Quy định về thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu trong đấu thầu

Trong đấu thầu luôn phải đảm bảo những điều kiện nhất định như về thời gian, đối tượng dự thầu, những trường hợp hạn chế đấu thầu, Luật đấu thầu 2013 quy định về thời gian và cách tính thời gian đó đối với hồ sơ dự thầu như thế nào, có được gia hạn thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu hay không và nếu được gia hạn thì có thể gia hạn trong trường hợp nào, nếu quá thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu thì phía nhà thầu phải làm động tác gì đối với phía bên dự thầu.

1. Hồ sơ dự thầu hợp lệ:

a) Kiểm tra về tính hợp lệ đối với hồ sơ dự thầu

– Thực hiện việc kiểm tra về số lượng của bản gốc, hay của bản chụp đối với hồ sơ dự thầu.

– Kiểm tra đối với thành phần trong hồ sơ dự thầu, thành phần trong hồ sơ dự thầu gồm có: Đơn dự thầu, thỏa thuận liên danh (nếu có), hay giấy ủy quyền ký đơn dự thầu (nếu có); các tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ; bảo đảm dự thầu tài liệu chứng minh năng lực và kinh nghiệm; đề xuất về kỹ thuật cũng như tài chính và cuối cùng là các thành phần khác của hồ sơ dự thầu;

– Kiểm tra trong việc đảm bảo sự thống nhất nội dung được so sánh giữa bản gốc so với bản chụp để phục vụ cho việc thực hiện quá trình đánh giá chi tiết hồ sơ dự thầu.

b) Đánh giá về tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu

– Bản gốc của hồ sơ dự thầu đó.

– Đơn dự thầu ở đây đã được đại diện hợp pháp của bên nhà thầu ký tên, đóng dấu vào đó (nếu có) theo đúng so với yêu cầu ghi tại hồ sơ mời thầu. Thời gian để đảm bảo được việc thực hiện gói thầu đã nêu trong đơn dự thầu có nội dung phù hợp với đề xuất về kỹ thuật, giá dự thầu đã đăng ký trong đơn dự thầu ở đây phải xác định về việc giá dự thầu cụ thể, được cố định bằng số, và bằng chữ, điều này phù hợp với tổng giá dự thầu đã kê khai tại biểu giá tổng hợp, chú ý việc không đưa ra đề xuất các mức giá dự thầu khác nhau hoặc đặt ra vấn đề rằng có kèm theo điều kiện nào đó gây bất lợi cho chủ đầu tư,hay bên mời thầu. Trường hợp là nhà thầu liên danh thì đơn dự thầu sẽ được đại diện hợp pháp của từng thành viên liên danh trong việc ký tên, đóng dấu (nếu có) hoặc  cá nhân là thành viên đứng đầu chịu trách nhiệm thay mặt liên danh ký đơn dự thầu theo phân công trách nhiệm đã nêu tại văn bản thỏa thuận.

– Hiệu lực của hồ sơ dự thầu đảm bảo đáp ứng được yêu cầu đã được nêu trong hồ sơ mời thầu.

– Bảo đảm dự thầu với giá trị đáp ứng yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Trường hợp nếu bảo đảm dự thầu theo phương thức nộp thư bảo lãnh thì vấn đề đặt ra rằng thư bảo lãnh phải do đại diện hợp pháp của tổ chức tín dụng hoặc do chi nhánh ngân hàng của nước ngoài thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam đã ký tên với giá trị đó.

– Chỉ nộp hồ sơ dự thầu đối với một dự án. Nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu không đang bị cấm tham gia hoạt động về đấu thầu. Có đủ tư cách hợp lệ trong việc tham gia đấu thầu.

– Có thỏa thuận liên danh đã có đại diện hợp pháp hay là chính thành viên đó ký tên và đóng dấu (nếu có).

2. Thời gian và cách tính thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu:

Về thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu thì đã được Luật đấu thầu 2013 quy định chi tiết tại điểm g, khoản 1, Điều 12 đó là:

– Thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu đặt ra ở đây là tối đa 45 ngày đối với hình thức đấu thầu trong nước, được tính bắt đầu từ ngày được tính là thời điểm đóng thầu cho đến ngày phía bên mời thầu trình lên chủ đầu tư đối với việc để chủ đầu tư phê duyệt về kết quả trong việc lựa chọn nhà thầu. Khoảng thời gian này được xác định là tính cả những ngày nghỉ hay ngày lễ tết nếu trùng.

– Còn đối với đấu thầu quốc tế thì thời gian được đặt ra ở đây là tối đa 60 ngày, được tính bắt đầu từ ngày được tính là thời điểm đóng thầu cho đến ngày phía bên mời thầu trình lên chủ đầu tư đối với việc để chủ đầu tư phê duyệt về kết quả trong việc lựa chọn nhà thầu. Khoảng thời gian này được xác định là tính cả những ngày nghỉ hay ngày lễ tết nếu trùng.

