Cùng với xu hướng phát triển ngày càng mạnh mẽ của khoa học công nghệ thông tin, hóa đơn điện tử đã và đang góp phần giảm thiểu các thủ tục hành chính, tạo thuận lợi cho người nộp thuế, cải cách công tác quản lý nhà nước. Vậy pháp luật quy định về thời hạn nộp thông báo hủy hóa đơn điện tử là khi nào?
Mục lục bài viết
1. Thời hạn nộp thông báo hủy hóa đơn điện tử là khi nào?
Thời hạn nộp thông báo hủy hóa đơn điện tử là một trong những vấn đề quan trọng được pháp luật quy định cụ thể. Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 7 của Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính, có quy định cụ thể về vấn đề xử lý hóa đơn điện tử, bản thông báo tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp. Theo đó, đối với hóa đơn điện tử được ghi nhận như sau:
– Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã được lập có sự sai sót, cần phải thực hiện thủ tục cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc trong trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót cần phải tiến hành hoạt động xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế căn cứ theo quy định tại Điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thì người bán sẽ được quyền lựa chọn mẫu số 04 tại phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, để tiến hành hoạt động thông báo về việc điều chỉnh cho từng hóa đơn khi có sự sai sót/hoặc thông báo về việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót, đồng thời gửi thông báo theo mẫu số 04/SS-HDDT đến cơ quan thuế vào bất cứ thời gian nào, tuy nhiên trọng nhất phải được xác định là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh;
– Trong trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp các loại hình dịch vụ căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 9 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán cần phải thực hiện thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã lập trước đó, đồng thời thông báo với các cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn. Quá trình thông báo về việc hủy hóa đơn cần phải được thực hiện theo mẫu số 04 phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP;
– Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sự sai sót, đồng thời người bán đã xử lý hóa đơn theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế căn cứ theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sau đó người bán lại tiếp tục phát hiện hóa đơn vẫn có sự sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán cần phải thực hiện theo hình thức đó áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
Theo đó thì có thể nói, thời hạn nộp thông báo hủy hóa đơn điện tử sẽ được xác định là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh hóa đơn điện tử có sai sót.
Thông báo hủy hóa đơn điện tử hiện nay đang được thực hiện theo mẫu số 04/SS-HDDT ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Ví dụ: Vào 1/7, công ty Minh Anh đã phát hành một hóa đơn điện tử, đồng thời hóa đơn điện tử đó đã được cơ quan thuế cấp mã. Đến 10/8, công ty Minh Anh phát hiện ra hóa đơn điện tử có sai sót và đã tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh. Theo đó, công ty Minh Anh cần phải gửi thông báo hủy hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế, chậm nhất được xác định là 10/9 nếu công ty Minh Anh khai thuế theo quý, hoặc 31/8 nếu công ty Minh Anh khai thuế theo tháng, quá trình gửi thông báo hủy hóa đơn điện tử công ty Minh Anh cần phải sử dụng theo mẫu số 04 ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
2. Các trường hợp cần phải hủy hóa đơn điện tử:
Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ (sửa đổi tại Nghị định 41/2022/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ và Nghị định 15/2022/NĐ-CP quy định miễn, giảm thuế), có quy định cụ thể về vấn đề xử lý hóa đơn có sai sót. Theo đó, trong trường hợp người bán phát hiện ra hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sự sai sót, thì người bán cần phải thực hiện thủ tục thông báo với các cơ quan thuế theo mẫu số 04 ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thông báo cụ thể về việc hủy hóa đơn điện tử đã có mã được cấp bởi cơ quan thuế là có sự sai sót nhất định, và lập hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn điện tử bị hủy. Ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập trước đó để gửi cho người mua. Cơ quan thuế cần phải thực hiện thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã cấp có sự sai sót, sau đó lưu kết quả trên hệ thống của cơ quan thuế.
Theo đó, có thể kể đến các trường hợp cần phải hủy hóa đơn điện tử như sau:
Thứ nhất, hóa đơn điện tử viết sai, đã được cấp mã bởi cơ quan có thẩm quyền tuy nhiên hóa đơn đó chưa được gửi cho người mua. Theo đó, nếu phát hiện ra hóa đơn điện tử đã được cấp mã với các cơ quan thuế có sự sai sót, tuy nhiên người bán chưa gửi hóa đơn đỏ cho người mua, lúc này người bán cần phải thực hiện thủ tục thông báo hủy hóa đơn điện tử đã được lập có sự sai sót tới các cơ quan thuế, sau đó lập hóa đơn điện tử mới. Đối với hóa đơn điện tử có sự sai sót đã được cấp mã bởi các cơ quan thuế, tuy nhiên đã được gửi cho người mua, thì không được thực hiện thủ tục hủy hóa đơn điện tử mà chỉ được phép tiến hành hoạt động lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn điện tử có sự sai sót đó.
Thứ hai, khi thực hiện hoạt động chuyển đổi từ hóa đơn cũ sang hóa đơn điện tử mới căn cứ theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13/6/2019, Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ. Theo đó, nếu doanh nghiệp vẫn còn tồn tại hóa đơn giấy hoặc doanh nghiệp vẫn còn hóa đơn điện tử theo mẫu cũ, các doanh nghiệp cần phải tiến hành hoạt động hủy hết tất cả các loại hóa đơn này.
3. Trình tự và thủ tục hủy hóa đơn điện tử:
Trình tự và thủ tục hủy hóa đơn điện tử sẽ được tiến hành như sau:
Bước 1: Các doanh nghiệp có nhu cầu hủy hóa đơn điện tử cần phải thực hiện thủ tục thông báo hóa đơn điện tử có sai sót với các cơ quan có thẩm quyền, cơ quan có thẩm quyền trong trường hợp này được xác định là cơ quan nơi cấp hóa đơn điện tử có sự sai sót đó. Người bán thực hiện thủ tục thông báo hóa đơn điện tử có sai sót với cơ quan thuế theo mẫu do pháp luật quy định, hiện nay đang được thực hiện theo mẫu số 04 ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ (sửa đổi tại Nghị định 41/2022/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ và Nghị định 15/2022/NĐ-CP quy định miễn, giảm thuế), về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để tiến hành hoạt động cấp mã hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã lập, sau đó gửi cho người mua.
Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới. Ở trong giai đoạn này, kế toán cần phải thực hiện thủ tục lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cho cơ quan thuế để xin cấp mã hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập trước đó, để gửi cho người mua.
Bước 3: Hủy hóa đơn điện tử đã thông báo sai sót.
Bước 4: Lập biên bản thỏa thuận hủy bỏ hóa đơn điện tử. Để tránh những rủi ro và tránh các tranh chấp phát sinh khi cơ quan thuế vào thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp và công ty cần thiết phải lập biên bản xác nhận hủy bỏ hóa đơn với phía bên người mua.
Bước 5: Tra cứu kết quả. Để chắc chắn hóa đơn điện tử đã được hủy bỏ theo quy định của pháp luật, công ty cần phải thực hiện thủ tục kiểm tra xem đã nhận được thông báo chấp nhận của các cơ quan thuế hay chưa. Đồng thời doanh nghiệp cần phải truy cập vào website “tra cứu hóa đơn điện tử” để có thể kiểm tra trạng thái hóa đơn đó, để đảm bảo chắc chắn.
Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:
– Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13/6/2019, Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ;
– Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ;
– Nghị định 41/2022/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ và Nghị định 15/2022/NĐ-CP quy định miễn, giảm thuế.
THAM KHẢO THÊM:
