Văn phòng công chứng? Thủ tục thay đổi thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng?
Hiện nay để rút gọn những thủ tục hay để đảm bảo thực hiện nghĩa vụ dân sự thì các cá nhân, tổ chức tìm đến những văn phòng công chứng trên địa bản. Và theo quy định tại Luật Công chứng 2014 thì Văn phòng công chứng được thành lập với loại hình công ty hợp danh theo Luật Doanh nghiệp hiện hành. Như vậy thì Văn phòng công chứng phải có từ hai thành viên hợp danh trở lên. Tuy nhiên vì một số lý do nào đó mà Văn phòng công chứng phải thực hiện thay đổi công chứng viên hợp danh. Vậy thủ tục thay đổi thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng được thực hiện như thế nào?
Tổng đài Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến 24/7: 1900.6568
Căn cứ pháp lý:
– Luật Công chứng 2014.
1. Văn phòng công chứng
Căn cứ vào Điều 22, Luật Công chứng 2014 quy định về Văn phòng công chứng
“1. Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh.
Văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên. Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn.
2. Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng. Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.
3. Tên gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.
4. Văn phòng công chứng phải có trụ sở đáp ứng các điều kiện do Chính phủ quy định.
Văn phòng công chứng có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.
5. Văn phòng công chứng sử dụng con dấu không có hình quốc huy. Văn phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định cho phép thành lập. Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của Văn phòng công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.”
Văn phòng công chứng là một trong nhũng tổ chức hành nghề được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật Công chứng 2014 và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.
Ngoài ra, theo quy định của Luật Công chúng 2014 thì Văn phòng công chứng thành lập tại các địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn được hưởng chính sách ưu đãi theo quy định của Chính phủ. Văn phòng công chứng thành lập tại các địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn được hưởng chính sách ưu đãi sau đây:
+ Được hưởng các ưu đãi về thuế theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp;
+ Được thuê trụ sở với giá ưu đãi, được cho mượn trụ sở, hỗ trợ về trang thiết bị, phương tiện làm việc trong ba năm đầu hoạt động.
Đồng thời, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cụ thể các biện pháp hỗ trợ và các biện pháp hỗ trợ khác đối với Văn phòng công chứng thành lập tại các địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn.
Hơn nữa, theo quy định của pháp luật thì trụ sở của Văn phòng công chứng phải có địa chỉ cụ thể, có nơi làm việc cho công chứng viên và người lao động. Trụ sở văn phòng công chứng phải có diện tích tối thiểu theo quy định của pháp luật về tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc tại các đơn vị sự nghiệp, có nơi tiếp người yêu cầu công chứng và nơi lưu trữ hồ sơ công chứng. Sở Tư pháp có trách nhiệm kiểm tra việc đáp ứng các điều kiện về trụ sở của Văn phòng công chứng khi thực hiện đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng.
Để được thành lập văn phòng công chứng thì các công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng phải có hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gửi Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định, bao gồm:
+ Đơn đề nghị thành lập và đề án thành lập Văn phòng công chứng, trong đó nêu rõ: sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện;
+ Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên tham gia thành lập Văn phòng công chứng.
Và sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ pháp lý thì sẽ nộp đến Ủy ban Nhân dân tỉnh. Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng. Tuy nhiên trong trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do gửi lại cho các công chứng viên đã nộp hồ sơ.
2. Thủ tục thay đổi thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng
Thay đổi thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng được quy định cụ thể tại Điều 27, Luật Công chứng 2014:
“1. Công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng có thể chấm dứt tư cách thành viên hợp danh theo nguyện vọng cá nhân hoặc trong các trường hợp khác do pháp luật quy định.
Văn phòng công chứng có quyền tiếp nhận công chứng viên hợp danh mới nếu công chứng viên đó được các công chứng viên hợp danh còn lại chấp thuận. Việc chấm dứt tư cách công chứng viên hợp danh và tiếp nhận công chứng viên hợp danh mới được thực hiện theo quy định của Luật này và pháp luật về doanh nghiệp.
2. Trường hợp công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết thì người thừa kế của công chứng viên hợp danh được hưởng phần giá trị tài sản tại Văn phòng công chứng sau khi đã trừ đi phần nợ thuộc trách nhiệm của công chứng viên đó. Người thừa kế có thể trở thành công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng nếu là công chứng viên và được các công chứng viên hợp danh còn lại chấp thuận.”
