Nhiệm vụ và quyền hạn của thủ quỹ trong các đơn vị sự nghiệp

1. Thủ quỹ là gì?

Để hiểu được nhiệm vụ quyền hạn của thủ quỹ thì trước tiên ta cần phải hiểu được thủ quỹ là gì?

Thủ quỹ được hiểu là người chuyên giữ quỹ của cơ quan, đơn vị, tổ chức, được phân công hoặc giao nhiệm vụ để quản lý, theo dõi vấn đề thu, chi quỹ, để nhằm đảm bảo sự công khai, minh bạch trong việc sử dụng quỹ của cơ quan, đơn vị. Nhằm tránh sự lạm quyền, thiếu sự thống nhất trong quản lý quỹ.

Quy định về nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn của thủ quỹ được quy định tại Quyết định 21-LĐ/QĐ của Bộ lao động như sau:

2. Chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của một thủ quỹ:

– Thực hiện thu, chi tiền mặt đúng chính sách trong phạm vi trách nhiệm của người thủ quỹ. Theo quy chế của đợn vị, cơ quan, tổ chức về vấn đề thu chi quỹ. Thu những vấn đề gì, danh mục cần phải thu là gì, mức thu ra sao đã dược đơn vị thông qua và thủ quỹ chỉ cần căn cứ vào đó để tiến hành thu đúng và đủ.

– Kiểm đếm thu, chi tiền mặt chính xác và bảo quản an toàn quỹ tiền mặt của đơn vị, để tránh trường hợp lạm thu và lạm chi, điều tiết cân đối giữa việc thu và chi sao cho cấn đối tránh trường hợp bội chi, tránh trường hợp làm trái quy định của pháp luật như hành vi rửa tiền, ….

– Thực hiện nghiêm chỉnh định mức tồn quỹ tiền mặt của Nhà nước quy định, thực hiện việc phân bổ sử dụng sao cho phù hợp, hợp lý đối với mức quỹ chưa được sử dụng đến sau khi hoạch toán vấn đề chia. 

– Hạch toán chính xác đầy đủ các nghiệp vụ của quỹ tiền mặt, và làm các báo cáo chính xác và đầy đủ về quỹ tiền mặt. Tránh trường hợp thiếu hụt số tiền trong quỹ mà không có cơ sơ cho vấn đề chi đó là gì, vì không có cơ sở để chứng minh về vấn đề chi tiêu.

3. Muốn làm một công việc thủ quỹ tốt cần phải nắm được gì?

– Điều lệ hoặc nội dung hoạt động nghiệp vụ, kinh doanh của đơn vị mình để hiểu nội dung hoạt động của quỹ tiền mặt.

– Chế độ, thể lệ thu chi tài chính của đơn vị, cơ quan, tổ chức;

– Chế độ quản lý tiền mặt của Nhà nước phải theo quy định của pháp luật về chế độ quản lý tiền tệ chứ không phải cơ quan, đơn vị cứ quy định ra và làm theo quy định đó mà cái quy định đó cũng cần phải phù hợp với quy định cua pháp luật.

– Hiểu được kế hoạch tiền mặt của đơn vị, đơn vị đề ra kế hoạch tiền mặt 

– Quy trình nghiệp vụ về kiểm đếm, đóng gói, thu chi và bảo quản tiền mặt.

– Tiến hành các thủ tục về quan hệ tiền mặt với ngân hàng và khách hàng.

– Thủ tục về mở sổ sách, xử lý các chứng từ, ghi chép và làm báo cáo thống kê, cập nhật việc thu chi của quỹ tiền mặt.

– Biết sử dụng những công cụ chuyên dùng đơn giản cho công tác quỹ tiền mặt như bàn tính gảy, máy tính quay tay, máy đếm tiền (nếu có).

4. Yêu cầu trình độ nghiệp vụ đối với thủ quỹ:

Tốt nghiệp phổ thông cơ sở, đã qua lớp nghiệp vụ quỹ tiền mặt muốn làm thủ quỹ phải đáp ứng được những quy định định về trình độ, chuyên môn chứ không phải chủ thể nào cũng có thể làm thủ quỹ.

