Quyết định 94/2005/QĐ-BTC về "Chế độ kế toán ngân sách và tài chính xã" do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành.
QUYẾT ĐỊNH
VỀ VIỆC BAN HÀNH “CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN NGÂN SÁCH VÀ TÀI CHÍNH XÔ
BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH
Căn cứ
Căn cứ Luật Ngân sách nhà nước số 01/2002/QH11 ngày 16/12/2002 và
Căn cứ Nghị định số 77/2003/NĐ-CP ngày 01/7/2003 của Chính phủ qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính;
Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Chế độ kế toán và kiểm toán, Vụ trưởng Vụ Ngân sách Nhà nước và Chánh Văn phòng Bộ Tài chính,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Chế độ kế toán ngân sách và tài chính xã “, gồm 5 phần:
Phần thứ nhất – Qui định chung;
Phần thứ hai – Hệ thống chứng từ kế toán;
Phần thứ ba – Hệ thống tài khoản kế toán;
Phần thứ tư – Hệ thống sổ kế toán;
Phần thứ năm – Hệ thống báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán.
Điều 2. Chế độ kế toán ngân sách và tài chính xã áp dụng cho xã, phường, thị trấn (dưới đây gọi chung là xã) thuộc các quận, huyện, thị xã của các tỉnh, thành phố trong cả nước.
Điều 3. Chế độ kế toán ngân sách và tài chính xã có hiệu lực sau 15 ngày, kể từ ngày đăng công báo và thay thế Chế độ kế toán ngân sách và tài chính xã ban hành kèm theo Quyết định số 141/2001/QĐ-BTC ngày 21/12/2001 và Quyết định số 208/2003/QĐ-BTC ngày 15/12/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán ngân sách và tài chính xã ban hành theo Quyết định số 141/2001/QĐ-BTC ngày 21/12/2001.
Điều 4. Giám đốc Sở Tài chính các tỉnh, thành phố trực thuộc TW chịu trách nhiệm triển khai, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện Chế độ kế toán này ở các xã, phường, thị trấn thuộc địa phương.
Những xã ở miền núi thuộc vùng cao có số thu, chi ngân sách không lớn và trình độ cán bộ kế toán còn hạn chế, Bộ Tài chính uỷ quyền cho Giám đốc Sở Tài chính xem xét và cho phép áp dụng phương pháp “kế toán đơn” hoặc lựa chọn các tài khoản áp dụng cho phù hợp.
Điều 5. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn phải thực hiện nghiêm chỉnh những qui định trong Chế độ kế toán này.
Phần Thứ Nhất:
QUI ĐỊNH CHUNG
I. QUY ĐỊNH CHUNG
Kế toán ngân sách và tài chính xã: Là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, giám sát, phân tích và cung cấp thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế – tài chính của xã, gồm: Hoạt động thu, chi ngân sách và hoạt động tài chính khác của xã. Các xã, phường, thị trấn (gọi chung là xã) phải tổ chức công tác kế toán theo Luật Kế toán, Nghị định 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2005 của Chính phủ qui định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước, các văn bản pháp luật kế toán hiện hành và Chế độ kế toán này.
Nhiệm vụ của kế toán ngân sách và tài chính xã
– Thu thập, xử lý, kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi ngân sách, các quỹ công chuyên dùng, các khoản thu đóng góp của dân, các hoạt động sự nghiệp, tình hình quản lý và sử dụng tài sản do xã quản lý và các hoạt động tài chính khác của xã;
– Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi ngân sách xã, các qui định về tiêu chuẩn, định mức; tình hình quản lý, sử dụng các quỹ công chuyên dùng, các khoản thu đóng góp của dân; tình hình sử dụng kinh phí của các bộ phận trực thuộc và các hoạt động tài chính khác của xã;
– Phân tích tình hình thực hiện dự toán thu, chi ngân sách, tình hình quản lý và sử dụng tài sản của xã, tình hình sử dụng các quỹ công chuyên dùng; cung cấp thông tin số liệu, tài liệu kế toán tham mưu, đề xuất với UBND, HĐND xã các giải pháp nhằm thúc đẩy sự phát triển kinh tế, chính trị, xã hội trên địa bàn xã.
– Lập báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán ngân sách để trình ra HĐND xã phê duyệt, phục vụ công khai tài chính trước nhân dân theo qui định của pháp luật và gửi Phòng Tài chính Quận, Huyện, Thị xã (gọi chung là Huyện) để tổng hợp vào ngân sách nhà nước.
Phương pháp kế toán
Kế toán ngân sách và tài chính xã phải thực hiện phương pháp “kế toán kép”. Phương pháp “kế toán kép” sử dụng các tài khoản kế toán trên Sổ Cái hoặc Nhật ký – Sổ Cái để hạch toán từng hoạt động kinh tế tài chính nhằm bảo đảm sự cân đối giữa thu và chi, giữa kinh phí được cấp và tình hình sử dụng kinh phí, giữa vốn và nguồn vốn ở mọi thời điểm. Những xã ở vùng cao có số thu, chi ngân sách không lớn, trình độ của cán bộ kế toán còn hạn chế có thể thực hiện phương pháp “kế toán đơn” theo Quyết định của Giám đốc Sở Tài chính. Phương pháp “kế toán đơn” không sử dụng tài khoản kế toán, chỉ dùng các sổ kế toán chi tiết để theo dõi từng đối tượng kế toán cụ thể như: Thu, chi ngân sách, xuất, nhập quỹ, nợ phải thu, nợ phải trả,…
Yêu cầu đối với kế toán ngân sách và tài chính xã
– Phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách xã;
– Phản ánh kịp thời, đúng thời gian qui định các khoản thu, chi ngân sách và thu, chi hoạt động tài chính khác của xã;
– Phản ánh rõ ràng, dễ hiểu và chính xác thông tin, số liệu về tình hình thu, chi ngân sách và hoạt động tài chính của xã nhằm cung cấp những thông tin cho UBND và HĐND xã;
– Phản ánh trung thực hiện trạng, bản chất sự việc, nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ở xã;
– Thông tin số liệu kế toán ở xã phải được phản ánh liên tục từ khi phát sinh đến khi kết thúc hoạt động kinh tế tài chính, từ khi thành lập đến khi chấm dứt hoạt động. Số liệu kế toán phản ánh kỳ này phải kế tiếp số liệu kế toán của kỳ trước;
– Phải phân loại sắp xếp thông tin, số liệu kế toán theo trình tự, có hệ thống và có thể so sánh được. Chỉ tiêu do kế toán thu thập, phản ánh phải thống nhất với chỉ tiêu trong dự toán ngân sách về nội dung và phương pháp tính toán.
Chữ viết, chữ số và đơn vị tính sử dụng trong kế toán
– Chữ viết sử dụng trong kế toán là tiếng Việt và chữ số sử dụng trong kế toán là chữ số Ả Rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); khi còn ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị;
– Đơn vị tính sử dụng trong kế toán gồm:
+ Đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam (ký hiệu quốc gia là “đ”, ký hiệu quốc tế là “VND”). Các nghiệp vụ thu, chi ngân sách xã bằng ngoại tệ phải ghi theo nguyên tệ và quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái do Bộ Tài chính qui định tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Các nghiệp vụ thu, chi tài chính khác của xã phát sinh bằng ngoại tệ phải ghi theo nguyên tệ và đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái thực tế hoặc qui đổi theo tỷ giá hối đoái do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ;
+ Đơn vị hiện vật và đơn vị thời gian lao động phải dùng đơn vị đo lường chính thức của Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam; trường hợp có sử dụng đơn vị đo lường khác thì phải quy đổi ra đơn vị đo lường chính thức của Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
Kỳ kế toán
Kỳ kế toán áp dụng cho đơn vị kế toán ngân sách và tài chính xã gồm: Kỳ kế toán năm, kỳ kế toán tháng.
Kỳ kế toán năm là mười hai tháng tính từ đầu ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm dương lịch.
Kỳ kế toán tháng là một tháng tính từ đầu ngày 01 đến hết ngày cuối cùng của tháng.
Nội dung công việc kế toán
Nội dung công việc kế toán ngân sách và tài chính xã, gồm:
– Kế toán tiền mặt, tiền gửi tại Kho bạc: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các khoản tiền mặt tại quỹ của xã, tiền thuộc quỹ ngân sách và tiền gửi khác của xã tại KBNN;
– Kế toán các khoản thu ngân sách: Phản ánh các khoản thu ngân sách xã đã qua Kho bạc, các khoản thu ngân sách xã chưa qua Kho bạc và những khoản thoái thu ngân sách hoàn trả cho các đối tượng được hưởng;
– Kế toán các khoản chi ngân sách: Phản ánh các khoản chi thường xuyên, chi đầu tư xây dựng cơ bản theo dự toán ngân sách đã được Hội đồng nhân dân xã quyết định vào chi ngân sách xã đã qua Kho bạc, chi ngân sách xã chưa qua Kho bạc và việc quyết toán các khoản chi theo Mục lục ngân sách nhà nước;
– Kế toán các quỹ công chuyên dùng của xã: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động từng loại quỹ công chuyên dùng;
– Kế toán thanh toán:
+ Phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của các đối tượng;
+ Phản ánh các khoản nợ phải trả của xã về dịch vụ đã sử dụng chưa thanh toán cho người bán, người nhận thầu và các khoản nợ phải trả khác của xã;
– Kế toán các hoạt động tài chính khác của xã: Phản ánh các khoản thu, chi của các hoạt động tài chính khác như: Thu, chi hoạt động sự nghiệp, văn hoá, giáo dục, đào tạo, thể thao và các hoạt động cung cấp dịch vụ khác;
– Kế toán vật tư, tài sản, đầu tư XDCB, nguồn vốn đầu tư XDCB và nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ: Phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm tài sản và nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ của xã do hoàn thành việc mua sắm, xây dựng cơ bản, do nhận bàn giao, do được Nhà nước đầu tư, do nhân dân đóng góp, quyên tặng và tình hình biến động tài sản và nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ của xã;
– Lập báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán để trình HĐND xã và gửi Phòng Tài chính huyện.
Kiểm kê tài sản
Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán.
Các xã phải kiểm kê định kỳ và kiểm kê bất thường để xác định số hiện có về vật tư, tài sản, tiền quĩ của xã tại thời điểm kiểm kê.
– Kiểm kê định kỳ: Cuối kỳ kế toán năm, trước khi khóa sổ kế toán lập báo cáo tài chính năm, xã phải thực hiện kiểm kê vật tư, tài sản, tiền quỹ, sao kê đối chiếu và xác nhận các khoản tiền còn gửi tại Kho bạc, các khoản công nợ hiện có để đảm bảo số liệu trên sổ kế toán khớp đúng với thực tế.
– Kiểm kê bất thường: Xã phải kiểm kê bất thường trong các trường hợp:
+ Xẩy ra hoả hoạn, lũ lụt và các thiệt hại bất thường khác;
+ Sáp nhập, chia tách xã;
+ Đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
+ Các trường hợp khác theo qui định của pháp luật.
Sau khi kiểm kê tài sản, xã phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê. Trường hợp có chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi trên sổ kế toán, kế toán xã phải xác định nguyên nhân và phải phản ánh số chênh lệch và việc xử lý kết quả vào sổ kế toán trước khi khoá sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. Việc kiểm kê phải phản ánh đúng thực tế tài sản, nguồn kinh phí đã hình thành tài sản. Người lập, người duyệt báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê phải chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê.
Kiểm tra tài chính – kế toán
– Kiểm tra tài chính – kế toán từ bên ngoài: Các xã phải chịu sự kiểm tra tài chính- kế toán của các cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật và không quá một lần kiểm tra cùng một nội dung trong một năm. Chịu sự giám sát của HĐND xã về việc chấp hành Luật Ngân sách nhà nước, chính sách, chế độ tài chính kế toán của Nhà nước và Nghị quyết của HĐND xã về các lĩnh vực ngân sách và các hoạt động tài chính khác ở xã.
Nội dung kiểm tra tài chính – kế toán là kiểm tra thu, chi ngân sách và tài chính khác của xã, kiểm tra việc ghi chép trên chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán thu, chi ngân sách. Kiểm tra việc tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán; Kiểm tra việc chấp hành các chế độ, thể lệ tài chính, kế toán và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức và kỷ luật tài chính trong quá trình chấp hành ngân sách; Các nội dung kiểm tra kế toán phải được xác định trong quyết định kiểm tra.
Chủ tịch xã, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán phải chấp hành lệnh kiểm tra tài chính – kế toán của các cơ quan có thẩm quyền, có trách nhiệm cung cấp đầy đủ số liệu, tài liệu cần thiết liên quan đến nội dung kiểm tra và giải trình các nội dung theo yêu cầu của đoàn kiểm tra. Kết thúc kiểm tra tài chính kế toán, đoàn kiểm tra phải lập biên bản kiểm tra tài chính kế toán có chữ ký của đoàn kiểm tra, của kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán và Chủ tịch UBND xã. Biên bản kiểm tra tài chính kế toán được giao cho UBND xã 1 bản.
– Tự kiểm tra tài chính – kế toán: Các xã được tự kiểm tra tài chính – kế toán một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống, toàn diện tình hình tài chính, ngân sách ngay trong khi thực hiện công việc kế toán của từng kỳ kế toán nhằm đảm bảo công tác kế toán được thực hiện đúng theo chế độ tài chính – kế toán ngay từ đầu.
Công khai tài chính
10.1. Nội dung công khai tài chính
Các nội dung công khai tài chính gồm:
+ Công khai dự toán, quyết toán ngân sách và các hoạt động tài chính xã;
+ Công khai các dự án đầu tư xây dựng cơ bản có sử dụng vốn ngân sách nhà nước do xã làm chủ đầu tư;
+ Công khai tài chính đối với các quỹ có nguồn thu từ các khoản đóng góp của nhân dân và cá nhân, tổ chức khác được thành lập theo qui định của pháp luật.
Các nội dung và biểu mẫu công khai được thực hiện theo qui định tại các văn bản qui định của pháp luật.
10.2. Hình thức công khai
Việc công khai được thực hiện theo một trong các hình thức sau:
– Niêm yết công khai tại trụ sở UBND xã, phường, thị trấn;
– Thông báo bằng văn bản;
– Thông báo trên hệ thống truyền thanh của cấp xã;
– Công bố trong hội nghị của xã.
10.3. Thời hạn công khai
Các xã phải thực hiện công khai báo cáo quyết toán ngân sách và hoạt động tài chính xã chậm nhất 60 ngày kể từ ngày HĐND xã phê chuẩn quyết toán ngân sách và các hoạt động tài chính khác.
Thời hạn công khai đối với các dự án đầu tư xây dựng cơ bản có sử dụng vốn ngân sách nhà nước do xã làm chủ đầu tư chậm nhất 30 ngày kể từ ngày quyết toán vốn đầu tư được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Thời hạn công khai tài chính đối với các quỹ có nguồn từ ngân sách nhà nước và các quỹ có nguồn từ các khoản đóng góp của nhân dân chậm nhất 120 ngày kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.
Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán
11.1. Loại tài liệu kế toán bảo quản lưu trữ gồm:
– Chứng từ kế toán;
– Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp;
– Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách, báo cáo quyết toán công trình XDCB hoàn thành ;
– Tài liệu khác có liên quan đến kế toán gồm: Các loại hợp đồng; các tài liệu nhận và sử dụng kinh phí; tài liệu kiểm kê, đánh giá tài sản; tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, kiểm toán; tài liệu chia, tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động; biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán và các tài liệu kế toán khác có liên quan đến kế toán.
11.2. Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán
– Tài liệu kế toán phải được xã bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng. Sau khi kết thúc kỳ kế toán năm và đã hoàn tất toàn bộ công việc chỉnh lý quyết toán thu, chi ngân sách năm, các tài liệu kế toán phải được sắp xếp, phân loại, đóng tập, gói buộc và lập danh mục giữ tại bộ phận kế toán. Sau 12 tháng kể từ khi kết thúc kỳ kế toán năm hoặc khi kết thúc công việc kế toán tài liệu kế toán mới đưa vào kho lưu trữ.
– Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu, bị mất hoặc bị huỷ hoại thì phải có biên bản tạm giữ, tịch thu, bị mất hoặc huỷ hoại kèm theo bản sao chụp tài liệu bị tạm giữ, bị tịch thu, bị mất hoặc bị huỷ hoại. Đối với chứng từ kế toán các dự án viện trợ không hoàn lại chỉ có một bản chính mà nhà tài trợ yêu cầu phải nộp bản chính thì xã được phép sử dụng bản chứng từ sao chụp để lưu trữ.
– Chủ tịch UBND xã phải chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán an toàn, đầy đủ và chịu trách nhiệm tính hợp pháp của tài liệu kế toán lưu trữ.
– Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.
