Hồ sơ, thủ tục tạm ngừng hoạt động Văn phòng công chứng

Văn phòng công chứng là hai loại hình tổ chức hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật Việt Nam. Khái niệm về văn phòng công chứng hiện nay được rất nhiều người biết đến với việc công chứng các giấy tờ rất nhanh và không phải thực hiện các thủ tục lằng nhằng và mất thời gian như ở các Ủy ban nhân dân xa/ phường,… nhưng trong quá trình hoạt động mà vì lý do nào đó mà văn phòng công chứng phải tạm ngừng hoạt động thì hồ sơ cần những gì và thủ tục được thực hiện ra sao?

Dưới đây là bài phân tích mới nhất của Luật Dương Gia về hồ sơ, thủ tục tạm ngừng hoạt động Văn phòng công chứng  theo quy định mới nhất năm 2021. Nếu còn bất cứ thắc mắc nào liên quan đến trường hợp này hoặc các vấn đề pháp luật về văn phòng công chứng khác, vui lòng liên hệ: 1900.6568 để được tư vấn – hỗ trợ!

Luật sư tư vấn luật trực tuyến miễn phí qua tổng đài: 1900.6568

Cơ sở pháp lý:

-Luật Công chứng 2014.

1. Quy định về Văn phòng công chứng

Văn phòng công chứng được định nghĩa dưới góc độ pháp lý là một trong những cơ quan, đơn vị, tổ chức được cơ quan có thẩm quyền cấp phép để hoạt động trong lĩnh vực công chứng, văn phòng công chứng được xem như một tổ chức dịch vụ hành chính công và được thành lập, vận hành theo những chế định, nguyên tắc có quy định trong Luật Công chứng cùng những văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến hình thức công ty hợp danh khác.

Từ khái niệm trên, có thể đưa ra các đặc điểm của Văn phòng công chứng như sau:.

+ Văn phòng công chứng theo như quy định của luật công chứng thì phải có con dấu riêng

+ Văn phòng công chứng còn phải có tài khoản ngân hàng riêng

+ Văn phòng công chứng tự chủ về tài chính, lấy từ nguồn phí và thù lao khi công chứng và một số nguồn thu khác hợp pháp khác theo như quy định của pháp luật công chứng.

+ Văn phòng công chứng thì không có thành viên tham gia góp vốn

1.1. Văn phòng công chứng có những vài trò 

– Vai trò đối với các bên khi tham gia giao dịch:

Văn phòng công chứng đã giúp cho việc thực hiện các giao dịch của những cá nhân, tổ chức trở nên nhanh chóng, thuận lợi, đúng pháp luật; qua đó những quyền và lợi ích hợp pháp của họ được đảm bảo một cách tối ưu.

– Vai trò đối với nhà nước:

Văn phòng công chứng ra đời đã giảm bớt được gánh nặng về số lượng công việc phải là của cơ quan nhà nước liên quan đến vấn đề này; không những thế văn phòng công chứng còn góp phần đẩy mạnh quá trình pháp chế chủ nghĩa xã hội cũng như phát huy tối đa các nguồn lực pháp lý trong toàn xã hội.

– Vai trò đối với chính bản thân văn phòng công chức:

Văn phòng công chứng được phép thu các khoản phí, thù lao khi thực hiên các hoạt động công chứng theo như đã quy định.

1.2. Chức năng của văn phòng công chứng.

Bên cạnh việc cung cấp thông tin về văn phòng công chứng là gì, chúng tôi còn giúp bạn hiểu hơn về chức năng của văn phòng công chứng.

Theo đó, chức năng cơ bản của các văn phòng công chứng bao gồm:

+ Văn phòng công chứng có chức năng là xác thực, chứng nhận tính chính xác, hợp pháp của các hợp đồng giao dịch dân sự dưới dạng là văn bản hoặc một số giấy tờ khác, v.v …

+ Bên cạnh đó, văn phòng công chứng nói chung và công chứng viên nói riêng có chức năng đảm bảo sự an toàn cho các bên khi tham gia giao kết hợp đồng và thực hiện giao dịch.

