Quy tắc trình bày văn bản, đặc biệt là quy tắc viết dấu câu luôn là vấn đề được nhiều người quan tâm vì nó thể hiện sự tôn trọng người đọc, trang trọng đối với văn bản mình viết. Vậy sau dấu hai chấm sẽ viết hoa hay viết thường? Hãy cùng tìm hiểu với bài viết dưới đây.
Mục lục bài viết
1. Sau dấu hai chấm có cần viết hoa không hay viết thường?
Trước đây, theo một số quy định, việc viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của câu được coi là quy ước chính thức. Ví dụ, sau dấu chấm câu, sau dấu chấm hỏi, và khi bắt đầu một câu mới.
Tuy nhiên, theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, có sự điều chỉnh về việc sử dụng chữ hoa. Theo quy định này, việc viết hoa chỉ áp dụng sau dấu chấm câu, sau dấu chấm hỏi, sau dấu chấm than và khi xuống dòng.
Ví dụ, trong trường hợp viết thư điện tử hoặc văn bản chính thức, chữ cái đầu tiên của câu sẽ được viết hoa như “Ngày hôm nay thế nào?” hay “Xin chào, bạn đang làm gì?”.
Nhưng không có việc viết hoa chữ cái đầu câu ở một số trường hợp khác, như khi trong một câu có sử dụng dấu hai chấm, ngoặc kép và khi viết tiếp một câu ở dòng mới.
Điều này cho thấy sự linh hoạt và sự thay đổi trong cách sử dụng chữ hoa trong văn bản tiếng Việt theo quy định của pháp luật. Mỗi người viết sẽ cần hiểu rõ các quy định này để áp dụng một cách chính xác khi viết các văn bản chính thức.
2. Quy định về các trường hợp phải viết hoa trong văn bản hành chính:
Có một số quy định cụ thể về việc viết hoa trong văn bản hành chính và bản sao văn bản áp dụng cho các cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
– Đầu tiên là việc viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh. Theo quy định này, sau dấu chấm câu, dấu chấm hỏi, dấu chấm than và khi xuống dòng, chữ cái đầu tiên của câu sẽ được viết hoa. Ví dụ, trong văn bản chính thức, từ “thông tư” sẽ được viết hoa chữ cái “T” vì nó là tên một loại văn bản.
– Tiếp theo là việc viết hoa tên người Việt Nam. Tên thông thường viết hoa chữ cái đầu tất cả các âm tiết của danh từ riêng chỉ tên người, ví dụ như “Nguyễn Văn A”. Cũng viết hoa chữ cái đầu tất cả các âm tiết của tên hiệu, tên gọi nhân vật lịch sử như “Vua Hùng”.
– Ngoài ra, khi phiên âm tên người nước ngoài sang tiếng Việt, việc viết hoa cũng có quy tắc riêng. Nếu là phiên âm Hán – Việt, tên người sẽ được viết theo quy tắc viết tên người Việt Nam. Ví dụ, “Mao Trạch Đông”. Còn nếu là phiên âm sát cách đọc nguyên ngữ, chữ cái đầu tiên của mỗi thành tố sẽ được viết hoa. Ví dụ, “Fhri-drich Ăng-ghen”.
– Quy tắc viết hoa tên địa lý Việt Nam cung cấp sự rõ ràng và chuẩn xác trong trình bày thông tin về địa điểm, từng đơn vị hành chính và các đặc điểm địa lý khác. Hãy cùng đi sâu vào các quy định cụ thể:
+ Tên đơn vị hành chính: Khi viết tên đơn vị hành chính, bao gồm tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương, xã, phường, thị trấn, chúng ta viết hoa chữ cái đầu của mỗi âm tiết để tạo thành tên riêng. Ví dụ như “Tỉnh Điện Biên”.
+ Tên đơn vị hành chính kết hợp với yếu tố khác: Khi tên đơn vị hành chính kết hợp với chữ số, tên người, hoặc sự kiện lịch sử, việc viết hoa áp dụng cho cả từ chỉ đơn vị hành chính đó. Ví dụ như “Quận 1”, “Phường Điện Biên Phủ”.
+ Trường hợp viết hoa đặc biệt: Có những trường hợp đặc biệt, như khi viết tên địa danh Thủ đô Hà Nội, chúng ta viết hoa cả hai từ để làm nổi bật và tôn trọng tên gọi của nơi đó.
+ Viết hoa tên địa danh theo cấu trúc âm tiết: Đối với tên địa danh được tạo thành từ danh từ chung chỉ địa hình kết hợp với danh từ riêng có một âm tiết, việc viết hoa áp dụng cho tất cả các chữ cái. Ví dụ như “Vịnh Hạ Long”.
