Quy định lưu trữ là gì? Lưu trữ trong tiếng Anh là gì? Quy định lưu trữ và mang bí mật nhà nước ra khỏi nơi lưu giữ?
Ví mật nhà nước hay hoạt động bảo vệ bí mật nhà nước là một trong những hoạt động luôn luôn được các cơ quan, tổ chức thực hiện, nhất là các cơ hoạt động liên quan nhiều đến giấy tờ tài liệu mật quốc gia. Việc quy định về bảo vệ bí mật nhà nước nhằm mục đích bảo vệ những tin về vụ, việc, tài liệu, vật, địa điểm, thời gian, lời nói có nội dung quan trọng mà pháp luật quy định. Những thông tin này đa phần thuộc các lĩnh vực quốc phòng, an ninh, đối ngoại, kinh tế, khoa học, công nghệ, lĩnh vực chính trị, các lĩnh vực khác không công bố hoặc chưa công bố và nếu bị tiết lộ thì gây nguy hại cho cơ quan, tổ chức nói riêng và cho Nhà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam nói chung. Vậy pháp luật đã quy định lưu trữ và mang bí mật nhà nước ra khỏi nơi lưu giữ như thế nào? Hãy tìm hiểu nội dung liên quan đến vấn đề này trong bài viết dưới đây:
Luật sư
Cơ sở pháp lý:
Nghị định 26/2020/NĐ-CP hướng dẫn Luật Bảo vệ bí mật nhà nước.
Mục lục bài viết
1. Quy định lưu trữ là gì?
Lưu trữ được hiểu theo công nghệ thông tin là một quá trình thông qua đó dữ liệu kỹ thuật số được lưu trong thiết bị lưu trữ dữ liệu bằng công nghệ điện toán. Lưu trữ là một cơ chế cho phép máy tính lưu giữ dữ liệu, tạm thời hoặc vĩnh viễn. Các thiết bị lưu trữ như ổ flash và đĩa cứng là thành phần cơ bản của hầu hết các thiết bị kỹ thuật số vì chúng cho phép người dùng lưu giữ tất cả các loại thông tin như video, tài liệu, hình ảnh và dữ liệu thô. Lưu trữ cũng có thể được gọi là lưu trữ dữ liệu máy tính hoặc lưu trữ dữ liệu điện tử. Lưu trữ là một trong những thành phần quan trọng của hệ thống máy tính và có thể được phân loại thành nhiều dạng.
Còn đối với việc lưu giữ, bảo quản, sử dụng văn bản mật thì lại được biết đến là việc lưu trữ bí mật nhà nước. Việc lưu trữ bí mật này bao gồm: mọi tài liệu mật hay văn bản thì đều phải được lưu giữ, bảo quản chặt chẽ và sử dụng đúng mục đích. Sau khi xử lý xong phải được phân loại, lưu giữ vào hồ sơ, cất vào tủ, hòm hoặc két sắt, không được tự động mang ra khỏi cơ quan đây là một trong những nội dung được pháp luật quy định liên quan đến việc lưu trữ bí mật quốc gia. Bên cạnh đó thì đối với những tài liệu thuộc phạm vi bí mật nhà nước độ Tuyệt mật, Tối mật theo như quy định của Luật hiện hành về việc bảo vệ bí mật Nhà nước phải được lưu giữ riêng, có phương tiện bảo quản, bảo vệ bảo đảm an toàn.
Như vậy, các văn bản quy phạp pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và văn thư, lưu trữ quy định rất chi tiết, cụ thể việc soạn thảo, lưu hành, quản lý, sử dụng, lưu giữ văn bản, tài liệu có nội dung bí mật nhà nước. Do đó, mới thấy được vai trò đặc biệt quan trọng đối với việc bảo vệ bí mật Nhà nước của công tác văn thư, lưu trữ. Trong công tác bảo vệ bí mật Nhà nước thì người giữ chức vụ công tác văn thư, lưu trữ được ví như những “người gác cổng” thực thụ.
Do đó, mà công tác văn thư lưu trữ rất cần đucợ quan tâm, bởi vì, công tác văn thư, lưu trữ không được quan tâm, chú trọng, không thực hiện đúng quy định sẽ là đầu mối đầu tiên làm lọ lọt bí mật nhà nước. Mà việc làm lọ lọt bí mật nhà nướ là một trong những tội danh rất nhiêm trọng và sẽ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật. Cũng chính vì thế mà trong quá trình thực hiện hoạt động văn thư lưu trữ của mình các cơ quan, tổ chức cần tuân thủ nghiêm các quy định của pháp luật nhằm bảo vệ an toàn các nội dung bí mật nhà nước chứa đựng trong văn bản, tài liệu, góp phần vào việc bảo vệ và xây dựng cơ quan, tổ chức nói riêng và Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa nói chung.
2. Lưu trữ trong tiếng Anh là gì?
Lưu trữ trong tiếng Anh là: “Storage”.
