Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của Đoàn TNCS HCM

1. Thể thức văn bản Đoàn TNCS Hồ Chí Minh là gì?

Thể thức văn bản Đoàn TNCS Hồ Chí Minh là một hệ thống các quy định về cách thức và nội dung của văn bản. Thể thức này bao gồm các yếu tố cơ bản của một văn bản, như tiêu đề, phần mở đầu, phần thân, phần kết thúc, chữ ký và ngày tháng. Bên cạnh đó, thể thức còn quy định các quy tắc về định dạng, phong cách viết, cách sắp xếp các đoạn văn và các mục lục, để tạo ra một văn bản trình bày đầy đủ, rõ ràng và dễ đọc.

Ngoài ra, việc tuân thủ thể thức văn bản còn đảm bảo giá trị pháp lý và giá trị thực tiễn của văn bản. Nếu một văn bản được viết đúng thể thức, nó sẽ dễ dàng được hiểu, áp dụng và thực hiện. Điều này đặc biệt quan trọng đối với Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, vì những văn bản mà Đoàn ban hành thường có tính chất quan trọng và ảnh hưởng đến hoạt động của Đoàn và đối tượng mà Đoàn đại diện. Do đó, việc tuân thủ thể thức văn bản là cực kỳ cần thiết để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của các quyết định và hướng dẫn của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh.

2. Các thành phần thể thức bắt buộc văn bản của Đoàn:

Mỗi văn bản chính thức của Đoàn bắt buộc phải có đủ các thành phần thể thức sau đây:

2.1. Tiêu đề:

Tiêu đề là thành phần thể thức quan trọng nhất trong văn bản của Đoàn. Nó giúp người đọc dễ dàng nhận biết nội dung và mục đích của văn bản. Tiêu đề được đặt theo cấu trúc “ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH” để làm nổi bật tên Đoàn. Ngoài ra, tiêu đề còn được trình bày tại trang đầu, góc phải, dòng đầu; phía dưới có đường kẻ ngang để phân cách với địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản. Đường kẻ có độ dài bằng độ dài tiêu đề, giúp tạo ra sự thống nhất và chuyên nghiệp trong cách trình bày văn bản.

2.2. Tên cơ quan ban hành văn bản:

Tên cơ quan ban hành văn bản là thành phần thể thức quan trọng để xác định tác giả văn bản. Tên cơ quan ban hành được trình bày tại trang đầu, góc trái, hàng đầu, giúp người đọc hiểu rõ nguồn gốc và địa vị của văn bản. Việc trình bày tên cơ quan ban hành đúng cách là điều cần thiết để tạo ra sự tin tưởng và uy tín trong việc phổ biến thông tin.

2.3. Số và ký hiệu văn bản:

Số văn bản và ký hiệu văn bản là các thành phần thể thức quan trọng để xác định tính chính xác và đầy đủ của văn bản. Số văn bản là số thứ tự ghi liên tục từ số 01 cho mỗi loại văn bản được ban hành trong một nhiệm kỳ của cấp bộ đoàn đó. Nhiệm kỳ của cấp bộ đoàn được tính từ ngày liền kề sau ngày bế mạc Đại hội đoàn lần này đến hết ngày bế mạc đại hội đoàn lần kế tiếp. Số văn bản viết bằng chữ số Ả-rập, ở phía trái văn bản, dưới tên cơ quan ban hành văn bản, phân cách với cơ quan ban hành văn bản bởi 3 dấu sao.

Ký hiệu văn bản là những chữ viết tắt của tên thể loại văn bản, tên cơ quan (hoặc liên cơ quan) ban hành văn bản, tên đơn vị tham mưu văn bản. Ký hiệu văn bản được viết bằng chữ in hoa, giữa số và ký hiệu có dấu nối ngang (-), giữa tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa tên cơ quan ban hành văn bản và tên đơn vị chủ trì tham mưu văn bản có dấu nối ngang (-). Việc sử dụng ký hiệu văn bản đúng cách là rất quan trọng để xác định tính chính xác và đầy đủ của văn bản, đồng thời giúp người đọc dễ dàng nhận biết loại văn bản và nguồn gốc của nó.

