Lưu trữ hồ sơ là nhiệm vụ quan trọng của mỗi cơ quan, tổ chức, quốc gia nhằm phục vụ cho nhu cầu khai thác của đời sống xã hội, vừa có ý nghĩa thực tiễn vừa có ý nghĩa lịch sử. Vậy pháp luật hiện hành quy định về lưu trữ hồ sơ khi hoàn thành công trình xây dựng như thế nào?
Mục lục bài viết
1. Quy định lưu trữ hồ sơ khi hoàn thành công trình xây dựng:
Điều 11 Văn bản hợp nhất 05/VBHN-BXD 2023 quản lý chất lượng, thi công xây dựng và bảo trì công trình xây dựng có quy định rõ về trình tự quản lý thi công xây dựng công trình, cụ thể như sau:
- Tiếp nhận mặt bằng thi công xây dựng; thực hiện về việc quản lý công trường xây dựng.
- Quản lý các vật liệu, sản phẩm, cấu kiện, thiết bị sử dụng cho công trình xây dựng.
- Quản lý thi công xây dựng công trình của chính nhà thầu.
- Giám sát thi công xây dựng công trình của chủ đầu tư, kiểm tra và nghiệm thu công việc xây dựng ở trong quá trình thi công xây dựng công trình.
- Giám sát tác giả của nhà thầu thiết kế ở trong quá trình thi công xây dựng công trình.
- Thí nghiệm đối chứng, thử nghiệm khả năng chịu lực của kết cấu công trình và kiểm định xây dựng ở trong quá trình thi công xây dựng công trình.
- Nghiệm thu giai đoạn thi công xây dựng, bộ phận công trình xây dựng (nếu như có).
- Nghiệm thu các hạng mục công trình, công trình hoàn thành để đưa vào khai thác, sử dụng.
- Kiểm tra công tác nghiệm thu công trình xây dựng của cơ quan nhà nước có thẩm quyền (nếu như có).
- Lập và thực hiện lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình.
- Thực hiện hoàn trả mặt bằng.
- Bàn giao các công trình xây dựng.
Theo đó, giai đoạn lập và lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình là một trong các bước phải thực hiện trong trình tự quản lý thi công xây dựng công trình. Điều 26 Văn bản hợp nhất 05/VBHN-BXD 2023 quản lý chất lượng, thi công xây dựng và bảo trì công trình xây dựng quy định cụ thể về lập và lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng, theo Điều này thì việc lập và lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng được thực hiện như sau:
- Chủ đầu tư phải tổ chức lập hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng theo quy định của pháp luật trước khi đưa hạng mục công trình hoặc công trình vào khai thác, vận hành.
- Hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng được lập một lần chung cho toàn bộ dự án đầu tư xây dựng công trình nếu như các công trình (hạng mục công trình) thuộc dự án được đưa vào khai thác, sử dụng cùng một thời điểm. Trường hợp những công trình (hạng mục công trình) của dự án được đưa vào khai thác, sử dụng ở tại thời điểm khác nhau thì có thể lập hồ sơ hoàn thành công trình cho riêng từng công trình (hạng mục công trình) này.
- Chủ đầu tư tổ chức lập và lưu trữ một bộ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng; những chủ thể tham gia hoạt động đầu tư xây dựng công trình lưu trữ các hồ sơ liên quan đến phần việc do mình thực hiện. Trường hợp mà không có bản gốc thì được thay thế bằng bản chính hoặc bản sao hợp pháp. Riêng đối với công trình nhà ở và công trình di tích, việc lưu trữ hồ sơ còn phải tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật về nhà ở và pháp luật về di sản văn hóa.
- Thời gian lưu trữ hồ sơ tối thiểu là 10 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm A, 07 năm đối với các công trình thuộc dự án nhóm B và 05 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm C kể từ khi mà đưa hạng mục công trình, công trình xây dựng vào sử dụng.
- Hồ sơ nộp Lưu trữ lịch sử của công trình thực hiện theo đúng quy định của pháp luật về lưu trữ.
Như vậy, việc lưu trữ hồ sơ khi hoàn thành công trình xây dựng được quy định như sau:
- Người thực hiện lưu trữ hồ sơ khi hoàn thành công trình xây dựng:
+ Chủ đầu tư: lưu trữ một bộ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng.
+ Các chủ thể tham gia hoạt động đầu tư xây dựng công trình: lưu trữ các hồ sơ liên quan đến phần việc do mình thực hiện.
- Thời gian thực hiện lưu trữ hồ sơ khi hoàn thành công trình xây dựng:
+ Tối thiểu là 10 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm A kể từ khi mà đưa hạng mục công trình, công trình xây dựng vào sử dụng;
+ Tối thiểu là 07 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm B kể từ khi đưa hạng mục công trình, công trình xây dựng vào sử dụng;
+ tối thiểu là 05 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm C kể từ khi đưa hạng mục công trình, công trình xây dựng vào sử dụng.
2. Hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng để lưu trữ:
Hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng để lưu trữ bao gồm có:
2.1. Hồ sơ chuẩn bị đầu tư xây dựng và hợp đồng:
Hồ sơ bao gồm có các giấy tờ sau:
- Quyết định chủ trương đầu tư xây dựng và Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi đầu tư xây dựng (nếu như có).
- Quyết định phê duyệt dự án đầu tư xây dựng công trình và Báo cáo nghiên cứu khả thi đầu tư xây dựng hoặc là Báo cáo kinh tế – kỹ thuật đầu tư xây dựng.
- Nhiệm vụ thiết kế, các văn bản thẩm định, tham gia ý kiến của các cơ quan có liên quan trong việc thực hiện thẩm định dự án đầu tư xây dựng và thiết kế cơ sở.
