Quy trình đấu thầu theo phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ

1. Đấu thầu theo phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ được hiểu như thế nào? 

Thứ nhất, Căn cứ theo quy định tại Khoản 12 Điều 4 Luật Đấu thầu năm 2013 Đấu thầu được hiểu là quá trình lựa chọn nhà thầu để ký kết và thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ phi tư vấn, dịch vụ tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp; lựa chọn nhà đầu tư để ký kết và thực hiện hợp đồng dự án đầu tư có sử dụng đất trên cơ sở bảo đảm minh bạch, cạnh tranh, công bằng và hiệu quả kinh tế.

Theo quy định trong đấu thầu, túi hồ sơ được hiểu là túi đựng các tài liệu của hồ sơ đấu thầu. Phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ được hiểu là phương thức đấu thầu mà các nhà thầu chuẩn bị các đề xuất về tài chính và tài chính một lần và theo quy định phải nộp cùng một thời điểm trong cùng một túi hồ sơ.

Căn cứ theo quy định tại Điều 28 Luật Đấu Thầu, Phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ như sau:

Thứ hai, Phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ được áp dụng trong các trường hợp sau đây:

– Đấu thầu hạn chế, đấu thầu rộng rãi đối với gói thầu cung cấp dịch vụ phi tư vấn; gói thầu mua sắm xây lắp, hàng hóa, hỗn hợp có quy mô nhỏ;

– Chào hàng cạnh tranh đối với gói thầu cung cấp dịch vụ mua sắm hàng hóa, xây lắp, phi tư vấn;

– Chỉ định thầu đối với gói thầu cung cấp dịch vụ dịch vụ phi tư vấn, tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp;

– Chỉ định thầu đối với lựa chọn nhà đầu tư.

– Mua sắm trực tiếp đối với gói thầu mua sắm hàng hóa;

– Nhà đầu tư, nhà thầu cần tiến hành nộp hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất gồm đề xuất về tài chính và đề xuất về kỹ thuật theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu.

 – Việc mở thầu được tiến hành một lần đối với toàn bộ hồ sơ đề xuất, hồ sơ dự thầu.

2. Quy trình đấu thầu theo phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ:

Căn cứ theo quy định tại Điều 11 Nghị định 63/2014/NĐ-CP quy trình thực hiện chi tiết phương thức đấu thầu một giai đoạn một túi hồ sơ như sau:

2.1. Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu, bao gồm:

2.1.1. Lập hồ sơ mời thầu:

Căn cứ theo quy định tại Điều 12 Nghị định 63/2014/NĐ-CP về hồ sơ mời thầu như sau:

Thứ nhất, Căn cứ lập hồ sơ mời thầu:

– Quyết định phê duyệt dự án hoặc Giấy chứng nhận đầu tư đối với quyết định, dự án phê duyệt dự toán mua sắm đối với mua sắm thường xuyên và các tài liệu liên quan.

Đối với gói thầu cần thực hiện trước khi có quyết định phê duyệt dự án thì căn cứ theo quyết định của người đứng đầu đơn vị được giao nhiệm vụ chuẩn bị dự án trong trường hợp chưa xác định được chủ đầu tư hoặc người đứng đầu chủ đầu tư.

– Kế hoạch lựa chọn nhà thầu được duyệt;

– Yêu cầu về đặc tính, thông số kỹ thuật đối với hàng hóa (nếu có); Tài liệu về thiết kế kèm theo dự toán được duyệt đối với gói thầu xây lắp;

– Điều ước quốc tế, thỏa thuận quốc tế (nếu có) đối với các dự án sử dụng vốn hỗ trợ phát triển chính thức, vốn vay ưu đãi; Các quy định của pháp luật về đấu thầu và các quy định của pháp luật liên quan;

– Các chính sách của Nhà nước về phí, thuế, ưu đãi trong lựa chọn nhà thầu và các quy định khác liên quan.

Thứ hai, Hồ sơ mời thầu phải quy định về tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu bao gồm các loại tiêu chuẩn sau đây:

– Xác định giá thấp nhất đối với trường hợp áp dụng phương pháp giá thấp nhất;

– Tiêu chuẩn xác định giá đánh giá đối với trường hợp áp dụng phương pháp giá đánh giá.

– Tiêu chuẩn đánh giá về năng lực và kinh nghiệm;

– Tiêu chuẩn đánh giá về kỹ thuật;

Trong hồ sơ mời thầu không được nêu bất cứ điều kiện nào nhằm tạo lợi thế cho một hoặc nhằm hạn chế sự tham gia của nhà thầu hoặc một số nhà thầu gây ra sự cạnh tranh không bình đẳng.

Thứ ba, Tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu đối với gói thầu mua sắm hàng hóa bao gồm các tiêu chuẩn sau đây:

i) Tiêu chuẩn đánh giá về năng lực và kinh nghiệm:

Sử dụng tiêu chí đạt, không đạt để xây dựng tiêu chuẩn đánh giá về năng lực và kinh nghiệm. Phải quy định các mức yêu cầu tối thiểu để đánh giá là đạt đối với từng nội dung về năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu. Cụ thể như sau:

– Kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh chính có liên quan đến việc thực hiện gói thầu; Kinh nghiệm thực hiện các gói thầu tương tự;

– Năng lực sản xuất và kinh doanh, trình độ cán bộ chuyên môn có liên quan đến việc thực hiện gói thầu, cơ sở vật chất kỹ thuật;

– Năng lực tài chính: giá trị hợp đồng đang thực hiện dở dang và các chỉ tiêu cần thiết khác để đánh giá năng lực về tài chính của nhà thầu; nợ ngắn hạn,tổng tài sản, tổng nợ phải trả, tài sản ngắn hạn, doanh thu, lợi nhuận.

Hiện nay, việc xác định mức độ yêu cầu cụ thể đối với từng tiêu chuẩn nêu trên thì cần căn cứ theo yêu cầu của từng gói thầu cụ thể. Đối với các nhà thầu được đánh giá đạt tất cả nội dung nêu trên thì đáp ứng yêu cầu về năng lực và kinh nghiệm.

ii) Tiêu chuẩn đánh giá về kỹ thuật:

Sử dụng tiêu chí không đạt, đạt hoặc phương pháp chấm điểm theo thang điểm 100 hoặc 1.000 để xây dựng tiêu chuẩn đánh giá về kỹ thuật, trong đó phải quy định mức điểm tối đa đối và mức điểm tối thiểu đối với từng  tiêu chuẩn chi tiết, tiêu chuẩn tổng quát khi sử dụng phương pháp chấm điểm.

Việc xây dựng tiêu chuẩn đánh giá về kỹ thuật dựa trên các yếu tố về khả năng đáp ứng các yêu cầu về lắp đặt, bảo hành, uy tín của nhà thầu, số lượng, chất lượng, thời hạn giao hàng, vận chuyển thông qua việc thực hiện các hợp đồng tương tự trước đó và các yêu cầu khác nêu trong hồ sơ mời thầu. Khi lập hồ sơ mời thầu, căn cứ vào từng gói thầu cụ thể phải cụ thể hóa các tiêu chí làm cơ sở để đánh giá về kỹ thuật bao gồm:

– Tính hợp lý và hiệu quả kinh tế của các biện pháp tổ chức cung cấp, lắp đặt hàng hóa, giải pháp kỹ thuật;

– Mức độ đáp ứng các yêu cầu về bảo hành, bảo trì;

– Khả năng thích ứng về mặt môi trường.địa lý;

– Tiến độ cung cấp hàng hóa;

– Uy tín của nhà thầu thông qua việc thực hiện các hợp đồng tương tự trước đó;

– Đặc tính, thông số kỹ thuật của tiêu chuẩn sản xuất, tiêu chuẩn chế tạo và công nghệ, hàng hóa;

– Tác động đối với môi trường và biện pháp giải quyết;

– Khả năng cung cấp tài chính (nếu có yêu cầu);

– Các yếu tố về điều kiện thời gian thực hiện, thương mại, đào tạo chuyển giao công nghệ;

– Các yếu tố cần thiết khác.

iii) Xác định giá thấp nhất đối với trường hợp áp dụng phương pháp giá thấp nhất:

– Chuyển đổi giá dự thầu sang một đồng tiền chung (nếu có);

– Xác định giá trị ưu đãi (nếu có);

– So sánh giữa các hồ sơ dự thầu để xác định giá thấp nhất.