– Nếu trong quá trình đánh giá có nhiều yếu tố phức tạp, cần thêm thời gian trong việc đánh hồ sơ được chính xác, chi tiết thì có thể kéo dài thêm thời gian đánh giá, nhưng cần đảm bảo rằng việc kéo dài này không được nhiều hơn 20 ngày và đảm bảo được việc vẫn thực hiện đúng tiến độ thi công của dự án.

– Trường hợp đối với những gói thầu quy mô nhỏ thì thời gian đánh giá hồ sơ  dự thầu đối với gói thầu này sẽ có thời gian ngắn hơn so với các gói thầu khác và thời gian được xác định tối đa có thể là 25 ngày, thời gian này được xác định từ thời điểm mở thầu cho đến khi bên mời thầu ở đây có tờ trình về việc đề nghị trong việc phê duyệt đối với kết quả lựa chọn các nhà thầu. Khoảng thời gian này được xác định là tính cả những ngày nghỉ hay ngày lễ tết nếu trùng.

– Khoảng thời gian này được xác định rằng sẽ không bao gồm cho khoảng thời gian dành cho việc bên mời thầu thẩm định hay phê duyệt hồ sơ dự thầu, và cũng không bao gồm những quãng thời gian cho việc thẩm định kết quả đánh giá đối với hồ sơ đề xuất kỹ thuật trong gói thầu áp dụng theo phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ.

– Nếu trong trường hợp đã hết thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu tối đa bên mời thầu có thể gia hạn mà bên phía mời thầu chưa ra được quyết định cuối cùng cho việc phê duyệt lựa chọn nhà thầu thì bên mời thầu phải thực hiện công tác đó là báo cáo lên cho chủ đầu tư để xem xét và quyết định về vấn đề phát sinh này.

3. Nguyên tắc trong việc đánh giá hồ sơ dự thầu:

-Nguyên tắc đầu tiên đó là đánh giá hồ sơ dự thầu đảm bảo dựa trên căn cứ tiêu chuẩn trong việc đánh giá hồ sơ dự thầu và một số yêu cầu khác đối với hồ sơ mời thầu, cũng như căn cứ vào hồ sơ dự thầu đã nộp, hay đối với các tài liệu giải thích, đảm bảo trong việc làm rõ hồ sơ dự thầu của nhà thầu nhằm mục đích bảo đảm lựa chọn được những nhà thầu có toàn diện về các mặt như năng lực cũng như kinh nghiệm, có những giải pháp khả thi trong việc thực hiện gói thầu đó.

– Việc đánh giá sẽ được thực hiện trên bản chụp, vấn đề đặt ra ở đây là nhà thầu phải đứng ra chịu trách nhiệm về tính thống nhất giữa bản gốc so với bản chụp gửi đi. Trường hợp nếu bản gốc và bản chụp không đồng nhất nhưng vẫn đảm bảo được về thứ tự xếp hạng nhà thầu thì sẽ căn cứ vào thông số, dữ liệu trên bản gốc để thực hiện việc đánh giá hồ sơ dự thầu ở đây.

– Trường hợp nếu sau khi xem xét giữa báo cáo của bản chính và bản chụp mà có sự không đồng nhất giữa bản chính so với bản chụp đề ra ở đây mà dẫn đến việc đánh giá kết quả của bản gốc có sự sai khác không giống so với bản chụp và việc này đã làm thay đổi đi thứ tự xếp hạng trước đó của các nhà thầu thì vấn đề đó là hồ sơ dự thầu của nhà thầu đó sẽ bị loại.

TƯ VẤN MỘT TRƯỜNG HỢP CỤ THỂ:

4. Tư vấn thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu:

Tóm tắt câu hỏi:

Xin chào công ty luật TNHH Dương Gia. Hiện tại tôi đang xét thầu gói thầu quy mô nhỏ và siêu nhỏ vậy xin cho tôi hỏi thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu là bao nhiêu ngày vì theo Nghị định 63/2014/NĐ-CP ngày 26/6/2014 đối với gói thầu quy mô nhỏ và siêu nhỏ là 25 ngày và Thông tư số 23/2015/TT-BKHĐT ngày 23/12/2015 là 45 ngày đối với gói thầu trong nước. Vậy theo quy định hiện nay là bao nhiêu ngày mới đúng. Rất mong được sự hồi âm của quý công ty?

