Thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu? Cách thức chuẩn bị hồ sơ dự thầu? Lựa chọn hình thức đấu thầu phù hợp với gói thầu. Quy định về thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu trong đấu thầu
Trong quan hệ đấu thầu, ngoài hồ sơ mời thầu thì một trong các vấn đề mà nhiều nhà thầu, nhất là những đơn vị lần đầu tham gia quan hệ đấu thầu quan tâm đó chính là những loại giấy tờ được quy định trong hồ sơ dự thầu. Hồ sơ dự thầu là loại hồ sơ chuyên biệt dùng để tham gia đấu thầu dự án, thường là dự án xây dựng, là toàn bộ tài liệu do nhà thầu, nhà đầu tư lập và nộp cho bên mời thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu.
Về việc xác định các tài liệu cần có trong hồ sơ dự thầu, hiện nay trong quy định của Luật Đấu thầu năm 2013, Nghị định 63/2014/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn về việc đấu thầu khác không có điều luật nào quy định cụ thể về các tài liệu hay số lượng tài liệu trong hồ sơ dự thầu. Tuy nhiên, như đã xác định tại khái niệm thì hồ sơ dự thầu được lập theo yêu cầu thể hiện trong hồ sơ mời thầu. Đồng thời, theo quy định tại khoản 29 Điều 4 Luật Đấu thầu năm 2013 thì hồ sơ mời thầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho các hình thức đấu thầu (Đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế) mà trong đó nêu rõ các nội dung, các yêu cầu cho một dự án hoặc một gói thầu. Đây là cơ sở, là căn cứ để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu, tham dự đấu thầu gói thầu này.
Mục lục bài viết
1. Hồ sơ dự thầu
Căn cứ theo quy định tại Điều 18 Nghị định 63/2014/NĐ-CP về việc đánh giá hồ sơ dự thầu, các quy định khác quy định của Luật đấu thầu năm 2013 và văn bản hướng dẫn có liên quan đến hồ sơ mời thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu, có thể xác định, hồ sơ dự thầu được lập sẽ bao gồm các bước sau:
Bước 1: Đọc hiểu hồ sơ mời thầu và bản vẽ kỹ thuật thi công
Trước tiên cần phải đọc hiểu về hồ sơ mời thầu và nắm được những điều kiện tiên quyết của hồ sơ mời thầu.
Ngoài ra việc đọc hiểu hồ sơ mời thầu sẽ giúp được những nội dung quan trọng của HSMT từ đó lên được danh mục các công việc cần phải làm, cần phải xử lý để quản lý và kiểm soát quá trình lập hồ sơ dự thầu.
Một số nội quan trọng của HSMT (hồ sơ mời thầu):
+ Các yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm;
+ Các yêu cầu về tài chính;
+ Các yêu cầu về nhân lực và máy móc thiết bị;
+ Các yêu cầu về giải pháp kỹ thuật;
+ Các biểu mẫu dự thầu;
+ Bảng khối lượng mời thầu;
Bước 2: Lập hồ sơ pháp lý dự thầu
Bao gồm các nội dung cơ bản sau:
+ Đơn dự thầu: Lập theo mẫu của HSMT (hồ sơ mời thầu) bao gồm Đơn dự thầu tài chính và Đơn dự thầu kỹ thuật (theo yêu cầu của HSMT).
+ Bảo lãnh dự thầu: Lập theo yêu cầu của HSMT (hồ sơ mời thầu) bao gồm giá trị bảo lãnh, thời gian, mẫu biểu theo ngân hàng hay theo mẫu biểu của HSMT.
+ Các bản cam kết của nhà nhầu: Cam kết cung cấp vật tư, cam kết nguồn vốn, … và lập theo mẫu của HSMT.
+ Thỏa thuận liên doanh: Nếu hồ sơ dự thầu bao bồm 2 liên danh trở lên và lập theo mẫu của HSMT.
+ Giấy ủy quyền (nếu có);
+ Hồ sơ năng lực của công ty: Quyết định thành lập công ty, đăng ký kinh doanh, hồ sơ năng lực, báo cáo tài chính, báo cáo thuế, …
+ Hồ sơ kinh nghiệm: Các hợp đồng tương tự đã thực hiện.
+ Năng lực tài chính để thi công gói thầu: Phải chứng minh được nguồn vốn của mình từ báo cáo tài chính và làm theo biểu mẫu của HSMT (hồ sơ mời thầu) hoặc chứng minh bằng hợp đồng cung cấp tín dụng của công ty với ngân hàng.
+ Vật tư thiết bị thực hiện gói thầu: Chứng minh bằng các
+ Nhân lực thực hiện gói thầu: Bằng cấp, chứng chỉ, xác nhận của CĐT để chứng minh năng lực kinh nghiệm và hợp đồng lao động, xác nhận của bảo hiểm (nếu yêu cầu trong HSMT).
