Sổ mục kê là gì? Quy định về lập, sử dụng và quản lý Sổ mục kê mới nhất?

1. Sổ mục kê là gì?

Sổ mục kê là kết quả của việc điều tra, đo đạc địa chính, để tổng hợp các thông tin thuộc tính của thửa đất và các đối tượng chiếm đất không tạo thành thửa đất gồm có số hiệu tờ bản đồ, số hiệu thửa đất, diện tích, loại đất, tên người sử dụng đất và người được giao quản lý đất để phục vụ yêu cầu về việc quản lý đất đai.

Theo đó về mặt pháp lý thì sổ mục kê sẽ ghi nhận các thông tin về thửa đất, trong đó có tên của người sử dụng đất và người được giao quản lý đất. Đây được coi như là căn cứ để cơ quan có thẩm quyền tiến hành xem xét ai là người có quyền sử dụng đất và người đó có được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

Sổ mục kê đất đai được hiểu là “sổ được lập cho từng đơn vị xã, phường, thị trấn để ghi các thửa đát và các thông tin về thửa đất đó.” Theo quy định tại Điều 20 Thông tư số 25/2014/TT-BTNMT thì sổ mục kê đất đai được lập để liệt kê các thửa đất và đối tượng chiếm đất không tạo thành thửa đất theo kết quả đo vẽ lập, chỉnh lý bản đồ địa chính, trích đo địa chính thửa đất trong phạm vi đơn vị hành chính cấp xã. Sổ mục kê đất được lập để phục vụ cho Nhà nước nắm đầy đủ ruộng đất và thực hiện thống kê, kiểm kê đất đai theo quy định của pháp luật đất đai; do đó Sổ mục kê đất phải thể hiện toàn bộ các thửa đất (gồm cả thửa đất đã được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, dưới đây gọi là giấy chứng nhận và thửa chưa được cấp giấy chứng nhận), các công trình thủy lợi và sông ngòi, kênh rạch suối trong phạm vi địa giới hành chính từng xã, phường, thị trấn.

Những thửa đất đã được cấp giấy chứng nhận thì thông tin của thửa thể hiện trên Sổ mục kê đất thống nhất với thông tin trên giấy chứng nhận, những thửa đất chưa cấp giấy chứng nhận thì thông tin của thửa đất thể hiện theo kết quả điều tra, đo dạc hiện trạng đang sử dụng đất mà chưa có giá trị pháp lý về quyền sử dụng đất.

Sổ mục kê tiếng Anh là Index book.

Theo công văn hướng dẫn của Bộ tài nguyên và Môi trường thì Sổ mục kê đất cũng không được coi là một trong các loại giấy tờ về quyền sử dụng đất quy định tại khoản 1 Điều 100 của Luật đất đai năm 2013. Tuy nhiên, theo quy định tại Điều 18 Nghị định số 43/2014/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung theo Nghị định số 01/2017/NĐ-CP thì hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng đất ổn định mà có sổ mục kê lập trước ngày 15/10/1993 (giấy tờ khác lập trước ngày 15 tháng 10 năm 1993 theo quy định tại điểm g2 khoản 1 Điều 100 của Luật Đất đai có tên người sử dụng đất) thì được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất và không phải nộp tiền sử dụng đất. Như vậy, chỉ hộ gia đình, cá nhân có tên trong sổ mục kê lập trước ngày 15/10/1993 đang sử dụng đất ổn định mới là đối tượng được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và không phải nộp tiền sử dụng đất.

2. Quy định về sổ mục kê đất đai:

Sổ mục kê đất đai được cơ quan tài nguyên môi trường lập dưới dạng số và dạng giấy. Nội dung lưu trữ được thực hiện theo luật. Cụ thể, tại điều 20 thông tư 24/2014/TT- BTNMT quy định các nội dung chính về sổ mục kê đất đai như sau:

• Bản đồ địa chính là thành phần của hồ sơ địa chính; thể hiện vị trí, ranh giới, diện tích các thửa đất và các đối tượng chiếm đất không tạo thành thửa đất; được lập để đăng ký đất đai, cấp Giấy chứng nhận và các nội dung khác của quản lý nhà nước về đất đai.
• Sổ mục kê đất đai là sản phẩm của việc điều tra, đo đạc địa chính, để tổng hợp các thông tin thuộc tính của thửa đất và các đối tượng chiếm đất không tạo thành thửa đất gồm: Số hiệu tờ bản đồ, số hiệu thửa đất, diện tích, loại đất, tên người sử dụng đất và người được giao quản lý đất để phục vụ yêu cầu quản lý đất đai.
• Bản đồ địa chính, sổ mục kê đất đai được lập dưới dạng số và được lưu giữ trong cơ sở dữ liệu địa chính để sử dụng cho quản lý đất đai ở các cấp; được in ra giấy để sử dụng ở những nơi chưa hoàn thành việc xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính hoặc chưa có điều kiện để khai thác sử dụng bản đồ địa chính, sổ mục kê đất đai dạng số.
• Việc đo đạc lập, chỉnh lý bản đồ địa chính, sổ mục kê đất đai được thực hiện theo quy định về bản đồ địa chính của Bộ Tài nguyên và Môi trường.
• Trường hợp chưa đo đạc lập bản đồ địa chính thì được sử dụng các loại tài liệu đo đạc khác để thực hiện đăng ký đất đai theo quy định như sau:
  • Nơi có bản đồ giải thửa thì phải kiểm tra, đo đạc chỉnh lý biến động ranh giới thửa đất, loại đất cho phù hợp hiện trạng sử dụng và quy định về loại đất, loại đối tượng sử dụng đất theo Thông tư này để sử dụng;
  • Nơi có bản đồ quy hoạch chi tiết xây dựng đô thị, quy hoạch xây dựng điểm dân cư nông thôn thì phải kiểm tra, chỉnh lý cho phù hợp hiện trạng sử dụng đất và biên tập lại nội dung theo quy định về bản đồ địa chính để sử dụng;
  • Trường hợp không có bản đồ giải thửa hoặc bản đồ quy hoạch xây dựng chi tiết thì thực hiện trích đo địa chính để sử dụng theo quy định về bản đồ địa chính của Bộ Tài nguyên và Môi trường.

