Quỹ lương là gì? Quy định về lập kế hoạch quỹ tiền lương?

1. Quỹ lương là gì?

Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ số tiền lương doanh nghiệp trả cho tất cả các loại lao động thuộc doanh nghiệp quản lý và sử dụng. Thành phần quỹ lương bao gồm nhiều khoản như lương cứng, lương lương thưởng, phí trợ cấp,… Tuy nhiên, khoản chủ yếu là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế làm việc. Trong quan hệ với quá trình sản xuất kinh doanh, quỹ tiền lương của doanh nghiệp được thành hai loại cơ bản:

– Tiền lương chính: Là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian làm nhiệm vụ chính đã được quy định, bao gồm: tiền lương cấp bậc, các khoản phụ cấp thường xuyên và các loại tiền thưởng trong quá trình làm việc.

– Tiền lương phụ: Là tiền lương phải trả cho người lao động trong thời gian nghỉ nhưng vẫn được hưởng lương theo chế độ quy định như tiền lương trả cho người lao động trong thời gian nghỉ phép, thời gian đi làm nghĩa vụ xã hội, hội họp, đi học, tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng sản xuất.

Việc phân chia quỹ tiền lương thành tiền lương chính và tiền lương phụ có ý nghĩa nhất định trong công tác kế toán, phân bổ tiền lương theo đúng đối tượng và trong công tác phân tích tình hình sử dụng quỹ lương ờ các doanh nghiệp.

Về nguyên tắc quản lý tài chính, các doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ quỹ tiền lương như: chi quỹ lương theo đúng mục đích, gắn với kết quả sản xuất – kinh doanh trên cơ sở các định mức lao động và đơn giá tiền lương hợp lý được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.

Đối với doanh nghiệp kinh doanh chưa có lãi, chưa bảo toàn vốn thi tổng quỹ lương doanh nghiệp được phép chi không vượt quá tiền lương cơ bản tính theo số lượng lao động thực tế tham gia vào quá trinh sản xuất – kinh doanh, hệ số và mức lương cấp bậc theo hợp đồng, mức phụ cấp lương theo quy định của Nhà nước.

Đối với doanh nghiệp kinh doanh có lãi, đạt được tỷ suất lợi nhuận trên vốn Nhà nước cao, đóng góp cho Ngân sách Nhà nước lớn thì được phép chi quỹ lương theo hiệu quả đạt được của doanh nghiệp nhưng phải bảo đàm các điều kiện sau:

– Bảo toàn được vốn và không xin giảm khấu hao hoặc giảm các khoản phải nộp Ngân sách Nhà nước.

– Tốc độ tăng của quỹ tiền lương phải thấp hơn tốc độ tăng tỷ suất lợi nhuận trên vốn Nhà nước cấp.

2. Quy định về quỹ tiền lương:

Nội dung quỹ tiền lương

Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ tiền lương của doanh nghiệp trả cho tất cả các loại lao động thuộc doanh nghiệp quản lý và sử dụng. Thành phần quỹ lương thuộc doanh nghiệp bao gồm các khoản chủ yếu sau:

– Tiền lương tính theo thời gian, tiền lương tính theo sản phẩm và tiền lương khoán.

– Tiền lương trả cho người lao động sản xuất ra sản phẩm hỏng trong phạm vi chế độ quy định.

– Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng sản xuất do nguyên nhân khách quan, trong thời gian được điều động đi công tác làm nghĩa vụ theo chế  độ quy định, thời gian nghỉ phép, thời gian đi học.

– Tiền ăn trưa, ăn ca.

– Các loại phụ cấp làm thêm giờ, làm thêm…

– Các khoản tiền thưởng có tính chất thường xuyên.

Ngoài ra, trong quỹ tiền lương kế hoạch còn được tính cả khoản tiền chi trợ cấp bảo hiểm xã hội cho công nhân viên trong thời gian ốm đau, thai sản, tai nạn lao động…

Để phục vụ cho công tác hạch toán tiền lương trong doanh nghiệp có thể chia thành hai loại:  Tiền lương lao động trực tiếp và tiền lương lao động gián tiếp. Trong đó, chi tiết theo tiền lương chính và tiền lương phụ.