– Xác định giá dự thầu;

– Sửa lỗi;

– Hiệu chỉnh sai lệch;

– Trừ giá trị giảm giá (nếu có);

iv) Tiêu chuẩn xác định giá đánh giá đối với trường hợp áp dụng phương pháp giá đánh giá:

Công thức xác định giá đánh giá:

GĐG = G ± ∆G + ∆ƯĐ

Trong đó, cách tính như sau:

– G = (giá dự thầu ± giá trị sửa lỗi ± giá trị hiệu chỉnh sai lệch) – giá trị giảm giá (nếu có);

– ∆G là giá trị các yếu tố được quy về một mặt bằng cho cả vòng đời sử dụng của hàng hóa bao gồm:

+ Xuất xứ;

+ Chi phí vận hành, bảo dưỡng;

+ Chi phí lãi vay (nếu có);

+ Tiến độ;

+ Chất lượng (hiệu suất, công suất);

+ Các yếu tố khác (nếu có).

∆ƯĐ là giá trị phải cộng thêm đối với đối tượng không được hưởng ưu đãi theo quy định tại Điểm b Khoản 2 Điều 5 của Nghị định 63/2014/NĐ-CP.

Thứ tư, Tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu đối với gói thầu xây lắp bao gồm:

i) Tiêu chuẩn đánh giá về năng lực và kinh nghiệm:

Sử dụng tiêu chí không đạt, đạt để xây dựng tiêu chuẩn đánh giá về năng lực và kinh nghiệm, trong đó phải quy định mức yêu cầu tối thiểu để đánh giá là đạt đối với từng nội dung về năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu. Cụ thể như sau:

– Năng lực kỹ thuật: Số lượng, khả năng huy động thiết bị thi công để thực hiện gói thầu, trình độ cán bộ chuyên môn chủ chốt, công nhân kỹ thuật trực tiếp thực hiện gói thầu và số lượng thiết bị thi công sẵn có;

– Năng lực tài chính: lợi nhuận, giá trị hợp đồng đang thực hiện dở dang và các chỉ tiêu cần thiết khác để đánh giá về năng lực tài chính của nhà thầu, Tổng tài sản, tổng nợ phải trả, tài sản ngắn hạn, nợ ngắn hạn, doanh thu;

– Kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh chính có liên quan đến việc thực hiện gói thầu; Kinh nghiệm thực hiện các gói thầu tương tự về quy mô, tính chất kỹ thuật, điều kiện địa lý, địa chất, hiện trường (nếu có);

Việc xác định mức độ yêu cầu cụ thể đối với từng tiêu chuẩn nêu trên thì theo quy định cần căn cứ theo yêu cầu của từng gói thầu. Nhà thầu được đánh giá đạt tất cả nội dung nêu trên thì đáp ứng yêu cầu về năng lực và kinh nghiệm.

ii) Tiêu chuẩn đánh giá về kỹ thuật:

Sử dụng tiêu chí không đạt, đạt hoặc phương pháp chấm điểm theo thang điểm 100 hoặc 1.000 để xây dựng tiêu chuẩn đánh giá về kỹ thuật, trong đó phải quy định mức điểm tối đa và mức điểm tối thiểu đối với từng tiêu chuẩn tổng quát, tiêu chuẩn chi tiết khi sử dụng phương pháp chấm điểm.

Việc xây dựng tiêu chuẩn đánh giá về kỹ thuật dựa trên các nội dung về khả năng đáp ứng các yêu cầu về mức điểm tối thiểu về uy tín của nhà thầu,mức điểm tối thiểu thông qua việc thực hiện các hợp đồng tương tự trước đó và các yêu cầu khác nêu trong hồ sơ mời thầu. Khi lập hồ sơ mời thầu, căn cứ vào từng gói thầu cụ thể phải cụ thể hóa các tiêu chí làm cơ sở để đánh giá về kỹ thuật bao gồm:

– Tính hợp lý và khả thi của các biện pháp tổ chức thi công phù hợp với đề xuất về tiến độ thi công, giải pháp kỹ thuật;

Ngoại trừ những trường hợp do tính chất của gói thầu mà hồ sơ mời thầu yêu cầu nhà thầu phải thực hiện theo đúng biện pháp thi công nêu trong hồ sơ mời thầu. Đồng thời, trong hồ sơ mời thầu cần quy định nhà thầu được đề xuất biện pháp thi công khác với biện pháp thi công nêu trong hồ sơ mời thầu.

– Uy tín của nhà thầu thông qua việc thực hiện các hợp đồng tương tự trước đó;

– Tiến độ thi công;

– Các biện pháp bảo đảm chất lượng;

– Bảo đảm điều kiện vệ sinh môi trường và các điều kiện khác như an toàn lao động, phòng cháy, chữa cháy;

– Mức độ đáp ứng các yêu cầu về bảo trì, bảo hành;

– Các yếu tố cần thiết khác.

iii) Xác định giá thấp nhất đối với trường hợp áp dụng phương pháp giá thấp nhất thực hiện theo quy định của pháp luật;

iv) Tiêu chuẩn xác định giá đánh giá đối với trường hợp áp dụng phương pháp giá đánh giá;

Công thức xác định giá đánh giá:

GĐG = G ± ∆g + ∆ƯĐ

Trong đó có quy định:

– G = (giá dự thầu ± giá trị sửa lỗi ± giá trị hiệu chỉnh sai lệch) – giá trị giảm giá (nếu có);

– ∆G là giá trị các yếu tố được quy về một mặt bằng cho cả vòng đời sử dụng của công trình bao gồm:

+ Chất lượng;

+ Chi phí vận hành, bảo dưỡng;

+ Chi phí lãi vay (nếu có);

+ Tiến độ;

+ Các yếu tố khác (nếu có).

– ∆ƯĐ là giá trị phải cộng thêm đối với đối tượng không được hưởng ưu đãi theo quy định tại Điểm b Khoản 2 Điều 4 của Nghị định 63/2014/NĐ-CP.

Thứ năm, Đối với gói thầu cung cấp dịch vụ phi tư vấn và gói thầu hỗn hợp:

– Căn cứ tính chất, quy mô của gói thầu nêu tại mục thứ hai, thứ ba, thứ tư nêu trên để xác định tiêu chuẩn đánh giá về kỹ thuật, tiêu chuẩn đánh giá về năng lực và kinh nghiệm;

Xác định giá thấp nhất đối với trường hợp áp dụng phương pháp giá thấp nhất hoặc tiêu chuẩn xác định giá đánh giá đối với trường hợp áp dụng phương pháp giá đánh giá cho phù hợp.

Thứ sáu, Không sử dụng phương pháp đánh giá kết hợp giữa kỹ thuật và giá đối với gói thầu áp dụng phương thức lựa chọn nhà thầu một giai đoạn một túi hồ sơ.

Thứ bảy, Hồ sơ mời thầu không được nêu yêu cầu về xuất xứ, nhãn hiệu cụ thể của hàng hóa.

Trường hợp không thể mô tả chi tiết hàng hóa theo đặc tính tiêu chuẩn công nghệ, kỹ thuật, thiết kế công nghệ thì được nêu nhãn hiệu, catalô của một sản phẩm cụ thể để tham khảo, minh họa cho yêu cầu về kỹ thuật của hàng hóa nhưng phải ghi kèm theo cụm từ “hoặc tương đương” sau nhãn hiệu, catalog đồng thời phải quy định rõ nội hàm tương đương với hàng hóa đó về tiêu chuẩn công nghệ, đặc tính kỹ thuật, tính năng sử dụng và các nội dung khác nếu có để tạo thuận lợi cho nhà thầu trong quá trình chuẩn bị hồ sơ dự thầu.

Chỉ yêu cầu nhà thầu nộp Giấy chứng nhận quan hệ đối tác hoặc Giấy phép hoặc Giấy ủy quyền bán hàng của nhà sản xuất  trong trường hợp hàng hóa là đặc thù, phức tạp cần gắn với trách nhiệm của nhà sản xuất trong việc cung cấp các dịch vụ sau bán hàng như cung cấp phụ tùng, vật tư thay thế, bảo hành, bảo trì, sửa chữa.

2.1.2. Thẩm định và phê duyệt hồ sơ mời thầu: 

Căn cứ theo quy định tại Điều 13 Nghị định 63/2014/NĐ-CP thì việc thẩm định hồ sơ mời thầu như sau:

Hồ sơ mời thầu phải được thẩm định theo quy định tại Điều 105 của Nghị định 63/2014/NĐ-CP trước khi phê duyệt như sau:

– Hồ sơ trình thẩm định, phê duyệt bao gồm:

i) Tờ trình đề nghị phê duyệt hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời thầu, hồ sơ mời sơ tuyển, hồ sơ yêu cầu của bên mời thầu;

ii) Dự thảo hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu, hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển;

iii) Bản chụp các tài liệu: Quyết định phê duyệt dự án, quyết định phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu, dự toán mua sắm;

iv) Tài liệu khác có liên quan.