TƯ VẤN MỘT TRƯỜNG HỢP CỤ THỂ:

Tóm tắt câu hỏi:

Xin chào Luật sư! Tôi hiện là giáo viên của một trường tiểu học ở Vĩnh Long. Nay tôi có một vấn đề chưa hiểu về luật như thế nào, xin Luật sư giải đáp giúp tôi. Sự việc là trước năm học 2015 – 2016 trường tôi có phân công nhân sự cho Chủ tịch công đoàn trường kiêm làm thủ quỹ, đến năm học 2015 – 2016 nhiệm vụ thủ quỹ được bàn giao cho nhân viên y tế học đường kiêm nhiệm. Nhưng theo sự chỉ đạo của Hiệu trưởng thì chỉ bàn giao hồ sơ chứ không có bàn giao tiền cho thủ quỹ mới, mỗi khi rút kinh phí về thì nhân viên y tế học đường kiêm nhiệm chức vụ thủ quỹ lại bàn giao tiền cho Chủ tịch công đoàn trường. Rồi mọi việc thu chi điều do Chủ tịch công đoàn và Hiệu trưởng. Còn nhân viên y tế học đường kiêm nhiệm thủ quỹ thì đứng tên và ký các loại giấy tờ, mà không có quyền hạn trong việc thu, chi. Nay tôi xin hỏi hiện theo sự chỉ đạo của Hiệu trưởng trường tôi như vậy là đúng hay sai? Nếu sai thì sai phạm như thế nào? Theo luật thì vi phạm Bộ luật nào? Điều mấy? Khoảng mấy? Nhờ Luật sư giải đáp giúp! Chân thành cảm ơn!?

Luật sư tư vấn:

Không chỉ các doanh nghiệp mới cần đến thủ quỹ hay là kế toán mà tất cả các đơn vị, cơ quan, tổ chức đều cần phải có ít nhất một thủ quỹ hay là một kế toán, bởi vai trò của thủ quỹ, kế toán đóng vai trò rất quan trọng đó chính là người sẽ nắm tài chính, hoạt động tài chính của cơ quan, đơn vị, đảm bảo sao cân đối được thu chi, đảm bảm minh bạch trong sử dụng quỹ của đơn vị cũng như ngân sách của nhà nước đưa về cơ quan, đơn vị làm sao sử dụng cho hiệu quả, công khai, minh bạch, để hiểu rõ hơn về vấn đề này sau đây luật Dương Gia đưa ra một số quy định của pháp luật liên quan đến vấn đê này như sau:

Thứ nhất, người không được kiêm nhiệm chức vụ thủ quỹ được quy định tại Luật kế toán 2015 quy định như sau:

Cụ thể tại khoản 4 Điều 52 Luật kế toán 2015 quy định về đối tượng không được làm kế toán là thủ kho, thủ quỹ, người mua, bán tài sản trong cùng một đơn vị kế toán là doanh nghiệp nhà nước, công ty cổ phần, hợp tác xã, cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước.

Ngoài ra còn được quy định tại khoản 3 Điều 19 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định chi tiết một số điề của Luật kế toán thì có quy định về người không đủ điều kiện để làm kế toán là Người đang làm quản lý, Điều hành, thủ kho, thủ quỹ, người được giao nhiệm vụ thường xuyên mua, bán tài sản trong cùng một đơn vị kế toán, trừ trường hợp trong cùng doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn do một cá nhân làm chủ sở hữu và các doanh nghiệp thuộc loại hình khác không có vốn nhà nước và là doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định của pháp Luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Thứ hai, Nhiệm vụ quyền hạn của Hiệu trưởng;

Căn cứ khoản 1 Điều 20 Thông tư 41/2010/TT-BGDĐT Hiệu trưởng trư­ờng tiểu học là người chịu trách nhiệm tổ chức, quản lí các hoạt động và chất lượng giáo dục của nhà tr­ường. Hiệu trưởng do Trưởng phòng giáo dục và đào tạo bổ nhiệm đối với trường tiểu học công lập, công nhận đối với trư­ờng tiểu học tư­ thục theo quy trình bổ nhiệm hoặc công nhận Hiệu trưởng của cấp có thẩm quyền.