11.3. Nơi lưu trữ tài liệu kế toán
– Tài liệu kế toán của xã được lưu tại kho lưu trữ của xã. Kho lưu trữ tài liệu kế toán phải bố trí tại trụ sở của xã, phải có đầy đủ phương tiện như kệ, tủ thiết bị để bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán của xã .
– Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ của những xã bị chia, tách, sáp nhập được lưu trữ tại đơn vị mới thành lập. Trường hợp tài liệu kế toán của đơn vị kế toán bị chia, tách không phân chia được cho các đơn vị mới thì lưu trữ lại đơn vị bị chia, bị tách hoặc lưu trữ tại nơi theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền quyết định chia, tách.
11.4. Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán
– Tài liệu kế toán của xã phải lưu trữ tối thiểu 5 năm gồm :
+ Tài liệu kế toán của xã dùng cho việc quản lý, điều hành thường xuyên của xã không trực tiếp dùng làm căn cứ để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính được lưu trữ tối thiểu 5 năm tính từ khi kết thúc kỳ kế toán năm như: Các tập cuống phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… không lưu ở tập chứng từ của bộ phận kế toán xã.
+ Tài liệu kế toán khác dùng cho quản lý, điều hành nội bộ của xã và chứng từ kế toán khác không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
– Tài liệu kế toán của xã phải lưu trữ tối thiểu 10 năm gồm:
+ Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, các báo cáo tài chính tháng, năm; Báo cáo quyết toán thu ngân sách xã, Báo cáo quyết toán chi ngân sách xã đã được HĐND xã phê chuẩn; Báo cáo quyết toán các công trình XDCB của xã, Nhật ký -Sổ Cái hoặc Sổ Cái; Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác có liên quan đến ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
+ Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý tài sản cố định.
+ Tài liệu kế toán và báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành của ban quản lý dự án.
+ Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động của xã.
+ Tài liệu kế toán khác của đơn vị kế toán sử dụng trong một số trường hợp mà pháp luật quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó;
– Tài liệu kế toán của xã phải lưu trữ vĩnh viễn gồm: Tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng;
Việc xác định tài liệu kế toán khác phải lưu trữ vĩnh viễn do Chủ tịch UBND xã quyết định trên cơ sở xác định tính chất sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ từ 10 năm trở lên cho đến khi tài liệu kế toán bị huỷ hoại tự nhiên hoặc được tiêu huỷ theo quyết định của Chủ tịch UBND xã .
11.5. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán của xã
Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán có thời hạn 5 năm và tài liệu kế toán lưu trữ trên 10 năm được tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm. Riêng đối với tài liệu kế toán và báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành của ban quản lý dự án được tính từ ngày Báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành được phê duyệt, tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, sáp nhập của xã được tính từ khi kết thúc công việc thành lập, chia, tách, sáp nhập .
11.6. Tiêu hủy tài liệu kế toán
– Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định, nếu không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu huỷ theo quyết định của Chủ tịch UBND xã .
– Tài liệu kế toán lưu trữ của xã nào thì xã đó thực hiện tiêu huỷ.
– Tuỳ theo điều kiện cụ thể của từng xã mà lựa chọn hình thức tiêu huỷ tài liệu kế toán thích hợp. Đối với tài liệu kế toán thuộc loại bí mật thì tiêu huỷ bằng cách đốt cháy, cắt, xé nhỏ bằng máy hoặc bằng thủ công hoặc bảo đảm tài liệu kế toán đã tiêu huỷ sẽ không thể sử dụng lại được các thông tin, số liệu trên đó.
11.7. Thủ tục tiêu huỷ tài liệu kế toán
– Chủ tịch xã ra quyết định thành lập “Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”. Thành phần Hội đồng gồm có: Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch UBND xã, kế toán trưởng và đại diện của bộ phận lưu trữ.
– Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại theo từng loại tài liệu kế toán, lập “Danh mục tài liệu kế toán tiêu huỷ” và “Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”.
– “Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ” phải lập ngay sau khi tiêu huỷ tài liệu kế toán và phải ghi rõ các nội dung: loại tài liệu kế toán đã tiêu huỷ, thời hạn lưu trữ của mỗi loại, hình thức tiêu huỷ, kết luận và chữ ký của các thành viên Hội đồng tiêu hủy.
Kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán
12.1. Kế toán trưởng
Kế toán trưởng có chức năng giúp Chủ tịch UBND xã tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê và thông tin kinh tế trong xã. Thực hiện kiểm tra, kiểm soát việc tuân thủ các chế độ, chính sách tài chính, kế toán của Nhà nước tại xã và Nghị quyết của HĐND xã về ngân sách, tài chính. Quản lý hoạt động thu, chi ngân sách và các hoạt động tài chính khác ở xã.
12.1.1. Tiêu chuẩn, điều kiện để được bổ nhiệm kế toán trưởng
a- Tiêu chuẩn
– Về đạo đức phẩm chất: Người được bổ nhiệm làm kế toán trưởng phải có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành và đấu tranh bảo vệ chính sách chế độ kinh tế tài chính và pháp luật của Nhà nước.
– Về trình độ chuyên môn nghiệp vụ: Người được bổ nhiệm làm kế toán trưởng phải có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ bậc trung cấp trở lên. Riêng các xã miền núi thuộc vùng sâu, vùng xa theo qui định của pháp luật, kế toán là người dân tộc ít người phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ chứng chỉ sơ cấp tài chính – kế toán, sau đó phải đi học để có bằng trung cấp tài chính, kế toán.
– Về thời gian công tác thực tế về kế toán: Người được bổ nhiệm làm kế toán trưởng nếu có trình độ đại học trở lên thì thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất là 2 năm, nếu ở trình độ sơ cấp trở lên thì thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất là 3 năm.
b- Điều kiện
– Có đủ các tiêu chuẩn qui định trên.
– Đã qua lớp bồi dưỡng kế toán trưởng và được cấp chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng theo qui định của Bộ Tài chính.
– Không bổ nhiệm kế toán trưởng cho những người bị kỷ luật về công tác tài chính; những người chưa thành niên; người bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự; người đang phải đưa vào cơ sở giáo dục, cơ sở chữa bệnh hoặc bị quản chế hành chính; người đang bị cấm hành nghề, cấm làm kế toán theo bản án hoặc quyết định của Toà án; người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự; người đang phải chấp hành hình phạt tù hoặc đã bị kết án về một trong các tội về kinh tế, về chức vụ liên quan đến tài chính, kế toán mà chưa được xoá án tích; Bố, mẹ, vợ, chồng, con, anh, chị, em ruột của người có trách nhiệm quản lý điều hành ở xã; thủ kho, thủ quỹ, người mua bán tài sản của xã.
12.1.2. Nhiệm vụ của kế toán trưởng
– Tổ chức thực hiện công tác kế toán phù hợp điều kiện hoạt động, yêu cầu và trình độ quản lý của xã;
– Tổ chức việc lập dự toán và việc thực hiện dự toán thu, chi, việc chấp hành các định mức, tiêu chuẩn của Nhà nước tại xã. Thực hiện kiểm tra, kiểm soát việc thu, chi tài chính của các bộ phận trực thuộc xã;
– Thực hiện bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán và việc sử dụng tài liệu kế toán lưu trữ theo qui định;
– Thực hiện hướng dẫn các chính sách, chế độ, thể lệ tài chính, kế toán của Nhà nước trong xã. Phân tích, đánh giá tình hình dự toán thu, chi ngân sách xã.
12.1.3. Trách nhiệm của kế toán trưởng
– Thực hiện các qui định của pháp luật về tài chính, kế toán tại xã;
– Tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo qui định của Luật Kế toán; Tổ chức việc lập dự toán và việc thực hiện dự toán thu, chi ngân sách xã, chấp hành các định mức, tiêu chuẩn của Nhà nước tại xã. Thực hiện kiểm tra, kiểm soát việc thu, chi tài chính của các bộ phận trực thuộc xã;
– Lập báo cáo tài chính.
12.1.4. Quyền hạn của kế toán trưởng
– Độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán.
– Yêu cầu các bộ phận, các cá nhân có liên quan trong xã cung cấp đầy đủ, kịp thời các tài liệu liên quan đến công việc kế toán của xã và giám sát tài chính của xã;
– Bảo lưu ý kiến chuyên môn bằng văn bản khi có ý kiến khác với ý kiến của người ra quyết định.
