Nhìn chung, quy định hay quy chế là những quy phạm điều chỉnh liên quan đến chế độ chính sách công tác tổ chức hoạt động và phân công nhân sự buộc các chủ thể phải thực hiện. Thế nhưng hiện nay nhiều người còn nhầm lẫn giữa hai thuật ngữ quy định là gì? Quy chế là gì?
1. Quy định là gì?
Quy định là những quy tắc, chuẩn mực trong xử sự; những tiêu chuẩn, định mức về kinh tế, kỹ thuật được cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành hoặc thừa nhận và buộc các tổ chức, cá nhân có liên quan phải tuân thủ.
Trong cấu trúc của quy phạm pháp luật, quy định là một bộ phận của quy phạm pháp luật trong đó nêu cách xử sự mà tổ chức hay cá nhân ở vào hoàn cảnh, điều kiện đã nêu trong bộ phận giả định của quy phạm pháp luật được phép hoặc buộc phải thực hiện. Quy định nằm trong những quy phạm pháp luật là quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được áp dụng lặp đi lặp lại nhiều lần đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân trong phạm vi cả nước hoặc đơn vị hành chính nhất định, do cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền quy định trong Luật này ban hành và được Nhà nước bảo đảm thực hiện. Các yếu tố cấu thành quy phạm pháp luật bao gồm ba bộ phận là Giả định, quy định và chế tài. Tuy nhiên, không phải mọi quy phạm pháp luật luôn có đủ ba bộ phận này. Nhưng quy định và một yếu tố quan trọng không thể thiếu trong cấu trúc quy phạm pháp luật.
Về giả định: Giả định là một bộ phận của quy phạm pháp luật trong đó nêu lên những hoàn cảnh, điều kiện có thể xảy ra trong cuộc sống và cá nhân hay tổ chức nào ở vào những hoàn cảnh, điều kiện đó phải chịu sự tác động của quy phạm pháp luật đó. Trong giả định của quy phạm pháp luật cũng nêu lên chủ thể nào ở vào những điều kiện, hoàn cảnh đó.
Về quy định: Quy định là một bộ phận của quy phạm pháp luật trong đó nêu cách xử sự mà tổ chức hay cá nhân ở vào hoàn cảnh, điều kiện đã nêu trong bộ phận giả định của quy phạm pháp luật được phép hoặc buộc phải thực hiện.
Về chế tài: Chế tài là một bộ phận của quy phạm pháp luật nêu lên những biện pháp tác động mà nhà nước dự kiến để đảm bảo cho pháp luật được thực hiện nghiêm minh. Các biện pháp tác động nêu ở bộ phận chế tài của quy phạm pháp luật có thể sẽ được áp dụng với tổ chức hay cá nhân nào vi phạm pháp luật, không thực hiện đúng mệnh lệnh của Nhà nước đã nêu ở bộ phận quy định của quy phạm pháp luật. Ví dụ như:
– Lực lượng vũ trang nhân dân tuyệt đối trung thành với Tổ quốc, Nhân dân, với Đảng và Nhà nước, có nhiệm vụ bảo vệ độc lập, chủ quyền, thống nhất, toàn vẹn lãnh thổ của Tổ quốc, an ninh quốc gia và trật tự, an toàn xã hội; bảo vệ Nhân dân, Đảng, Nhà nước và chế độ xã hội chủ nghĩa; cùng toàn dân xây dựng đất nước và thực hiện nghĩa vụ quốc tế”. (Điều 65 Hiến pháp 2013).
Giả định ở đây là “Lực lượng vũ trang nhân dân” Phần giả định trong trường hợp này nêu lên quan hệ xã hội mà quy phạm này điều chỉnh, xác định rõ đối tượng phải chịu sự điều chỉnh của quy phạm pháp luật này đó là lực lượng vũ trang nhân dân. Quy định là “tuyệt đối trung thành với Tổ quốc, Nhân dân, với Đảng và Nhà nước, có nhiệm vụ bảo vệ độc lập, chủ quyền, thống nhất, toàn vẹn lãnh thổ của Tổ quốc, an ninh quốc gia và trật tự, an toàn xã hội; bảo vệ Nhân dân, Đảng, Nhà nước và chế độ xã hội chủ nghĩa; cùng toàn dân xây dựng đất nước và thực hiện nghĩa vụ quốc tế”. Phần quy định trong trường hợp này nêu lên cách thức xử sự của đối tượng được nêu ở phần giả định. Chế tài ở đây không có.
– Người nào xúc phạm nghiêm trọng nhân phẩm, danh dự của người khác, thì bị phạt cảnh cáo, phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng hoặc phạt cải tạo không giam giữ đến 03 năm. (Điều 155 Bộ luật Hình sự 2015 sửa đổi bổ sung năm 2017).
Giả định ở đây là “Người nào xúc phạm nghiêm trọng nhân phẩm, danh dự của người khác”. Giả định trong trường hợp này đã nêu lên đối tượng phải chịu sự điều chỉnh của quy phạm pháp luật này đó là người xúc phạm nghiêm trọng nhân phẩm, danh dự của người khác. Quy định là không được nêu rõ ràng trong quy phạm pháp luật nhưng ở dạng quy định ngầm. Theo đó, quy định trong trường hợp này là không được xúc phạm nghiêm trọng nhân phẩm, danh dự của người khác. Còn chế tài: “bị phạt cảnh cáo, phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng hoặc phạt cải tạo không giam giữ đến 03 năm”. Chế tài ở đây là biện pháp của Nhà nước tác động đến chủ thể vi phạm pháp luật.