2.4. Địa điểm và ngày tháng năm ban hành văn bản:

Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản thể hiện trụ sở mà cơ quan ban hành văn bản đóng trên địa bàn; thời gian ban hành văn bản. Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày phía dưới của tiêu đề văn bản, ngang hàng với số ký hiệu văn bản. Ngoài ra, trong mục này cần bổ sung một số chi tiết như địa chỉ chính xác của trụ sở ban hành văn bản (nếu có), cũng như thời gian ban hành văn bản theo giờ, phút và giây (nếu có).

2.5. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản:

Tên loại văn bản là tên gọi của thể loại văn bản như nghị quyết, quyết định, chỉ thị, thông báo…

Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn phản ánh khái quát nội dung của văn bản. Cùng một thể loại văn bản mà cơ quan thường trực của Ban Chấp hành (Đoàn Chủ tịch, Ban Thường vụ) ban hành theo thẩm quyền thì trong trích yếu nội dung có thể ghi tên tác giả của văn bản đó. Bên cạnh đó, nếu cần thiết, trích yếu nội dung có thể được bổ sung thêm, ví dụ như liệt kê các điểm chính trong nội dung của văn bản.

2.6. Phần nội dung văn bản:

Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của một văn bản và cần được trình bày đầy đủ, tường minh.

Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu sau:

– Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng, không bỏ sót bất kỳ thông tin quan trọng nào.

– Phù hợp với đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước; hợp hiến, hợp pháp và hợp lý. Nếu có sự khác biệt trong quan điểm, cần phải giải thích rõ ràng, thuyết phục.

– Các vấn đề, sự việc được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác. Cần tránh việc dùng những từ ngữ khó hiểu, sử dụng ngôn ngữ phổ thông để có thể được hiểu rõ ràng nhất.

– Sử dụng ngôn ngữ viết; dùng từ ngữ phổ thông, đơn nghĩa; không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thật sự cần thiết. Nếu cần sử dụng các thuật ngữ chuyên ngành, cần giải thích rõ ràng hoặc cung cấp tham chiếu để độc giả có thể hiểu được.

– Sử dụng văn phong hành chính; cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu. Cần tránh sử dụng những câu dài, khó hiểu hoặc những câu bị lặp lại trong văn bản.

– Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó.

– Các chữ viết hoa thực hiện theo đúng chính tả tiếng Việt.

– Khi viện dẫn các văn bản liên quan, phải ghi đúng tên loại và trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu, ngày, tháng, năm và cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

Bố cục văn bản có thể theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc phân chia theo các phần, mục theo một trình tự nhất định. Cần trình bày các phần, mục của văn bản theo thứ tự logic, từ những thông tin chung đến chi tiết, và tránh sự lặp lại trong nội dung.

Phần nội dung văn bản được trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung để giúp độc giả có thể nắm bắt được nội dung văn bản một cách nhanh chóng và hiệu quả.

2.7. Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành văn bản:

Chữ ký được coi là một biểu tượng quan trọng thể hiện trách nhiệm và thẩm quyền của người ký đối với văn bản được ban hành. Vì vậy, khi ký vào văn bản, người ký phải ghi rõ chức vụ của mình, bao gồm cả tên và chức vụ được bầu hoặc được bổ nhiệm. Đồng thời, họ cũng không được phép ghi các danh hiệu danh dự khác như học hàm, học vị…

Ngoại trừ trường hợp đối với văn bản liên tịch của tổ chức công đoàn với cơ quan, tổ chức khác, thì không được ghi lại tên cơ quan ban hành văn bản.

Nếu văn bản là dự thảo, người chịu trách nhiệm về nội dung văn bản có thể ký “nháy” vào chữ cuối cùng của nội dung văn bản dự thảo để đánh dấu.

Hơn nữa, khi ký vào văn bản chính thức, người ký không được sử dụng bút chì, mực màu đỏ hoặc màu nhạt, mực dễ phai.

