Quy định về hồ sơ, trình tự, thủ tục sửa đổi nội dung văn bằng, chứng chỉ

Quy định về hồ sơ, trình tự, thủ tục sửa đổi nội dung văn bằng, chứng chỉ.  Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân.

Tóm tắt câu hỏi:

Chào luật sư. Xin phép cho tôi được trình bày: khi tôi tốt nghiệp cấp 3, bằng tốt nghiệp của tôi là: Nguyễn Thị Mai ngày sinh 20.10.1971. Nhưng khi học đại học, tôi ghi tên là: Nguyễn Thị Ngọc Mai 20.10.1972. Vậy sau khi ra trường, đậu công chức mọi hồ sơ giấy tờ bằng tốt nghiệp đại học đều là tên Nguyễn Thị Ngọc Mai. Nhưng khi sở nội vụ yêu cầu kiểm tra hồ sơ thì bằng tốt nghiệp cấp 3 và bằng tốt nghiệp đại học sai lệch về tên va ngày tháng năm sinh. Vậy cho phép tôi được hỏi tôi có thể xin làm lại bằng tốt nghiệp cấp 3 cho khớp tên của bằng đại học được không và thủ tục như thế nào. Tôi rất mong được giúp đỡ và xin chân thành cảm ơn?

Luật sư tư vấn:

Cám ơn bạn đã gửi câu hỏi của mình đến Ban biên tập – Phòng tư vấn trực tuyến của Công ty LUẬT DƯƠNG GIA. Với thắc mắc của bạn, Công ty LUẬT DƯƠNG GIA xin được đưa ra quan điểm tư vấn của mình như sau:

1. Cơ sở pháp lý:

Nghị định 123/2015/NĐ-CP

Thông tư 22/2012/TT-BGDĐT

2. Nội dung tư vấn:

Theo Điều 6 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành luật hộ tịch: 

Xem thêm: Thủ tục thay đổi ngày sinh trên các giấy tờ khác với ngày sinh trên giấy khai sinh

"1. Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân.

2. Mọi hồ sơ, giấy tờ của cá nhân có nội dung về họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con phải phù hợp với Giấy khai sinh của người đó.

3. Trường hợp nội dung trong hồ sơ, giấy tờ cá nhân khác với nội dung trong Giấy khai sinh của người đó thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quản lý hồ sơ hoặc cấp giấy tờ có trách nhiệm điều chỉnh hồ sơ, giấy tờ theo đúng nội dung trong Giấy khai sinh".

Như vậy, nếu như khai sinh là đúng thì yêu cầu mọi giấy tờ khác phải phải thống nhất với các nội dung của giấy khai sinh. Trong trường hợp sổ hộ khẩu; giấy chứng minh nhân dân không phù hợp nội dung của giấy khai sinh thì cơ quan công an có thẩm quyền sẽ điều chỉnh nội dung chưa phù hợp đó theo giấy khai sinh. Trong trường hợp các loại bằng cấp, chứng chỉ… có nội dung không phù hợp thì các cơ quan trong ngành giáo dục cấp các loại văn bằng, chứng chỉ đó có trách nhiệm điều chỉnh nội dung không phù hợp theo đúng nội dung của giấy khai sinh. 

Với trường hợp của bạn, nếu thông tin trên giấy khai sinh của bạn lại trùng khớp với thông tin trên bằng tốt nghiệp THPT thì khi muốn đồng nhất với thông tin trên bằng tốt nghiệp đại học thì bạn cần sửa đổi hết cả giấy khai sinh, sổ hộ khẩu…Trường hợp muốn cải chính nội dung giấy khai sinh cho phù hợp thì phải căn cứ theo thực tế mới có cơ sở cải chính giấy khai sinh, theo đó UBND cấp xã và cơ quan tư pháp cấp huyện và cấp tỉnh giải quyết theo thẩm quyền đối với từng trường hợp.

Nếu thông tin giấy khai sinh trùng khớp với thông tin bằng tốt nghiệp đại học thì khi bạn muốn sửa đổi thông tin trên bằng tốt nghiệp THPT thì hãy đến cơ quan có thẩm quyền, về nguyên tắc, cơ quan có thẩm quyền ký cấp các loại giấy tờ nào thì cơ quan đó có trách nhiệm điều chỉnh các loại giấy tờ đó. 

Cụ thể, theo Điều 21 Thông tư 22/2012/TT-BGDĐT quy định về hồ sơ, trình tự, thủ tục sửa đổi nội dung văn bằng, chứng chỉ:

"1. Hồ sơ đề nghị chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ bao gồm:

a) Đơn đề nghị chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ;

b) Chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân khác của người được cấp văn bằng, chứng chỉ;

c) Văn bằng, chứng chỉ đề nghị chỉnh sửa;

d) Quyết định cho phép thay đổi hoặc cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính đối với trường hợp chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ do thay đổi hoặc cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính;

đ) Giấy khai sinh đối với trường hợp chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ do bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch, đăng ký lại việc sinh, đăng ký khai sinh quá hạn;

e) Các tài liệu chứng minh văn bằng, chứng chỉ bị ghi sai do lỗi của cơ quan cấp văn bằng, chứng chỉ đối với trường hợp chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ quy định tại khoản 2 Điều 21a của Quy chế này;

Các tài liệu trong hồ sơ đề nghị chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ quy định tại các điểm b, c, d, đ và e khoản này có thể là bản chính hoặc bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ bản chính.

Nếu cơ quan có thẩm quyền chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ tiếp nhận tài liệu trong hồ sơ là bản sao không có chứng thực thì có quyền yêu cầu người đề nghị chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ xuất trình bản chính để đối chiếu; người đối chiếu phải ký xác nhận và ghi rõ họ tên vào bản sao và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính.

Nếu tiếp nhận tài liệu trong hồ sơ là bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ bản chính thì cơ quan có thẩm quyền chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ không được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu.

>>> Luật sư tư vấn pháp luật hành chính qua tổng đài: 1900.6568

2. Trình tự, thủ tục chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ được quy định như sau:

a) Người đề nghị chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ nộp 01 (một) bộ hồ sơ theo quy định tại khoản 1 Điều này cho cơ quan có thẩm quyền chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ. Việc nộp hồ sơ có thể thực hiện bằng cách nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện;

b) Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ xem xét quyết định việc chỉnh sửa; nếu không chỉnh sửa thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do;

c) Việc chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ được thực hiện bằng cách ban hành quyết định chỉnh sửa; không chỉnh sửa trực tiếp trên văn bằng, chứng chỉ;

Căn cứ quyết định chỉnh sửa, cơ quan có thẩm quyền chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ tiến hành chỉnh sửa các nội dung tương ứng ghi trong sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ và đóng dấu xác nhận với nội dung: “Đã được chỉnh sửa theo Quyết định số….. ngày….tháng….năm…..” vào góc trái phía trên của bản chính văn bằng, chứng chỉ; nếu người học đã bị mất bản chính văn bằng, chứng chỉ thì cơ quan có thẩm quyền chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc đã được chỉnh sửa cho người học".