Quy định về chữ ký và đóng dấu trên chứng từ kế toán

1. Quy định về chữ ký và đóng dấu trên chứng từ kế toán: 

Việc ký chứng từ kế toán phải được thực hiện theo các nguyên tắc được quy định tại Điều 19 Văn bản hợp nhất Luật Kế toán năm 2019 như sau: 

– Chứng từ kế toán phải được chữ ký đầy đủ theo vị trí chức danh được quy định trên tài liệu. Chữ ký trên các chứng từ kế toán cần phải được thực hiện bằng loại mực không phai. Không được sử dụng mực màu đỏ hoặc sử dụng dấu chữ ký đã được khắc sẵn trên chứng từ kế toán. Chữ ký trên các chứng từ kế toán của một cá nhân cần phải đồng nhất. Đối với các cá nhân khiếm thị, chữ ký trên các chứng từ kế toán cần phải tuân thủ các quy định được ban hành bởi Chính phủ.

– Chữ ký trên các chứng từ kế toán phải được thực hiện bởi người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền. Việc ký chứng từ kế toán trước khi ghi đủ thông tin liên quan đến trách nhiệm của người ký là không được phép.

– Các chứng từ kế toán liên quan đến chi tiền cần phải được duyệt bởi người có thẩm quyền chi tiền cùng với sự ký duyệt từ phía kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền trước khi thực hiện chi tiền. Chữ ký trên các chứng từ kế toán chi tiền phải được thực hiện trên mỗi liên.

– Các chứng từ điện tử cần phải được trang bị chữ ký điện tử. Chữ ký trên các chứng từ điện tử sẽ có hiệu lực tương đương với chữ ký trên chứng từ giấy.

Thêm vào đó, doanh nghiệp khi thực hiện nghiệp vụ lập và ký chứng từ kế toán cần thực hiện theo các nguyên tắc được quy định tại khoản 3 và khoản 5 Điều 118 Văn bản hợp nhất hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp năm 2020 như sau: 

+ Tất cả các chứng từ kế toán cần được chữ ký theo chức danh được quy định trên từng chứng từ để có giá trị pháp lý. Đối với các chứng từ điện tử, chữ ký điện tử cần phải tuân thủ theo quy định của luật pháp.

+ Mọi chữ ký trên các chứng từ kế toán phải được thực hiện bằng bút bi hoặc bút mực, không được phép sử dụng mực đỏ hoặc bút chì. Trong trường hợp chứng từ kế toán liên quan đến chi tiền, chữ ký phải được thể hiện trên từng liên.

+ Chữ ký trên các chứng từ kế toán của một cá nhân cần phải nhất quán và phải trùng khớp với chữ ký đã đăng ký theo quy định. Trong trường hợp không có chữ ký đăng ký, chữ ký sau cần phải tương tự với các chữ ký đã sử dụng trước đó.

+ Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người được ủy quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) và dấu đóng trên các chứng từ kế toán cần phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký đã được đăng ký tại ngân hàng để có giá trị pháp lý. Chữ ký của kế toán viên trên các chứng từ cần phải tương tự với chữ ký đã được đăng ký với kế toán trưởng.

Chữ ký chứng từ kế toán là quy định bắt buộc phải có trong chứng từ kế toán của doanh nghiệp. Qua đó, thể hiện được giá trị của chứng từ trong hoạt động kế toán.

Theo quy định thì doanh nghiệp không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Đồng thời cũng cần lưu ý là chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai.

2. Doanh nghiệp dùng mực màu đỏ để ký trên chứng từ kế toán thì có bị xử phạt vi phạm hành chính không?

Hình thức xử phạt đối với hành vi dùng mực màu đỏ để ký trên chứng từ kế toán được quy định tại khoản 1 Điều 8 Nghị định 41/2018/NĐ-CP như sau:

– Thực hiện một trong những hành vi sau thì bị phạt tiền từ 03 triệu đồng đến 05 triệu đồng:

+ Sử dụng mẫu chứng từ kế toán không đầy đủ các nội dung chính theo quy định;

+ Thực hiện việc tẩy xóa, sửa đổi chứng từ kế toán;

+ Ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc mực phai màu;

+ Ký chứng từ kế toán bằng dấu chữ ký đã khắc sẵn;

+ Không ký chứng từ chi tiền theo từng liên;

– Thực hiện một trong các hành vi sau thì bị phạt tiền từ 05 triệu đồng đến 10 triệu đồng:

+ Lập chứng từ kế toán không đủ số liên theo quy định của từng loại chứng từ kế toán;

+ Ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung thuộc trách nhiệm của người ký;

+ Ký chứng từ kế toán không đúng thẩm quyền;

+ Chữ ký của một người không thống nhất hoặc không trùng với mẫu chữ ký đã đăng ký.

