Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Quản l‎ý Nhà nước

1. Văn bản Quản l‎ý Nhà nước là gì?

2. Thể thức văn bản là gì? 

Thể thức văn bản, trong nghiên cứu về tiêu chuẩn hóa văn bản, là khái niệm đề cập đến tổng hợp của các yếu tố thông tin cấu thành văn bản, nhằm đảm bảo tính hợp pháp, chính xác, đồng nhất và khả năng sử dụng thuận lợi trong hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước. Thể thức văn bản được xem như là “ngôn ngữ” của văn bản, đóng vai trò quan trọng trong việc định hình ý nghĩa, giá trị, tính pháp lý và tính ứng dụng của văn bản.

Trong nghiên cứu về thể thức văn bản, không chỉ xem xét đến hình thức bên ngoài của văn bản, mà còn quan tâm đến cấu trúc nội bộ của văn bản, nội dung thông tin của từng yếu tố trong văn bản, và mối quan hệ giữa chúng với nhau. Các yếu tố thông tin cấu thành văn bản bao gồm tiêu đề, đầu văn bản, phần thân văn bản, kết luận, chữ ký, con dấu, và các phụ lục nếu có. Mỗi yếu tố này đóng vai trò quan trọng trong việc truyền tải thông tin, ý nghĩa và tính pháp lý của văn bản.

Ngoài ra, thể thức văn bản còn đề cập đến cách thức về ngôn ngữ, văn phong, cú pháp, cách bố trí, kiểu chữ, độ dài, định dạng, và các quy định về màu sắc, biểu đồ, hình ảnh, đơn vị đo lường, ký hiệu, và các yếu tố khác trong văn bản. Các quy định này giúp đảm bảo tính đồng nhất và chuyên nghiệp của văn bản, từ đó đạt được tính khả dụng, dễ đọc, dễ hiểu và dễ sử dụng cho người đọc và người sử dụng văn bản.

3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Quản l‎ý Nhà nước:

3.1. Quốc hiệu và tiêu ngữ: 

Quốc hiệu, tiêu ngữ là hai yếu tố vô cùng quan trọng trong trình bày văn bản Quản lý nhà nước. Trong đó, Quốc hiệu là tên gọi của quốc gia cùng với đó là chế độ chính trị được đặt ở trên cùng, góc phải, trang đầu của văn bản quản lý nhà nước, và được viết bằng chữ in hoa, in đậm, với cỡ chữ từ 12 – 13.

Sau đó là tiêu ngữ, là phần thể hiện mục tiêu của cách mạng Việt Nam và nguyện vọng của nhân dân Việt Nam, đặt dưới quốc hiệu, viết bằng chữ in thường, đậm, cỡ chữ 13 đến 14. Có một dấu gạch nối giữa ba từ tạo nên tiêu đề. Ở dưới cùng của tiêu đề có một đường liền nét, độ dài tương ứng với độ dài của tiêu đề.

3.2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản:

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản rất vai trò quan trọng trong việc chỉ rõ nguồn gốc của văn bản, đồng thời cung cấp thông tin hữu ích cho việc kiểm tra, giám sát việc công bố văn bản. Thông tin về tên của cơ quan hoặc tổ chức ban hành, bao gồm cách thức hoạt động, cơ quan ký, vị trí trong hệ thống quản lý và có thể được sử dụng để xác minh tính chính xác của tài liệu và xử lý thông tin trong trường hợp có bất thường.

Lưu ý rằng yếu tố này có thể được đặt ở các vị trí khác nhau trong tài liệu tùy thuộc vào phương pháp làm việc của cơ quan hoặc tổ chức ban hành. Trừ trường hợp cơ quan ban hành là cơ quan có thẩm quyền chung hoặc cơ quan chuyên môn đầu ngành của quốc gia (ví dụ: Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ) hoặc cơ quan của Quốc hội (Văn phòng Quốc hội Việt Nam) thường bao gồm hai thành phần: tên cơ quan trực tiếp ban hành văn bản và tên thủ trưởng cơ quan hành chính.

Khi soạn thảo văn bản cần thể hiện đầy đủ, chính xác tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản căn cứ vào tên gọi trong văn bản hiến pháp hoặc văn bản chấp thuận, cấp phép hoạt động của cơ quan, tổ chức đó

– Tên cơ quan cấp bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng, đậm, cỡ chữ từ 12 đến 13.

– Khi ghi tên cơ quan chủ quản, kiểu chữ cũng in hoa, kiểu chữ đứng nhưng không cần in đậm. Bên dưới là một đường liền nét, bằng khoảng 1/3 hoặc 1/2 chiều dài của đường trên cùng, được căn giữa so với đường trên cùng.

3.3. Số và ký hiệu văn bản:

Số văn bản là yếu tố quyết định thứ tự tài liệu được xuất ra. Điều này cho phép nhân viên văn phòng đăng ký và lưu trữ tài liệu theo tiêu chí thời gian, đồng thời hỗ trợ tìm kiếm và sử dụng tài liệu lưu trữ một cách thuận tiện và dễ dàng.

Số trong văn bản được viết bằng chữ số Ả Rập, bắt đầu bằng số 01 và kết thúc bằng số cuối cùng của năm.

Ký hiệu văn bản là tổ hợp các chữ viết tắt tên loại văn bản, tên cơ quan, tên đơn vị xử lý văn bản. Khi đặt hệ số này cần phân biệt ký hiệu riêng cho các loại văn bản có cách viết tắt tương tự nhau.