– Ký các chứng từ kế toán, báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán ngân sách xã và các hợp đồng về mua, bán, vật tư, tài sản, giao thầu, xây dựng, giao khoán giữa xã với các đơn vị, cá nhân khác trong và ngoài xã. Mọi chứng từ về thu tiền, chi tiền, xuất, nhập, chuyển giao tài sản ngoài chữ ký của Chủ tịch UBND xã hoặc người được uỷ quyền phải có chữ ký của kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán;
– Báo cáo bằng văn bản với Chủ tịch UBND xã khi phát hiện các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính kế toán trong xã; trường hợp vẫn phải chấp hành quyết định thì báo cáo với Chủ tịch HĐND xã, với Chủ tịch UBND huyện hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền và không phải chịu trách nhiệm về hậu quả của việc thi hành quyết định đó.
– Từ chối không ký, không duyệt những chứng từ và những tài liệu khác, nếu xét thấy không phù hợp hoặc vi phạm các chế độ tài chính kế toán hiện hành.
12.2. Phụ trách kế toán
Các xã chưa có người đủ tiêu chuẩn điều kiện theo qui định tại tiết 12.1.1 nêu trên để bổ nhiệm kế toán trưởng thì được cử người phụ trách kế toán. Chỉ được bố trí người phụ trách kế toán trong thời hạn tối đa giữ chức vụ là một năm tài chính. Riêng đối với các xã miền núi thuộc vùng cao, vùng sâu, vùng xa theo qui định của pháp luật thì có thể kéo dài thời gian phụ trách kế toán nhưng phải có ý kiến bằng văn bản của Phòng Tài chính quận, huyện, thị xã. Người phụ trách kế toán phải thực hiện nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn qui định cho kế toán trưởng.
12.3. Thủ tục bổ nhiệm, thời hạn bổ nhiệm và phụ cấp chức vụ kế toán trưởng, phụ trách kế toán thực hiện theo qui định của pháp luật.
Luật sư
Trách nhiệm của Chủ tịch UBND xã
– Tổ chức bộ máy kế toán, bố trí người làm kế toán theo đúng tiêu chuẩn, điều kiện qui định của Luật Kế toán, các văn bản pháp luật khác về kế toán và chế độ kế toán này.
– Tổ chức và chỉ đạo thực hiện công tác kế toán ở xã theo quy định của pháp luật về kế toán và chịu trách nhiệm về hậu quả do những sai trái mà mình gây ra.
– Ra quyết định thu, chi và chịu trách nhiệm về quyết định của mình; ký duyệt các chứng từ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán và chịu trách nhiệm về tính chính xác trung thực của các số liệu tài liệu đó.
– Xác nhận tính pháp lý của sổ kế toán.
– Tổ chức, chỉ đạo việc lập dự toán ngân sách, dự toán thu, chi tài chính hàng năm.
– Điều hành dự toán ngân sách sau khi được HĐND xã quyết định.
Bàn giao số liệu, tài liệu kế toán khi thay đổi cán bộ kế toán xã
Khi thay đổi người làm kế toán, Chủ tịch UBND xã phải tổ chức việc bàn giao giữa người làm kế toán cũ với người làm kế toán mới và phải ký xác nhận vào biên bản bàn giao.
14.1 – Nội dung bàn giao số liệu kế toán ở xã bao gồm:
– Bàn giao số liệu về tài sản, tiền quỹ của xã;
– Bàn giao số liệu về các khoản nợ phải thu, nợ phải trả của từng đối tượng;
– Bàn giao tình hình thực hiện dự toán thu, chi ngân sách đến thời điểm bàn giao;
– Bàn giao số liệu về tình hình thực hiện các dự án đầu tư của xã;
– Bàn giao số liệu về quỹ công chuyên dùng hiện có và tình hình thu, chi của từng quỹ;
– Bàn giao số liệu về huy động các khoản đóng góp của nhân dân: Số đã huy động, số đã sử dụng, số còn lại, số chưa sử dụng, số còn phải thu của các đối tượng chưa đóng góp.
– Bàn giao số dư của các tài khoản ở thời điểm bàn giao.
14.2. Bàn giao tài liệu kế toán bao gồm: Chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán và các tài liệu kế toán khác.
14.3. Thủ tục bàn giao: Khi bàn giao xong số liệu, tài liệu kế toán, kế toán mới phải lập “Biên bản bàn giao”, người làm kế toán cũ và người làm kế toán mới cùng ký vào “Biên bản bàn giao”. Chủ tịch UBND xã phải chứng kiến việc bàn giao và ký vào “Biên bản bàn giao”.
Người làm kế toán cũ phải chịu trách nhiệm về công việc kế toán trong thời gian mình phụ trách, người làm kế toán mới chịu trách nhiệm về công việc kế toán kể từ ngày nhận bàn giao công việc kế toán.
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Lập chứng từ kế toán
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh có liên quan đến ngân sách và hoạt động tài chính xã đều phải lập chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán đều phải có chứng từ kế toán chứng minh. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu chứng từ. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có qui định mẫu thì xã được tự lập chứng từ kế toán do xã qui định nhưng phải có đầy đủ các nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán qui định tại mục 2 phần II dưới đây.
Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xoá, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xoá, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào tất cả các liên của chứng từ viết sai.
Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên qui định cho mỗi chứng từ. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau. Các chứng từ lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân gửi ra bên ngoài xã thì liên gửi cho bên ngoài phải có dấu của UBND xã.
Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.
Nội dung chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán phải có những nội dung chủ yếu sau:
– Tên và số hiệu của chứng từ;
– Ngày, tháng, năm lập chứng từ, ;
– Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
– Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
– Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
– Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số, tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;
– Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
Ký chứng từ kế toán
– Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký của những người có trách nhiệm theo quy định cho từng chứng từ. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký. Những người ký trên chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực về nội dung, số liệu trên chứng từ.
– Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng bút mực. Không được ký chứng từ kế toán bằng bút chì hoặc bằng bút mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký đã khắc sẵn. Chữ ký của chủ tài khoản và chữ ký của kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán phải đúng với mẫu chữ ký đã đăng ký với Kho bạc nơi xã mở tài khoản giao dịch. Chữ ký trên các chứng từ kế toán của một người phải như nhau.
– Đối với những chứng từ chi tiền, chuyển tiền hoặc chuyển giao tài sản phải được Chủ tịch UBND xã hoặc người được uỷ quyền và kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán ký duyệt trước khi thực hiện. Chữ ký trên những chứng từ kế toán chi tiền, chuyển tiền, chuyển giao tài sản phải ký theo từng liên.
Trình tự kiểm tra và luân chuyển chứng từ kế toán
4.1. Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán
Tất cả các chứng từ kế toán do xã lập hay do bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung ở bộ phận kế toán xã. Bộ phận kế toán phải kiểm tra những chứng từ đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh đầy đủ tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng để ghi sổ kế toán. Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán như sau:
– Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các nội dung ghi chép trên chứng từ kế toán;
– Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán;
– Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.
Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách chế độ, các qui định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,…) đồng thời báo ngay cho Chủ tịch UBND xã biết để xử lý kịp thời đúng pháp luật hiện hành.
Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.
4.2. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán gồm các bước sau:
– Lập, tiếp nhận chứng từ kế toán;
– Kiểm tra và ký chứng từ kế toán;
– Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;
– Sắp xếp, bảo quản chứng từ kế toán.
Các hành vi bị nghiêm cấm về chứng từ kế toán
– Thu các khoản thuế, phí, lệ phí và tiền đóng góp của dân không giao vé, dán tem hoặc viết và giao Biên lai thu tiền cho dân;
– Xuất, nhập quỹ hoặc bàn giao tài sản không có chứng từ kế toán;
– Giả mạo chứng từ kế toán để tham ô tài sản, tiền quỹ của công;
– Hợp pháp hóa chứng từ kế toán;
– Chủ tịch UBND xã hoặc người được uỷ quyền và kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán ký tên trên chứng từ kế toán khi chứng từ chưa ghi đủ nội dung;
– Xuyên tạc hoặc cố ý làm sai lệch nội dung, bản chất nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên chứng từ kế toán;
– Sửa chữa, tẩy xóa hoặc viết chèn trên, chèn dưới trong chứng từ kế toán;
– Huỷ bỏ chứng từ kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo qui định;
– Sử dụng các mẫu chứng từ kế toán không đủ các nội dung qui định cho chứng từ kế toán.
Sắp xếp, bảo quản chứng từ kế toán
– Chứng từ kế toán sau khi sử dụng để ghi sổ kế toán phải được phân loại theo nội dung kinh tế, sắp xếp theo trình tự thời gian và đóng thành từng tập, ngoài mỗi tập ghi: Tên tập chứng từ, tháng…, năm… từ số… đến số … hoặc số lượng chứng từ trong tập chứng từ. Các tập chứng từ được lưu tại bộ phận kế toán trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm, sau đó chuyển vào lưu trữ theo qui định.