Tiền lương chính là tiền lương doanh nghiệp trả cho người lao động trong thời gian người lao động thực hiện nhiệm vụ chính của họ, gồm tiền lương trả theo CB và phụ cấp kèm theo.

– Tiền lương phụ là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian người lao động thực hiện nhiệm vụ khác ngoài nhiệm vụ chính và thời gian người lao động nghỉ phép, nghỉ tết, nghỉ vì ngừng sản xuất… được hưởng theo chế độ.

Việc phân chia tiền lương thành lương chính, lương phụ có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với công tác kế toán và phân tích kinh tế. Tiền lương chính của công nhân trực tiếp sản xuất gắn liền với quá trình sản xuất ra sản phẩm và được hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất từng loại sản phẩm. Tiền lương phụ của công nhân trực tiếp sản xuất không gắn với từng loại sản phẩm nên được hạch toán gián tiếp vào chi phí sản xuất sản phẩm.

3. Lập kế hoạch quỹ tiền lương:

Xác định các yếu tố làm cơ sở xây dựng quỹ tiền lương

Có nhiều người cho rằng, việc xây dựng quỹ lương chỉ đơn giản là tính toán tổng  mức lương chính và lương phụ của từng người mỗi tháng rồi tổng kết lại sẽ tạo ra một quỹ lương hoàn chỉnh. Tuy nhiên, đây chỉ là một phần trong công việc xây dựng quỹ lương và những người có suy nghĩ này thực chất không hiểu rõ về quỹ lương cũng như mục đích sử dụng của nó. Dưới đây là 2 yếu tố chính để xây dựng quỹ tiền lương:

Thứ nhất, mức lương thị trường

Mức lương của mỗi vị trí và ban ngành không phải luôn cố định ở một con số mà nó sẽ luôn thay đổi dựa trên xu hướng và nhu cầu của thị trường doanh nghiệp tùy theo từng khu vực, địa phương.

Lấy ví dụ, hiện nay mức lương trung bình của nhân viên kế toán có kinh nghiệm 2 năm tại Hà nội là khoảng hơn 9 triệu đồng, nhưng ở tp. Hồ Chí Minh là vào khoảng gần 9 triệu. Việc khảo sát này chính là cơ sở để xây dựng mức lương nhân viên cho doanh nghiệp ở từng vị trí và từng bộ phận, điều này giúp doanh nghiệp ước lượng một khoản chi phí để tạo ra quỹ lương.

Không chỉ khác nhau ở từng khu vực, mức lương còn luôn thay đổi theo từng thời kỳ với từng xu hướng của thị trường. Ví dụ:

Sau những năm 2006 – 2007, thị trường chứng khoán tại Việt Nam tăng vùn vụt dẫn đến thiếu nhân viên trong lĩnh vực chứng khoán, do đó các nhân viên kế toán thuê một lượng lớn các nhân viên kế toán và kiểm toán của các công ty tài chính. Điều này dẫn đến cả một thị trường kế toán, kiểm toán thiếu người, việc này khiến mức lương của nhân viên kế toán, kiểm toán tăng lên gấp 2 thậm thí 3 lần so với trước đó. Để nắm bắt được những thay đổi của thị trường để xây dựng quỹ lương, phòng kế toán cần phải phối hợp với phòng marketing để có những thông tin khảo sát chính xác nhất.

Việc khảo sát mức lương thị trường không chỉ đơn giản là xây dựng quỹ lương mà nó còn là yếu tố để duy trì và cân bằng việc vận hành của doanh nghiệp. Tiền lương chính là yếu tố cơ bản mà hầu hết mọi người quan tâm khi xin việc và gần như chẳng có nhân viên nào đồng ý làm tại doanh nghiệp mà mức lương nhận được thấp hơn hẳn mức lương với cùng vị trí mà các doanh nghiệp khác đưa ra. Đây cũng là yếu tố để giữ chân nhân viên của các doanh nghiệp.

Thứ hai, mục tiêu của doanh nghiệp

Mục tiêu của doanh nghiệp chính là yếu tố cơ bản để xác định quỹ lương dựa trên các quyết định của doanh nghiệp về số lượng nhân viên và mức lương thưởng.