…

Đồng thời, mức phạt tiền trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập được xác định căn cứ vào khoản 2 Điều 6 Nghị định 41/2018/NĐ-CP (được sửa đổi bởi khoản 2 Điều 5 Nghị định 102/2021/NĐ-CP) như sau:

– Mức phạt tiền quy định tại Chương II, Chương III Nghị định này là mức phạt tiền áp dụng đối với tổ chức trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 7; Điều 8; Điều 9; Điều 10; Điều 11; Điều 13; Điều 14; Điều 15; Điều 16; Điều 17; Điều 19; khoản 1, khoản 3 Điều 21; Điều 22; Điều 23; Điều 24; Điều 26; Điều 33; Điều 34; khoản 1, khoản 3 Điều 36; khoản 1 Điều 38; khoản 2, khoản 3 Điều 39; khoản 1, khoản 2 Điều 48; khoản 1 Điều 57; khoản 1, khoản 2 Điều 61; Điều 67 là mức phạt tiền đối với cá nhân. Đối với tổ chức có cùng hành vi vi phạm thì mức phạt tiền gấp 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

Như vậy, theo quy định, trường hợp doanh nghiệp dùng mực màu đỏ để ký trên chứng từ kế toán thì có thể bị xử phạt vi phạm hành chính từ 06 triệu đồng đến 10 triệu đồng.

3. Chứng từ điện tử có được coi là chứng từ kế toán không?

Chứng từ điện tử được quy định căn cứ theo khoản 1 Điều 17 Văn bản hợp nhất Luật Kế toán 2019 như sau:

– Chứng từ điện tử được xem xét là chứng từ kế toán khi đáp ứng các điều kiện quy định tại Điều 16 của Luật này, và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa để không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên các phương tiện lưu trữ dữ liệu như băng từ, đĩa từ, hoặc các loại thẻ thanh toán.

– Chứng từ điện tử phải đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý và kiểm tra để ngăn chặn các hình thức lợi dụng, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng không đúng mục đích. Chứng từ điện tử cần được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản, nhưng cần sử dụng đủ thiết bị phù hợp để tiện lợi trong quá trình sử dụng.

– Khi chứng từ trên giấy được chuyển đổi thành chứng từ điện tử để thực hiện giao dịch, thanh toán hoặc ngược lại, thì chứng từ điện tử sẽ có giá trị để thực hiện các nghiệp vụ kinh tế, tài chính tương ứng. Trong khi đó, chứng từ trên giấy chỉ được coi là tài liệu lưu trữ để ghi sổ, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để thực hiện giao dịch hoặc thanh toán.

Do đó, chứng từ điện tử được xem xét là chứng từ kế toán khi tuân thủ các quy định được quy định tại Điều 16 của Luật này và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, đồng thời phải được mã hóa để đảm bảo không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên các phương tiện lưu trữ dữ liệu như băng từ, đĩa từ, hoặc các loại thẻ thanh toán.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

– Văn bản hợp nhất Luật Kế toán năm 2019;

– Văn bản hợp nhất hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp năm 2020;

– Nghị định 41/2018/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập;

– Nghị định 102/2021/NĐ-CP sửa đổi các Nghị định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, hóa đơn; hải quan; kinh doanh bảo hiểm, kinh doanh xổ số; quản lý, sử dụng tài sản công; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; dự trữ quốc gia; kho bạc nhà nước; kế toán, kiểm toán độc lập.

THAM KHẢO THÊM:

• Chứng từ là gì? Phân loại và nội dung của các loại chứng từ kế toán?
• Hậu quả pháp lý khi ký chứng từ kế toán không thuộc thẩm quyền
• Giả mạo, khai man, làm chứng từ kế toán bị xử lý thế nào?