Ví dụ:

3.4. Địa danh và ngày tháng năm (thời điểm) ban hành văn bản: 

Địa danh ghi trên văn bản là tên chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan đóng trụ sở. Quy định thiết lập như sau:

– Địa danh ghi trên văn bản của cơ quan, tổ chức tuân theo quy định tại Điều 9, Thông tư số 01/2011/TT-BNV. Địa danh là tên chính thức của đơn vị hành chính (tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn). Đối với đơn vị hành chính được đặt tên theo người, số hoặc sự kiện lịch sử, phải ghi đầy đủ tên của đơn vị hành chính đó.

– Thời điểm ban hành ghi trên văn bản là ngày tháng năm khi văn bản được ký ban hành hoặc thông qua.

– Đối với ngày nhỏ hơn 10 và tháng nhỏ hơn 3, phải thêm số 0 phía trước để tránh giả mạo.

– Không sử dụng dấu gạch ngang (-), dấu chấm (.), hoặc dấu gạch chéo (/) thay thế cho từ “ngày, tháng, năm”.

– Địa danh và thời điểm ban hành nằm ở bên phải văn bản dưới Quốc hiệu và tiêu ngữ.

– Lưu ý: Với một số loại văn bản như luật, pháp lệnh, hợp đồng, biên bản …, yếu tố này có thể được trình bày ở vị trí khác.

– Địa danh và thời điểm ban hành văn bản được viết thường, nghiêng, cỡ chữ 13. Khi trình bày, sau tên địa danh có dấu phẩy (,).

3.5. Tên loại văn bản:

3.6. Trích yếu:

Trích yếu trong văn bản quản lý nhà nước thường là một câu hoặc là một mệnh đề ngắn gọn, với mục đích tóm tắt nội dung chính của văn bản.

Đối với các văn bản có tên loại đã được đề cập, trích yếu được trình vày bằng chữ thường, đứng và in đậm, có cỡ chữ 14 và được đặt ngay dưới tên loại. Phía dưới trích yếu có một dòng gạch ngang liền, với chiều dài tương đương với 1/3 đến 1/2 độ dài dòng trên, được đặt cân đối ở giữa.

3.7. Nội dung:

Nội dung là phần chính của văn bản. Cách bố trí nội dung văn bản Quy phạm pháp luật (QPPL) phụ thuộc vào từng thể loại. Thông thường, nội dung văn bản QPPL được bố cục như sau:

– Nghị quyết: điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm.

– Nghị định: chương, mục, điều, khoản, điểm.

– Quyết định: điều, khoản, điểm.

– Thông tư: mục, khoản, điểm.

– Văn bản đi kèm với nghị định, quyết định: chương, mục, điều, khoản, điểm.

Các văn bản cá biệt có cấu trúc như sau:

– Quyết định cá biệt: điều, khoản, điểm.

– Chỉ thị cá biệt: khoản, điểm.

– Văn bản đi kèm Quyết định: chương, mục, điều, khoản, điểm.

Lưu ý: Đối với văn bản hành chính thông thường, nếu nội dung phức tạp hoặc có nhiều cấp độ ý, có thể sử dụng bố cục theo phần, mục, khoản, điểm. Trong trường hợp văn bản ngắn, đơn giản, tuân theo kết cấu thông thường của một văn bản viết theo kiểu văn xuôi hành chính.

Khi trình bày, cần lưu ý:

– Nội dung văn bản (trừ đề mục) được viết bằng chữ thường, đứng, cỡ chữ từ 13 đến 14.

– Chế bản trên máy tính, ngắt đoạn và xuống dòng phải lùi vào 1 tab (từ 1cm đến 1,27cm).

– Khoảng cách giữa các đoạn văn bản là 6pt.

– Khoảng cách giữa các dòng trong mỗi đoạn có thể là cách dòng đơn hoặc 15pt trở lên.

3.8. Thẩm quyền, chữ ký, họ tên của người kí văn bản:

a. Quyền hạn, chức vụ của người ký:

– TM: Thay mặt tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ chức.

– KT: Ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

– TL: Ký thừa lệnh.

– TUQ: Ký thừa ủy quyền.

Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh lãnh đạo chính thức của người ký. Trừ trường hợp đặc biệt, chỉ ghi chức danh của người đứng đầu cơ quan, tổ chức mà không kèm tên cơ quan, tổ chức.

Quyền hạn và chức vụ của người ký văn bản viết bằng chữ in hoa, đậm, cỡ chữ 13-14.

b. Chữ ký của người ký văn bản:

– Kiểm tra nội dung văn bản trước khi ký.

– Ký đúng thẩm quyền.

– Không sử dụng bút chì, bút mực đỏ hoặc mực dễ phai mờ.

c. Họ tên của người ký văn bản:

– Trong VBQPPL và VBHC, không ghi học hàm, học vị hay danh hiệu cao quý (trừ các văn bản từ các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học).

– Họ tên người ký văn bản viết bằng chữ thường, đậm, cỡ chữ 13-14.

3.9. Dấu của cơ quan ban hành văn bản:

– Đóng dấu theo quy định tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Nghị định 31/2009/NĐ-CP của Chính phủ.

– Dấu đóng rõ ràng, đúng vị trí và mực dấu quy định.

– Không đóng dấu giả mạo.

– Dấu đóng đúng vị trí: 1/3 chữ ký về phía bên trái.

– Đóng dấu treo lên trang đầu, trùm lên phần tên cơ quan hoặc tên phụ lục kèm theo.

3.10. Nơi nhận: