Quy định về các trường hợp được và không được viết tắt

1. Quy định về các trường hợp được viết tắt: 

1.1. Các trường hợp được viết tắt trong văn bản hành chính:

Căn cứ theo quy định tại Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 và Điều 9 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư các trường hợp được viết tắt như sau:

Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: Khổ giấy, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, kiểu trình bày, định lề trang, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản. Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục II Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục III Nghị định này, cụ thể:

Thứ nhất, đối với Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụng như Việt Nam (VN), Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND).

Thứ hai, đối với tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc được viết tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Thứ ba, Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên tổ chức, cơ quan hoặc chức danh nhà nước áp dụng đối với chức danh Chủ tịch nước và Thủ tướng Chính phủ ban hành văn bản.

Ví dụ: Nghị quyết do Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: …/NQ-CP;

Thứ tư, Chỉ được viết tắt những cụm từ, những từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu.

Đối với những cụm từ, những từ mà được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó.

Ví dụ: Bộ luật Hình sự 2015 (BLHS 2015);

Thứ năm, Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên tổ chức, cơ quan hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị vụ, phòng, ban, bộ phận soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có).

Ví dụ: Công văn của Chính phủ do Vụ Hành chính Văn phòng Chính phủ soạn thảo: Số: …/CP-HC.

Thứ sáu, Đối với các trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu.

Ví dụ: KT GIÁM ĐỐC

         PHÓ GIÁM ĐỐC

Quý bạn đọc cần lưu ý rằng, đối với trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu tổ chức, cơ quan.

Thứ bảy, Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu tổ chức, cơ quan.

Ví dụ: TL. CHỦ TỊCH

      CHÁNH VĂN PHÒNG

Thứ tám, Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan.

 Ví dụ: TUQ. GIÁM ĐỐC,

TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ

Thứ chín, Đối với phần nội dung Nơi nhận trong văn bản hành chính: Quý bạn đọc được viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu, tuy nhiên chỉ áp dụng trong trường hợp cần thiết.

Thứ mười, Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức. Ví dụ:TM. HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN.

Căn cứ theo quy định tại Phụ lục III Nghị định 30/2020/NĐ-CP Phụ lục III, chữ viết tắt tên loại, mẫu trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản:

1.2. Trong quy định Luật doanh nghiệp: 

Căn cứ theo quy định tại Điều 37 Luật Doanh nghiệp năm 2020 tên doanh nghiệp được đặt như sau:

– Tên tiếng Việt của doanh nghiệp bao gồm hai thành tố theo thứ tự sau đây:

i) Loại hình doanh nghiệp;

ii) Tên riêng.

– Loại hình doanh nghiệp được viết là “công ty trách nhiệm hữu hạn” hoặc “công ty TNHH” đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; được viết là “doanh nghiệp tư nhân”, “DNTN” hoặc “doanh nghiệp TN” đối với doanh nghiệp tư nhân; được viết là “công ty cổ phần” hoặc “công ty CP” đối với công ty cổ phần; được viết là “công ty hợp danh” hoặc “công ty HD” đối với công ty hợp danh;

– Tên riêng được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ J, Z, W, F chữ số và ký hiệu.

– Quý bạn đọc cần lưu ý rằng tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, địa điểm kinh doanh, chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp. Tên doanh nghiệp phải được in hoặc viết trên hồ sơ tài liệu, các giấy tờ giao dịch và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành.

Căn cứ theo quy định tại Điều 40 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định đặt tên chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh, cụ thể như sau:

– Tên chi nhánh, địa điểm kinh doanh, văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái J, Z, W, F, chữ số và các ký hiệu.

– Tên địa điểm kinh doanh, chi nhánh, văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Địa điểm kinh doanh” đối với địa điểm kinh doanh, cụm từ “Chi nhánh” đối với chi nhánh, cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với văn phòng đại diện

– Tên địa điểm kinh doanh, chi nhánh, văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các hồ sơ tài liệu, giấy tờ giao dịch và ấn phẩm do chi nhánh, văn phòng đại diện phát hành.