– Việc phê duyệt hồ sơ mời thầu phải bằng văn bản và căn cứ vào tờ trình phê duyệt, báo cáo thẩm định hồ sơ mời thầu.

2.2. Tổ chức lựa chọn nhà thầu, bao gồm:

Thứ nhất, Mời thầu: Bên mời thầu đăng tải thông báo mời thầu theo quy định.

Thứ hai, Phát hành, sửa đổi, làm rõ hồ sơ mời thầu:

– Hồ sơ mời thầu được phát hành cho các nhà thầu có tên trong danh sách ngắn hoặc cho các nhà thầu tham gia đấu thầu rộng rãi. Trong trường hợp đối với nhà thầu liên danh, chỉ cần một thành viên trong liên danh mua hoặc nhận hồ sơ mời thầu, kể cả trường hợp chưa hình thành liên danh khi mua hoặc nhận hồ sơ mời thầu;

– Bên mời thầu phải gửi quyết định sửa đổi kèm theo những nội dung sửa đổi hồ sơ mời thầu đến các nhà thầu đã mua hoặc nhận hồ sơ mời thầu trong trường hợp sửa đổi hồ sơ mời thầu sau khi phát hành.

– Nhà thầu trong trường hợp cần làm rõ hồ sơ mời thầu thì phải gửi văn bản đề nghị đến bên mời thầu:

+ Tối thiểu 03 ngày làm việc đối với đấu thầu trong nước; và

+ Tối thiểu 05 ngày làm việc đối với đấu thầu quốc tế trước ngày có thời điểm đóng thầu để xem xét, xử lý.

Việc làm rõ hồ sơ mời thầu được bên mời thầu thực hiện theo một hoặc các hình thức sau đây:

i) Gửi văn bản làm rõ cho các nhà thầu đã nhận hoặc đã mua hồ sơ mời thầu;

ii) Trong trường hợp cần thiết, tổ chức hội nghị tiền đấu thầu để trao đổi về những nội dung trong hồ sơ mời thầu mà các nhà thầu chưa rõ.

Các nội dung trao đổi phải được bên mời thầu ghi lại thành biên bản và phải được lập thành văn bản làm rõ hồ sơ mời thầu gửi cho các nhà thầu đã mua hoặc nhận hồ sơ mời thầu;

iii) Các nội dung làm rõ hồ sơ mời thầu không được trái với nội dung của hồ sơ mời thầu đã duyệt. Đối với trường hợp sau khi làm rõ hồ sơ mời thầu dẫn đến phải sửa đổi hồ sơ mời thầu thì việc sửa đổi hồ sơ mời thầu thực hiện theo quy định của pháp luật;

– Quyết định sửa đổi, văn bản làm rõ hồ sơ mời thầu là một phần của hồ sơ mời thầu.

Thứ ba, Chuẩn bị, nộp, tiếp nhận, quản lý, sửa đổi, rút hồ sơ dự thầu:

– Theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu thì Nhà thầu chịu trách nhiệm trong việc chuẩn bị và nộp hồ sơ dự thầu;

– Bên mời thầu tiếp nhận và quản lý các hồ sơ dự thầu đã nộp theo chế độ quản lý hồ sơ mật cho đến khi công khai kết quả lựa chọn nhà thầu; không được tiết lộ thông tin trong hồ sơ dự thầu của nhà thầu này cho nhà thầu khác trong mọi trường hợp, trừ các thông tin được công khai khi mở thầu.

Hồ sơ dự thầu được gửi đến bên mời thầu sau thời điểm đóng thầu sẽ không hợp lệ, không được mở và bị loại. Sau thời điểm đóng thầu để sửa đổi, bổ sung hồ sơ dự thầu đã nộp bất kỳ tài liệu nào được nhà thầu gửi đến đều không hợp lệ, trừ tài liệu nhà thầu gửi đến để làm rõ hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của bên mời thầu hoặc tài liệu làm rõ, bổ sung nhằm chứng minh tư cách hợp lệ, kinh nghiệm và năng lực của nhà thầu;

– Khi rút hồ sơ hoặc muốn sửa đổi dự thầu đã nộp, nhà thầu phải có văn bản đề nghị gửi đến bên mời thầu. Nếu nhận được văn bản đề nghị trước thời điểm đóng thầu thì bên mời thầu chỉ chấp thuận việc sửa đổi hoặc rút hồ sơ dự thầu của nhà thầu;

– Bên mời thầu phải tiếp nhận hồ sơ dự thầu của tất cả các nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu trước thời điểm đóng thầu, kể cả trường hợp nhà thầu tham dự thầu chưa nhận hồ sơ mời thầu trực tiếp từ bên mời thầu hoặc chưa mua từ bên mời thầu. Trong trường hợp chưa mua hồ sơ mời thầu thì nhà thầu phải trả cho bên mời thầu một khoản tiền bằng giá bán hồ sơ mời thầu trước khi hồ sơ dự thầu được tiếp nhận.