+ Máy móc thiết bị thực hiện gói thầu: Hóa đơn, đăng ký, đăng kiểm của máy móc thiết bị hoặc các hợp đồng nguyên tắc thuê máy móc thiết bị (nếu công ty không có).
Toàn bộ các hồ sơ nêu trên có thể photo hoặc photo công chứng hoặc sử dụng bản gốc (theo yêu cầu của HSMT) và tập hợp thành 1 bộ theo danh mục cụ thể.
Bước 3: Lập giá dự thầu
Đây là 1 trong những bước quan trọng nhất của Hồ sơ dự thầu bởi vì giá dự thầu là tiêu chí rất quan trọng để cạnh tranh với Nhà thầu khác và quyết định bạn có trúng thầu hay không.
Các bước chính lập giá dự thầu như sau:
+ Sử dụng các phần mềm dự toán hiện hành để xây dựng gía dự thầu như G8, Acitt, GXD, Delta, F1, …
+ Kiểm tra, bóc tách khối lượng của hồ sơ thiết kế để so sánh với khối lượng mời thầu. Việc này rất quan trọng đối với hình thức hợp đồng trọn gói, bởi vì nếu khối lượng mời thầu nhỏ hơn theo thiết kế có thể dẫn đến thua lỗ khi thực hiện gói thầu.
Trong trường hợp phát hiện khối lượng thiết kế sai khác với khối lượng mời thầu thì theo
+ Xác định định mức sử dụng cho gói thầu: ĐM 1776, 1777, 1779 và các định mức bổ sung, sửa đổi khác cho phù hợp với công việc trong gói thầu.
+ Tra mã công việc mời thầu.
+ Xác định đơn giá nhân công: Cách tính đơn giá nhân công được áp dụng theo thông tư số 5/2016/TT-BXD ngày 10/3/2016 của Bộ xây dựng kết hợp với công bố giá nhân công trên địa bàn của từng vùng.
+ Bảng tính giá nhân công đã xác định (để tính nhân công lái máy);
+ Công bố giá sử dụng điện, nhiên liệu của địa phương tại thời điểm lập giá dự thầu, bao gồm: Biểu giá bán lẻ điện của tập đoàn điện lực Việt Nam và Công bố giá nhiên liệu (xăng, dầu) của tập đoàn xăng dầu Việt Nam.
Chi phí thiết bị bao gồm:
+ Chi phí mua sắm thiết bị;
+ Chi phí đào tạo và chuyển giao công nghệ;
+ Chi phí lắp đặt thiết bị và thí nghiệm, hiệu chỉnh thiết bị;
+ Chi phí khác có liên quan.
Một số chi phí khác:
+ Chi phí chung;
+ Thu nhập chịu thuế tính trước;
+ Chi phí hạng mục chung bao gồm: Chi phí xây dựng nhà tạm tại hiện trường để ở và điều hành thi công, chi phí một số công tác không xác định được khối lượng từ thiết kế, các chi phí hạng mục chung khác.
+ Chi phí dự phòng: Chi phí dự phòng gồm chi phí dự phòng cho yếu tố khối lượng công việc phát sinh và chi phí dự phòng cho yếu tố trượt giá trong thời gian xây dựng công trình.
Lưu ý:
+ Chi phí hạng mục chung và Chi phí dự phòng sẽ được tách riêng 1 hạng mục hoặc phân bổ chi tiết vào các công việc của gói thầu, điều này được quy định rõ trong hồ sơ mời thầu.
+ Đơn giá nhân công, đơn giá vật liệu, một số chi phí khác có thể để cao hoặc thấp dựa theo năng lực của đơn vị mình, nhưng phải đảm bảo tính cạnh tranh và không thua lỗ khi thực hiện gói thầu.
Bước 4: Lập biện pháp thi công
Bao gồm bản vẽ biện pháp thi công và thuyết minh biện pháp thi công. Căn cứ theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu mà đưa ra lập bản vẽ biện pháp thi công hợp lý cho công trình và Lập thuyết minh biện pháp thi công.
Bước 5: Lập tiến độ thi công
Lập tiến độ dự thầu bao gồm 3 biểu sau (Theo yêu cầu của HSMT):
Lập tổng tiến độ thi công;
Lập tiến độ huy động thiết bị thi công;
Lập tiến độ huy động nhân lực thi công.
Lưu ý, tiến độ dự thầu phải dựa vào yêu cầu của HSMT (hồ sơ mời thầu) và năng lực của đơn vị. Có thể lập trên exel hoặc Project, tuy nhiên một số HSMT yêu cầu phải thực hiện bằng Project và phải thực hiện theo.
