Sổ hộ khẩu là gì? Điều kiện, hồ sơ và thủ tục làm sổ hộ khẩu?

1. Sổ hộ khẩu là gì?

Hộ khẩu, còn được gọi là hộ tịch, là một phương thức quản lý dân số chủ yếu dựa vào hộ gia đình của một số quốc gia tại Á Đông. Trong phương thức này, đơn vị quản lý xã hội là hộ gia đình, tập thể do một chủ hộ chịu trách nhiệm. Sổ hộ khẩu do cơ quan công an cấp. Khi sinh ra, con được nhập theo hộ khẩu của cha mẹ.

Hộ khẩu có liên quan đến các quyền lợi khác như: phân chia ruộng đất, nhà ở, lương thực, thực phẩm, việc làm, giấy tờ, tiêu chuẩn điện nước, trường học… Khi thay đổi chỗ ở, người dân phải thực hiện thủ tục thay đổi hộ khẩu. Với người dân nhập cư vào thành phố, việc thay đổi hộ khẩu này còn được gọi là nhập hộ khẩu. Hệ thống hộ khẩu hiện nay tồn tại ở các nước: Trung Quốc, Đài Loan, Nhật Bản, Bắc Triều Tiên và Việt Nam.

Làm hộ khẩu thường trú hay đăng ký thường trú là việc công dân đăng ký địa chỉ thường trú của mình với cơ quan nhà nước có thẩm quyền và được làm thủ tục đăng ký thường trú, cấp hộ khẩu tại Điều 18 Văn bản hợp nhất 03/VBHN-VPQH ngày 11 tháng 07 năm 2013 hợp nhất Luật cư trú năm 2006 và Luật sửa đổi, bổ sung Luật cư trú năm 2013 quy định về đăng ý thường trú như sau:

“Điều 18. Đăng ký thường trú

Đăng ký thường trú là việc công dân đăng ký nơi thường trú của mình với cơ quan nhà nước có thẩm quyền và được cơ quan này làm thủ tục đăng ký thường trú, cấp sổ hộ khẩu cho họ.”

Trong khi đó, Điều 24 Văn bản hợp nhất 03/VBHN-VPQH ngày 11 tháng 07 năm 2013 hợp nhất Luật cư trú năm 2006 và Luật sửa đổi, bổ sung Luật cư trú năm 2013 có quy định:

“Điều 24. Sổ hộ khẩu

Sổ hộ khẩu được cấp cho hộ gia đình hoặc cá nhân đã đăng ký thường trú và có giá trị xác định nơi thường trú của công dân.

Sổ hộ khẩu bị hư hỏng thì được đổi, bị mất thì được cấp lại.

Bộ Công an phát hành mẫu sổ hộ khẩu và hướng dẫn việc cấp, cấp lại, đổi, sử dụng, quản lý sổ hộ khẩu thống nhất trong toàn quốc.”

Từ quy định trên có thể thấy, sổ hộ khẩu là một hình thức quản lý nhân khẩu trong các hộ gia đình có chức năng xác định nơi thường trú hợp pháp của công dân. Đây là công cụ và thủ tục hành chính giúp nhà nước quản lí việc di chuyển sinh sống của công dân Việt Nam. Sổ hộ khẩu cũng là căn cứ để nhà nước phân định thẩm quyền xử lý các vấn đề pháp lý có liên quan tới cá nhân đó.

2. Điều kiện làm sổ hộ khẩu:

Theo quy định về làm hộ khẩu bao gồm các trường hợp tách sổ hộ khẩu, làm mới, chuyển và nhập hộ khẩu sẽ có những điều kiện khác nhau phụ thuộc vào từng tỉnh. Pháp luật có quy định về điều kiện làm hộ khẩu tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung Ương sẽ khác với các tình thành phố trực thuộc tỉnh. Cụ thể, tại Điều 19, 20 Văn bản hợp nhất 03/VBHN-VPQH ngày 11 tháng 07 năm 2013 hợp nhất Luật cư trú năm 2006 và Luật sửa đổi, bổ sung Luật cư trú năm 2013 quy định về điều kiện đăng ký thường trú tại tỉnh và thành phố trực thuộc Trung Ương như sau:

“Điều 19. Điều kiện đăng ký thường trú tại tỉnh

Công dân có chỗ ở hợp pháp ở tỉnh nào thì được đăng ký thường trú tại tỉnh đó. Trường hợp chỗ ở hợp pháp do thuê, mượn, ở nhờ của cá nhân thì phải được người cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ đồng ý bằng văn bản.