3. Quy định mang bí mật nhà nước ra khỏi nơi lưu giữ?
Trong các hoạt động của các cơ quan, tổ chức thì sản phẩm hình thành chủ yếu từ hoạt động này đó chính là các loại văn bản, tài liệu. Trên thực tế thì những văn bản, tài liệu này đều mang những nội dung thuộc bí mật nhà nước đều được văn bản hóa, được phản ánh cụ thể trong các văn bản, tài liệu. Chính vì thế mà những thuộc bí mật nhà nước đều được văn bản hóa, được phản ánh cụ thể trong các văn bản, tài liệu. Do đó mà những nội dung trong văn bản, tài liệu này cần được bảo vệ tốt theo như quy định của pháp luật hiện hành để đẩm bảo việc thực hiện nhiệm vụ bảo vệ bí mật Nhà nước.
Trên cơ sở quy định tại Điều 5 Nghị định 26/2020/NĐ-CP hướng dẫn Luật Bảo vệ bí mật nhà nước có quy định về việc mang tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước ra khỏi nơi lưu giữ
“1. Người mang tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước ra khỏi nơi lưu giữ phục vụ công tác trong nước, nước ngoài phải có văn bản xin phép người có thẩm quyền theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 14 của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước. Khi kết thúc nhiệm vụ phải báo cáo người có thẩm quyền cho phép mang tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước ra khỏi nơi lưu giữ về việc quản lý, sử dụng bí mật nhà nước và nộp lại cơ quan, tổ chức.
2. Văn bản xin phép mang tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước ra khỏi nơi lưu giữ phục vụ công tác trong nước, nước ngoài phải nêu rõ họ, tên, chức vụ, đơn vị công tác; tên loại, trích yếu nội dung, độ mật của tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước; mục đích sử dụng; thời gian, địa điểm công tác; biện pháp bảo vệ bí mật nhà nước.
3. Tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước mang ra khỏi nơi lưu giữ phải chứa, đựng, vận chuyển bằng phương tiện, thiết bị bảo đảm an toàn do người đứng đầu cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý bí mật nhà nước quy định và phải bảo vệ trong thời gian mang ra khỏi nơi lưu giữ”.
Như vậy có thể thấy rằng, Đối với nhưng tài liệu và vật chứa bí mật của nhà nước thì không phải là không được mang ra khỏi nơi lưu giữ. Tùy vào những trường hợp cụ thể thì có thể mang tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước ra khỏi nơi lưu giữ phục vụ công tác trong nước, nước ngoài. Trong trường hợp mang ra ngoài thì cần phải thực hiện việc xin phép người có thẩm quyền đó là người đứng đầu hoặc cấp phó được ủy quyền của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý bí mật nhà nước cho phép. Sau khi sử dụng xong cho nhiệm vụ của mình thì cũng cần phải thực hiện việc báo cáo để quản lý, sử dụng bí mật nhà nước và nộp lại cơ quan, tổ chức theo như quy định tại Khoản 1 Điều này.
Đồng thời khi chủ thể thực hiện việc mang tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước ra khỏi nơi lưu giữ phục vụ công tác trong nước, nước ngoài thì cần phải thực hiện việc xin phép chủ thể có thẩm quyền bằng văn bản ghi rõ họ, tên, chức vụ, đơn vị công tác; tên loại, trích yếu nội dung, độ mật của tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước; mục đích sử dụng; thời gian, địa điểm công tác; biện pháp bảo vệ bí mật nhà nước theo như quy định tại Khoản 2 Điều này. Việc quy định rõ ràng về văn bản và những thông tin cần có trong văn bản xin phép để có thể truy cứu trách nhiệm một cách chính xác nhất đối với chủ thể làm lộ bí mật quốc gia. Và cũng để nâng cao tinh thần trách nhiệm trong việc sử dụng tài liệu mật và vật chứa tài liệu mật.
Theo như quy định tại Khoản 3 Điều này, bởi vì, là tài liệu mật, vật chứa bí mật của nhà nước không thể để lộ được nên pháp luật đã quy định rất rõ ràng và chi tiết về việc những tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước này cần phải được vận chuyển bằng phương tiện, thiết bị bảo đảm an toàn và chưa, đựng trong những thiết bị được quy định là an toàn và chuyên dụng do người đứng đầu cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý bí mật nhà nước quy định và phải bảo vệ trong thời gian mang ra khỏi nơi lưu giữ tránh gây ra những sai sót làm lộ bí mật quốc gia.
Bên cạnh việc lưu giữ thì đối với những hoạt động in, sao, chụp văn bản mật cũng cần được thực hiện ở nơi đảm bảo bí mật, an toàn. Tài liệu vật in, sao, chụp phải được bảo mật như tài liệu vật gốc. Do người có trách nhiệm lập danh mục bí mật nhà nước hoặc người được ủy quyền quyết định việc in, sao, chụp văn bản mật và ghi cụ thể số lượng được in, sao, chụp. Chỉ in, sao, chụp đúng số bản đã được quy định. Sau khi in, sao, chụp xong phải kiểm tra lại và hủy ngay bản dư thừa và những bản in, sao, chụp hỏng; Đánh máy, in, sao, chụp tài liệu mật xong phải đóng dấu độ mật, dấu thu hồi (nếu cần), đánh số trang, số bản, số lượng in, phạm vi lưu hành, nơi nhận, tên người đánh máy, in, sao, chụp tài liệu.