Nhiệm kì của Hiệu trưởng trường tiểu học là 5 năm. Sau 5 năm, Hiệu trưởng được đánh giá và có thể được bổ nhiệm lại hoặc công nhận lại. Đối với trường tiểu học công lập, Hiệu trưởng được quản lí một trường tiểu học không quá hai nhiệm kì. Mỗi Hiệu trưởng chỉ được giao quản lí một trường tiểu học

Bên canh đó hiệu trưởng trường có quyền và nghĩa vụ quy định tại khoản 5 Điều 20 Thông tư 41/2010/TT-BGDĐT ban hành điều lệ trường tiểu học:

“5.Nhiệm vụ và quyền hạn của Hiệu trưởng:

 a) Xây dựng quy hoạch phát triển nhà trường; lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch dạy học, giáo dục; báo cáo, đánh giá kết quả thực hiện trước Hội đồng trường và các cấp có thẩm quyền;

b) Thành lập các tổ chuyên môn, tổ văn phòng và các hội đồng tư vấn trong nhà trường; bổ nhiệm tổ trưởng, tổ phó;

c) Phân công, quản lí, đánh giá, xếp loại; tham gia quá trình tuyển dụng, thuyên chuyển; khen th­ưởng, thi hành kỉ luật đối với giáo viên, nhân viên theo quy định;

d) Quản lí hành chính; quản lí và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài chính, tài sản của nhà trư­ờng;

e) Quản lí học sinh và tổ chức các hoạt động giáo dục của nhà tr­ường; tiếp nhận, giới thiệu học sinh chuyển trường; quyết định khen thưởng, kỉ luật, phê duyệt kết quả đánh giá, xếp loại, danh sách học sinh lên lớp, ở lại lớp; tổ chức kiểm tra, xác nhận việc hoàn thành chương trình tiểu học cho học sinh trong nhà trường và các đối tượng khác trên địa bàn trường phụ trách;

g) Dự các lớp bồi d­ưỡng về chính trị, chuyên môn, nghiệp vụ quản lí; tham gia giảng dạy bình quân 2 tiết trong một tuần; được hư­ởng chế độ phụ cấp và các chính sách ưu đãi theo quy định;

h) Thực hiện quy chế dân chủ cơ sở và tạo điều kiện cho các tổ chức chính trị – xã hội trong nhà trường hoạt động nhằm nâng cao chất lượng giáo dục;

i) Thực hiện xã hội hoá giáo dục, phối hợp tổ chức, huy động các lực lượng xã hội cùng tham gia hoạt động giáo dục, phát huy vai trò của nhà trường đối với cộng đồng.”

Như vậy, thủ quỹ là người có chức trách, đạt trình độ quy định tại Quyết định 21-LĐ/QĐ, không được kiêm nhiệm chức vụ kế toán theo quy định của Luật kế toán năm 2015. Còn việc thu chi, quản lý tài chính của đơn vị còn phụ thuộc vào điều lệ đơn vị, quyền và nghĩa vụ của chức danh thủ quỹ tại mỗi đơn vị. Hiệu trưởng trường là người có nhiệm vụ và quyền hạn trong việc quản lý và sử dụng hiệu quả các nguồn tài chính, tài sản của nhà trường theo quy định của Thông tư 41/2010/TT-BGDĐT nhưng không đồng nghĩa với việc phân bổ chức danh là một người và quản lý, chi quỹ là một người. Do đó việc hiệu trưởng phân công nhân viên y tế học đường làm thủ quỹ và quản lý sổ sách liên quan đến thu, chi của nhà trường là hoàn toàn không đúng và việc hiệu trưởng cho chủ tịch công đoàn quản lý việc thu chi cũng không đúng theo quy định của luật vì không thuộc nhiệm vụ của chủ tịch công đoàn về công việc thủ quỹ của nhà trường.