2. Phân biệt sự khác nhau giữa quy định và quy chế:
Trước hết, ta cần tìm hiểu quy chế là gì, quy chế (tiếng anh là Statute) được biết đến là văn bản có chứa quy phạm pháp luật hoặc quy phạm xã hội do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ban hành, quy chế theo một trình tự, thủ tục nhất định, có hiệu lực đối với các thành viên thuộc phạm vi điều chỉnh của quy chế. Quy chế là quy phạm điều chỉnh các vấn đề như chế độ chính sách, công tác nhân sự, quyền hạn, tổ chức hoạt động quy chế đưa ra những yêu cầu mà các thành viên thuộc phạm vi điều chỉnh của quy chế cần đạt được và mang tính nguyên tắc.
Để xây dựng và ban hành một văn bản quy chế hợp pháp, phù hợp với thực tiễn công ty cũng như đảm bảo được tính khoa học và ứng dụng là điều không dễ, phải đảm bảo đủ cả ba yếu tố sau: Tính hợp pháp sao cho phù hợp với các quy định của pháp luật, không trái luật; tính thực tiễn sao cho phù hợp với yêu cầu quản lý điều hành, phù hợp với hoạt động của tổ chức trong từng lĩnh vực cụ thể; tính hiệu quả nhằm tạo hành lang pháp lý cho tổ chức, góp phần tích cực vào công tác quản lý, điều hành cũng như toàn bộ hoạt động của tổ chức, khi được áp dụng phải được mọi người tôn trọng và quán triệt thực thi. Việc ban hành quy chế thông qua các trình tự thủ tục như sau: Soạn thảo quy chế phải có chương, điều, khoản, điểm…Điều này tùy thuộc vào nội dung, tầm quan trọng, tính phức tạp và độ dài của quy chế, không bắt buộc mọi quy chế phải tuân thủ triệt để. Phó Tổng giám đốc muốn tạo một format chuẩn thì cũng tốt, nhưng thực tế hoạt động sẽ điều chỉnh cho thuận lợi còn pháp luật không bắt buộc; Quy chế phải do Hội đồng quản trị ký ban hành: Tùy theo quyền hạn, nghĩa vụ của Tổng giám đốc hoặc Hội đồng quản trị được quy định trong Điều lệ công ty, sẽ phân định thẩm quyền ban hành hay phê duyệt ban hành các quy chế, quy định trong công ty. Như thế, mới thể hiện đầy đủ thẩm quyền của Tổng giám đốc và Ban giám đốc trong quản lý, điều hành hoạt động doanh nghiệp; Ngày ban hành quy chế, quy định kể từ ngày ban hành.
Như đã trình bày ở trên, chúng ta đã biết quy chế là những quy phạm liên quan đến chế độ chính sách của công ty, doanh nghiệp, công tác nhân sự, công tác tổ chức hoạt động, phân cấp nhiệm vụ, định mức, quyền hạn, đơn giá áp dụng. Khi đưa ra quy chế cần phải đưa ra yêu cầu cần đạt được và có tính định khung, mang tính nguyên tắc và bắt buộc những nhân viên, những người có liên quan thực hiện theo đúng quy chế đặt ra. Đã có rất nhiều người nhầm lẫn giữa hai khái niệm quy chế và quy định. Một số ví dụ cụ thể về quy chế, quy định để đơn giản hóa khái niệm như sau:
Ví dụ, về những quy chế trong công ty để có những quy chế về cơ cấu tổ chức bộ máy điều hành. Quy chế này là do những người có nhiệm vụ trong công ty ban hành và đưa ra, cũng có thể đây là những quy chế do hội đồng quản trị ban hành. Để công ty hoạt động chuyên nghiệp thì công ty đó sẽ đề ra rất nhiều quy chế như quy chế lương, quy chế thưởng, quy chế bảo mật thông tin khách hàng, quy chế về tài chính… mỗi phòng ban trong công ty sẽ có những quy chế cụ thể, áp dụng cho từng đối tượng và vị trí. Và đặc biệt những quy chế này không được trái pháp lua là điều đầu tiên mà người lập quy chế cần phải quan tâm. Còn quy định của công ty dưới đây là những quy định cụ thể của từng công ty. Ví dụ như công ty có quy định về thời gian làm việc, thời gian nghỉ ngơi, thời gian làm thêm giờ, tất cả những thông tin này đều là những thông tin về quy định mà trước khi bạn vào làm một công ty đều có những thông báo để nhân viên nắm bắt được tình hình để từ đó không mắc vào những quy định này.
Như vậy, với những người lập ra quy định, quy chế trong công ty, doanh nghiệp thì không nên nhầm lẫn giữa khái niệm, vậy quy định là quy phạm định ra những công việc, nhiệm vụ phải làm, không được làm hoặc hướng dẫn thực hiện quy định của quy phạm pháp luật, những điều quy chế của doanh nghiệp, những điều lệ của doanh nghiệp. Quy định chứa đựng những nội dung hướng dẫn cụ thể về chuyên môn, nghiệp vụ phục vụ cho công tác điều hành của doanh nghiệp. Là bởi quy định là văn bản quy phạm định hướng ra các công việc phải làm, không được làm, thực hiện đúng theo quy định của quy phạm pháp luật nên uy định sẽ có nội dung cụ thể về chuyên môn, nghiệp vụ phục vụ cho việc điều hành của cơ quan, tổ chức.