Qua đây, sẽ giảm thiểu cũng như phòng ngừa những tranh chấp có thể xảy ra ở mức thấp nhất; đồng thời các quyền và lợi ích hợp pháp của những tổ chức, cá nhân cũng được hỗ trợ bảo vệ; góp phần xây dựng nền kinh tế – xã hội phát triển một cách ổn định và bền vững.

1.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng công chứng

– Văn phòng công chứng để được phép đi vào hoạt động thì cần có từ 02 công chứng viên hợp danh trở lên.

– Trưởng văn phòng công chứng sẽ đồng thời là người đại diện theo pháp luật của văn phòng công chứng đó.

Điều kiện để trở thành Trưởng văn phòng công chứng là bạn phải là một trong những công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã có từ hai năm kinh nghiệm, hành nghề trong lĩnh vực công chứng trở lên.

2. Hồ sơ, thủ tục tạm ngừng hoạt động Văn phòng công chứng

2.1. Các trường hợp Văn phòng công chứng bị tạm ngừng hoạt động

– Văn phòng công chứng bị tạm ngừng hoạt động trong các trường hợp sau:

+ Công chứng viên duy nhất hoặc tất cả các công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng bị tạm đình chỉ hành nghề công chứng;

+ Các trường hợp khác không có đủ điều kiện hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật.

2.2. Hồ sơ, thủ tục tạm ngừng hoạt động Văn phòng công chứng

Trình tự thực hiện:

– Sở Tư pháp nơi Văn phòng công chứng đặt trụ sở ra quyết định tạm ngừng hoạt động của Văn phòng công chứng đối với các trường hợp nêu trên.

– Thời gian tạm ngừng hoạt động tối đa là ba (03) tháng. Trong thời gian tạm ngừng hoạt động, Văn phòng công chứng phải nộp đủ số thuế còn nợ, tiếp tục thanh toán các khoản nợ khác, hoàn thành việc thực hiện hợp đồng đã ký với người lao động, trừ trường hợp có thỏa thuận khác. Các hồ sơ công chứng do Văn phòng công chứng tạm ngừng hoạt động thực hiện vẫn được tiếp tục lưu trữ tại Văn phòng công chứng này.

– Trong trường hợp người yêu cầu công chứng có yêu cầu cấp bản sao Văn bản công chứng, sửa lỗi kỹ thuật hoặc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng tại Văn phòng công chứng đang tạm ngừng hoạt động thì Sở Tư pháp chỉ định một tổ chức hành nghề công chứng khác tiếp nhận, cử công chứng viên của tổ chức mình thực hiện các yêu cầu đó. Công chứng viên được cử có quyền từ chối thực hiện yêu cầu trong các trường hợp quy định tại Khoản 4, Khoản 5 Điều 35 Luật Công chứng và các trường hợp khác theo quy định của pháp luật. Tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên được chỉ định chịu trách nhiệm đối với phần việc mà mình được giao thực hiện.

– Trưởng Văn phòng công chứng bị tạm ngừng hoạt động có trách nhiệm giao các hồ sơ công chứng để phục vụ cho việc thực hiện các yêu cầu của người yêu cầu công chứng theo quy định. Khi hết thời hạn tạm ngừng hoạt động, các hồ sơ công chứng đã được giao cho tổ chức hành nghề công chứng khác trong thời gian tạm ngừng được chuyển giao lại cho Văn phòng công chứng đã bị tạm ngừng hoạt động. Việc giao và nhận lại hồ sơ công chứng phải được lập thành biên bản có chữ ký của đại diện Sở Tư pháp.

  Cách thức thực hiện: 

Bước 1: Văn phòng công chứng bị tạm ngừng hoạt động phải có báo cáo bằng văn bản gửi Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động.

