Các trường hợp và quy trình áp dụng phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ. Trường hợp nào áp dụng phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ và quy trình áp dụng theo quy định mới nhất.
Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp Việt Nam hay đơn vị nhà nước mua sắm hàng hóa hoặc một dịch vụ nào đó để phục vụ cho lợi ích, hỗ trợ thực hiện công việc của mình đang diễn ra hàng ngày. Việc sử dụng một phương thức giao dịch đặc biệt khiến cho việc mua sắm này hiệu quả và minh bạch hơn là cần thiết. Đó chính là đấu thầu – một hình thức cạnh tranh văn minh vì thông qua đấu thầu, bên mời thầu sẽ tìm ra được nhà thầu hoặc nhà đầu tư thỏa mãn yêu cầu về kỹ thuật, chất lượng của mình và có chi phí hợp lý nhất.
Hiện nay, việc mua sắm công, đấu thầu hàng hoá, dịch vụ có sử dụng nguồn ngân sách nhà nước sẽ áp dụng theo quy định tại Luật Đấu thầu và các văn bản hướng dẫn. Theo đó, khi lựa chọn nhà thầu hay nhà đầu tư có rất nhiều phương thức như: một giai đoạn một túi hồ sơ, một giai đoạn hai túi hồ sơ, hai giai đoạn một túi hồ sơ,…
Vậy trong các trường hợp như nào thì được áp dụng phương thức nào hay quy trình áp dụng phương thức ra sao? Trong bài viết dưới đây sẽ lựa chọn phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ để phân tích cụ thể về “Các trường hợp áp dụng, quy trình áp dụng phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ”.
Mục lục bài viết
1. Phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ là gì?
Phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ là một phương thức được sử dụng nhằm lựa chọn nhà thầu hoặc nhà đầu tư theo quy định của
Khi sử dụng phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ, bên mời thầu sẽ đưa ra các yêu cầu của mình trong hồ sơ mời thầu. Nhà thầu hay nhà đầu tư muốn tham gia đấu thầu sẽ tiến hành nộp hai bộ hồ sơ cùng một lúc (chỉ diễn ra trong một giai đoạn tính từ lúc đóng thầu đến khi mở hồ sơ). Hai bộ hồ sơ được lập riêng biệt gồm một bộ để đề xuất về kỹ thuật còn một bộ để đề xuất về tài chính.
Việc mở thầu diễn ra thành hai đợt: ngay sau khi đóng thầu bộ hồ sơ đề xuất về kỹ thuật sẽ được mở và lựa chọn ra những nhà thầu, nhà đầu tư đạt yêu cầu về kỹ thuật; còn lại sẽ bị loại luôn. Tiếp theo, những nhà thầu, nhà thầu đáp ứng được yêu cầu về kỹ thuật sẽ được mở tiếp bộ hồ sơ về tài chính để đánh giá và đưa ra lựa chọn cuối cùng.
2. Các trường hợp áp dụng phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ:
Dựa theo quy định tại Điều 29 Luật Đấu thầu 2013 thì chỉ những trường hợp sau đây khi lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư được áp dụng phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ:
+ Đối với lựa chọn nhà thầu: chỉ áp dụng khi sử dụng hình thức đấu thầu là đấu thầu rộng rãi và đấu thầu hạn chế để đấu thầu gói thầu mua sắm hàng hóa, xây dựng và lắp đặt công trình, hạng mục, cung cấp dịch vụ phi tư vấn, cung cấp dịch vụ tư vấn, gói thầu hỗn hợp.
+ Đối với lựa chọn nhà đầu tư: chỉ áp dụng khi sử dụng hình thức đấu thầu rộng rãi.
Hình thức đấu thầu rộng rãi tức là khi lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư thì số lượng nhà thầu, nhà đầu tư tham gia đấu thầu không bị giới hạn. Hình thức đấu thầu hạn chế tức là có sự hạn chế – chỉ một số nhà thầu được tham dự do gói thầu có yêu cầu cao về kỹ thuật hoặc kỹ thuật có tính đặc thù riêng mà không phải nhà thầu nào cũng đáp ứng được.
