Quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

1. Quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền:

Pháp luật hiện nay đã quy định cụ thể về vấn đề xuất hóa đơn điện tử nói chung và hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền nói riêng. Cần phải nắm rõ một số quy định cơ bản về hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền như sau:

1.1. Quy định về điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền:

Căn cứ theo quy định Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có thể kể đến một số điều kiện sử dụng loại hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền như sau:

– Đơn vị có đầy đủ phương tiện điện tử như chữ ký số được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền, tài khoản giao dịch thuế điện tử được cấp bởi Cơ quan thuế trong quá trình thực hiện giao dịch với Cơ quan thuế;

– Đơn vị được trang bị đầy đủ cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin như máy tính, thiết bị có kết nối internet, email …;

– Đơn vị sử dụng phần mềm điện tử hóa, có dẫn chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử tới Cơ quan thuế;

– Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền thì bắt buộc cần phải thay đổi phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ chuẩn định dạng dữ liệu hóa đơn căn cứ theo quy định tại Quyết định 1510/QĐ-TCT của Tổng cục Thuế.

1.2. Quy định về nguyên tắc áp dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền:

Căn cứ theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có thể kể đến những nguyên tắc áp dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền như sau:

– Đơn vị cần phải bảo đảm nhận viết hóa đơn in từ máy tính tiền chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;

– Doanh nghiệp và đơn vị kinh doanh không bắt buộc phải sử dụng chữ ký số;

– Các khoản mua bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền sẽ được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế của các doanh nghiệp, hoặc sao chụp hóa đơn, hoặc tra cứu thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế về hóa đơn.

1.3. Những nội dung cơ bản của hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền:

Cũng tương tự như hóa đơn điện tử, hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền sẽ bao gồm các nội dung căn cứ theo quy định tại Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Bao gồm:

– Tên hóa đơn;

– Ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, tuy nhiên cần phải lưu ý, trong đó bao gồm ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử;

– Số hóa đơn;

– Cần phải ghi rõ thông tin cơ bản của người bán, trong đó bao gồm tên của người bán, địa chỉ của người bán, mã số thuế của người bán;

– Cần phải ghi rõ thông tin của người mua, trong đó bao gồm tên của người mua, địa chỉ của người mua và mã số thuế của người mua;

– Thông tin về hàng hóa và dịch vụ, trong đó bao gồm tên hàng hóa và dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa có thuế, thuế suất giá trị gia tăng và tổng tiền thuế giá trị gia tăng;

– Chữ ký hoặc điểm chỉ của người bán và người mua;

– Thời điểm lập hóa đơn, tức là ngày tháng năm lập hóa đơn;

– Thời điểm ký số, tức là ngày tháng năm ký số trên hóa đơn điện tử;

– Mã của cơ quan thuế đối với trường hợp hóa đơn có sử dụng mã của cơ quan thuế, phí, lệ phí, khuyến mại và chiết khấu;

– Chữ viết, chữ số, đồng tiền được sử dụng trên hóa đơn

1.4. Quy định về thời điểm xuất hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền:

Căn cứ theo quy định tại Điều 9 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ (sau được sửa đổi tại Nghị định 41/2022/NĐ-CP), có quy định về thời điểm lập hóa đơn cụ thể như sau:

– Thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động bán hàng hóa, trong đó bao gồm cả hoạt động bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, tài sản sung công quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia, theo quy định của pháp luật hiện nay được xác định là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc chuyển giao quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt người bán đã thu được tiền hay chưa thu được tiền trên thực tế từ người mua;

– Thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động cung cấp dịch vụ theo quy định hiện nay được xác định là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ trên thực tế, không phân biệt bên cung cấp dịch vụ đã thu được tiền hay chưa thu được tiền từ người sử dụng dịch vụ. Trong trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc thu tiền trong khi cung cấp dịch vụ, thì thời điểm lập hóa đơn trong trường hợp này sẽ được xác định là thời điểm người cung cấp dịch vụ thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc/thu tiền tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung ứng các loại dịch vụ kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế, thẩm định giá, thiết kế kỹ thuật, khảo sát, tư vấn giám sát, lập dự án đầu tư xây dựng);

– Trong trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao đối với từng hạng mục, từng công đoạn dịch vụ khác nhau, thì theo quy định của pháp luật, mỗi lần giao hàng đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, loại hình dịch vụ được giao tương ứng.

Theo đó thì có thể nói, thời điểm xuất hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là thời điểm bên bán hoàn thành nghĩa vụ cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm thu tiền từ bên mua.

2. Trách nhiệm người người xuất hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền: 

Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính có quy định cụ thể về trách nhiệm của người bán hàng, người xuất hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền. Bao gồm:

– Đảm bảo đó đăng ký việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền, có khả năng kết nối trực tiếp dữ liệu tới Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế căn cứ theo quy định tại Điều 15 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP;

– Cần phải đảm bảo hoạt động lập hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền phù hợp với quy định tại Điều 11 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP;

– Cần phải đảm bảo áp dụng giải ký tự có mã được cung cấp bởi Cơ quan thuế trong quá trình lập hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có khả năng kết chuyển dữ liệu trực tiếp với cơ quan thuế một cách liên tục và duy nhất;

– Đảm bảo chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền trực tiếp đến Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế ngay trong ngày xuất hóa đơn điện tử;

– Việc chuyển dữ liệu cần phải được thực hiện thông qua các tổ chức cung cấp dịch vụ nhận/chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử. Các đơn vị cung cấp dịch vụ này cần phải đáp ứng được đầy đủ điều kiện theo quy định của pháp luật và được cơ quan có thẩm quyền đó là Tổng cục thuế thẩm định và đồng ý.

3. Các đối tượng nên sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền: 

Trên thực tế, quá trình sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền đóng vai trò vô cùng tiện lợi. Đối tượng có thể sử dụng loại hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền là doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai, đang có hoạt động kinh doanh hàng hóa và dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo một trong những hình thức kinh doanh như sau: 

– Trung tâm thương mại;

– Siêu thị;

– Bán lẻ hàng tiêu dùng;

– Nhà hàng;

– Khách sạn;

– Ăn uống;

– Bán lẻ thuốc;

– Dịch vụ vui chơi giải trí;

– Và các dịch vụ khác.

Theo đó thì có thể nói, đối với các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ, bán lẻ … sẽ phải sử dụng các loại hóa đơn điện tử của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền, có khả năng kết nối trực tiếp dữ liệu với cơ quan thuế. Quá trình xuất hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền cần phải được thực hiện theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính và Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

– Quyết định 1510/QĐ-TCT của Tổng cục Thuế về việc sửa đổi, bổ sung Quyết định 1450/QĐ-TCT ngày 07/10/2021 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế ban hành Quy định về thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và phương thức truyền nhận với cơ quan thuế;

– Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13/6/2019, Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ;

– Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ;

– Nghị định 41/2022/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ và Nghị định 15/2022/NĐ-CP quy định miễn, giảm thuế.

THAM KHẢO THÊM:

• Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo thông tư 78
• Mẫu công văn hủy/rút lại thông báo phát hành hóa đơn điện tử
• Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử mới