Trong thời hiện đại ngày nay, mọi hoạt động thu chi, lợi nhuận, chi phí phát sinh... của công ty trong quá trình kinh doanh sẽ được ghi chép đầy đủ thông qua sổ sách kế toán. Vậy sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản được dùng trong kế toán là gì và có sự khác biệt với nhau ra sao?
Mục lục bài viết
1. Sổ cái là gì?
1.1. Khái niệm sổ cái:
Sổ cái được hiểu là nơi ghi chép toàn bộ tất cả quá trình giao dịch của một doanh nghiệp với bên ngoài qua từng loại tài khoản khác nhau như: khoản thu, chi, mua bán, nợ của một doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định. Tất cả mọi thứ được ghi chép thống kê lại rõ ràng trong cuốn sổ cái với mục đích tổng hợp lại để so sánh đối chiếu với các số liệu thống kê so sánh có sự chênh lệch hay không.
Trên thực tế việc ghi chép lại sổ sách toàn bộ thông tin của doanh nghiệp có liên quan trực tiếp đến vấn đề thuế mà doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ (thuế VAT, thuế thu nhập doanh nghiệp…) và những số liệu trong sổ cái chính là căn cứ để có thể đưa ra con số chính xác nhất cho mỗi kỳ nộp thuế.
Trước đây, các doanh nghiệp có thể vẫn sử dụng sổ theo hình thức chép tay, nhưng hiện nay thời đại công nghệ 4.0 hầu hết các doanh nghiệp đã chuyển sang một hình thức mới, hiện đại hơn bằng việc thống kê tất cả đầy đủ thông tin bằng phần mềm kế toán qua máy tính. Và đương nhiên, thông qua hệ thống máy tính sẽ mang lại sự chuẩn xác trong việc tính toán cao nhất, tránh trường hợp sai số trong quá trình kiểm kê vì nếu việc ghi chép bằng tay ít nhiều sẽ có sự nhầm lẫn và mất thời gian tính toán hơn.
1.2. Đặc điểm của sổ cái:
– Sổ cái mở cho từng tài khoản trong toàn bộ tài khoản sử dụng ở Doanh nghiệp
– Mọi số dư đầu kì, cuối kì và số biến động của đối tượng mở sổ đều được ghi chép trong sổ cái tài khoản
– Mỗi tài khoản có thể được mở một hoặc một số trang liên tiếp trên sổ cái sao cho đủ để ghi chép
– Sổ cái được coi là cuốn lịch sử thống kê sự phát triển của một doanh nghiệp, bở lẽ sổ cái là nơi để ghi lại tất cả thu, chi của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động kinh doanh
– Thông tin trong sổ cái là loại thông tin đã được hệ thống hóa theo đối tượng hay tài khoản mở sổ.
1.3. Ý nghĩa của sổ cái:
Việc làm sổ cái có ý nghĩa rất lớn trong quá trình kiểm soát nội bộ hoạt động của doanh nghiệp. Cụ thể sổ cái có một vài ý nghĩa như sau:
– Là cơ sở để làm báo cáo tài chính theo quy định của luật một cách chuẩn xác nhất
– Là căn cứ, cơ sở để so sánh lợi nhuận, thu, chi đầu ra đầu vào của mỗi doanh nghiệp để cân nhắc được tình hình lợi nhuận hay thua lỗ của doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể để vẽ ra phương hướng, đường lối phát triển trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.
– Là la bàn để cho chủ doanh nghiệp có hướng đi thích hợp trong tương lai của doanh nghiệp. Bởi lẽ sổ cái ghi nhận đầy đủ thu chi, lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ cho thấy tình hình kinh doanh của công ty lên xuống như thế nào; sổ cái có thể phát hiện ra các khoản thu chi bất thường trong công ty; cho thấy sự tính toán rõ ràng nhất về con số thực tế doanh thu của doanh nghiệp; ngoài ra, sổ cái là căn cứ để doanh nghiệp dễ dàng tra cứu, đối chiếu kiểm tra tình hình nội bộ của công ty.
1.4. Các loại sổ cái phổ biến:
Hiện nay, sổ cái có rất nhiều loại sử dụng với mục đích khác nhau. Có một số loại sổ cái phổ biến theo cách phân loại như sau:
* Phân chia theo hình thức, sổ cái có năm loại:
– Hình thức nhật ký chung
– Hình thức nhật ký – sổ cái
– Hình thức trên máy tính
– Hình thức nhật ký chứng từ
– Hình thức chứng từ ghi sổ.
Trong số năm loại trên, sổ hình thức nhật ký chung và hình thức nhật ký chứng từ là hai loại sổ cái được sử dụng phổ biến nhất hiện nay.
* Sổ cái phân chia theo nội dung:
– Sổ kế toán tổng hợp
– Sổ kế toán chi tiết
– Sổ kế toán tổng hợp và chi tiết
2. Sổ chi tiết các tài khoản là gì?
2.1. Khái niệm sổ chi tiết các tài khoản:
Sổ chi tiết các tài khoản được hiểu là dùng để chi chép các nghiệp vụ liên quan về kinh tế, tài chính có phát sinh cần thiết phải theo dõi thật chi tiết theo yêu cầu quản lý doanh nghiệp.
Số liệu trên sổ chi tiết các tài khoản cung cấp các thông tin chi tiết để phục vụ cho việc quản lý từng loại nguồn vốn, tài sản, doanh thu, tất cả chi phí trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trên sổ Nhật ký hàng ngày và sổ cái.
2.2. Các loại sổ chi tiết các tài khoản:
Hiện nay sổ kế toán chi tiết có nhiều loại. Tùy theo yêu cầu quản lý của quản lý trong doanh nghiệp, sổ kế toán chi tiết có thể phân chia thành sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết tạm ứng hay sổ chi tiết công nợ phải thu…. Có thể kể đến một số loại sổ chi tiết các tài khoản như sau:
– Sổ kế toán chi tiết liên quan tới khoản mục tiền tệ:
+ Sổ quỹ tiền mặt: loại sổ dùng cho thủ quỹ hoặc kế toán tiền mặt với mục đích nắm rõ tình hình thu chi quỹ tiền mặt chi tiêu trong doanh nghiệp.
+ Sổ chi tiết gửi ngân hàng: được dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến ngân hàng như phát sinh vay nợ ngân hàng của đơn vị tổ chức doanh nghiệp
– Sổ kế toán chi tiết liên quan đến công nợ:
Loại sổ này có thể được chia thành hai loại sau:
+ Sổ chi tiết công nợ phải thu: được mở để theo dõi các đối tượng chi tiết của tài khoản phải thu khách hàng, đối tác
+ Sổ chi tiết công nợ phải trả: được mở để theo dõi các khoản nợ phải trả cho người bán
– Ngoài ra, còn có một số loại sổ kế toán chi tiết khác như:
+ Sổ kế toán chi tiết liên quan tới kho: gồm ghi chép chi tiết các sản phẩm như vật liệu, dụng cụ trong kho
+ Sổ kế toán chi tiết liên quan đến tạm ứng: là loại sổ dùng để nắm bắt tình hình tạm ứng của người lao động trong doanh nghiệp
+ Một số loại sổ kế toán chi tiết khác căn cứ vào từng đối tượng của từng loại tài khoản.
2.3. Quy trình ghi các loại sổ chi tiết các tài khoản:
Quy trình ghi các loại sổ chi tiết các tài khoản này được quy định tại Thông tư số 200/2014/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp như sau:
Thứ nhất, mở sổ:
Về nguyên tắc, sổ kế toán phải được mở vào đầu kỳ kế toán năm. Nhưng riêng với doanh nghiệp mới được thành lập thì sổ kế toán phải được mở từ ngày bắt đầu thành lập. Người có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán trong doanh nghiệp là kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật.
Sổ kế toán chi tiết có thể là tờ rời hoặc ở dạng quyển. Nếu là tờ rời thì cần phải đóng lại thành quyển sau khi sử dụng để có thể lưu trữ:
– Đối với sổ dạng quyển: Trang đầu tiên phải ghi đầy đủ tên doanh nghiệp, tên sổ là gì, ngày mở sổ là ngày bao nhiêu, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc hoặc ngày chuyển giao sổ cho người khác nắm giữ. Đối với sổ dạng quyển phải đánh số thứ tự từ đầu trang đến cuối trang, và sổ phải có đóng dấu giáp lai.
– Đối với sổ dạng từng tờ rời: Đầu mỗi tờ phải ghi rõ tên doanh nghiệp nào, đánh số thứ tự của từng tờ, tên sổ, tháng sử dụng cũng như tên đầy đủ của người giữ sổ và ghi sổ. Các tờ rời phải có đầy đủ chữ ký, đóng dấu xác nhận của giám đốc doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền ký xác nhận. Lưu ý, các số tờ phải được sắp xếp theo đúng thứ tự hợp lý, khoa học để dễ tìm và dễ kiểm soát.
Thứ hai, ghi sổ:
Việc ghi sổ kế toán phải tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật về kế toán và được kiểm tra đầy đủ, chính xác. Mọi số liệu được ghi chép phải luôn có các chứng từ hợp pháp để chứng minh đi kèm.
Thứ ba, khóa sổ:
Vào cuối kỳ, kế toán phải khóa sổ trước khi lập báo cáo tài chính khi đến kỳ, hoặc trong các trường hợp cần để kiểm kê cũng như các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
3. Phân biệt giữa sổ chi tiết các tài khoản và sổ cái:
Giữa sổ cái và sổ chi tiết các tài khoản có sự khác biệt nhau rõ ràng từ đặc điểm bản chất. Sự khác nhau được liệt kê dưới đây:
– Sổ cái là sổ mục nhập cuối cùng, sổ cái ghi chép mang tính chất tổng quát còn sổ chi tiết các tài khoản ghi chép những mục liên quan về kinh tế, tài chính có phát sinh cần thiết phải theo dõi thật chi tiết theo yêu cầu quản lý doanh nghiệp.
– Sổ cái là sổ mở cho tài khoản cấp 1, dùng trong kế toán tổng hợp. Còn sổ chi tiết các tài khoản là sổ dùng trong kế toán chi tiết, để theo dõi các tài khoản cần theo dõi chi tiết.
– Sổ cái là sổ khi dùng phải mở cho tất cả các tài khoản phát sinh. Còn sổ chi tiết các tài khoản là khi nào muốn theo dõi chi tiết tài khoản nào đó thì hãy mở số.
Như vậy, sơ lược trên đây là bài phân tích về đặc điểm của sổ cái cũng như sổ chi tiết các tài khoản để quý khách hàng có cái nhìn sâu hơn về sổ sách trong lĩnh vực kế toán. Công việc của các kế toán hiện nay cũng đã và đang ngày càng phát triển, được hỗ trợ từ các phần mềm hiện đại, ngày càng phù hợp trong từng loại hình doanh nghiệp cũng như quy định của Nhà nước.