3. Quy trình áp dụng phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ:
Bước 1: Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu
+ Đầu tiên, nếu cầu thiết có thể sử dụng đến thủ tục lựa chọn danh sách ngắn.
Thông qua thủ tục này, bên mời thầu có thể lựa chọn ra các nhà thầu có đủ năng lực, có khả năng đáp ứng được yêu cầu của gói thầu để tiến hành mời tham gia đấu thầu. Khi lập danh sách, người có thẩm quyền sẽ phải đưa quyết định này của mình trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu. Tùy thuộc vào quy mô, tính chất gói thầu, việc áp dụng thủ tục này là không bắt buộc trong quy trình.
+ Tiếp theo, lập hồ sơ mời thầu.
Dựa vào những căn cứ theo tại khoản 1 Điều 12
+ Cuối cùng, thẩm định và phê duyệt hồ sơ mời thầu.
Khi lập xong hồ sơ mời thầu với nội dung và hình thức đáp ứng được những yêu cầu theo quy định của pháp luật thì hồ sơ mời thầu này sẽ được thông qua. Người có thẩm quyền sẽ tiến hành phê duyệt hồ sơ mời thầu dựa vào báo cáo thẩm định kèm tờ trình phê duyệt và đưa ra câu trả lời bằng văn bản.
Bước 2: Tổ chức lựa chọn nhà thầu
Trong giai đoạn tổ chức lựa chọn nhà thầu tiến hành theo trình tự sau đây:
+ Mời thầu:
Có hai cách mời thầu: gửi thư mời thầu (nếu có danh sách ngắn thì mời những nhà thầu có tên) và
+ Phát hành, sửa đổi, làm rõ hồ sơ mời thầu:
Phát hành hồ sơ mời thầu: hồ sơ mời thầu được gửi đến những nhà thầu tham gia đấu thầu rộng rãi hoặc đã được bên mời thầu lựa chọn có tên tại danh sách ngắn.
Sửa đổi hồ sơ mời thầu: việc sửa đổi phải được bên mời thầu lập thành văn bản ghi cụ thể những nội dung sửa đổi và quyết định sửa đổi gửi đến những nhà thầu đã mua hoặc nhận hồ sơ mời thầu.
Làm rõ hồ sơ mời thầu: nếu cần làm rõ hơn về nội dung gói thầu thì nhà thầu gửi văn bản đề nghị trong thời gian luật định trước thời điểm đóng thầu để bên mời thầu xem xét, giải quyết. Bên mời thầy sẽ xử lý yêu cầu làm rõ bằng cách gửi văn bản trả lời hoặc mở hội nghị. Nội dung làm rõ không được trái với nội dung mời thầu đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Nếu trong quá trình làm rõ, bên mời thầu và các nhà thầu có trao đổi về nội dung dẫn đến thay đổi thì cần làm thủ tục sửa đổi hồ sơ mời thầu.
+ Chuẩn bị, nộp, tiếp nhận, quản lý, sửa đổi, rút hồ sơ dự thầu:
Nhà thầu sẽ chuẩn bị hồ sơ dự thầu đáp ứng được những yêu cầu do hồ sơ mời thầu đưa ra để tham gia vào quá trình đấu thầu. Bộ hồ sơ dự thầu được nộp cho bên mời thầu trước khi thời điểm đóng thầu để quản lý theo chế độ bảo mật (có niêm phong,…) theo luật định, tất cả các thông tin đều được giữ bí mật (trừ các thông tin được phép công khai khi mở thầu) cho đến khi công khai kết quả lựa chọn nhà thầu. Mọi hồ sơ dự thầu hay tài liệu nhằm chỉnh sửa hồ sơ dự thầu trước đó nộp sau thời điểm đóng thầu đều không được chấp nhận.
Nếu nhà thầu muốn sửa đổi, rút hồ sơ dự thầu thì đề nghị bằng văn bản với bên mời thầu và việc này cũng chỉ được coi là hợp lệ nếu diễn ra trước thời điểm đóng thầu.