Việc lập sổ mục kê đất đai phải được thực hiện bởi cơ quan tài nguyên môi trường sau khi đã tiến hành đo đạc, thu thập, chỉnh lý thông tin. Điều 20 thông tư 25/2014/TT- BTNMT quy định rõ việc lập sổ mục kê đất đai phải được thực hiện như sau:

• Sổ mục kê đất đai được lập để liệt kê các thửa đất và đối tượng chiếm đất không tạo thành thửa đất theo kết quả đo vẽ lập, chỉnh lý bản đồ địa chính, trích đo địa chính thửa đất trong phạm vi đơn vị hành chính cấp xã.
• Nội dung sổ mục kê đất đai gồm số thứ tự tờ bản đồ địa chính, mảnh trích đo địa chính; số thứ tự thửa đất, đối tượng chiếm đất không tạo thành thửa đất; tên người sử dụng, quản lý đất; mã đối tượng sử dụng, quản lý đất; diện tích; loại đất (bao gồm loại đất theo hiện trạng, loại đất theo giấy tờ pháp lý về quyền sử dụng đất).
• Sổ mục kê đất đai được lập dưới dạng số, lưu giữ trong cơ sở dữ liệu đất đai, được in cùng với bản đồ địa chính để lưu trữ và được sao để sử dụng đối với nơi chưa có điều kiện khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu đất đai.

     Việc lập sổ mục kê đất đai được thực hiện sau khi hoàn thành việc biên tập mảnh bản đồ địa chính, mảnh trích đo địa chính.

• Nội dung, hình thức quy định chi tiết lập sổ mục kê đất đai thực hiện theo mẫu quy định tại Phụ lục số 15 kèm theo Thông tư 25/2014/TT- BTNMT.

3. Vai trò của sổ mục kê:

– Sổ mục kê có vai trò là để phục vụ cho nhà nước có thể nắm được đầy đủ ruộng đất và thực hiện thống kê, kiểm kê đất đai theo quy định của luật đất đai;

Do vậy sổ này phải thể hiện toàn bộ các thửa đất trong đó gồm có cả thửa đất đã được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và thửa chưa được cấp giấy chứng nhận, các công trình thủy lợi và sông ngòi, kênh rạch suối trong phạm vi địa giới hành chính từng xã, phường, thị trấn;

– Theo quy định của Luật đất đai năm 2013 và điều 18 Nghị định 43/2014 NĐ-CP có công nhận sổ mục kê được lập trước ngày 18/12/1980 là một trong những loại giấy tờ là cơ sở để được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Tuy nhiên trên thực tế có rất ít trường hợp sổ mục kê được lập trước năm 1980 đủ điều kiên để được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

4. Sổ mục kê khác bản đồ địa chính như thế nào?

Bản đồ địa chính và Sổ mục kê đất đai hoàn toàn không giống nhau. Theo đó: Bản đồ địa chính là Bản đồ tỉ lệ lớn, lập theo ranh giới hành chính của từng xã, phường, thị trấn thể hiện từng thửa đất và số hiệu của thửa đất được cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận. Về mặt quản lý nhà nước, bản đồ địa chính là cơ sở để triển khai việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

Còn sổ mục kê đất đai được quy định tại Điều 20 Thông tư số 25/2014/TT-BTNMT như sau: Sổ mục kê đất đai được lập để liệt kê các thửa đất và đối tượng chiếm đất không tạo thành thửa đất theo kết quả đo vẽ lập, chỉnh lý bản đồ địa chính, trích đo địa chính thửa đất trong phạm vi đơn vị hành chính cấp xã.

Nội dung sổ mục kê đất đai gồm số thứ tự tờ bản đồ địa chính, mảnh trích đo địa chính; số thứ tự thửa đất, đối tượng chiếm đất không tạo thành thửa đất; tên người sử dụng, quản lý đất; mã đối tượng sử dụng, quản lý đất; diện tích; loại đất (bao gồm loại đất theo hiện trạng, loại đất theo giấy tờ pháp lý về quyền sử dụng đất, loại đất theo quy hoạch sử dụng đất đã được phê duyệt).

Sổ mục kê đất đai được lập dưới dạng số, lưu giữ trong cơ sở dữ liệu đất đai, được in cùng với bản đồ địa chính để lưu trữ và được sao để sử dụng đối với nơi chưa có điều kiện khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu đất đai.

Việc lập sổ mục kê đất đai được thực hiện sau khi hoàn thành việc biên tập mảnh bản đồ địa chính, mảnh trích đo địa chính.

Kết luận: Như vậy có thể thấy rằng sổ mục kê không chỉ có vai trò quan trọng đối với người sử dụng đất mà còn có vai trò quan trọng đối với cơ quan có thẩm quyền trong việc xác định xem người đó các được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.