2.8. Nơi nhận văn bản:

Nơi nhận văn bản là nơi mà văn bản được gửi đến với mục đích như: thực hiện, báo cáo, phối hợp, biết được và lưu lại. Thông thường, nơi nhận văn bản sẽ được ghi tên cơ quan hoặc cá nhân nhận văn bản tại góc trái dưới phần nội dung văn bản**.**

Đối với tờ trình, nơi nhận văn bản phải ghi rõ gửi cấp có thẩm quyền xử lý phía dưới “tên loại và trích yếu nội dung văn bản”.

Còn đối với công văn, nơi nhận văn bản sẽ được ghi trực tiếp sau các cụm từ “Kính gửi…” và “Đồng kính gửi…” (nếu có) trên phần nội dung văn bản. Đồng thời, cũng có thể ghi như các loại văn bản khác.

Ngoài ra, tùy theo nội dung và tính chất của văn bản, có thể bổ sung thêm các thành phần thể thức như: dấu chỉ mức độ mật; dấu chỉ mức độ khẩn; các chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, giao dịch, bản thảo và tài liệu hội nghị để đảm bảo tính chính xác và rõ ràng cho văn bản.

3. Kỹ thuật trình bày văn bản của Đoàn TNCS HCM:

Kỹ thuật trình bày:

3.1. Khổ giấy:

Kích thước khổ giấy là yếu tố quan trọng đầu tiên cần quan tâm khi trình bày một văn bản hành chính. Văn bản hành chính nên được trình bày trên khổ giấy A4 (210 mm x 297 mm) để đảm bảo tiện lợi cho việc đọc và lưu trữ. Tuy nhiên, với một số văn bản đặc thù như giấy giới thiệu, phiếu gửi, phiếu chuyển… có thể được trình bày trên khổ giấy A5 (148mm x 210mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5) nếu phù hợp.

3.2. Kiểu trình bày:

Kiểu trình bày cũng là một yếu tố quan trọng đối với việc trình bày một văn bản hành chính. Văn bản nên được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài) để đảm bảo độ dễ đọc và truyền tải thông tin. Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng) để tránh việc bị cắt, giảm độ rõ ràng của thông tin.

3.3. Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4):

Định lề trang văn bản là yếu tố quan trọng để đảm bảo rõ ràng, dễ đọc và tránh tình trạng bị cắt thông tin trong quá trình in ấn. Khi trình bày trên trang giấy khổ A4, lề trên cách mép trên 20 mm để thuận tiện cho việc đóng bìa hoặc lưu trữ. Lề dưới cách mép dưới 20mm để tránh bị cắt hoặc mất thông tin. Lề trái cách mép trái 30mm để giữ khoảng cách giữa lề trái và đường viền của trang giấy. Lề phải cách mép phải 20 mm để giữ khoảng cách giữa lề phải và đường viền của trang giấy. Nếu trình bày trên trang mặt sau, lề trên cách mép trên 20 mm, lề dưới cách mép dưới 20 mm, lề trái cách mép trái 20 mm để đảm bảo việc đóng bìa hoặc lưu trữ thuận tiện và lề phải cách mép phải 30 mm để tránh bị cắt hoặc mất thông tin.

Đánh số trang văn bản

Đánh số trang văn bản là một yếu tố rất quan trọng trong quá trình trình bày văn bản hành chính. Để dễ dàng theo dõi và tìm kiếm, văn bản có nhiều trang thì từ trang thứ 2 phải đánh số trang. Số trang nên được trình bày tại chính giữa ở mép trên của trang giấy (phần header) bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ nhất để tránh làm mất thẩm mỹ cho văn bản. Số trang của phụ lục được đánh số riêng theo từng phụ lục để dễ dàng phân biệt.

Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4

Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 cũng đóng vai trò quan trọng trong việc truyền tải thông tin và giữ vẻ đẹp thẩm mỹ của văn bản. Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 nên được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản kèm theo Hướng dẫn này (mẫu 1) để đảm bảo sự rõ ràng và truyền tải thông tin đầy đủ. Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A5 được áp dụng tương tự theo sơ đồ tại Phụ lục trên để giữ nguyên hình thức và thông tin của văn bản.