– Biểu mẫu chứng từ kế toán chưa sử dụng phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mục nát. Chứng từ kế toán liên quan đến thu, chi ngân sách nhà nước chưa sử dụng phải được quản lý theo chế độ quản lý ấn chỉ của Bộ Tài chính. Chứng từ kế toán có giá trị như tiền trong thời hạn có giá trị sử dụng phải được quản lý như tiền.
Chứng từ kế toán sao chụp
Chứng từ kế toán sao chụp phải được chụp từ bản chính và phải có chữ ký và dấu xác nhận của người có trách nhiệm của đơn vị kế toán nơi lưu bản chính hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định tạm giữ, tịch thu tài liệu kế toán trên chứng từ kế toán sao chụp.
Chứng từ kế toán sao chụp chỉ thực hiện trong các trường hợp sau:
– Xã có thực hiện dự án viện trợ của nước ngoài theo cam kết, nếu phải nộp bản chứng từ chính cho nhà tài trợ nước ngoài. Trường hợp này chứng từ sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận của Chủ tịch UBND xã.
– Xã bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu bản chính chứng từ kế toán. Trường hợp này chứng từ sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận của người đại diện cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định tạm giữ hoặc tịch thu tài liệu kế toán.
– Chứng từ kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do nguyên nhân khách quan như thiên tai, hoả hoạn. Trường hợp này, xã phải đến đơn vị mua hoặc bán hàng hoá, dịch vụ và các đơn vị khác có liên quan để xin sao chụp chứng từ kế toán bị mất. Trên chứng từ kế toán sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận của người đại diện theo pháp luật của đơn vị mua, đơn vị bán hoặc của đơn vị kế toán khác có liên quan.
Sử dụng, quản lý và in mẫu chứng từ kế toán
Tất cả các xã đều phải thực hiện theo đúng mẫu chứng từ kế toán qui định trong chế độ kế toán này. Trong quá trình thực hiện, các tỉnh, huyện và các xã không được tự ý sửa đổi biểu mẫu đã quy định.
Mẫu chứng từ kế toán in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để mất mát, hư hỏng, mục nát hoặc bị lợi dụng.
In và phát hành mẫu chứng từ:
– Các đơn vị khi in mẫu chứng từ kế toán ngân sách và tài chính xã phải thiết kế và in theo đúng nội dung mẫu chứng từ đã quy định;
– Mẫu chứng từ kế toán thuộc nội dung thu nộp ngân sách hoặc Biên lai thu tiền do Bộ Tài chính thống nhất quản lý phát hành. Trường hợp in và phát hành Biên lai thu tiền và các loại vé phục vụ cho việc quản lý các khoản thu ở xã thực hiện theo sự uỷ quyền bằng văn bản của Bộ Tài chính cho Sở Tài chính tỉnh, thành phố.
Hệ thống mẫu chứng từ kế toán
Hệ thống mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho kế toán ngân sách và tài chính xã bao gồm các loại:
– Chứng từ kế toán ban hành theo chế độ kế toán này gồm 13 mẫu;
– Chứng từ ban hành theo Chế độ kế toán HCSN áp dụng cho kế toán ngân sách và tài chính xã;
– Chứng từ ban hành theo Chế độ kế toán ngân sách và hoạt động nghiệp vụ Kho bạc và các văn bản khác.
III. HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN
Tài khoản và hệ thống tài khoản kế toán
Tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế.
Hệ thống tài khoản kế toán ngân sách và tài chính xã gồm 19 tài khoản cấp I trong đó 11 tài khoản bắt buộc dùng cho tất cả các xã và 8 tài khoản hướng dẫn áp dụng cho những xã có phát sinh nghiệp vụ liên quan.
Tài khoản cấp I gồm 3 chữ số thập phân.
Tài khoản cấp II gồm 4 chữ số thập phân.
Tài khoản cấp III gồm 5 chữ số thập phân.
Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản
Các xã căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán qui định trong chế độ này để lập danh mục tài khoản cấp I, cấp II áp dụng phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của xã. Các xã có thể mở thêm tài khoản cấp III . Trường hợp mở thêm tài khoản cấp I, cấp II phải có ý kiến bằng văn bản gửi Sở Tài chính tổng hợp gửi Bộ Tài chính xem xét chấp thuận trước khi thực hiện.
SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN
Sổ kế toán và hệ thống sổ kế toán
Các xã phải mở sổ kế toán theo phương pháp “kế toán kép” quy định ở mục 2 dưới đây để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lưu trữ toàn bộ số liệu kế toán và làm cơ sở lập báo cáo tài chính.
Các xã có qui mô nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh được thực hiện phương pháp “kế toán đơn”, chỉ mở các sổ kế toán chi tiết cần thiết, không mở “Nhật ký – Sổ Cái”. Các xã có yêu cầu quản lý chi tiết hơn được mở thêm các sổ kế toán theo qui định tại mục B của Danh mục sổ kế toán.
Hình thức kế toán
2.1- Hình thức kế toán áp dụng cho các xã thực hiện phương pháp “kế toán kép” là hình thức Nhật ký – Sổ Cái, gồm 2 loại sổ:
2.1.1. Nhật ký – Sổ Cái : Là sổ kế toán tổng hợp, phần Sổ Nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian; phần Sổ Cái dùng để ghi chép, hệ thống các nghiệp vụ kinh tế theo nội dung kinh tế (tài khoản kế toán).
– Số liệu trên Nhật ký – Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình thu, chi ngân sách; thu, chi các quỹ, các nguồn vốn, quỹ hiện có, tình hình biến động về tiền, vật tư, tài sản, công nợ và các hoạt động tài chính khác.
– Nhật ký – Sổ Cái phải có đầy đủ các yếu tố sau:
+ Ngày, tháng ghi sổ;
+ Số hiệu, ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;
+ Nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính, phát sinh;
+ Số hiệu tài khoản ghi Nợ, số hiệu tài khoản ghi Có của nghiệp vụ kinh tế, tài chính;
+ Tên các tài khoản kế toán, mỗi tài khoản có 2 cột Nợ và Có. Số lượng các cột trên Nhật ký – Sổ Cái nhiều hay ít phụ thuộc vào số lượng tài khoản xã áp dụng;
+ Số tiền ghi bên Nợ và số tiền ghi bên Có của từng tài khoản.
2.1.2. Sổ kế toán chi tiết: Là sổ dùng để phản ánh chi tiết từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt mà trên Nhật ký – Sổ Cái chưa phản ánh được. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các khoản thu, chi ngân sách theo Mục lục ngân sách, theo nội dung kinh tế và các đối tượng kế toán khác cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý và lập báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán, các quỹ của xã và hệ thống hóa từng loại tài sản, tiền, quỹ, công nợ và các hoạt động khác do xã quản lý.
Sổ kế toán chi tiết có các yếu tố sau:
– Tên sổ;
– Tài khoản cấp I, tài khoản cấp II;
– Ngày, tháng ghi sổ;
– Số hiệu ngày, tháng chứng từ;
– Nội dung nghiệp vụ kinh tế;
– Các chỉ tiêu khác: Căn cứ vào yêu cầu quản lý mà từng loại sổ có các chỉ tiêu số lượng, đơn giá, thành tiền, các mục thu, mục chi theo mục lục ngân sách, số phát sinh Nợ, số phát sinh Có, số dư cuối kỳ,…
2.2- Hình thức kế toán trên máy vi tính
Các xã thực hiện ghi sổ kế toán trên máy vi tính được thực hiện thống nhất theo chương trình phần mềm do Bộ Tài chính quy định
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng
Mẫu sổ kế toán
Sổ kế toán phải dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn và đóng thành quyển. Việc mở sổ và ghi sổ kế toán phải đảm bảo phản ánh đầy đủ, trung thực, chính xác, kịp thời, liên tục, có hệ thống tình hình thu, chi ngân sách, thu, chi các quỹ công chuyên dùng, tình hình quản lý, sử dụng tài sản, tiền quỹ, tình hình công nợ, tình hình đóng góp của nhân dân nhằm cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho việc điều hành ngân sách của Chủ tịch UBND xã và công khai tài chính theo qui định của pháp luật. Nghiêm cấm để ngoài sổ kế toán bất kỳ một khoản thu, chi, một loại tài sản, tiền quỹ, công nợ hay khoản đóng góp nào của nhân dân.