Luật sư tư vấn:

Theo quy định tại điểm g, khoản 1 và khoản 2 Điều 12 Luật đấu thầu 2013 về thời gian trong quá trình lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư:

“g) Thời gian đánh giá hồ sơ quan tâm, hồ sơ dự sơ tuyển tối đa là 20 ngày, hồ sơ đề xuất tối đa là 30 ngày, hồ sơ dự thầu tối đa là 45 ngày đối với đấu thầu trong nước, kể từ ngày có thời điểm đóng thầu đến ngày bên mời thầu trình chủ đầu tư phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu. Thời gian đánh giá hồ sơ quan tâm, hồ sơ dự sơ tuyển tối đa là 30 ngày, hồ sơ đề xuất tối đa là 40 ngày, hồ sơ dự thầu tối đa là 60 ngày đối với đấu thầu quốc tế, kể từ ngày có thời điểm đóng thầu đến ngày bên mời thầu trình chủ đầu tư phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu. Trường hợp cần thiết, có thể kéo dài thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất nhung không quá 20 ngày và phải bảo đảm tiến độ thực hiện dự án;

2. Chính phủ quy định chi tiết về thời gian trong quá trình lựa chọn nhà thầu đối với gói thầu quy mô nhỏ, gói thầu có sự tham gia của cộng đồng; thời gian trong quá trình lựa chọn nhà đầu tư; thời gian trong quá trình lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư qua mạng.”

Và Điều 4 Thông tư số 23/2015/TT-BKHĐT quy định về thời gian đánh giá hồ sơ dư thầu như sau:

“Thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu tối đa là 45 ngày đối với đấu thầu trong nước, 60 ngày đối với đấu thầu quốc tế, kể từ ngày có thời điểm đóng thầu đến ngày bên mời thầu trình chủ đầu tư phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu. Thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu không bao gồm thời gian thẩm định, phê duyệt, kể cả thời gian thẩm định kết quả đánh giá hồ sơ đề xuất về kỹ thuật đối với gói thầu áp dụng phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ. Trường hợp cần thiết, có thể kéo dài thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu nhưng không quá 20 ngày và phải bảo đảm tiến độ thực hiện dự án.”

Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài: 1900.6568   

Từ hai quy định trên thì pháp luật chỉ quy định chung là thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu trong nước là 45 ngày. Còn đối với gói thầu có quy mô nhỏ thì Chính phủ sẽ quy định chi tiết về thời gian trong quá trình lựa chọn nhà thầu. Cụ thể, theo điểm d, khoản 2 Điều 64 Nghị định 63/2014/NĐ-CP quy định về Lựa chọn nhà thầu đối với gói thầu quy mô nhỏ như sau: 

“1. Quy trình lựa chọn nhà thầu đối với gói thầu quy mô nhỏ thực hiện theo quy định tại Mục 1 Chương II và Chương V của Nghị định này.

2. Thời gian trong quá trình lựa chọn nhà thầu:

a) Hồ sơ mời thầu được phát hành theo thời gian quy định trong thông báo mời thầu nhưng bảo đảm không ngắn hơn 03 ngày làm việc, kể từ ngày đầu tiên các thông tin này được đăng tải thành công trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia hoặc trên Báo đấu thầu;

b) Thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu tối thiểu là 10 ngày, kể từ ngày đầu tiên phát hành hồ sơ mời thầu;

c) Trường hợp cần sửa đổi hồ sơ mời thầu, bên mời thầu phải thông báo cho các nhà thầu trước thời điểm đóng thầu tối thiểu là 03 ngày làm việc để nhà thầu có đủ thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu;

d) Thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu tối đa là 25 ngày, kể từ ngày mở thầu đến khi bên mời thầu có tờ trình đề nghị phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu kèm theo báo cáo về kết quả lựa chọn nhà thầu;

đ) Thời gian thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu tối đa là 10 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ trình thẩm định;

e) Thời gian phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu tối đa là 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được tờ trình đề nghị phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu của bên mời thầu và báo cáo thẩm định của đơn vị thẩm định;

g) Các khoảng thời gian khác thực hiện theo quy định tại khoản 1, Điều 12 của Luật Đầu thầu.

3. Giá trị bảo đảm dự thầu từ 1% đến 1,5% giá gói thầu; giá trị bảo đảm thực hiện hợp đồng từ 2% đến 3% giá hợp đồng.“

Trong trường hợp của bạn, gói thầu mà bạn đang xem xét là gói thầu quy mô nhỏ nên sẽ áp dụng quy định chi tiết của Chính phủ tại Điều 64 Nghị định 63/2014/NĐ-CP. Điều này có nghĩa là thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu đối với gói thầu có quy mô nhỏ tối đa là 25 ngày, kể từ ngày mở thầu đến khi bên mời thầu có tờ trình đề nghị phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu kèm theo báo cáo về kết quả lựa chọn nhà thầu.