Bên mời thầu có trách nhiệm nhận tất cả hồ sơ dự thầu kể cả những hồ sơ dự thầu của nhà thầu chưa mua hoặc chưa nhận hồ sơ mời thầu trực tiếp từ bên mời thầu, chỉ cần trước thời điểm đóng thầu. Trong trường hợp chưa mua hồ sơ mời thầu mà nộp hồ sơ dự thầu này, nhà thầu sẽ phải trả thêm tiền bằng tiền mua hồ sơ mời thầu để hồ sơ được tiếp nhận.
+ Mở hồ sơ đề xuất về kỹ thuật:
Sau thời điểm đóng thầu việc mở bộ hồ sơ đề xuất về kỹ thuật sẽ được tiến hành công khai ngay một giờ sau đó. Trường hợp ngoại lệ việc mở bộ hồ sơ đề xuất về kỹ thuật được mở trước thời điểm đóng thầu nếu hồ sơ mời thầu có yêu cầu nhưng vẫn phải mở công khai trước sự chứng kiến của các đại diện các nhà thầu tham dự lễ mở thầu (không nhất thiết tất cả các nhà thầu đã nộp hồ sơ phải có mặt).
Việc mở thầu diễn ra theo đúng trình tự mà luật định: kiểm tra niêm phong; mở hồ sơ dự thầu theo thứ tự tính bằng tên của nhà thầu; mở và đọc thông tin của hồ sơ dự thầu; bên mời thầu ký xác nhận tại những tài liệu có nội dung quan trọng trong hồ sơ đề xuất về kỹ thuật. Việc mở thầu được lập biên bản có chữ ký xác nhận của bên mời thầu và những nhà thầu tham dự lễ mở thầu. Cuối cùng bên mời thầu và nhà thầu có mặt tại lễ mở thầu ký niêm phong bộ hồ sơ đề xuất về tài chính.
Bước 3: Đánh giá hồ sơ đề xuất về kỹ thuật
Việc đánh giá hồ sơ đề xuất về kỹ thuật được tiến hành như sau:
Bên mời thầu sẽ tiến hành kiểm tra, đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ đề xuất về kỹ thuật như số lượng bản gốc, bản chụp, thành phần của hồ sơ và việc thống nhất nội dung giữa bản gốc và bản chụp. Sau khi đánh giá sơ bộ sẽ tiến hành đánh giá chi tiết và lựa chọn những nhà thầu đáp ứng được yêu cầu về kỹ thuật so với hồ sơ mời thầu đã đưa ra. Những nhà thầu được chọn sẽ được lập thành một danh sách. Danh sách này phải gửi đến tất cả nhà thầu tham dự thầu kèm theo đó, những nhà thầu đáp ứng được về kỹ thuật sẽ được mời đến để mở hồ sơ đề xuất về tài chính.
Bước 4: Mở và đánh giá hồ sơ đề xuất về tài chính
+ Đầu tiên tại buổi lễ mở hồ sơ đề xuất về tài chính, trước sự chứng kiến của những nhà thầu qua được yêu cầu kỹ thuật có mặt, hồ sơ đề xuất về tài chính của những nhà thầu có trong danh sách được duyệt sẽ được mở. Quy trình mở hồ sơ đề xuất về tài chính cũng được thực hiện theo trình tự luật định: kiểm tra niêm phong, mở hồ sơ, đọc thông tin của hồ sơ, lập biên bản và cho các bên ký xác nhận.
+ Tiếp theo, bên mời thầu cử tổ chuyên gia sẽ tiến hành kiểm tra, đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ về cả hình thức và nội dung.
+ Sau khi xem xét những nhà thầu nào có hồ sơ đề xuất về tài chính hợp lệ thì sẽ tiến hành đánh giá chi tiết.
+ Việc đánh giá chi tiết và xếp hạng nhà thầu dựa trên tiêu chí trong hồ sơ mời thầu. Sau khi lập danh sách xếp hạng nhà thầu, tổ chuyên gia gửi báo cáo cho bên mời thầu để tiến đến thương thảo hợp đồng.