Thứ tư, Mở thầu:

– Việc mở thầu phải được tiến hành công khai và bắt đầu ngay trong vòng 01 giờ, kể từ thời điểm đóng thầu. Theo quy định, chỉ tiến hành mở các hồ sơ dự thầu mà bên mời thầu nhận được trước thời điểm đóng thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu trước sự chứng kiến của đại diện các nhà thầu tham dự lễ mở thầu và sẽ không phụ thuộc vào sự có mặt hay vắng mặt của các nhà thầu;

– Việc mở thầu được thực hiện đối với từng hồ sơ dự thầu theo thứ tự chữ cái tên của nhà thầu và theo trình tự như sau:

+ Yêu cầu đại diện từng nhà thầu không có thư giảm giá kèm theo hồ sơ dự thầu của mình hoặc tham dự mở thầu xác nhận việc có thư giảm giá kèm theo hồ sơ dự thầu của mình;

+ Kiểm tra niêm phong;

+ Mở hồ sơ và đọc rõ các thông tin về: Tên nhà thầu; thời gian thực hiện hợp đồng; số lượng bản gốc, bản chụp hồ sơ; giá dự thầu ghi trong đơn dự thầu; giá trị giảm giá (nếu có); thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu; giá trị, hiệu lực của bảo đảm dự thầu; các thông tin khác liên quan;

– Biên bản mở thầu: Các thông tin nêu trên phải được ghi vào biên bản mở thầu. Biên bản mở thầu phải được ký xác nhận bởi đại diện của bên mời thầu và các nhà thầu tham dự lễ mở thầu và sẽ được gửi cho các nhà thầu tham dự thầu;

– Đại diện của bên mời thầu phải ký xác nhận vào bản gốc đơn dự thầu, thư giảm giá (nếu có), giấy ủy quyền của người đại diện theo pháp luật của nhà thầu (nếu có); các nội dung đề xuất về tài chính và các nội dung quan trọng khác của từng hồ sơ dự thầu; thỏa thuận liên danh (nếu có); bảo đảm dự thầu;

2.3. Đánh giá hồ sơ dự thầu:

Căn cứ theo quy định tại Điều 18 Nghị định 63/2014/NĐ-CP về đánh giá hồ sơ dự thầu như sau:

Thứ nhất, Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu, bao gồm:

– Kiểm tra bản chụp hồ sơ dự thầu, số lượng bản gốc;

– Kiểm tra các thành phần của hồ sơ dự thầu, bao gồm: Đơn dự thầu, thỏa thuận liên danh (nếu có), giấy ủy quyền ký đơn dự thầu (nếu có); đề xuất về kỹ thuật; đề xuất về tài chính và các thành phần khác thuộc hồ sơ dự thầu; bảo đảm dự thầu; các tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ; tài liệu chứng minh năng lực và kinh nghiệm;

– Kiểm tra sự thống nhất nội dung giữa bản chụp và bản gốc để phục vụ quá trình đánh giá chi tiết hồ sơ dự thầu.

Thứ hai, Thực hiện việc đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu:

Hồ sơ dự thầu của nhà thầu được đánh giá là hợp lệ khi đáp ứng đầy đủ các nội dung sau đây:

i) Có bản gốc hồ sơ dự thầu;

ii) Có đơn dự thầu được đại diện hợp pháp của nhà thầu ký tên, đóng dấu (nếu có) theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu; giá dự thầu ghi trong đơn dự thầu phải cụ thể, cố định bằng chữ, bằng số và phải phù hợp, logic với tổng giá dự thầu ghi trong biểu giá tổng hợp, không đề xuất các giá dự thầu khác nhau hoặc có kèm theo điều kiện gây bất lợi cho chủ đầu tư, bên mời thầu; thời gian thực hiện gói thầu nêu trong đơn dự thầu phải phù hợp với đề xuất về kỹ thuật;

Đối với nhà thầu liên danh, đơn dự thầu phải do thành viên đứng đầu liên danh thay mặt liên danh ký đơn dự thầu theo phân công trách nhiệm trong văn bản thỏa thuận liên danh hoặc  đại diện hợp pháp của từng thành viên liên danh ký tên, đóng dấu (nếu có).

iii) Hiệu lực của hồ sơ dự thầu đáp ứng yêu cầu theo quy định trong hồ sơ mời thầu;

iv) Có bảo đảm dự thầu với giá trị và thời hạn hiệu lực đáp ứng yêu cầu của hồ sơ mời thầu.

Trường hợp quy định bảo đảm dự thầu theo hình thức nộp thư bảo lãnh thì thư bảo lãnh phải được đại diện hợp pháp của chi nhánh ngân hàng nước ngoài được thành lập theo pháp luật Việt Nam ký tên với giá trị và thời hạn hiệu lực, đơn vị thụ hưởng theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu hoặc tổ chức tín dụng;

v) Không có tên trong nhiều hoặc hai hồ sơ dự thầu với tư cách là nhà thầu chính nhà thầu độc lập hoặc thành viên trong liên danh;

vi) Có thỏa thuận liên danh được đại diện hợp pháp của từng thành viên liên danh đóng dấu (nếu có), ký tên;

vii) Không đang trong thời gian bị cấm tham gia hoạt động đấu thầu theo quy định của pháp luật về đấu thầu của nhà thầu;

viii) Nhà thầu bảo đảm tư cách hợp lệ;

Nhà thầu có hồ sơ dự thầu hợp lệ được đánh giá, xem xét về năng lực và kinh nghiệm.

Thứ ba, Đánh giá về năng lực và kinh nghiệm:

– Việc đánh giá về năng lực và kinh nghiệm thực hiện theo tiêu chuẩn đánh giá quy định trong hồ sơ mời thầu;

– Nhà thầu có kinh nghiệm và năng lực đáp ứng yêu cầu được xem xét, đánh giá về kỹ thuật.

Thứ tư, Thực hiện việc đánh giá về kỹ thuật và giá:

– Việc đánh giá về kỹ thuật thực hiện theo phương pháp và tiêu chuẩn đánh giá quy định trong hồ sơ mời thầu;

– Nhà thầu đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật được xem xét xác định giá đánh giá đối với trường hợp áp dụng phương pháp giá đánh giá; giá thấp nhất đối với trường hợp áp dụng phương pháp giá thấp nhất,

Thứ năm, tổ chuyên gia lập báo cáo sau khi lựa chọn được danh sách xếp hạng nhà thầu sẽ tiến hành việc gửi bên mời thầu để xem xét. Trong báo cáo phải nêu rõ các nội dung sau:

– Danh sách nhà thầu không đáp ứng yêu cầu và bị loại và các lý do loại bỏ nhà thầu;

– Danh sách nhà thầu được xếp hạng, xem xét và thứ tự xếp hạng nhà thầu;

– Nhận xét về tính minh bạch, cạnh tranh, công bằng và hiệu quả kinh tế trong quá trình tổ chức lựa chọn nhà thầu. Trường hợp chưa bảo đảm cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế, phải nêu rõ lý do và đề xuất biện pháp xử lý;

– Những nội dung của hồ sơ mời thầu chưa phù hợp với quy định của pháp luật về đấu thầu dẫn đến có cách hiểu không rõ hoặc có cách hiểu khác nhau trong quá trình thực hiện hoặc có thể dẫn đến làm sai lệch kết quả lựa chọn nhà thầu; Các đề xuất biện pháp xử lý.

2.4. Thương thảo hợp đồng:

Căn cứ theo quy định tại Điều 19 Nghị định 63/2014/NĐ-CP về thương thảo hợp đồng như sau:

– Nhà thầu xếp hạng thứ nhất được mời đến thương thảo hợp đồng. Trường hợp nhà thầu được mời đến thương thảo hợp đồng nhưng từ chối hoặc không đến thương thảo hợp đồng thì nhà thầu sẽ không được nhận lại bảo đảm dự thầu.

– Việc thương thảo hợp đồng phải dựa trên cơ sở sau đây:

i) Báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu;

ii) Hồ sơ dự thầu và các tài liệu làm rõ hồ sơ dự thầu nếu có của nhà thầu;

iii) Hồ sơ mời thầu.