Đối với các sổ kế toán sử dụng trong chương trình phần mềm kế toán ngân sách và tài chính xã thì mẫu sổ phải có đầy đủ các nội dung chủ yếu qui định cho sổ kế toán: Ngày, tháng ghi sổ; số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ; tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán; số dư đầu kỳ, số tiền phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ.
Mở sổ kế toán
– Trước khi sử dụng sổ kế toán phải thực hiện các thủ tục sau:
Ngoài bìa và trang đầu sổ (góc trên bên trái) phải ghi rõ tên xã, huyện, tỉnh, cấp Ngân sách; giữa bìa ghi tên sổ, ngày mở sổ, năm ngân sách và ngày khoá sổ; phần dưới của trang đầu ghi chữ ký, họ tên của người ghi sổ, kế toán trưởng, chủ tài khoản và đóng dấu của xã. Trường hợp sổ kế toán chuyển giao cho người khác thì phải có chữ ký xác nhận của Chủ tịch UBND xã và người giữ sổ.
Các trang sổ phải đánh số trang từ trang 1 đến hết sổ và giữa 2 trang sổ phải đóng dấu giáp lai của xã.
Trường hợp sử dụng Sổ tờ rời: Các tờ sổ (tờ thẻ) sau khi sử dụng phải được sắp xếp theo trình tự thời gian và được bảo quản. Khi kết thúc kỳ kế toán năm, kế toán phải đóng thành quyển và làm đầy đủ thủ tục pháp lý như đối với sổ đóng quyển.
Trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính: Sổ kế toán thiết kế trên máy phải thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu quy định cho từng mẫu sổ. Riêng Sổ Cái dùng loại Sổ Cái ít cột (mỗi tài khoản sử dụng 1 trang hoặc 1 số trang sổ) thay cho Nhật ký – Sổ Cái. Cuối tháng, sau khi khoá sổ kế toán trên máy vi tính phải tiến hành in sổ kế toán ra giấy và đóng thành từng quyển riêng. Sau đó phải làm đầy đủ thủ tục pháp lý như sổ kế toán ghi bằng tay.
Các sổ kế toán sau khi làm đầy đủ các thủ tục trên mới được coi là hợp pháp.
– Mở sổ kế toán đầu năm:
Đầu năm phải mở sổ kế toán cho năm ngân sách mới (bao gồm Nhật ký – Sổ Cái và các sổ kế toán chi tiết) để tiếp nhận số dư từ sổ năm cũ chuyển sang và ghi ngay nghiệp vụ kinh tế, tài chính mới phát sinh thuộc năm ngân sách mới từ ngày 01/01.
+ Sổ Nhật ký – Sổ Cái: Đầu năm phải chuyển toàn bộ số dư của các tài khoản trên sổ Nhật ký – Sổ Cái năm cũ thành số dư đầu năm trên Sổ Nhật ký – Sổ Cái năm mới. Số dư này bao gồm cả số dư của Tài khoản 714, 814 (đây là số thu ngân sách, số chi ngân sách luỹ kế từ đầu năm đến cuối ngày 31/12 thuộc ngân sách năm trước).
+ Sổ kế toán chi tiết: Đầu năm phải mở đầy đủ các sổ kế toán chi tiết để chuyển số dư từ sổ năm trước sang. Riêng các sổ sau đây không phải chuyển số liệu sang sổ năm mới.
“Sổ tài sản cố định” được sử dụng cho nhiều năm, khi nào hết sổ (hết cột ghi hao mòn) mới chuyển sang sổ mới;
“Sổ thu ngân sách xã”, “Sổ chi ngân sách xã”, “Sổ tổng hợp thu, chi ngân sách xã theo nội dung kinh tế”: Số liệu trên 3 sổ này không phải chuyển sang sổ mới, mà để nguyên trên sổ năm cũ để hạch toán tiếp các nghiệp vụ kinh tế mới phát sinh trong thời gian chỉnh lý quyết toán và theo dõi cho đến khi quyết toán năm trước được HĐND xã phê chuẩn.
Trình tự và phương pháp ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu số liệu cuối tháng
5.1. Ghi Nhật ký – Sổ Cái:
– Cách sắp xếp các tài khoản trên Nhật ký – Sổ Cái đảm bảo nguyên tắc sau:
+ Những tài khoản phát sinh thường xuyên xếp phía trước, những tài khoản ít phát sinh xếp phía sau. Các tài khoản cấp 1 xếp phía trước, tài khoản cấp 2 xếp phía sau;
+ Những tài khoản có quan hệ đối ứng thường xuyên với nhau xếp gần nhau.
– Chuyển số dư các tài khoản cấp I, cấp II kỳ trước thành số dư đầu kỳ của Nhật ký – Sổ cái kỳ này.
– Ghi chép hàng ngày:
Hàng ngày, khi nhận được chứng từ kế toán, người làm công tác kế toán phải kiểm tra tính chất pháp lý của chứng từ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Nhật ký- Sổ Cái. Mỗi chứng từ kế toán được ghi vào Nhật ký- Sổ Cái một dòng đồng thời ở cả 2 phần Nhật ký và Sổ Cái.
Đối với những chứng từ kế toán cùng loại có cùng nội dung phát sinh nhiều lần trong 1 ngày (như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập vật liệu…) có thể tiến hành phân loại chứng từ để lập Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại theo từng nội dung. Sau đó, căn cứ vào số tổng cộng trên từng Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại để ghi vào Nhật ký- Sổ Cái một dòng.
– Tổng hợp, kiểm tra và đối chiếu số liệu cuối tháng:
+ Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Nhật ký- Sổ Cái và các sổ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành khoá sổ, cộng tổng số tiền của cột số phát sinh ở phần Nhật ký, cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính số dư cuối tháng của từng tài khoản ở phần Sổ Cái;
+ Sau đó kiểm tra đối chiếu số liệu dòng cộng phát sinh tháng trên Nhật ký – Sổ Cái, bằng cách cộng tổng số phát sinh Nợ và cộng tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản phản ánh ở phần Sổ Cái đối chiếu với tổng số tiền ở cột cộng phát sinh của phần Nhật ký. Căn cứ vào dòng số dư cuối kỳ các tài khoản trên Nhật ký – Sổ Cái tiến hành cộng tất cả số dư Nợ các tài khoản và cộng tất cả số dư Có các tài khoản, lấy số liệu tổng cộng dư Nợ đối chiếu với số liệu tổng cộng dư Có của tất cả các tài khoản. Khi kiểm tra đối chiếu các số liệu phát sinh trên phải đảm bảo nguyên tắc cân đối sau:
| Tổng số | Tổng số phát sinh | Tổng số phát sinh | ||||||
| phát sinh | = | Nợ của tất cả | = | Có của tất cả | ||||
| ở phần Nhật ký | các tài khoản | các tài khoản | ||||||
| (ở phần Sổ Cái) | (ở phần Sổ Cái) | |||||||
Mục lục bài viếtTổng số dư Nợ của các tài khoản | = | Tổng số dư Có của các tài khoản | ||||||
5.2– Ghi các sổ (thẻ) kế toán chi tiết:
– Các chứng kế toán, bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi ghi Nhật ký – Sổ Cái phải ghi vào sổ (thẻ) kế toán chi tiết;
– Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan ở các cột phù hợp;
– Cuối tháng hoặc cuối quí phải tổng hợp số liệu và khoá các sổ, thẻ kế toán chi tiết; phải cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng; sau đó căn cứ vào số liệu trên sổ kế toán chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản;
– Số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết phải được kiểm tra, đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên Nhật ký- Sổ Cái và các sổ (thẻ) kế toán chi tiết khác.
Khóa sổ kế toán
6.1. Khóa sổ kế toán là công việc cộng sổ để tính ra tổng số phát sinh bên Nợ, bên Có và số dư cuối kỳ của từng tài khoản kế toán hoặc tổng số thu, chi, tồn quỹ,… Cuối kỳ kế toán tháng và cuối kỳ kế toán năm, sau khi phản ánh hết các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ vào sổ kế toán, phải khóa sổ kế toán. Riêng sổ quỹ tiền mặt phải khóa sổ vào cuối mỗi ngày. Ngoài ra phải khóa sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê bất thường khi có thiên tai, hoả hoạn hoặc sáp nhập, chia tách xã.