Bước 5: Thương thảo hợp đồng
Nhà thầu vượt qua “vòng” xét duyệt hồ sơ đề xuất về kỹ thuật và đứng đầu trong danh sách xếp hạng đề xuất về tài chính sẽ trúng thầu. Nhà thầu này sẽ tiến hành thương thảo hợp đồng cụ thể dựa trên nội dung của hồ sơ dự thầu. Nếu nhà thầu đứng đầu danh sách xếp hạng mà không đến hoặc từ chối đến không có lý do chính đáng thì không được nhận lại bảo đảm dự thầu. Nếu quá trình thương thảo hợp đồng không đi đến kết quả thì bên mời thầu có thể lựa chọn tiếp đến những nhà thầu xếp hạng tiếp theo trong danh sách đã được duyệt.
Bước 6: Trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu
Kết quả lựa chọn nhà thầu phải được thẩm định và phê duyệt bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Việc phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu phải lập thành văn bản và công bố công khai kết quả này.
Bước 7: Hoàn thiện, ký kết hợp đồng
Nếu quá trình đấu thầu theo phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ được thực hiện đúng theo quy trình trên và nội dung thương thảo không còn gì vướng mắc thì bên mời thầu và nhà thầu được chọn sẽ tiến hành hoàn thiện và ký kết hợp đồng.
TƯ VẤN MỘT TRƯỜNG HỢP CỤ THỂ:
Tóm tắt câu hỏi:
Công ty chúng tôi đang tham dự đấu thầu, gói thầu nạo vét. Hiện nay chủ đầu tư đã gửi thông báo nhà thầu đáp ứng yêu cầu kỹ thuật và mở hồ sơ đề xuất tài chính và có 3 đơn vị đạt yêu cầu hồ sơ đề xuất kỹ thuật, khi mở hồ sơ đề xuất tài chính, công ty tôi có giá bỏ thầu thấp nhất.
Nhưng sau một thời gian chủ đầu tư lại gửi thông báo lại cho chúng tôi chỉ duy nhất có một nhà thầu đáp ứng yêu cầu kỹ thuật và cũng là nhà thầu có giá bỏ thầu cao nhất, chênh lệch gần 200 tỷ đồng. Vì vậy chúng tôi xin hỏi Công ty Luật Dương Gia cho biết việc làm trên của chủ đầu tư đã vi phạm luật định gì? Xin cảm ơn!
Luật sư tư vấn:
Phương thức đấu thầu đối với gói thầu này là một giai đoạn hai túi hồ sơ theo Điều 29 Luật đấu thầu 2013 như sau:
“Điều 29. Phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ
1. Phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ được áp dụng trong các trường hợp sau đây:
a) Đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế đối với gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn, dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp;
b) Đấu thầu rộng rãi đối với lựa chọn nhà đầu tư.
2. Nhà thầu, nhà đầu tư nộp đồng thời hồ sơ đề xuất về kỹ thuật và hồ sơ đề xuất về tài chính riêng biệt theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu.
3. Việc mở thầu được tiến hành hai lần. Hồ sơ đề xuất về kỹ thuật sẽ được mở ngay sau thời điểm đóng thầu. Nhà thầu, nhà đầu tư đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật sẽ được mở hồ sơ đề xuất về tài chính để đánh giá” .
Như vậy, đối với gói thầu này, nhà thầu phải áp dụng phương pháp giá thấp nhất để đánh giá hồ sơ dự thầu của các đơn vị theo quy định tại Khoản 1 Điều 29
Đồng thời, đối với gói thầu này, nhà thầu phải thực hiện đúng quy trình theo quy định tại Điều 21
1. Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu;
2. Tổ chức lựa chọn nhà thầu;
3. Đánh giá hồ sơ đề xuất về kỹ thuật;
4. Mở và đánh giá hồ sơ đề xuất về tài chính;
5. Thương thảo hợp đồng;
6. Trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu;
7. Hoàn thiện, ký kết hợp đồng.