Luật công chứng 2014 đã quy định rất cụ rằng loại hình doanh công ty hợp danh là loại hình bắt buộc đối với Văn phòng công chứng và phải có hai công chứng viên trở lên cùng thành lập Văn phòng. Các công chứng viên hợp danh phải chịu trách nhiệm vô hạn và liên đới về nghĩa vụ tài sản của văn phòng công chứng. Mọi sai lầm từ bất kỳ công chứng viên hợp danh nào đều làm cho những công chứng viên hợp danh khác phải liên đới chịu trách nhiệm. Nguyên tắc của hợp danh là bình đẳng giữa các thành viên hợp danh trong quan hệ đối nội cũng như quan hệ đối ngoại.
Nói cách khác, loại hình công ty hợp danh không tồn tại thành viên hợp danh nào có nhiều quyền nghĩa vụ hơn thành vien hợp danh còn lại. Hơn nữa việc thiết lập cơ chế giám sát sự chấp hành pháp luật, tuân thủ quy tắc đạo đức nghề nghiệp đối với công chứng viên là rất khó, có thể nói là không thực hiện được và điều đó có nghĩa là công chứng viên hợp danh phải chịu rủi ro do từ các công chứng viên hợp danh khác trong Văn phòng công chứng.
Khi có công chứng viên hợp danh bị chết hoặc bị miễn nhiệm đẫn tới văn phòng công chứng phải chấm dứt hoạt động mà không thể chuyển giao bởi khó có ai lại đồng ý tiếp nhận văn phòng công chứng để phải gánh chịu trách nhiệm bồi thường vô hạn với những thiệt hại đã phát sinh trước đó.
Và theo quy định tại Điều luật bên trên thì Công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng có thể chấm dứt tư cách thành viên hợp danh theo nguyện vọng cá nhân hoặc trong các trường hợp khác do pháp luật quy định. Và văn phòng công chứng có quyền tiếp nhận công chứng viên hợp danh mới nếu công chứng viên đó được các công chứng viên hợp danh còn lại chấp thuận. Việc chấm dứt tư cách công chứng viên hợp danh và tiếp nhận công chứng viên hợp danh mới được thực hiện theo quy định của Luật này và pháp luật về doanh nghiệp.
Thủ tục thay đổi thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng
Bước 1: Công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng có thể chấm dứt tư cách thành viên hợp danh theo nguyện vọng cá nhân hoặc trong các trường hợp khác do pháp luật quy định.
Bước 2: Văn phòng công chứng có quyền tiếp nhận Công chứng viên hợp danh mới nếu Công chứng viên đó được các Công chứng viên hợp danh còn lại chấp thuận.
Bước 3: Trường hợp Công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết thì người thừa kế của Công chứng viên hợp danh được hưởng phần giá trị tài sản tại Văn phòng công chứng sau khi đã trừ đi phần nợ thuộc trách nhiệm của Công chứng viên đó.
Lưu ý: Người thừa kế có thể trở thành Công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng nếu là Công chứng viên và được các Công chứng viên hợp danh còn lại chấp thuận.
Như vậy có thể thấy loại hình công ty sẽ là loại hình duy nhất đối với văn phòng công chứng và để thành lập thì các công chứng viên hợp danh phải chuẩn bị hồ sơ với những giấy tờ pháp lý hợp lệ gửi đến Ủy ban Nhân dân tỉnh nơi đặt trụ sở văn phòng công chứng. Sau khi đã được thành lập thì rong thời hạn 90 ngày kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi đã ra quyết định cho phép thành lập.
Và văn công chứng sẽ hoạt động công chứng kể từ ngày Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động. tuy nhiên thì văn phòng công chứng phải lưu ý rằng nếu hết thời hạn 06 tháng kể từ ngày được cấp giấy đăng ký hoạt động mà Văn phòng công chứng chưa bắt đầu hoạt động thì sẽ bị thu hồi giấy phép hoạt động. Nhưng để thu hồi quyết định cho phép thành lập thì Sở Tư pháp có trách nhiệm kiểm tra, rà soát cùng với lập hồ sơ đề nghị Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định thu hồi quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng.
