Hiện nay, trong hoạt động của các cơ quan nhà nước có nhiều hình thức sao văn bản như: Sao y bản chính, sao từ sổ gốc, trích sao, sao lục, chứng thực bản sao từ bản chính. Mỗi hình thức sao văn bản quy định về thẩm quyền, trình tự và thể thức khác nhau. Cùng tìm hiểu về sao lục, phân biệt sao y, sao lục và trích sao văn bản?
Mục lục bài viết
1. Sao lục là gì?
Sao lục là sao chép lại đúng y như bản gốc những giấy tờ, văn bản của các cơ quan nhà nước ban hành. Bản sao lục được coi là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản sao y, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.
Trên thực tế, các cơ quan hành chính nhà nước thường thực hiện rất nhiều hoạt động liên quan đến sao lục như sao lục giấy khai sinh, sao lục giấy đăng kí kết hôn, sao lục bằng tốt nghiệp, sao lục văn tự bán nhà, đất, sao lục các quyết định… “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ “bản sao y hẳn chính” và trình bày theo thể thức quy định. Chính vì vậy, ngoài việc đảm bảo tính chính xác về nội dung văn bản và hình thức văn bản theo quy định của pháp luật thì “bản sao lục” không nhất thiết phải được thực hiện từ “bản chính” mà chỉ cần thực hiện từ “bản sao y bản chính” đã được công nhận hợp lệ.
Bản sao sang định dạng giấy:
– Theo quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành, thì thể thức “bản sao lục” định dạng giấy được xác định như sau:
+ Hình thức sao: “SAO LỤC”.
+ Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản.
+ Số, ký hiệu bản sao bao gồm số thứ tự đăng ký (được đánh chung cho các loại bản sao do cơ quan, tổ chức thực hiện) và chữ viết tắt tên loại bản sao theo Bảng chữ viết tắt và mẫu trình bày văn bản, bản sao văn bản tại Mục I Phụ lục III Nghị định này. Số được ghi bằng chữ số Ả Rập, bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
+ Địa danh và thời gian sao văn bản.
+ Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền sao văn bản.
+ Dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản.
+ Nơi nhận.
– Kỹ thuật trình bày bản sao sang định dạng giấy
+ Các thành phần thể thức bản sao được trình bày trên cùng một tờ giấy (khổ A4), ngay sau phần cuối cùng của văn bản cần sao dưới một đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.
+ Các cụm từ “SAO LỤC” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
+ Cỡ chữ, kiểu chữ của tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và thời gian sao văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản và nơi nhận được trình bày theo hướng dẫn như với văn bản hành chính.
Bản sao sang định dạng điện tử:
– Hình thức sao: “SAO LỤC”
– Tiêu chuẩn của văn bản số hóa:
+ Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên.
+ Ảnh màu.
+ Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi.
+ Tỷ lệ số hóa: 100%.
– Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên bản sao định dạng điện tử:
+ Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản.
+ Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.
+ Thông tin: Hình thức sao, tên cơ quan, tổ chức sao văn bản, thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.
Sao lục trong tiếng Anh là “Exemplify”.
2. Giá trị pháp lý của bản sao:
Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý như bản chính.
3. Thẩm quyền sao văn bản:
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản.
Bên cạnh đó, pháp luật cũng quy định việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
4. Hình thức bản sao lục:
– Sao lục gồm: Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.
– Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.
5. Phân biệt sao y, sao lục và trích sao văn bản:
| Sao y | Sao lục | Trích sao | |
| Khái niệm | Bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.
| Bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản sao y, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định | Bản sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính văn bản cần trích sao, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.
|
| Cơ sở pháp lý | Sao y được quy định tại Khoản 10 Điều 3; khoản 1 Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP
| Sao lục được quy định tại Khoản 11 Điều 3 Khoản 2 Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP
| Trích sao được quy định tại Khoản 12 Điều 3; khoản 3 Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP
|
| Hình thức | Sao y gồm: – Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử. – Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy. – Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy. – Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.
| Sao lục gồm: – Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy. – Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.
| Trích sao gồm: – Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy, trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy. – Bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao.
|
| Cách thực hiện | Sao y có thể thực hiện như sau – Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy. – Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy. – Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.
| Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.
| Bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao.
|
6. Một số điểm mới về công tác văn thư:
Về phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
Nghị định 30 quy định các nội dung của công tác văn thư và quản lý nhà nước về văn thư bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư. Như vậy, so với Nghị định 110, Nghị định 30 đã có sự mở rộng phạm vi áp dụng đó là bổ sung quy định về việc quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật – là một thiết bị vật lý chứa khóa bí mật và chứng thư số của mỗi cơ quan và dùng để thực hiện ký số trên các văn bản điện tử.
Về đối tượng áp dụng, khác với Nghị định 110, Nghị định 30 nêu rõ đối tượng áp dụng của Nghị định chỉ là “cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức)”. Đối với các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, trước đây là đối tượng áp dụng của Nghị định 110, theo Nghị định 30, các tổ chức này không phải là đối tượng áp dụng của Nghị định nhưng được căn cứ trên các quy định của Nghị định 30 và quy định pháp luật liên quan để áp dụng phù hợp.
