Thay đổi địa chỉ công ty có phải thay đổi mẫu dấu không?

1. Quy định của pháp luật hiện hành về con dấu công ty:

Con dấu của công ty được xem như một công cụ đại diện cho công ty/ doanh nghiệp để phân biệt các văn bản, giấy tờ do công ty/ doanh nghiệp đó phát hành với những công ty/ doanh nghiệp khác. Con dấu công ty được đóng vào những văn bản như hợp đồng, giấy tờ giao dịch của công ty nhằm khẳng định giá trị pháp lý của các tài liệu đó.

Luật Doanh nghiệp năm 2020 hiện hành cũng đặt ra một điều luật riêng quy định cụ thể về con dấu của doanh nghiệp, điều chỉnh những vấn đề xoay quanh con dấu doanh nghiệp. Cụ thể, tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020 có quy định dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu được làm dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật hiện hành về giao dịch điện tử.

Bên cạnh đó, tại điều luật này cũng quy định về quyền hạn của doanh nghiệp trong việc tự quyết định loại dấu, số lượng con dấu, hình thức cũng như nội dung con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và những đơn vị khác của doanh nghiệp. Và việc quản lý cũng như lưu trữ con dấu thực hiện theo quy định trong điều lệ của công ty hoặc quy chế riêng do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và những đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành.

Như vậy, khác với quy định về con dấu của doanh nghiệp trong Luật Doanh nghiệp năm 2014 thì Luật Doanh nghiệp năm 2020 đã quy định mang tính chất dễ dàng hơn đối với các doanh nghiệp trong việc quyết định và sử dụng con dấu. Theo đó, doanh nghiệp không còn phải làm thủ tục thông báo về mẫu dấu để gửi lên Phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở nữa mà thay vào đó doanh nghiệp chỉ cần tự thông báo mẫu dấu đó trong nội bộ doanh nghiệp và quản lý theo điều lệ doanh nghiệp tự đặt ra. Có thể thấy, quy định về con dấu của doanh nghiệp tại Luật Doanh nghiệp năm 2020 đã có những điểm tiến bộ sau:

– Bỏ quy định về nội dung con dấu phải có thông tin tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp;

–  Bỏ quy định về hình thức con dấu.

–  Giao toàn quyền cho doanh nghiệp trong việc quyết định về nội dung và hình thức của con dấu.

2. Thay đổi địa chỉ công ty có phải thay đổi mẫu dấu không?

Theo như quy định tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2002 đã nêu tại mục 1 của bài viết này thì pháp luật hiện hành cho phép doanh nghiệp “tự chủ” trong việc quyết định loại dấu, số lượng con dấu, hình thức cũng như nội dung con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và những đơn vị khác của doanh nghiệp. Do đó, việc “tự chủ” này cũng sẽ đặt ra trong trường hợp phải thay đổi mẫu dấu. Vì vây, doanh nghiệp có thể tiến hành thay đổi con dấu khi có nhu cầu. Tiến hành độc lập, thể hiện nhu cầu, yêu cầu đối với các cơ sở khắc dấu.

Tuy pháp luật cho phép doanh nghiệp “tự chủ” trong việc ban hành và quản lý con dấu nhưng Luật Dương Gia nhận thấy các doanh nghiệp nên vừa tự chủ và vừa kế thừa quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp năm 2014 để có thể thực hiện việc thay đổi mẫu dấu phù hợp nhất với hoàn cảnh thực tế của doanh nghiệp cũng như để con dấu phảnh ánh được chính xác nội dung thông tin doanh nghiệp mình. Theo đó, Luật Dương Gia nhận thấy khi thuộc một trong các trường hợp sau thì doanh nghiệp nên thực hiện thay đổi mẫu dấu:

– Thay đổi tên công ty/ doanh nghiệp;

– Thay đổi mã số thuế doanh nghiệp;

– Thay đổi địa chỉ công ty;

– Thay đổi hình thức con dấu;

– Thay đổi dấu do hỏng, mòn méo, không còn giá trị sử dụng.

Như vậy, trong 05 trường hợp trên thì khi công ty/ doanh nghiệp có sự thay đổi địa chỉ công ty thì sẽ phải thực hiện việc thay đổi mẫu dấu. Việc thay đổi mẫu dấu này sẽ được thực hiện theo nguyên tắc sau: Nếu việc thay đổi địa chỉ trụ sở của công ty/ doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến mẫu con dấu thì doanh nghiệp/ công ty không cần phải thực hiện thay đổi mẫu dấu. Cụ thể như:

– Trong trường hợp doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở chính nhưng trong cùng một quận thuộc cùng một đơn vị hành chính thì sẽ không phải thay đổi con dấu;

– Trong trường hợp công ty thay đổi địa chỉ trụ sở chính mà khác quận thì bắt buộc phải thay đổi mẫu con dấu.