6.2. Trình tự khóa sổ kế toán cuối tháng:
– Cuối kỳ kế toán tháng sau khi tất cả chứng từ kế toán phát sinh trong tháng đã được ghi vào sổ kế toán phải tiến hành cộng sổ và đối chiếu số liệu giữa các sổ có liên quan với nhau để đảm bảo sự khớp đúng giữa số liệu trên chứng từ với số liệu đã ghi sổ và giữa các sổ với nhau;
– Tiến hành cộng số phát sinh trên Nhật ký- Sổ Cái (hoặc Sổ Cái) và các sổ kế toán chi tiết;
– Từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết cho những tài khoản phải ghi trên nhiều sổ hoặc nhiều trang sổ;
– Tiến hành cộng tất cả các số phát sinh Nợ, cộng các số phát sinh Có của các tài khoản trên Nhật ký – Sổ Cái (hoặc Sổ Cái) xem có bằng nhau và bằng số phát sinh ở phần Nhật ký không? Sau đó tiến hành đối chiếu số liệu trên Sổ Cái với số liệu trên sổ chi tiết hoặc Bảng tổng hợp chi tiết, giữa các sổ chi tiết với nhau, giữa số liệu của kế toán với số liệu của thủ quỹ. Nếu đảm bảo sự khớp đúng sẽ tiến hành khóa sổ chính thức bằng các bước sau:
+ Kẻ một đường ngang dưới dòng ghi nghiệp vụ cuối cùng của kỳ kế toán, cách dòng ghi số nghiệp vụ cuối cùng nửa dòng. Sau đó ghi số phát sinh trong tháng đã cộng phía dưới dòng đã kẻ;
+ Dòng cộng phát sinh luỹ kế từ đầu năm đến cuối tháng ghi dưới dòng cộng phát sinh tháng;
+ Dòng số dư cuối tháng tính được ghi tiếp dưới dòng cộng phát sinh tháng;
Dòng số dư cuối tháng tính như sau:
| Số dư | Số dư | Số phát | Số phát | |||
| Nợ cuối | = | Nợ đầu | + | sinh Nợ | – | sinh Có |
| tháng | tháng | trong tháng | trong tháng | |||
| Số dư | Số dư | Số phát | Số phát | |||
| Có cuối | = | Có đầu | + | sinh Có | – | sinh Nợ |
| tháng | tháng | trong tháng | trong tháng |
+ Kẻ 2 đường kẻ liền nhau ngay sát dưới dòng số dư để kết thúc việc khóa sổ ( ).
Đối với những tài khoản trong tháng không có nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì số dư đầu tháng chuyển thành số dư cuối tháng và ghi vào dòng số dư cuối tháng của tài khoản đó.
Riêng 1 số sổ chi tiết có kết cấu các cột phát sinh Nợ, phát sinh Có và số dư (hoặc thu, chi, tồn quỹ) thì số liệu cột số dư không ghi vào dòng cộng mà ghi vào dòng “số dư cuối tháng” dưới dòng cộng cuối tháng.
Sau khi khóa sổ kế toán, kế toán trưởng hay người phụ trách kế toán phải ký dưới 2 đường kẻ. Đối với Sổ Nhật ký – Sổ Cái chủ tài khoản phải kiểm tra và ký duyệt để đảm bảo sự thống nhất giữa chủ tài khoản với kế toán trưởng về số liệu khóa sổ đã chính xác và đúng với số thực tế.
Đầu tháng sau ghi lại số dư cuối tháng trước của từng tài khoản trên Nhật ký – Sổ Cái và các sổ kế toán chi tiết. Riêng số liệu về thu, chi ngân sách trên sổ thu ngân sách, sổ chi ngân sách là số phát sinh luỹ kế từ đầu năm tới cuối kỳ về thu, chi ngân sách nên không phải ghi lại số dư vào đầu tháng sau.
6.3. Trình tự khóa sổ kế toán cuối năm:
– Trước khi khóa sổ cuối năm phải thực hiện các công việc sau:
+ Đôn đốc thu nộp kịp thời các khoản thu của ngân sách còn chưa thu đến cuối năm và làm thủ tục nộp ngay các khoản đã thu ngân sách còn để tại xã vào ngân sách nhà nước tại Kho bạc nhà nước. Đồng thời giải quyết thanh toán dứt điểm các khoản liên quan đến chi ngân sách để đảm bảo mọi khoản thu, chi ngân sách phát sinh trong năm được tính từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/ 12;
+ Đôn đốc thanh toán kịp thời các khoản nợ phải thu (nợ tạm ứng, các khoản phải thu về khoán, các khoản thu huy động đóng góp chưa thu được,…) để hoàn lại quỹ. Đồng thời thanh toán các khoản nợ phải trả (phải trả sinh hoạt phí và phụ cấp cho cán bộ xã, bảo hiểm xã hội phải nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội, phải trả người bán, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu XDCB,…);
+ Xử lý các khoản tạm thu ngân sách còn đến cuối năm: Về nguyên tắc, các khoản tạm thu ngân sách phải được xử lý dứt điểm trong năm để chuyển vào thu ngân sách hoặc hoàn trả cho đối tượng tạm thu. Trường hợp cuối năm số tạm thu ngân sách bằng hiện vật chưa làm thủ tục ghi thu ngân sách nhà nước tại Kho bạc nhà nước thì được chuyển sang năm sau để xử lý;
+ Đối với các khoản tạm giữ, căn cứ vào quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền, UBND xã phải làm thủ tục hoàn trả cho đối tượng tạm giữ hay làm thủ tục nộp vào ngân sách nhà nước tại Kho bạc nhà nước (nếu cấp thẩm quyền quyết định thu sung công quỹ);
+ Tiến hành kiểm kê, sao kê, đối chiếu toàn bộ tài sản, vật tư, công nợ, tiền mặt, tiền gửi và các loại nguồn vốn, quỹ của xã để xác định số thực có về tài sản, tiền quỹ, công nợ ở thời điểm cuối ngày 31/12. Căn cứ quyết định xử lý của Hội đồng kiểm kê, kế toán lập chứng từ phản ánh việc xử lý kết quả kiểm kê và điều chỉnh số liệu trên sổ kế toán theo thực tế kiểm kê.
+ Chuyển số thu, số chi ngân sách năm nay thành số thu, số chi ngân sách năm trước như sau:Tài khoản 7142 “Thuộc năm nay” được chuyển sang Tài khoản 7141 “Thuộc năm trước”; Tài khoản 7192 “Thuộc năm nay” chuyển sang Tài khoản 7191 “Thuộc năm trước” Tài khoản 8142 “Thuộc năm nay” được chuyển sang Tài khoản 8141 “Thuộc năm trước”; Tài khoản 8192 “Thuộc năm nay” chuyển sang Tài khoản 8191 “Thuộc năm trước”
– Khoá sổ, chuyển sổ kế toán cuối năm:
+ Trình tự các bước khoá sổ cuối năm thực hiện như khoá sổ cuối tháng;
+ Thời điểm khoá sổ cuối năm vào cuối ngày 31/ 12;
+ Khoá sổ cuối năm để tính ra số dư cuối năm của từng tài khoản và từng đối tượng kế toán.
+ Sau khi khoá sổ cuối năm, kế toán xã phải thực hiện việc chuyển sổ cuối năm.
Sửa chữa sai sót trên sổ kế toán
7.1. Sửa chữa sai sót trên sổ kế toán ghi bằng tay
Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót thì không được tẩy xoá làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai phải sửa chữa theo một trong 3 phương pháp sau:
– Phương pháp cải chính (còn gọi là phương pháp xóa bỏ);
– Phương pháp ghi số âm (còn gọi là phương pháp ghi đỏ);
– Phương pháp ghi bổ sung.
a.Phương pháp cải chính được sử dụng để đính chính những chỗ sai trên các sổ kế toán được thực hiện bằng cách gạch một đường bằng mực đỏ xoá bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn nhìn rõ nội dung của những chỗ ghi sai đã xoá bỏ, trên chỗ bị xoá bỏ ghi những con số hoặc những chữ số đúng bằng mực thường. Nếu sai sót chỉ là một chữ số thì cũng phải xoá bỏ toàn bộ con số sai, viết lại con số đúng. Phải chứng thực chỗ cải chính bằng chữ ký của kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán ở bên cạnh.
Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp sau:
– Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản;
– Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng.
Phương pháp ghi số âm được sử dụng để đính chính chỗ sai được thực hiện bằng cách viết lại bằng mực đỏ bút toán sai để huỷ bỏ bút toán này hoặc ghi lại số sai trong dấu ngoặc đơn, sau đó dùng mực thường viết bút toán đúng thay thế.
Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp sau:
– Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ kế toán mà không thể sửa lại bằng phương pháp cải chính;
– Khi báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán đã được duyệt và gửi đi mới phát hiện ra sai sót;
– Sai sót khi số tiền ghi trùng hoặc con số ghi sai lớn hơn con số đúng.