Nhờ sự thu hẹp phạm vi, đối tượng áp dụng giúp cho công tác quản lý nhà nước về văn thư được tăng cường, tập trung, đảm bảo tính thống nhất trong chỉ đạo. Bên cạnh đó, nó còn giúp cho các tổ chức không mang tính hành chính Nhà nước được chủ động trong việc xây dựng các văn bản phù hợp với tính chất, đặc điểm của từng loại hình tổ chức.
Các loại văn bản hành chính
Nghị định 30 cơ bản kế thừa quy định về các loại văn bản hành chính của Nghị định 110, cụ thể các loại văn bản hành chính gồm 29 loại: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo,
Bỏ các loại văn bản là văn bản hành chính như: bản cam kết, giấy chứng nhận,
Về giá trị pháp lý của văn bản điện tử
Nghị định 110 không có quy định nội dung này nhưng Điều 5 Nghị định 30 đã nêu rõ giá trị pháp lý của văn bản điện tử như sau: Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc của văn bản giấy.
Về soạn thảo văn bản
Trước đây không có văn bản nào quy định cụ thể về trách nhiệm của cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản nhưng đến Nghị định 30 thì quy định “Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao”. Như vậy, xuất phát từ mục đích là nhằm nâng cao ý thức, trách nhiệm, chất lượng văn bản của công chức, viên chức được giao hoặc đề xuất soạn thảo mà Nghị định 30 đã quy định cụ thể, rõ ràng về trách nhiệm của cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản trước khi ban hành.
Tuy nhiên, không chỉ cá nhân được giao nhiệm vụ mà người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản cũng phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản. Theo đó, trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày thuộc về Chánh Văn phòng; Trưởng Phòng Hành chính ở những cơ quan, tổ chức không có Văn phòng; người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức quản lý công tác văn thư ở những cơ quan, tổ chức khác.
Ký ban hành văn bản
Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng trong “Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng”. Quy định này đã giải quyết được thực trạng trong thực tế nhiều cơ quan, tổ chức cấp phó được giao phụ trách, điều hành ghi chức danh (phó…phụ trách, điều hành; phụ trách ….) không có trong hệ thống chức danh của nhà nước, dẫn đến sai thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và hiệu lực của văn bản.
Ví dụ: PHÓ GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH ghi như vậy không đúng
Phải ghi là: KT. GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể: Nghị định 30 chỉ quy định: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực phân công phụ trách”. Theo quy định này thì tất cả văn bản của các cơ quan làm việc theo chế độ tập thể đều phải ký thay mặt (TM).
Về ký thừa lệnh: Trước đây, không có văn bản nào quy định người được ký thừa lệnh có được giao lại cho cấp phó ký thay hay không. Nay Nghị định 30 quy định: “Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay”.
Mực ký văn bản: Nghị định 30 quy định đối với văn bản giấy khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai. Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số. Quy định này mang tính chặt chẽ hơn.
Trước đây Nghị định 110 chỉ quy định khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ, dẫn đến có người ký văn bản dùng mực màu đen, màu vàng…
Về viết hoa trong văn bản hành chính
Viết hoa trong văn bản hành chính trước đây được quy định tại phụ lục VI
Nghị định 30 cũng quy định 5 nhóm trường hợp phải viết hoa như Thông tư 01, tuy nhiên đã bổ sung thêm một số trường hợp phải viết hoa trong từng nhóm như:
Danh từ thuộc trường hợp đặc biệt phải viết hoa gồm: Nhân dân, Nhà nước.
Trường hợp viện dẫn phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của phần, chương, mục, tiểu mục, điều.
Thông tư 01 quy định viện dẫn điểm, khoản cũng viết hoa. Tuy nhiên Nghị định 30 lại chỉ quy định điều mới viết hoa còn điểm, khoản không viết hoa.
Đính chính văn bản đi
Nghị định 30 quy định: Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thế thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng “công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản”.
Trước đây, Nghị định 09 chỉ quy định đính chính bằng văn bản hành chính. Điều này dẫn đến mỗi cơ quan đính chính bằng các hình thức văn bản khác nhau, có nơi ban hành quyết định, có nơi ban hành
Thu hồi văn bản
Đây là quy định mới của Nghị định 30, cụ thể: Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận. Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản bị thu hồi trên hệ thống, đồng thời thông báo qua hệ thống để bên gửi biết.
Tên cơ quan ban hành văn bản
Đối với tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, so với hướng dẫn của Thông tư 01, Nghị định 30 quy định cụ thể hơn về tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp ở địa phương, đó là: Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp ở địa phương có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đóng trụ sở.
Các văn bản pháp luật có liên quan đến bài viết:
– Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư (có hiệu lực thi hành từ ngày 05/3/2020).