Hoàn thiện hồ sơ
Phần hoàn thiện hồ sơ sẽ làm lần lượt theo các bước sau:
+ Sau khi đã hoàn thành các bước trên, tiến hành in ấn hồ sơ và tập hợp vào 1 cặp file theo thứ tự như danh mục hồ sơ đã lập ban đầu.
+ Đánh dấu vào những trang cần ký và đóng dấu chức danh công ty để trình ký.
+ Sau khi ký và đóng dấu chức danh xong thì đóng dấu treo lên toàn bộ hồ sơ dự thầu (hoặc đóng giáp lai).
+ Đánh số trang toàn bộ các trang của hồ sơ dự thầu.
+ Photo hồ sơ dự thầu ra thành các bản photo (số lượng bản phô tô theo yêu cầu của HSMT).
+ Coppy các file mềm vào USB theo yêu cầu của HSMT, thường là file giá.
+ Đóng thùng và niêm phong toàn bộ bản chính và bản photo.
+ Nộp hồ sơ theo đúng thời gian yêu cầu trong HSMT.
2. Thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu
Căn cứ theo quy định tại Điểm e Khoản 1 Điều 12 Luật Đấu thầu 2013 có quy định: Thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu tối thiểu là 20 ngày đối với đấu thầu trong nước và 40 ngày đối với đấu thầu quốc tế, kể từ ngày đầu tiên hồ sơ mời thầu được phát hành đến ngày có thời điểm đóng thầu. Nhà thầu phải nộp hồ sơ dự thầu trước thời điểm đóng thầu. Như vậy, cần đảm bảo thời gian tối thiểu như trên để có thời gtian chuẩn bị hồ sơ dự thầu đạt kết quả tốt.
TƯ VẤN MỘT TRƯỜNG HỢP CỤ THỂ:
3. Thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu như vậy đã đúng chưa?
Tóm tắt câu hỏi:
Luật gia vui lòng cho tôi hỏi: Đơn vị có mua hồ sơ mời thầu: số thông báo mời thầu 20170610270-00. Đăng trên báo đấu thầu ký báo số 107 ngày 14/6/2017. Thời điểm đóng thầu 9 giờ ngày 27/06/2017. Giá trị gói thầu khoảng (11.5 tỷ- 12tỷ). Cho tôi xin hỏi với thời gian ít hơn 20 ngày như vậy nhà thầu có đủ thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu không và có đúng theo pháp luật không? Rất mong luật gia giải đáp giúp. Trân trọng cảm ơn!
Luật sư tư vấn:
Giá trị gói thầu của đơn vị bạn giao động từ 11,5 đến 12 tỷ nhưng do bạn không nói rõ gói thầu của đơn vị bạn thuộc gói thầu nào do đó sẽ chia các trường hợp sau:
– Trường hợp 1: Căn cứ Điều 63
“Điều 63. Hạn mức của gói thầu quy mô nhỏ
Gói thầu quy mô nhỏ là gói thầu cung cấp dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa có giá trị gói thầu không quá 10 tỷ đồng; gói thầu xây lắp, hỗn hợp có giá trị gói thầu không quá 20 tỷ đồng.”
Như vậy, dựa theo quy định trên, gói thầu quy mô nhỏ là gói thầu cung cấp dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa có giá trị thầu không quá 10 tỷ, gói xây lắp , hỗn hợp có giá trị thầu không quá 20 tỷ đồng. Nếu gói thầu của đơn vị bạn thuộc gói thầu quy mô nhỏ, thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu tối thiểu là 10 ngày kể từ ngày phát hành hồ sơ mời thầu. Do đó, với khoảng thời gian 14 ngày như vậy nhà thầu có đủ thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu và đúng theo quy định của pháp luật.
Luật sư tư vấn thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu:1900.6568
– Trường hợp 2: Đối vói các gói thầu còn lại, Điều 12 Luật đấu thầu 2013 quy định, thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu tối thiểu là 20 ngày đối với đấu thầu trong nước và 40 ngày đối với đấu thầu quốc tế, kể từ ngày đầu tiên hồ sơ mời thầu được phát hành đến ngày có thời điểm đóng thầu. Nhà thầu phải nộp hồ sơ dự thầu trước thời điểm đóng thầu. Như vậy, khoảng thời gian 14 ngày như nêu trên sẽ không đủ thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu
Việc đưa ra một thời hạn tối thiểu để chuẩn bị hồ sơ dự thầu đã đảm bảo thời gian mà bên phía nhà thầu có thể cập nhật thông tin đấu thầu, chuẩn bị hồ sơ và các giấy tờ liên quan để tham gia đấu thầu.
Đơn vị tổ chức đấu thầu có thông báo mời thầu ngày 14/06/2017, đóng thầu vào ngày 27/06/2017 nhưng không nói về thời gian phát hành hồ sơ mời thầu nên bạn có thể căn cứ vào những quy định trên để xem xét cụ thể trường hợp của bên bạn.
