Văn bản hành chính là gì? Quy định về căn lề và giãn dòng chuẩn trong văn bản hành chính?
Trong công việc hằng ngày, chúng ta có thể tiếp xúc với nhiều loại văn bản hành chính như quyết định nâng lương, quyết định xử lý
Căn cứ pháp lý:
– Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính Phủ về công tác văn thư.
Tư vấn pháp luật trực tuyến miễn phí qua tổng đài: 1900.6568
Mục lục bài viết
1. Văn bản hành chính là gì?
Văn bản hành chính là một trong ba nhóm của văn bản pháp luật, do đó, văn bản hành chính cũng mang những đặc điểm cơ bản của một văn bản pháp luật. Cụ thể, đó là loại văn bản do chủ thể có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục và hình thức do pháp luật quy định, thể hiện ý chí của nhà nước, mang tính bắt buộc và được đảm bảo thực hiện bằng quyền lực nhà nước.
Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về Công tác văn thư quy định “văn bản hành chính là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức”.
Văn bản hành chính có thể được dùng để thông báo, truyền đạt thông tin từ tổ chức, cá nhân, cơ quan nhà nước này đến một hay nhiều tổ chức, cá nhân khác; cũng có thể dùng để cụ thể hóa những văn bản pháp quy; hoặc để giải quyết những công việc cụ thể trong quá trình quản lý, điều hành một tổ chức.
Như vậy, văn bản hành chính là một công cụ quan trọng trong quá trình quản lý nhà nước, cơ quan, tổ chức, từ đó đòi hỏi việc soạn thảo văn bản hành chính phải tuân thủ theo những chuẩn mực nhất định để đảm bảo tính hình thức của loại văn bản này.
2. Quy định về căn lề và giãn dòng chuẩn trong văn bản hành chính:
Việc căn lề và giãn dòng đối với văn bản hành chính được quy định cụ thể tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Do đó, khi soạn thảo một văn bản hành chính cần tuân theo quy định về căn lề và giãn dòng để tạo ra một văn bản vừa đúng về hình thức, vừa thể hiện được tính thẩm mỹ, chuyên nghiệp, giúp người tiếp nhận văn bản đó dễ đọc, dễ nắm bắt nội dung được đề cập đến trong văn bản hơn.
2.1. Quy định về căn lề trong văn bản hành chính:
Căn lề là một thao tác định dạng văn bản nhằm điều chỉnh các lề của một trang in. Lề trang là khoảng trống nằm giữa văn bản và miền của một trang giấy lúc được in ra. Có 4 vị trí lề trang là lề trái, lề phải, lề trên với lề dưới.
– Lề trên (Top): là khoảng cách từ mép trên của khổ giấy tới dòng đầu tiên của khổ giấy.
– Lề dưới (Bottom): là khoảng cách từ mép dưới cho đến dòng cuối cùng của khổ giấy.
– Lề trái (Left): là khoảng cách từ mép trái khổ giấy tới ký tự đầu tiên bên trái.
– Lề phải (Right): là khoảng cách từ mép phải giấy đến chữ, ký tự cuối cùng bên phải.
Việc định dạng lề trang được hướng dẫn cụ thể tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư.
Theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của khổ giấy A4. Nếu nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không làm thành phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng. Định lề trang phải tuân theo quy định sau:
– Lề trên: Cách mép trên 20 – 25 mm (2 – 2,5 cm)
– Lề dưới: Cách mép trên 20 – 25 mm (2 – 2,5 cm)
– Lề trái: Cách mép trái 30 – 35 mm (3 – 3,5 cm)
– Lề phải: Cách mép phải 15 – 20 mm (1,5 – 2 cm)
Nội dung văn bản phải được canh đều cả hai lề; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1 cm hoặc 1,27 cm.
Hướng dẫn căn lề chuẩn đối với văn bản hành chính trên Word:
Bước 1: Nhấn vào mục Layout trên thanh công cụ. Sau đó nhấn tiếp vào biểu tượng Margins.
Bước 2: Hiển thị giao diện mới, nhấn tiếp vào Custom Margins ở phía cuối danh sách hiển thị để chiều chỉnh lại lề trong văn bản.
Bước 3: Hộp thoại Page Setup xuất hiện, trong thẻ Margins, ta bấm vào từng ô để tùy chỉnh các thông số để căn lề theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Cụ thể:
Top: Lề trên nhập giá trị 2cm.
Bottom: Lề dưới nhập giá trị 2cm.
Left: Lề trái nhập giá trị 3cm.
Right: lề phải nhập giá trị 1.5cm.
Bước 4: Sau khi tùy chỉnh các thông số ở các vị trí Lề trên, Lề dưới, Lề trái, Lề phải, nếu muốn thiết lập kích thước lề này làm chuẩn trong Word, bạn nhấn vào Set As Default rồi nhấn OK để lưu lại và áp dụng lề mới cho tài liệu Word hiện tại.
2.2. Quy định về giãn dòng (Line Spacing) chuẩn trong văn bản hành chính:
Giãn dòng là một thao tác nhằm tùy chỉnh khoảng cách giữa các dòng trong một đoạn.
Theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP, nội dung văn bản hành chính phải tuân thủ theo quy định về giãn dòng, cụ thể:
– Khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt;
– Khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines.
Hướng dẫn giãn dòng đối với văn bản hành chính trên Word:
* Đối với giãn dòng:
Bước 1: Bôi đen phần văn bản cần thực hiện việc giãn dòng, tại tab home, bấm chọn chức năng Line and Paragraph Spacing để mở chức năng giãn dòng. Khi bấm vào chức năng Line and Paragraph Spacing sẽ hiện ra bảng có hiện các chỉ số.