Điều 20. Điều kiện đăng ký thường trú tại thành phố trực thuộc Trung ương

Công dân thuộc một trong những trường hợp sau đây thì được đăng ký thường trú tại thành phố trực thuộc Trung ương:

Có chỗ ở hợp pháp, trường hợp đăng ký thường trú vào huyện, thị xã thuộc thành phố trực thuộc Trung ương thì phải có thời gian tạm trú tại thành phố đó từ một năm trở lên, trường hợp đăng ký thường trú vào quận thuộc thành phố trực thuộc Trung ương thì phải có thời gian tạm trú tại thành phố đó từ hai năm trở lên;

Được người có sổ hộ khẩu đồng ý cho nhập vào sổ hộ khẩu của mình nếu thuộc một trong các trường hợp sau đây:

a) Vợ về ở với chồng; chồng về ở với vợ; con về ở với cha, mẹ; cha, mẹ về ở với con;

b) Người hết tuổi lao động, nghỉ hưu, nghỉ mất sức, nghỉ thôi việc về ở với anh, chị, em ruột;

c) Người khuyết tật, mất khả năng lao động, người bị bệnh tâm thần hoặc bệnh khác làm mất khả năng nhận thức, khả năng điều khiển hành vi về ở với anh, chị, em ruột, cô, dì, chú, bác, cậu ruột, người giám hộ;

d) Người chưa thành niên không còn cha, mẹ hoặc còn cha, mẹ nhưng cha, mẹ không có khả năng nuôi dưỡng về ở với ông, bà nội, ngoại, anh, chị, em ruột, cô, dì, chú, bác, cậu ruột, người giám hộ;

đ) Người thành niên độc thân về ở với ông, bà nội, ngoại, anh, chị, em ruột, cô, dì, chú, bác, cậu ruột;

e) Ông, bà nội, ngoại về ở với cháu ruột;

3. Được điều động, tuyển dụng đến làm việc tại cơ quan, tổ chức hưởng lương từ ngân sách nhà nước hoặc theo chế độ hợp đồng không xác định thời hạn và có chỗ ở hợp pháp;

4. Trước đây đã đăng ký thường trú tại thành phố trực thuộc Trung ương, nay trở về thành phố đó sinh sống tại chỗ ở hợp pháp của mình;

5. Trường hợp quy định tại các khoản 1, 3 và 4 Điều này đăng ký thường trú vào chỗ ở hợp pháp do thuê, mượn, ở nhờ của cá nhân, tổ chức thì phải có đủ các điều kiện sau đây:

a) Bảo đảm điều kiện về diện tích bình quân theo quy định của Hội đồng nhân dân thành phố;

b) Có xác nhận của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn về điều kiện diện tích bình quân;

c) Được người cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ đồng ý bằng văn bản.

Việc đăng ký thường trú vào nội thành thành phố Hà Nội thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 19 của Luật Thủ đô.”

Về cơ bản công dân muốn đăng ký hộ khẩu thường trú bao gồm các trường hợp tách sổ hộ khẩu, chuyển và nhập sổ hộ khẩu thì đều cần đảm bảo các điều kiện đăng ký hộ khẩu trên. Đồng thời quy định về thời hạn đăng ký thường trú là 12 tháng kể từ ngày chuyển đến chỗ ở hợp pháp mới.

3. Trình tự, thủ tục làm sổ hộ khẩu:

Căn cứ theo Điều 21 Văn bản hợp nhất 03/VBHN-VPQH ngày 11 tháng 07 năm 2013 hợp nhất Luật cư trú năm 2006 và Luật sửa đổi, bổ sung Luật cư trú năm 2013 quy định về thủ tục đăng ý thường trú như sau:

“Điều 21. Thủ tục đăng ký thường trú

Người đăng ký thường trú nộp hồ sơ đăng ký thường trú tại cơ quan công an sau đây:

a) Đối với thành phố trực thuộc Trung ương thì nộp hồ sơ tại Công an huyện, quận, thị xã;

b) Đối với tỉnh thì nộp hồ sơ tại Công an xã, thị trấn thuộc huyện, Công an thị xã, thành phố thuộc tỉnh.

