo dục cấp bản sao. Lệ phí cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc được thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính và Bộ Tư pháp về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng lệ phí cấp bản sao.