- Phương án đền bù giải phóng mặt bằng và xây dựng tái định cư (nếu như có).
- Văn bản của các tổ chức, cơ quan nhà nước có thẩm quyền (nếu có) về: thỏa thuận quy hoạch, thỏa thuận hoặc là chấp thuận sử dụng hoặc đấu nối với công trình kỹ thuật bên ngoài hàng rào; đánh giá tác động môi trường, đảm bảo được an toàn (an toàn giao thông, an toàn cho các công trình lân cận) và các văn bản khác có liên quan.
- Quyết định giao đất, cho thuê đất của cơ quan có thẩm quyền hoặc là hợp đồng thuê đất đối với trường hợp không được cấp đất.
- Giấy phép xây dựng, trừ các trường hợp được miễn giấy phép xây dựng.
- Quyết định chỉ định thầu, phê duyệt kết quả lựa chọn những nhà thầu và hợp đồng xây dựng giữa chủ đầu tư với các nhà thầu.
- Các tài liệu chứng minh điều kiện năng lực của các nhà thầu theo đúng quy định.
- Các hồ sơ, tài liệu khác có liên quan ở trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư xây dựng.
2.2. Hồ sơ khảo sát xây dựng, thiết kế xây dựng công trình:
Hồ sơ bao gồm có các giấy tờ sau:
- Nhiệm vụ khảo sát, phương án kỹ thuật khảo sát, báo cáo khảo sát xây dựng của công trình.
- Văn bản thông báo về việc chấp thuận nghiệm thu kết quả khảo sát xây dựng.
- Kết quả thẩm tra, thẩm định thiết kế xây dựng; quyết định về việc phê duyệt thiết kế xây dựng công trình kèm theo: hồ sơ thiết kế xây dựng công trình mà đã được phê duyệt (có danh mục bản vẽ kèm theo); chỉ dẫn kỹ thuật.
- Văn bản thông báo về việc chấp thuận nghiệm thu thiết kế xây dựng công trình.
- Các văn bản, tài liệu, hồ sơ khác mà có liên quan đến giai đoạn khảo sát, thiết kế xây dựng công trình.
2.3. Hồ sơ quản lý chất lượng thi công xây dựng công trình:
Hồ sơ bao gồm có các giấy tờ sau:
- Danh mục các thay đổi thiết kế trong quá trình thi công xây dựng công trình và những văn bản thẩm định, phê duyệt của cấp có thẩm quyền.
- Bản vẽ hoàn công (có các danh mục bản vẽ kèm theo).
- Những kế hoạch, biện pháp kiểm tra, kiểm soát chất lượng thi công xây dựng công trình.
- Các chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa, nhãn mác hàng hóa, tài liệu công bố tiêu chuẩn áp dụng đối với các sản phẩm, hàng hóa; chứng nhận hợp quy, công bố hợp quy, thông báo tiếp nhận hồ sơ công bố hợp quy của các cơ quan chuyên ngành; chứng nhận hợp chuẩn (nếu có) theo quy định của Luật Chất lượng sản phẩm hàng hóa.
- Các kết quả quan trắc (nếu như có), đo đạc, thí nghiệm trong quá trình thi công.
- Các biên bản nghiệm thu công việc xây dựng, nghiệm thu bộ phận hoặc là giai đoạn công trình (nếu có) trong quá trình thi công xây dựng.
- Các kết quả thí nghiệm đối chứng, kiểm định chất lượng công trình, thí nghiệm về khả năng chịu lực kết cấu xây dựng (nếu có).
- Hồ sơ về quản lý chất lượng của thiết bị lắp đặt vào công trình.
- Quy trình vận hành, khai thác công trình (nếu như có); quy trình bảo trì công trình.
- Văn bản thỏa thuận, chấp thuận, xác nhận của những tổ chức, cơ quan nhà nước có thẩm quyền (nếu có) về:
+ Di dân vùng lòng hồ, khảo sát những di tích lịch sử, văn hóa;
+ An toàn về phòng cháy, chữa cháy;
+ An toàn về môi trường;
+ An toàn lao động, an toàn vận hành hệ thống thiết bị các công trình, thiết bị công nghệ;
+ Thực hiện Giấy phép xây dựng (áp dụng đối với trường hợp phải có giấy phép xây dựng);
+ Cho phép đấu nối với công trình hạ tầng kỹ thuật và những công trình khác có liên quan;
+ Văn bản của cơ quan chuyên môn về xây dựng, quản lý phát triển đô thị về việc hoàn thành những công trình hạ tầng kỹ thuật có liên quan của dự án theo kế hoạch xây dựng nêu ở tại Báo cáo nghiên cứu khả thi đã được thẩm định, phê duyệt;
+ Những văn bản khác theo quy định của pháp luật có liên quan.
- Hồ sơ về giải quyết sự cố công trình (nếu có).
- Phụ lục các tồn tại cần sửa chữa, khắc phục (nếu có) sau khi đã đưa hạng mục công trình, công trình xây dựng vào sử dụng.
- Biên bản nghiệm thu hoàn thành các hạng mục công trình, công trình xây dựng.
- Văn bản thông báo của các cơ quan có thẩm quyền.
- Các hồ sơ, tài liệu có liên quan trong quá trình thực hiện kiểm tra công tác nghiệm thu theo quy định của pháp luật (nếu như có)
- Các hồ sơ/văn bản/tài liệu khác có liên quan ở trong giai đoạn thi công xây dựng và nghiệm thu công trình xây dựng.
THAM KHẢO THÊM:
