Khái quát về hợp đồng với nhà thầu? Quy định của pháp luật về hồ sơ hợp đồng với nhà thầu?
Đấu thầu là hình thức mua bán hàng hóa, cung ứng dịch ngày càng phát triển ở nước ta, đặc biệt là các dự án lớn thuộc đầu tư công. Vì mang bản chất của việc mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thông thường, do vậy giữa các bên phải thiết lập quan hệ hợp đồng, làm phương tiện pháp lý ràng buộc trách nhiệm trong việc thực hiện nội dung hàng hóa, công việc được đấu thầu. Trong bài viết dưới đây, Luật Dương Gia sẽ tập trung phân tích một số khía cạnh về hợp đồng với nhà thầu và trọng tâm là quy định của pháp luật về hồ sơ hợp đồng với nhà thầu.
Luật sư tư vấn pháp luật miễn phí qua điện thoại 24/7: 1900.6568
Cơ sở pháp lý:
Văn bản hợp nhất Luật Đấu thầu năm 2013.
1. Khái quát về hợp đồng với nhà thầu?
Hợp đồng với nhà thầu là văn bản thỏa thuận giữa chủ đầu tư với nhà thầu được lựa chọn trong thực hiện gói thầu thuộc dự án; giữa bên mời thầu với nhà thầu được lựa chọn trong mua sắm thường xuyên; giữa đơn vị mua sắm tập trung hoặc giữa đơn vị có nhu cầu mua sắm với nhà thầu được lựa chọn trong mua sắm tập trung.
Hợp đồng với nhà thầu bao gồm 4 loại hợp đồng chính: Cách phân loại các loại hợp đồng này được quy định chi tiết tại Điều 62 Luật Đấu thầu.
(1) Hợp đồng trọn gói. Đây là loại hợp đồng cơ bản, được hiểu là hợp đồng có giá cố định trong suốt thời gian thực hiện đối với toàn bộ nội dung công việc trong hợp đồng.
(2) Hợp đồng theo đơn giá cố định: là hợp đồng có đơn giá không thay đổi trong suốt thời gian thực hiện đối với toàn bộ nội dung công việc trong hợp đồng.
(3) Hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh: là hợp đồng có đơn giá có thể được điều chỉnh căn cứ vào các thỏa thuận trong hợp đồng đối với toàn bộ nội dung công việc trong hợp đồng.
(4) Hợp đồng theo thời gian: là hợp đồng áp dụng cho gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn. Giá hợp đồng được tính trên cơ sở thời gian làm việc theo tháng, tuần, ngày, giờ và các khoản chi phí ngoài thù lao.
Quy định về phân loại hợp đồng có ý nghĩa trong việc xác định đúng quyền và nghĩa vụ của các bên và cách thức để xác định giá và phương thức thanh toán phù hợp.
Điều kiện chủ thể tham gia ký kết hợp đồng:
– Nhà thầu được lựa chọn phải bảo đảm đáp ứng yêu cầu về năng lực kỹ thuật, tài chính để thực hiện gói thầu. Trong trường hợp cần thiết, bên còn lại (chủ đầu tư đối với dự án, bên mời thầu đối với mua sắm thường xuyên, đơn vị mua sắm tập trung hoặc đơn vị có nhu cầu mua sắm đối với mua sắm tập trung) có quyền tiến hành xác minh thông tin về năng lực của nhà thầu, nếu vẫn đáp ứng yêu cầu thực hiện gói thầu thì mới tiến hành ký kết hợp đồng. (Khoản 2, Điều 64 Luật Đấu thầu).
– Chủ đầu tư đối với dự án, bên mời thầu đối với mua sắm thường xuyên, đơn vị mua sắm tập trung hoặc đơn vị có nhu cầu mua sắm đối với mua sắm tập trung phải bảo đảm các điều kiện về vốn tạm ứng, vốn thanh toán, mặt bằng thực hiện và các điều kiện cần thiết khác để triển khai thực hiện gói thầu theo đúng tiến độ. (Khoản 3, Điều 64, Luật Đấu thầu).
Việc đặt ra điều kiện chủ thể tại thời điểm giao kết hợp đồng là điều hoàn toàn cần thiết trước khi bước vào ký kết hợp đồng làm phát sinh quyền và nghĩa vụ của các bên nhưng cuối cùng kết quả công việc lại không thể đạt được. Việc kiểm tra điều kiện tại thời điểm ký kết hợp đồng có thể giúp các bên nhìn nhận lại và khắc phục sai lầm trước khi quá muộn.
Yêu cầu về nôi dụng hợp đồng với nhà thầu:
Nội dung phải phù hợp với nội dung trong hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu, hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất, kết quả thương thảo hợp đồng, quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu. Đây cũng là “một” trong những tài liệu trong hồ sơ hợp đồng với nhà thầu sẽ được tác giả phân tích cụ thể tại Mục 2.
2. Quy định của pháp luật về hồ sơ hợp đồng với nhà thầu?
Điều 63 Luật Đấu thầu quy định như sau:
“1. Hồ sơ hợp đồng bao gồm các tài liệu sau đây:
a) Văn bản hợp đồng;
b) Phụ lục hợp đồng gồm danh mục chi tiết về phạm vi công việc, biểu giá, tiến độ thực hiện (nếu có);
c) Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.
2. Ngoài các tài liệu quy định tại khoản 1 Điều này, tùy theo quy mô, tính chất của gói thầu, hồ sơ hợp đồng có thể bao gồm một hoặc một số tài liệu sau đây:
a) Biên bản hoàn thiện hợp đồng;
b) Văn bản thỏa thuận của các bên về điều kiện của hợp đồng, bao gồm điều kiện chung, điều kiện cụ thể;
c) Hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất và các tài liệu làm rõ hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất của nhà thầu được lựa chọn;
d) Hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu và các tài liệu sửa đổi, bổ sung hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu;
đ) Các tài liệu có liên quan.