3. Thủ tục thay đổi mẫu dấu của công ty:

Thủ tục thay đổi mẫu dấu của công ty hiện nay không cần thực hiện phức tạp như thời điểm Luật Doanh nghiệp năm 2020 chưa có hiệu lực thi hành. Bởi theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi mẫu dấu sẽ không cần phải làm thủ tục thông báo với Phòng đăng ký kinh doanh để phòng đăng ký kinh doanh đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp nữa. Thay vào đó, kể từ thời điểm Luật Doanh nghiệp năm 2020 có hiệu lực thi hành thì khi có sự thay đổi về mẫu dấu, doanh nghiệp chỉ cần thông báo tới nhân viên trong doanh nghiệp/ công ty mình biết về mẫu dấu mới mà không phải xin cấp phép từ bất kỳ cơ quan Nhà nước nào.

Theo đó, trong thời điểm hiện tại, doanh nghiệp khi có sự thay đổi mẫu dấu thì có thể tự khắc con dấu mới hoặc thuê dịch vụ khắc dấu mới cho doanh nghiệp mình. Thời gian thực hiện thủ tục khắc mẫu dấu mới cho doanh nghiệp là 01 ngày kể từ ngày doanh nghiệp nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có sự thay đổi, điều chỉnh thông tin mới của doanh nghiệp để phục vụ cho nội dung con dấu mới.

4. Mẫu thông báo thay đổi con dấu của doanh nghiệp:

Như đã trình bày ở trên thì hiện nay khi thay đổi, sử dụng mẫu dấu mới thì doanh nghiệp sẽ không phải thực hiện thủ tục thông báo tới Phòng đăng ký kinh doanh nữa mà sẽ tự điều chỉnh, chỉ cần thông báo cho nhân viên trong doanh nghiệp được biết. Trước đây, khi thực hiện thông báo tới Phòng đăng ký kinh doanh thì doanh nghiệp phải làm văn bản Thông báo thay đổi mẫu dấu theo mẫu được ban hành tại Phụ lục II-9 được ban hành kèm theo Thông tư số 02/2019/TT- BKHĐT do Bộ kế hoạch và đầu tư ban hành ngày 08 tháng 1 năm 2019 Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT ngày 01 tháng 12 năm 2015 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp (thông tư đã đã hết hiệu lực toàn bộ). Tuy nhiên, hiện nay để thông báo về việc thay đổi mẫu dấu tới cán bộ nhân viên của doanh nghiệp mình thì doanh nghiệp có thể tự ra văn bản thông báo.

Dưới đây là Mẫu thông báo thay đổi con dấu của doanh nghiệp hiện nay mà quý doanh nghiệp có thể áp dụng:

 THÔNG BÁO

Về việc thay đổi mẫu con dấu của doanh nghiệp

Tên doanh nghiệp (ghi bằng chữ in hoa): ………

Mã số doanh nghiệp: ………

Thông tin về chi nhánh/văn phòng đại diện/ những đơn vị khác của doanh nghiệp (chỉ kê khai trong trường hợp thông báo về mẫu con dấu của chi nhánh/văn phòng đại diện):

– Tên chi nhánh/văn phòng đại diện/ đơn vị khác: ………..

– Mã số chi nhánh/văn phòng đại diện/ đơn vị khác: …………

– Địa chỉ chi nhánh/văn phòng đại diện/ đơn vị khác: …………

Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu/số lượng con dấu như sau:

1. Mẫu con dấu:

2. Số lượng con dấu:

– Số lượng con dấu trước khi thay đổi (chỉ kê khai trong trường hợp doanh nghiệp thay đổi số lượng con dấu):……..

– Số lượng con dấu sau khi thay đổi: ……….

3. Thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu mới (chỉ kê khai trong trường hợp doanh nghiệp thay đổi mẫu con dấu): từ ngày …. tháng … năm….

Doanh nghiệp xin thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu cho toàn thể nhân viên trong công ty được biết. Và chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác, hợp pháp, phù hợp thuần phong mỹ tục, văn hóa, khả năng gây nhầm lẫn của mẫu con dấu và tranh chấp phát sinh do việc quản lý và sử dụng con dấu.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

– Luật Doanh nghiệp năm 2014;

– Luật Doanh nghiệp năm 2020;

– Thông tư số 02/2019/TT- BKHĐT của Bộ Kế hoạch và đầu tư ban hành ngày 08 tháng 1 năm 2019 Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT ngày 01 tháng 12 năm 2015 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp. (Thông tư này đã hết hiệu lực toàn bộ nhưng được trích dẫn để làm căn cứ đối chiếu).