2. Quy định về các trường hợp không được viết tắt:

Thực tế, nhiều trường hợp viết tắt giúp cho việc ghi chép dễ dàng và nhanh chóng. Các trường hợp không được phép viết tắt, cụ thể như sau:

2.1. Trong văn bản công chứng:

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 45 Luật Công chứng 2014, chữ viết trong văn bản công chứng phải dễ đọc, rõ ràng, không được viết tắt hoặc viết bằng ký hiệu, không được viết đè dòng, không được viết xen dòng, không được tẩy xóa, không được để trống, ngoại trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Do vậy, theo quy định trên trong các văn bản công chứng không được phép viết tắt hay viết bằng ký hiệu. Đồng thời, căn cứ theo quy định tại Khoản 2 Điều 45 Luật Công chứng năm 2014, thời điểm công chứng phải được ghi cả ngày, tháng, năm và quý bạn đọc hoàn toàn có thể ghi giờ, phút nếu người yêu cầu công chứng đề nghị hoặc công chứng viên thấy cần thiết. Các con số phải được ghi cả bằng số và chữ, ngoại trừ trường hợp khác.

2.2. Trong nội dung nghiệp vụ tài chính, kinh tế trên chứng từ kế toán:

Căn cứ theo Khoản 3 Điều 18 Luật Kế toán 2015 quy định lập và lưu trữ chứng từ kế toán như sau:

– Các nghiệp vụ tài chính, kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ tài chính, kinh tế.

– Các chứng từ kế toán phải được lập kịp thời, chính xác, rõ ràng, đầy đủ theo nội dung quy định trên mẫu. Đối với các chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung theo quy định của pháp luật.

– Nội dung nghiệp vụ tài chính, kinh tế trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải không ngắt quãng, liên tục, chỗ trống phải gạch chéo. Trong trường hợp các chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai,….

Như vậy, theo quy định trên các nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được sửa chữa, viết tắt, tẩy xóa. Nhưng, quý bạn cần lưu ý rằng riêng với hóa đơn, nội dung nghiệp vụ tài chính, kinh tế trên chứng từ kế toán không được viết tắt. Tuy nhiên, riêng với hóa đơn theo quy định tại khoản 5 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP cho phép viết tắt trong một số trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài. Như vậy, đối với các trường hợp trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như:

– “Chi nhánh” thành “CN”;

– “Quận” thành “Q”;

– “Thành phố” thành “TP”;

– “Việt Nam” thành “VN”;

– “Cổ phần” là “CP”;

– “Phường” thành “P”;

– “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”;

– “Khu công nghiệp” thành “KCN”;

– “Sản xuất” thành “SX”;

Lưu ý: Việc viết tắt phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố và phải đảm bảo xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với giấy phép đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp này.

2.3. Trong di chúc:

Căn cứ theo khoản 3 Điều khoản 3 Điều 631 Bộ luật Dân sự 2015 quy định về nội dung di chúc như sau:

Thứ nhất, Di chúc bao gồm các nội dung chủ yếu sau:

– Ngày, tháng, năm lập di chúc;

– Họ, tên, nơi cư trú của người lập di chúc;

– Họ, tên người, cơ quan, tổ chức được hưởng di sản;

– Di sản để lại và nơi có di sản.

Thứ hai, Ngoài các nội dung nêu trên thì di chúc có thể có các nội dung khác.

Thứ ba, Di chúc không được viết tắt hoặc viết bằng ký hiệu, trong di chúc gồm nhiều trang thì mỗi trang phải được ghi số thứ tự và có chữ ký hoặc điểm chỉ của người lập di chúc.

Đối với các trường hợp di chúc có sự sửa chữa, tẩy xóa thì người tự viết di chúc hoặc người làm chứng di chúc phải ký tên bên cạnh chỗ tẩy xóa, sửa chữa.

Do vậy, theo quy định nêu trên thì di chúc không được viết tắt, không viết bằng ký hiệu, nội dung này theo quy định chính là một trong những yêu cầu bắt buộc khi lập di chúc dưới dạng đánh máy hay viết tay. Ngoài ra, trong trường hợp di chúc gồm nhiều trang thì tại mỗi trang phải được ghi số thứ tự và có chữ ký hoặc điểm chỉ của người lập di chúc.

Các văn bản pháp luật có liên quan được sử dụng trong bài viết: 

– Bộ luật Dân sự năm 2015;

– Luật Doanh nghiệp năm 2020;

– Luật Công chứng năm 2014;

– Luật Kế toán 2015;

– Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015;

– Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư;

– Nghị định 123/2020/NĐ-CP Quy định về hoá đơn chứng từ;