+ Tên địa lý chỉ vùng, miền, khu vực: Tên địa lý chỉ vùng, miền, khu vực nhất định viết hoa chữ cái đầu của tất cả các âm tiết để tạo thành tên gọi. Đối với tên địa lý chỉ vùng miền riêng được cấu tạo bằng từ chỉ phương hướng kết hợp với danh từ chỉ địa hình, việc viết hoa áp dụng cho các chữ cái đầu mỗi âm tiết. Ví dụ như “Tây Bắc”.
Những quy tắc này giúp chúng ta trình bày thông tin một cách chính xác và rõ ràng khi viết văn bản, bản đồ hoặc trong các tài liệu liên quan đến địa lý của Việt Nam.
– Viết hoa tên địa lý nước ngoài sang tiếng Việt:
Khi chuyển phiên âm từ ngoại ngữ sang tiếng Việt, việc viết hoa áp dụng theo quy tắc của tên địa lý Việt Nam. Ví dụ: “Hàn Quốc” được viết hoa chữ cái đầu của mỗi âm tiết theo quy tắc.
– Viết hoa tên cơ quan, tổ chức Việt Nam:
Đối với các cơ quan, tổ chức Việt Nam, viết hoa chữ cái đầu của từng từ, cụm từ chỉ loại hình, chức năng, lĩnh vực hoạt động. Ví dụ: “Bộ Tài nguyên và Môi trường”, và có các trường hợp đặc biệt như “Văn phòng Trung ương Đảng”.
– Viết hoa tên cơ quan, tổ chức nước ngoài:
Đối với cơ quan, tổ chức nước ngoài đã được dịch nghĩa, viết hoa theo quy tắc viết tên cơ quan, tổ chức tương tự như Việt Nam. Ví dụ: “Liên hợp quốc”. Đối với viết tắt hoặc chữ in hoa, áp dụng nguyên ngữ, latin hoặc không thuộc hệ latin như “WTO”.
– Viết hoa danh từ đặc biệt:
Các danh từ như “Nhà nước”, “Đảng”, “Bác”,… được viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết tạo thành tên riêng. Tên huân chương, danh hiệu vinh dự cũng viết hoa các âm tiết của các thành tố tạo thành tên riêng.
– Viết hoa tên chức vụ, học vị, sự kiện lịch sử:
Tên chức vụ, học vị đi liền với tên người cụ thể được viết hoa. Tên ngày kỉ niệm, sự kiện lịch sử, các triều đại cũng áp dụng viết hoa chữ cái đầu của mỗi âm tiết.
– Viết hoa tên loại văn bản, sách báo và ngày trong tuần:
Tên các loại văn bản như “Bộ luật Hình sự”, “Điều 120 Chương V Phần I” cũng như các tác phẩm sách báo viết hoa theo quy tắc. Các tên năm âm lịch, ngày tết, ngày trong tuần cũng được viết hoa chữ cái đầu của mỗi âm tiết.
Đây là những quy định quan trọng giúp bảo đảm tính chính xác và trang trọng khi trình bày thông tin trong văn bản.
3. Hiện nay có các loại văn bản hành chính nào?
Tại Điều 7 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP, quy định rõ về các loại văn bản hành chính mà các cơ quan, tổ chức trong hệ thống nhà nước sử dụng. Việc phân loại này giúp người đọc hiểu rõ và xác định mục đích, tính chất của từng loại văn bản, đồng thời hướng dẫn cách trình bày và xử lý văn bản một cách chính xác và chuẩn mực. Cụ thể, một số loại văn bản hành chính bao gồm:
– Nghị quyết, quyết định, chỉ thị, quy chế, quy định: Các loại văn bản này thường có tính chất quy phạm, quyết định các chính sách, quy chế, quy định, chỉ đạo thi hành luật pháp, quản lý công việc trong cơ quan, tổ chức.
– Thông cáo, thông báo, hướng dẫn: Thông tin thông báo, hướng dẫn về các vấn đề cụ thể, quy định, chương trình công việc, các thông tin cần truyền đạt rộng rãi.
– Chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo: Các loại văn bản này thường liên quan đến việc lập kế hoạch, xác định phương pháp thực hiện, báo cáo kết quả, đề xuất giải pháp, và quản lý dự án.
– Biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ: Đây là các loại văn bản sử dụng để ghi chép thông tin, trình bày đề xuất, quyết định, thông tin chính thức, ghi nhớ các nội dung quan trọng.
– Bản thỏa thuận,
– Phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công: Đây là các văn bản đơn giản, thông tin ghi chép việc gửi chuyển, báo cáo công việc, liên lạc trong cơ quan.
Mỗi loại văn bản đều có mục đích và cách trình bày riêng biệt, việc áp dụng quy định của Nghị định 30/2020/NĐ-CP giúp đảm bảo tính chính xác, chuẩn mực và sự rõ ràng trong giao tiếp văn bản hành chính.