– Nguyên tắc thương thảo hợp đồng:

+ Sẽ không tiến hành thương thảo đối với các nội dung mà nhà thầu đã chào thầu theo đúng yêu cầu của hồ sơ mời thầu;

+ Việc thương thảo hợp đồng không được làm thay đổi đơn giá dự thầu của nhà thầu sau khi hiệu chỉnh sai lệch, sửa lỗi và trừ đi giá trị giảm giá (nếu có).

Trong quá trình đánh giá hồ sơ dự thầu và thương thảo hợp đồng, nếu phát hiện khối lượng mời thầu nêu trong bảng tiên lượng mời thầu thiếu so với hồ sơ thiết kế thì bên mời thầu yêu cầu nhà thầu phải bổ sung khối lượng công việc thiếu đó trên cơ sở đơn giá đã chào;

Đối với các trường hợp trong hồ sơ dự thầu chưa có đơn giá thì bên mời thầu báo cáo chủ đầu tư xem xét, quyết định việc áp đơn giá nêu trong dự toán đã phê duyệt đối với khối lượng công việc thiếu so với hồ sơ thiết kế hoặc nếu đơn giá này thấp hơn đơn giá đã phê duyệt trong dự toán gói thầu trong trường hợp đơn giá của nhà thầu khác đã vượt qua bước đánh giá về kỹ thuật;

– Việc thương thảo đối với phần sai lệch thiếu thực hiện theo quy định của pháp luật.

– Nội dung thương thảo hợp đồng:

+ Thương thảo về những nội dung chưa rõ, chưa đủ chi tiết hoặc chưa thống nhất, phù hợp giữa hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu, giữa các nội dung khác nhau trong hồ sơ dự thầu có thể dẫn đến các phát sinh, tranh chấp hoặc ảnh hưởng đến trách nhiệm của các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng;

+ Thương thảo về các sai lệch do nhà thầu đã phát hiện và đề xuất trong hồ sơ dự thầu (nếu có), bao gồm cả phương án thay thế của nhà thầu hoặc các đề xuất thay đổi nhà thầu nếu trong hồ sơ mời thầu có quy định cho phép nhà thầu chào phương án thay thế;

+ Thương thảo về nhân sự đối với gói thầu xây lắp, hỗn hợp;

+ Thương thảo về các nội dung cần thiết khác;

+ Thương thảo về các vấn đề phát sinh trong quá trình lựa chọn nhà thầu nếu có nhằm mục tiêu hoàn thiện các nội dung chi tiết của gói thầu;

2.5. Trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu:

Căn cứ theo quy định tại Điều 20 Nghị định 63/2014/NĐ-CP về Trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu như sau:

– Trên cơ sở báo cáo kết quả đánh giá hồ sơ dự thầu, bên mời thầu trình kết quả lựa chọn nhà thầu,  nêu rõ ý kiến của bên mời thầu về các nội dung đánh giá của tổ chuyên gia.

– Kết quả lựa chọn nhà thầu phải được thẩm định theo quy định của pháp luật.

– Kết quả lựa chọn nhà thầu phải được phê duyệt bằng văn bản và căn cứ vào báo cáo thẩm định, tờ trình phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.

– Trường hợp lựa chọn được nhà thầu trúng thầu, văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu phải bao gồm các nội dung sau đây: Tên nhà thầu trúng thầu; Thời gian thực hiện hợp đồng; Giá trúng thầu; Loại hợp đồng; Các nội dung cần lưu ý (nếu có).

– Đối với các trường hợp hủy thầu thì trong văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu hoặc văn bản quyết định hủy thầu phải nêu rõ lý do hủy thầu và trách nhiệm của các bên liên quan khi hủy thầu.

– Sau khi có quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, bên mời thầu phải đăng tải thông tin về kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định. Đồng thời tiến hành việc gửi văn bản thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu cho các nhà thầu tham dự thầu trong thời hạn quy định.

2.6. Hoàn thiện, ký kết hợp đồng:

Sau khi thực hiện đầy đủ các bước nêu tại mục 2 nêu trên thì các bên tiến hành việc ký kết hợp đồng.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

– Luật Đấu thầu năm 2013;

– Nghị định 63/2014/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đấu Thầu về lựa chọn nhà thầu.