Các chỉ số từ 1.0 – 1.15 – 1.5 – 2.0 – 2.5 – 3.0 là các chỉ số để giúp chúng ta thực hiện nhanh các khoảng giãn dòng. Mỗi chỉ số sẽ ứng với khoảng giãn dòng tương ứng. Đây là các khoảng cách mẫu theo tiêu chuẩn cho sẵn.
Line Spacing Options… là mở cửa sổ thiết lập chế độ giãn dòng theo tùy chọn do người dùng thiết lập.
Bước 2: Tại biểu tượng Paragraph, bạn click chọn thông số giãn dòng mà mình muốn.
Nếu bạn muốn lựa chọn một con số khác, chọn dòng Line Spacing Options.
Nhập khoảng cách dòng theo quy định tại mục At trong Line Spacing bằng việc lựa chọn một trong các mục sau:
– Single: căn chỉnh xuống 1 dòng. (Có thể sử dụng phím tắt Ctrl + 1).
– 1,5 Lines: Căn chỉnh xuống 1,5 dòng. (Có thể sử dụng phím tắt Ctrl + 5).
– Double: Căn chỉnh xuống 2 dòng. (Có thể sử dụng phím tắt Ctrl + 2).
– At least: Căn chỉnh tối thiểu ở mỗi hàng.
– Exactly: Căn chỉnh chính xác ở các hàng.
– Multiple: Căn chỉnh dòng theo tùy chọn của người dùng.
Đối với văn bản hành chính, khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines.
Bước 3: Sau khi tùy chỉnh các thông số, nếu muốn thiết lập kích thước lề này làm chuẩn trong Word, bạn nhấn vào Set As Default rồi nhấn OK để lưu lại và áp dụng lề mới cho tài liệu Word hiện tại.
* Đối với giãn đoạn: Việc định dạng đoạn sẽ tạo ra khoảng cách giữa các đoạn để tách biệt chúng và tạo cho người đọc cảm giác dễ nhìn hơn.
Bước 1: Bôi đen phần văn bản cần thực hiện việc giãn đoạn.
Bước 2: Chọn lệnh Line and Paragraph Spacing trong tab Home. Tiếp theo, kích Add Space Before Paragraph hoặc Add Space After Paragraph từ menu thả xuống.
– Add Space Before Paragraph là thêm 1 khoảng trống vào phía trước đoạn văn bản đang chọn (để ngăn cách với đoạn văn bản phía trước đoạn đó).
– Remove Space After Paragraph là loại bỏ đi khoảng trống ở phía dưới đoạn văn bản đang chọn (để bỏ ngăn cách với đoạn văn bản phía sau nó, giống việc ghép đoạn đó với đoạn phía sau làm một đoạn).
Nếu muốn tùy chỉnh thì chọn Line Spacing Options, sau đó nhập khoảng cách đoạn theo quy định tại mục Before/After trong Spacing.
– Before: Giãn dòng ở phía trên so với dòng chỉ định. Nếu muốn giãn khoảng cách trước đoạn thì nhập khoảng cách cần giãn ở Before.
– After: Giãn dòng ở dưới so với dòng chỉ định. Nếu muốn giãn khoảng cách ở sau đoạn thì nhập khoảng cách ở After.
Đối với văn bản hành chính thì khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6 pt.
Bước 4: Sau khi tùy chỉnh các thông số, nếu muốn thiết lập kích thước lề này làm chuẩn trong Word, bạn nhấn vào Set As Default rồi nhấn OK để lưu lại và áp dụng lề mới cho tài liệu Word hiện tại.
3. Một số quy định chung về định dạng văn bản hành chung:
Bên cạnh quy định về việc căn lề và giãn dòng trong văn bản hành chính thì khi soạn thảo một văn bản hành chính, người soạn thảo còn cần lưu ý một số yêu cầu về kiểu trình bày, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, cách đánh số trang văn bản để văn bản hành chính đảm bảo tốt yêu cầu về hình thức. Cụ thể, Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính Phủ quy định như sau:
– Về khổ giấy: văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4 (210 mm x 297 mm)
– Về kiểu trình bày: Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của khổ giấy A4, trừ trường hợp trong nội dung văn bản có sử dụng các bảng biểu mà không làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình theo chiều rộng khổ giấy.
– Về phông chữ: Văn bản hành chính phải sử dụng phông chữ Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuần Việt Nam TCVN 6909:2001, với chữ màu đen.
– Về cỡ chữ và kiểu chữ: Văn bản hành chính sử dụng cỡ chữ và kiểu chữ tùy theo từng yếu tố thể thức, được hướng dẫn cụ thể tại Mục II Phụ lục I Nghị định này.
– Về số trang văn bản: Văn bản hành chính gồm nhiều trang thì phải đánh số trang văn bản, đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đúng, chính giữa lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.
Có thể nói, soạn thảo văn bản hành chính là công việc quen thuộc của các cán bộ, công chức, viên chức. Do đó, việc soạn thảo một văn bản hành chính theo đúng chuẩn mực mà pháp luật quy định là vô cùng cần thiết để tránh những sai sót không đáng có. Với bài viết này, hy vọng các bạn đã nắm rõ hơn về quy định căn lề, giãn dòng chuẩn và một số quy định khác trong một văn bản hành chính theo quy định của pháp luật hiện hành. Trường hợp có thắc mắc bạn có thể liên hệ theo số hotline 19006568 để được hỗ trợ tư vấn.