Khi dùng phương pháp ghi số âm để sửa chữa số sai thì phải lập “Chứng từ đính chính” do kế toán trưởng ký xác nhận.
Phương pháp ghi bổ sung được sử dụng cho trường hợp bút toán ghi đúng về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản, nhưng số tiền ghi sổ lại ít hơn số tiền thực tế phát sinh trong các nghiệp vụ kinh tế, tài chính hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ. Trường hợp sửa chữa theo phương pháp này được thực hiện bằng cách lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung” do kế toán trưởng ký xác nhận số tiền chênh lệch thiếu phải ghi bổ sung. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ bổ sung để ghi vào sổ kế toán.
Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót trước khi báo cáo tài chính được nộp cho phòng tài chính quận, huyện thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đó.
Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho phòng tài chính quận, huyện thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót.
7.2. Sửa chữa sai sót trên sổ kế toán ghi bằng máy vi tính
Trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính có phát hiện sai sót:
– Khi phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính được nộp cho phòng tài chính thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính;
– Khi phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho phòng tài chính huyện thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót (đã được in ra giấy).
Sửa chữa sổ kế toán trong trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính được thực hiện theo phương pháp ghi số âm hoặc ghi bổ sung như qui định trong trường hợp ghi sổ bằng tay.
7.3. Sửa chữa những sai sót trên sổ kế toán khi báo cáo quyết toán năm trước được duyệt: Khi báo cáo quyết toán năm trước được duyệt hoặc khi công việc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán báo cáo tài chính năm trước kết thúc và có ý kiến kết luận phải sửa lại số liệu trên báo cáo tài chính năm trước thì đơn vị phải sửa chữa chỗ sai trên sổ kế toán năm nay (thời điểm phát hiện sai sót), đồng thời phải ghi chú vào các mục (dòng cuối) của sổ kế toán năm trước để tiện đối chiếu, kiểm tra.
Điều chỉnh số liệu kế toán khi chỉnh lý quyết toán năm
– Thời gian chỉnh lý báo cáo quyết toán ngân sách là thời gian quy định cho ngân sách xã để xử lý tiếp các việc theo qui định của Luật Ngân sách cho phép như tiến hành điều chỉnh những sai sót trong quá trình hạch toán (nếu có phát hiện ra sai sót), các khoản chi (thuộc niên độ ngân sách năm trước) nếu được phép chi trong thời gian chỉnh lý.
– Thời gian chỉnh lý quyết toán quy định đến hết ngày 31/01 năm sau.
– Việc chỉnh lý quyết toán ngân sách thực hiện như sau:
+ Hạch toán tổng hợp thực hiện trên Sổ Cái hoặc Nhật ký – Sổ Cái của sổ năm mới;
+ Hạch toán chi tiết thu, chi ngân sách xã được thực hiện trên Sổ thu, chi ngân sách xã và sổ tổng hợp thu, chi ngân sách xã theo chỉ tiêu báo cáo và quyết toán của sổ năm trước.
– Xác định và xử lý kết dư ngân sách:
Sau khi hoàn tất việc chỉnh lý quyết toán ngân sách, lập báo cáo quyết toán thu ngân sách và báo cáo quyết toán chi ngân sách gửi Phòng Tài chính quận, huyện và trình HĐND xã. Căn cứ vào phê duyệt của HĐND xã về tổng thu ngân sách xã và tổng chi ngân sách xã để xác định số kết dư ngân sách. Số kết dư ngân sách xã là số chênh lệch giữa số thực thu lớn hơn số thực chi ngân sách xã. (Sau khi đã loại trừ những khoản chi thuộc nhiệm vụ năm trước chưa thực hiện phải chuyển sang năm nay thực hiện tiếp). Sau khi xác định số kết dư ngân sách năm trước, UBND xã lập văn bản đề nghị Kho bạc Nhà nước huyện làm thủ tục ghi thu ngân sách năm nay số kết dư ngân sách năm trước. Căn cứ vào chứng từ đã được Kho bạc Nhà nước xử lý về số kết dư năm trước, kế toán vào sổ thu ngân sách năm nay số kết dư năm trước.
BÁO CÁO TÀI CHÍNH VÀ BÁO CÁO QUYẾT TOÁN
Mục đích lập báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán
Hệ thống báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán thu, chi ngân sách và thu, chi các hoạt động tài chính khác của xã nhằm mục đích sau:
– Tổng hợp và trình bày một cách tổng quát, toàn diện tình hình thu, chi và cơ cấu thu, chi ngân sách; tình hình hoạt động tài chính khác của xã;
– Cung cấp thông tin tài chính cần thiết cho việc tổng hợp thu, chi ngân sách xã vào ngân sách nhà nước và đáp ứng việc kiểm tra, kiểm soát, tổng hợp, phân tích, đánh giá hoạt động tài chính của xã. Đồng thời số liệu báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán còn phục vụ cho việc công khai tài chính theo qui định của pháp luật;
– Thông qua các số liệu trên báo cáo cho phép đánh giá tình hình thực hiện dự toán ngân sách xã theo từng kỳ và so sánh tiến độ thực hiện ngân sách kỳ này so với các kỳ trước và năm trước về tổng số và từng chỉ tiêu, từng hình thức thu hoặc chi;
– Báo cáo tài chính định kỳ là tài liệu quan trọng để xây dựng dự toán ngân sách năm sau, là cơ sở phân tích, đánh giá các nhân tố ảnh hưởng tới thu, chi ngân sách hàng năm.
Số lượng báo cáo, thời hạn nộp báo cáo tài chính
2.1- Số lượng báo cáo tài chính:
– Báo cáo tài chính tháng gồm 3 mẫu:
+ Bảng cân đối tài khoản;
+ Báo cáo tổng hợp thu ngân sách xã theo nội dung kinh tế;
+ Báo cáo tổng hợp chi ngân sách xã theo nội dung kinh tế.
– Báo cáo quyết toán năm gồm 9 mẫu:
+ Bảng cân đối tài khoản;
+ Bảng cân đối quyết toán ngân sách xã;
+ Báo cáo quyết toán thu ngân sách xã theo MLNSNN;
+ Báo cáo quyết toán chi ngân sách xã theo MLNSNN;
+ Báo cáo tổng hợp quyết toán thu ngân sách xã theo nội dung kinh tế;
+ Báo cáo tổng hợp quyết toán chi ngân sách xã theo nội dung kinh tế;
+
+ Báo cáo quyết toán chi đầu tư XDCB;
+ Báo cáo kết quả hoạt động tài chính khác của xã.
Số lượng báo cáo, nội dung và phương pháp tính toán, hình thức trình bày các chỉ tiêu trong từng báo cáo qui định trong chế độ này được áp dụng thống nhất ở tất cả các xã trong cả nước. Để phục vụ cho yêu cầu quản lý, đánh giá và báo cáo HĐND xã, tuỳ theo từng tỉnh có thể chi tiết hoá các chỉ tiêu tổng hợp nhưng không được làm xáo trộn các mẫu đã qui định.
2.2. Thời hạn nộp báo cáo
– Thời hạn nộp báo cáo tài chính tháng cho UBND xã và Phòng Tài chính quận, huyện chậm nhất là 5 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán tháng;
– Thời hạn nộp báo cáo quyết toán năm cho UBND xã để trình HĐND xã và Phòng tài chính quận, huyện do UBND tỉnh quy định.
Trách nhiệm lập, gửi và phê duyệt báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán
3.1. Bộ phận kế toán ngân sách và tài chính xã có trách nhiệm lập báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán theo qui định. Báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán lập từ số liệu trên sổ kế toán. Báo cáo phải lập đầy đủ, chính xác, trung thực, theo đúng nội dung và thời gian qui định.
3.2. Thẩm quyền phê duyệt báo cáo:
+ Báo cáo tài chính tháng do Chủ tịch UBND xã xét duyệt;
+ Báo cáo quyết toán năm trình UBND xã để trình HĐND xã phê chuẩn.
3.3. Báo cáo quyết toán năm sau khi HĐND xã phê chuẩn phải gửi:
+ 1 bản gửi HĐND xã;
+ 1 bản gửi UBND xã;
+ 1 bản gửi Phòng Tài chính quận, huyện;
+ 1 bản gửi KBNN nơi xã giao dịch
+ 1 bản kế toán lưu.
3.4. Số liệu của báo cáo quyết toán năm sau khi HĐND xã phê chuẩn được sử dụng để công khai ngân sách và tài chính của xã.