Lấy ví dụ, năm 2017, doanh thu của tập đoàn Hòa Phát đạt gần 47,000 tỷ đồng với số lượng khoảng 15,000 nhân viên, mục tiêu đặt ra cho năm 2018 của công ty là doanh thu đạt 55,000 tỷ đồng. Để đạt được mục tiêu này, Hòa Phát ra quyết định phải tuyển thêm 4,000 công nhân viên để có thể hoàn thành được mục tiêu nhiệm vụ, điều này tương đương với việc phải tăng quỹ lương Hòa Phát lên khoảng 30% để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.

Việc tăng quỹ lương phụ thuộc vào quyết định của cấp trên lựa chọn tăng số lượng nhân viên hoặc tăng tiền lương thưởng. Các doanh nghiệp có 3 lựa chọn cơ bản :

• Chỉ tăng số lượng nhân viên tức là doanh nghiệp sẽ ước lượng mục tiêu nhiệm vụ để đưa ra con số tương đối số nhân viên cần tuyển dụng. Điều này tương đương với việc thuần túy chỉ tăng số lượng nhân viên và mức lương thưởng không thay đổi.
• Chỉ tăng tiền lương thưởng: Doanh nghiệp sẽ giữ nguyên số lượng nhân viên và tăng mức thưởng cao hơn, điều này đồng nghĩa với việc tăng số lượng nhiệm vụ của mỗi người để hoàn thành được mục tiêu. Việc tăng mức thưởng chính là một hình thức cổ vũ để nhân viên cố gắng hơn và không phàn nàn gì về số lượng nhiệm vụ của bản thân. Tuy nhiên, việc tăng số lượng nhiệm vụ không thể quá sức so với hiệu suất của nhân viên và phải có một cuộc trưng cầu ý kiến trước khi đưa ra quyết định. Hầu hết cách thức này chỉ diễn ra tại doanh nghiệp nhỏ với những mục tiêu kế hoạch không quá lớn.
• Kết hợp cả tăng số lượng nhân viên và lương thưởng: Doanh nghiệp sẽ chỉ tăng một số lượng nhân viên nhất định không cần phải đạt đủ chỉ tiêu nhưng sẽ đảm bảo về mặt chất lượng đồng thời tăng mức lương thưởng cho toàn bộ nhân viên. Đây là phương án lựa chọn tốt không chỉ tăng chất lượng của đội ngũ cán bộ công nhân viên cho doanh nghiệp mà còn được coi là một nơi làm việc lý tưởng.

4. Các bước xây dựng quỹ lương:

Bước 1: Lên kế hoạch

Để xây dựng được quỹ lương cho năm nay, phòng ban kế toán phải lập kế hoạch cho quỹ lương từ năm trước để được cấp trên xác nhận và thông qua. Việc lập quỹ dự phòng phải nhờ vào sự hỗ trợ của phòng ban khảo sát thị trường để phòng kế toán lập được thang bảng lương phù hợp mục tiêu của doanh nghiệp với số lượng nhân viên, tiền thưởng cần tăng trong năm tới để nhân viên kế toán có thể lên kế hoạch xây dựng được quỹ lương tối thiểu mà doanh nghiệp cần bỏ ra trong năm tới. Phòng tài chính sẽ dựa vào quỹ lương kế hoạch này để xây dựng các khoản chi trong năm tới của doanh nghiệp, đảm bảo tổng tất cả các danh mục cần chi tiêu không vượt quá ngân sách của doanh nghiệp.

Bước 2: Hoàn thiện quỹ lương

Ở bước này, quỹ lương sẽ được xây dựng dựa trên số nhân viên hiện có thực tế của công ty và thang bảng lương chính xác nhất tại thời điểm đó. Đây sẽ là quỹ lương chính thức sau khi điều chỉnh và hoàn thiện quỹ lương theo kế hoạch. Sau đó, nhiệm vụ tiếp theo của phòng kế toán chính là so sánh quỹ lương chính thức với quỹ lương theo kế hoạch để rút ra nhận xét và rút kinh nghiệm cho việc lên kế hoạch lập quỹ lương cho năm tới.

Như vậy, quỹ lương gắn liền với hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Nó không chỉ dừng lại ở việc xác định số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho nhân viên mà còn là yếu tố tạo nên mức lương thưởng hấp dẫn, duy trì sự hoạt động bền vững của công ty.