3. Khi có sự thay đổi các nội dung thuộc phạm vi của hợp đồng, các bên phải ký kết phụ lục bổ sung hợp đồng.“
Nhận định sơ bộ qua về điều luật, về cách thức, Điều 63 và Điều 69 đều quy định về hồ sơ hợp đồng, trong đó, điều 63 quy định về hồ sơ hợp đồng với nhà thầu và Điều 69 quy định về hồ sơ hợp đồng với nhà đầu tư. Nếu như Điều 69 quy định tổng thể tất cả các loại tài liệu có trong hồ sơ thì Điều 63 quy định gồm có dạng tài liệu: một là tài liệu bắt buộc hai là tài liệu tự chọn (trong trường hợp nào thì sẽ có thêm một hoặc một số tài liệu khác).
Phân tích cụ thể hơn về các tài liệu thuộc hồ sơ hợp đồng đối với nhà thầu:
– Văn bản hợp đồng. Đây là tài liệu cơ bản và quan trọng nhất, là văn bản có ý nghĩa trong việc chứng minh mối quan hệ giữa các chủ thể với nhau, từ đó phát sinh các quyền và nghĩa vụ trong quá trình thực hiện công việc. Hợp đồng thể hiện dưới dạng văn bản giấy hoặc dữ liệu điện tử. (thường là văn bản giấy kèm dữ liệu điện tử).
– Phụ lục hợp đồng gồm danh mục chi tiết về phạm vi công việc, biểu giá, tiến độ thực hiện (nếu có). Đây là tài liệu không bắt buộc, bởi phụ lục hợp đồng chỉ mang tính bổ sung, quy định chi tiết điều khoản, nếu hợp đồng đã thể hiện đầy đủ nội dung thì không cần đến phụ lục hợp đồng. Tuy nhiên, nội dung về phạm vi công việc, biểu giá, tiến độ công việc là nội dung dài, chi tiết, cụ thể, do đó các bên cũng thường lập phụ lục nhằm để đảm bảo sự rõ ràng hơn, tránh những hiểu lầm.
– Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu. Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầm là văn bản do người có thẩm quyền hoặc chủ đầu tư ban hành, trên cơ sở đề nghị của bên mời thầu, qua quá trình đánh giá hồ sơ của nhà thầu. Quyết định phê duyệt này có ý nghĩa cực kỳ quan trọng, là căn cứ để các bên đảm bảo nội dung ký kết hợp đồng.
Ngoài các tài liệu trên, tùy thuộc vào quy mô, tính chất của gói thầu, hồ sơ hợp đồng có thể bao gồm một hoặc một số tài liệu khác, cụ thể:
– Biên bản hoàn thiện hợp đồng. Đây là văn bản ghi chép lại quá trình thương thảo, hoàn thiện hợp đồng, do vậy việc coi đây là một tài liệu trong hồ sơ hợp đồng là điều cần thiết để chứng minh tính hợp pháp, hợp lý của quá trình ký kết hợp đồng.
– Văn bản thỏa thuận của các bên về điều kiện của hợp đồng, bao gồm điều kiện chung, điều kiện cụ thể. Đây là tài liệu cũng đựọc quy định trong hồ sơ hợp đồng với nhà đầu tư. Cũng giống như trong một bài viết khác của Luật Dương Gia đã từng nói, bản chất của văn bản thoả thuận này giống với hợp đồng, nhằm làm rõ hơn các điều kiện để các bên dễ dàng thực hiện, các điều kiện này có thể liên quan đến năng lực tài chính.
– Hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất và các tài liệu làm rõ hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất của nhà thầu được lựa chọn. Hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất là toàn bộ tài liệu do nhà thầu, nhà đầu tư lập và nộp cho bên mời thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu.(Khoản 31, Điều 4, Luật Đấu thầu). Các tài liệu làm rõ được quy định có thể có hoặc không nhưng để đảm bảo tính thuyết phục và chứng minh cao thì bên nhà thầu nên chuẩn bị và hồ sơ hợp đồng cần có để chứng minh tính hợp lí, chi tiết của nhà thầu được lựa chọn.
– Hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu và các tài liệu sửa đổi, bổ sung hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu. Hồ sơ mời thầu và hồ sơ yêu cầu đều được giải thích tại Điều 4 Luật đấu thầu, trong đó:
+ Hồ sơ mời thầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho hình thức đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, bao gồm các yêu cầu cho một dự án, gói thầu, làm căn cứ để nhà thầu, nhà đầu tư chuẩn bị hồ sơ dự thầu và để bên mời thầu tổ chức đánh giá hồ sơ dự thầu nhằm lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư. (Khoản 29)
+Hồ sơ yêu cầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho hình thức chỉ định thầu, mua sắm trực tiếp, chào hàng cạnh tranh, bao gồm các yêu cầu cho một dự án, gói thầu, làm căn cứ để nhà thầu, nhà đầu tư chuẩn bị hồ sơ đề xuất và để bên mời thầu tổ chức đánh giá hồ sơ đề xuất nhằm lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư. (Khoản 30).
Bên cạnh đó, pháp luật còn dự trù về các tài liệu liên quan, cho phép các bên lựa chọn thêm các tài liệu phù hợp để đưa vào hồ sơ hợp đồng, bảo đảm tính chắc chắn về mặt pháp lý, ràng buộc và có cơ sở chứng minh nếu có tranh chấp xảy ra.