Bước 2: Sở Tư pháp nơi Văn phòng công chứng đặt trụ sở ra quyết định tạm ngừng hoạt động của Văn phòng công chứng.

Bước 3: Thời gian tạm ngừng hoạt động tối đa là ba (03) tháng. Trong thời gian tạm ngừng hoạt động, Văn phòng công chứng phải nộp đủ số thuế còn nợ, tiếp tục thanh toán các khoản nợ khác, hoàn thành việc thực hiện hợp đồng đã ký với người lao động, trừ trường hợp có thỏa thuận khác. Các hồ sơ công chứng do Văn phòng công chứng tạm ngừng hoạt động thực hiện vẫn được tiếp tục lưu trữ tại Văn phòng công chứng này.

Bước 4: Trong trường hợp người yêu cầu công chứng có yêu cầu cấp bản sao Văn bản công chứng, sửa lỗi kỹ thuật hoặc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng tại Văn phòng công chứng đang tạm ngừng hoạt động thì Sở Tư pháp chỉ định một tổ chức hành nghề công chứng khác tiếp nhận, cử công chứng viên của tổ chức mình thực hiện các yêu cầu đó. Công chứng viên được cử có quyền từ chối thực hiện yêu cầu trong các trường hợp quy định tại Khoản 4, Khoản 5 Điều 35 Luật Công chứng và các trường hợp khác theo quy định của pháp luật. Tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên được chỉ định chịu trách nhiệm đối với phần việc mà mình được giao thực hiện.

Bước 5: Trưởng Văn phòng công chứng bị tạm ngừng hoạt động có trách nhiệm giao các hồ sơ công chứng để phục vụ cho việc thực hiện các yêu cầu của người yêu cầu công chứng theo quy định. Khi hết thời hạn tạm ngừng hoạt động, các hồ sơ công chứng đã được giao cho tổ chức hành nghề công chứng khác trong thời gian tạm ngừng được chuyển giao lại cho Văn phòng công chứng đã bị tạm ngừng hoạt động. Việc giao và nhận lại hồ sơ công chứng phải được lập thành biên bản có chữ ký của đại diện Sở Tư pháp.

Bước 6: Thời gian tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả: Sáng từ 7 giờ đến 11 giờ 30 – chiều từ 13 giờ 30 đến 17 giờ (trừ ngày thứ 7, chủ nhật, ngày lễ, tết).

  Thành phần, số lượng hồ sơ: 

-Báo cáo về việc tự chấm dứt hoạt động Văn phòng công chứng;

– Văn bản đề nghị Sở Tư pháp chỉ định tổ chức hành nghề công chứng khác tiếp nhận hồ sơ công chứng trong các trường hợp cấp bản sao Văn bản công chứng, sửa lỗi kỹ thuật hoặc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch

-Số lượng hồ sơ 01 bộ.

  Thời hạn giải quyết: Không quy định cụ thể

  Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Tổ chức

  Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: Sở Tư pháp nơi Văn phòng công chứng đặt trụ sở.

  Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Quyết định tạm ngừng hoạt động của Văn phòng công chứng.

  Lệ phí (nếu có): Không quy định cụ thể

  Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai (nếu có): Không

  Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính (nếu có):

  – Văn phòng công chứng bị tạm ngừng hoạt động trong các trường hợp sau:

  + Công chứng viên duy nhất hoặc tất cả các công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng bị tạm đình chỉ hành nghề công chứng;

  + Các trường hợp khác không có đủ điều kiện hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật.

Như vậy, khi Văn phòng công chứng thực hiện việc tạm ngừng hoạt động văn phòng công chứng khi công chứng viên duy nhất hoặc tất cả các công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng bị tạm đình chỉ hành nghề công chứng hoặc các trường hợp khác không có đủ điều kiện hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật Thỉ phải thực hiện theo các bước như đã nêu ở trên để việc tạm ngừng hoạt động văn phòng công chứng được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.