Công ty có quyền tự đóng dấu sao y bản chính giấy tờ không?

Quy định về con đấu sao y bản chính là một quy định rất phức tạp yêu cầu đòi hỏi tìm hiểu nhiều văn bản pháp luật hiện hành. Công ty có quyền tự đóng dấu sao y bản chính giấy tờ không? Đây là câu hỏi mà rất nhiều doanh nghiệp, công ty đặt ra. Để được sử dụng con dấu sao y bản chính thì doanh nghiệp, công ty phải thực hiện đăng ký con dấu theo quy định của pháp luật. Vậy pháp luật quy định như thế nào về việc này và liệu công ty có quyền đóng dấu sao y bản chính hay không?

Luật sư tư vấn pháp luật miễn phí qua điện thoại 24/7: 1900.6568

Căn cứ pháp lý:

– Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;

– Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu.

1. Sao y bản chính là gì?

Theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch ta có thể hiểu một số khải niệm như sau:

“Bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

“Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

Như vậy sao y bản chính là việc ghi chép lại một cách chính xác nhất những nội dung và hình thức của văn bản chính sang một bản khác. và bản sao y có giá trị pháp lý như bản gốc khi nó được chứng thực theo quy định của Nghị định 23/2015/NĐ-CP bởi những Cơ quan, chủ thể có thẩm quyền.

Thẩm quyển chứng thực bản sao y bản chính:

+ Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp)

+ Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã)

+ Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực. Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện.

2. Công ty có quyền tự đóng dấu sao y bản chính giấy tờ không?

Con dấu là một vật không thể thiếu trong các Cơ Nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp phục vụ  cho rất nhiều công việc quan trọng.  Có thể nói, con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước. Mặt khác, Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng con dấu khi đã có quy định về việc được phép sử dụng con dấu trong văn bản quy phạm pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền; phải đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng.

Để thực hiện đăng ký mẫu dấu thì cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải chuẩn bị một bộ hồ sơ với những giấy tờ pháp lý hợp lệ nộp cho các Cơ quan có thẩm quyền đăng ký mẫu dấu. Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nộp hồ sơ qua cổng thông tin điện tử của cơ quan đăng ký mẫu con dấu (trừ các văn bản, giấy tờ không được phép đăng tải qua hệ thống mạng theo quy định của pháp luật).

Theo quy định tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu: Những cơ quan, chủ thể có thẩm quyền sau đây sẽ thực hiện đăng ký mẫu dấu:

+ Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội, Tổng cục Cảnh sát, Bộ Công an có trách nhiệm đăng ký mẫu con dấu; cấp, đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu

+ Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

Dùng trong doanh nghiệp, tổ chức: Con dấu này được sử dụng trong việc cần xác thực các giấy tờ, văn bản photo từ bản gốc do chính doanh nghiệp, tổ chức ban hành. Khi đóng dấu bắt buộc phải có bản gốc của văn bản để đối chiếu. Như vậy thì việc đóng dấu sao y bản chính đó là có giá trị. Tuy nhiên nếu như là đóng dấu sao y bản chính ở công ty khác thì không được phép.

Lưu ý doanh nghiệp, tổ chức không được sử dụng con dấu vượt quá thẩm quyền. Nếu vượt quá thẩm quyền con dấu được sử dụng không có giá trị pháp lí và tài liệu được sao ra không được sử dụng như bản chính.

Dùng trong các văn phòng công chứng, cơ quan nhà nước

+ Xác thực các giấy tờ bản sao từ các bản chính của mọi ngành nghề, công việc khác nhau. Khi chứng thực bắt buộc phải xuất trình chứng minh thư gốc của người cần công chứng.

+ Xác thực bản sao của các giấy tờ hợp đồng lao động của doanh nghiệp trong nước.

3. Đăng ký mẫu con dấu:

Theo quy định của Khoản 11, Điều 3, Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu: “Đăng ký mẫu con dấu là việc cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu thực hiện đăng ký mẫu con dấu với cơ quan đăng ký mẫu con dấu.”

Như vậy có thể thấy con dấu là hương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước. Ngoài ra, như đã được nhắc đến ở bên trên thì cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng con dấu khi đã có quy định về việc được phép sử dụng con dấu trong văn bản quy phạm pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền thì phải đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng. Theo quy định của pháp luật thì nghiêm cấm các cá nhân, cơ quan , tổ chức, doanh nghiệp làm con dấu giả.