Hồ sơ đăng ký thường trú bao gồm:

a) Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu; bản khai nhân khẩu;

b) Giấy chuyển hộ khẩu theo quy định tại Điều 28 của Luật này;

c) Giấy tờ và tài liệu chứng minh chỗ ở hợp pháp. Đối với trường hợp chuyển đến thành phố trực thuộc Trung ương phải có thêm tài liệu chứng minh thuộc một trong các trường hợp quy định tại Điều 20 của Luật này.

Trong thời hạn mười lăm ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền quy định tại khoản 1 Điều này phải cấp sổ hộ khẩu cho người đã nộp hồ sơ đăng ký thường trú; trường hợp không cấp phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.”

Như vậy, thẩm quyền đăng ký thường trú được xác định như sau:

+ Trường hợp đăng ký thường trú tại quận, huyện, thị xã thuộc thành phố trực thuộc Trung ương thẩm quyền thuộc về Công an quận, huyện, thị xã thuộc thành phố trực thuộc Trung ương.

+ Trường hợp đăng ký thường trú tại các xã, thị trấn thuộc huyện thuộc tỉnh thẩm quyền đăng ký thường trú thuộc về Công an xã, thị trấn thuộc huyện thuộc tỉnh; đăng ký thường trú tại thị xã, thành phố thuộc tỉnh thì thẩm quyền thuộc về Công an thị xã, thành phố thuộc tỉnh.

Cán bộ tiếp nhận tiến hành kiểm tra giấy tờ theo về sự đầy đủ, tính hợp lệ và nội dung hồ sơ quy định pháp luật, người đến nộp hồ sơ phải xuất trình để đối chiếu (nếu có). Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ thì tiếp nhận và viết phiếu hẹn giao cho người đến nộp hồ sơ. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, không hợp lệ thì viết giấy hướng dẫn người đến nộp hồ sơ thực hiện cho quy định pháp luật. Trường hợp không thuộc thẩm quyền giải quyết, hướng dẫn người đến nộp hồ sơ liên hệ với cơ quan có thẩm quyền để được giải quyết.

Thông thường trong Sổ hộ khẩu có các thông tin về chủ hộ và các thành viên khác cùng hộ khẩu, như họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, mối quan hệ với chủ hộ,… Theo đó, sổ hộ khẩu thể hiện nơi cư trú của cá nhân thường xuyên sinh sống. Trong một vài trường hợp, nếu không xác định được nơi ở thì sổ hộ khẩu chính là bằng chứng ghi nơi cư trú người đó đang sinh sống. Sổ hộ khẩu ngoài đóng vai trò xác định nơi thường trú hợp pháp của công dân theo Luật cư trú, thì đây còn là giấy tờ quan trọng để thực hiện những thủ tục về hành chính, dân sự.

Sổ hộ khẩu không chỉ mang ý nghĩa để xác định về nơi đăng ký thường trú của cá nhân, hộ gia đình mà còn đóng nhiều vai trò trong giao dịch cuộc sống. Vì vậy, công dân cần phải giữ gìn cẩn thận tránh những trường hợp mất hoặc bị hỏng sổ hộ khẩu, nếu không sẽ mất rất nhiều thời gian, tiền bạc và sức lực để cấp lại.

Căn cứ pháp lý sử dụng trong bài viết:

• Luật cư trú năm 2006 (Luật số 81/2006/QH11, ngày 29/11/2006);
• Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật cư trú năm 2013 (Luật số 36/2013/QH13, ngày 20/6/2013);
• Văn bản hợp nhất 03/VBHN-VPQH ngày 11 tháng 07 năm 2013 hợp nhất Luật cư trú năm 2006 và Luật sửa đổi, bổ sung Luật cư trú năm 2013;
• Nghị định số 31/2014/NĐ-CP, ngày 18/4/2014 của Chính phủ Quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Cư trú;
• Thông tư số 35/2014/TT-BCA, ngày 09/9/2014 của Bộ Công an quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Cư trú và Nghị định số 31/2014/NĐ-CP, ngày 18/4/2014 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Cư trú;
• Thông tư số 36/2014/TT-BCA, ngày 09/9/2014 của Bộ Công an quy định về biểu mẫu sử dụng trong đăng ký, quản lý cư trú;
• Thông tư số 61/2014/TT-BCA, ngày 20/11/2014 của Bộ Công an quy định về quy trình đăng ký cư trú;
• Thông tư 250/2016/TT-BTC ngày 11 tháng 11 năm 2016 Hướng dẫn về phí và lệ phí thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.