Phúc đáp là một cụm từ mà chúng ta thường sẽ hay gặp trong các văn bản được dùng để trả lời của các cơ quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp. Thuật ngữ phúc đáp chắc hẳn vẫn còn xa lạ đối với nhiều người. Bài viết dưới đây chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu phúc đáp là gì?
Mục lục bài viết
1. Công văn phúc đáp là gì?
Công văn phúc đáp được hiểu chính là văn bản được các chủ thể là những cá nhân, tổ chức sử dụng nhằm mục đích để có thể đưa ra câu trả lời một hoặc một số câu hỏi mà các chủ thể có thẩm quyền đặt ra cho các chủ thể làm công văn. Hoặc công văn phúc đáp cũng có thể là văn bản trả lời khi nhận được một văn bản khác từ phía cá nhân, tổ chức khác. Công văn phúc đáp được sử dụng khá phổ biến trong giai đoạn hiện nay và nó cũng có những ý nghĩa rât quan trọng trong thực tiễn.
2. Công văn phúc đáp được sử dụng khi nào?
Mẫu công văn phúc đáp chính là việc các chủ thể thực hiện soạn công văn phúc đáp lại nội dung yêu cầu từ phía các chủ thể khi các chủ thể đó (cụ thể là các công dân, tổ chức, doanh nghiệp) nào đó có yêu cầu về một công việc nhất định. Hay, nói cách khác công văn phúc đáp chính là công văn được dùng nhằm mục đích để trả lời về những vấn đề mà các cơ quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp yêu cầu thuộc thẩm quyền, nhiệm vụ, quyền hạn của mình. Mẫu công văn phúc đáp sẽ đưa ra trích yếu nội dung công văn. Xác định vấn đề cơ bản cần nêu trong công văn; Tên cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân dự định gửi công văn đến và nơi nhận công văn; Tóm gọn nội dung vấn đề trong công văn trước;…
3. Mẫu công văn phúc đáp:
TÊN DOANH NGHIỆP
Số: …../CV-……
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc
……, ngày….. tháng….năm……
Kính gửi:…(2)……
Căn cứ công văn số … ngày … / … / … của cơ quan/tổ chức/cá nhân/doanh nghiệp… về vấn đề……(3)……
Chúng tôi xin trả lời như sau:…(4)…
Nhận được công văn này, còn điểm nào chưa rõ đề nghị …(tên cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân nhận công văn) …..cho ý kiến. Chúng tôi sẵn sàng trả lời thêm.
Trân trọng cảm ơn!
Nơi nhận:
– Như trên ..(5)……..;
– …………………….;
– Lưu: VT, ..(6)……..
ĐẠI DIỆN CƠ QUAN/ TỔ CHỨC (7)
(Ký, đóng dấu)
4. Hướng dẫn soạn thảo mẫu công văn phúc đáp:
Hướng dẫn soạn thảo mẫu công văn phúc đáp như sau:
(1) Trích yếu nội dung công văn. Xác định vấn đề cơ bản cần nêu trong công văn;
(2) Tên cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân dự định gửi công văn đến/ nơi nhận công văn;
(3) Tóm gọn nội dung vấn đề trong công văn trước;
(4) Ghi rõ nội dung trả lời, hoặc các nội dung phúc đáp để phía cơ quan, đơn vị nhận công văn phúc đáp hiểu rõ và có căn cứ để thực hiện yêu cầu hoặc để trả lời lại; Tùy từng trường hợp khác nhau, sự việc cụ thể của khách hàng sẽ có những nội dung trả lời tương ứng, phù hợp;
(5) Tên đơn vị, cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan trong vụ việc hoặc trong nội dung công văn;
(6) Địa chỉ cơ quan, tổ chức, đơn vị có liên quan để tiếp nhận đơn; số điện thoại đơn vị/cá nhân nhận công văn, số Telex, số Fax; địa chỉ email; Website. Nếu nơi nhận trong phần kính gửi của Công văn là những chức danh, chức vụ cao cấp của Nhà nước, thì phần nơi nhận không ghi “như trên” mà ghi trực tiếp những chức danh/chức vụ đó vào;
(7) Trong trường hợp đại diện của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp không thể ký thì có thể để người có thẩm quyền khác ký thay hoặc thừa lệnh ký theo đúng quy định của pháp luật và phải có giấy tờ kèm theo chứng minh đủ điều kiện ký thay như
Phương pháp soạn thảo công văn phúc đáp:
Công văn phúc đáp:
– Mở đầu công văn phúc đáp: trả lời công văn số … ngày … / … / … của … về vấn đề…
– Nội dung công văn phúc đáp:
+ Trong công văn phúc đáp cần phải nêu những nội dung trả lời các vấn đề mà các cơ quan, đơn vị khác hoặc thư riêng, đơn khiếu nại của cá nhân, yêu cầu cơ quan giải quyết những yêu cầu hay trả lời những thắc mắc.
+ Nếu các chủ thể không trả lời hoặc chưa thể trả lời được thì nêu lý do hợp lý (có thể là không đủ các dữ kiện để nhằm mục đích có thể giải đáp được nhứng thắc mắc các yêu cầu đặt ra).
– Kết thúc công văn phúc đáp: nhận được công văn phúc đáp này, còn điểm nào chưa rõ đề nghị cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân nhận công văn sẽ cho ý kiến cụ thể. Các chủ thể làm công văn sẽ phải luôn sẵn sàng trả lời thêm các câu hỏi và thắc mắc của cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân nhận công văn.
5. Phúc đáp là gì?
Phúc đáp được hiểu cơ bản chính là việc trả lời bằng thư từ, công văn một số câu hỏi mà chủ thể có thẩm quyền đưa ra hay đặt ra cho các cơ quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp trong thẩm quyền, nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
Thuật ngữ phúc đáp cũng thường được đi kèm trong các
6. Tìm hiểu về công văn phúc đáp:
Những đặc điểm của công văn phúc đáp:
Sau khi đã biết về khái niệm phúc đáp cũng như công văn phúc đáp chúng ta sẽ đưa ra được những đặc điểm của công văn phúc đáp, cụ thể:
– Thứ nhất: Công văn phúc đáp thực chất sẽ không phải là văn bản quy phạm pháp luật nên trình tự, thủ tục ban hành đối với công văn phúc đáp sẽ khá đơn giản, nhanh chóng, phù hợp đối với những trường hợp giải quyết các công việc khẩn cấp.
– Thứ hai: Công văn phúc đáp cũng có nhiều loại khác nhau và công văn phúc đáp cũng được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau cụ thể như kinh tế, văn hóa, chính trị, pháp luật để sao cho có thể phù hợp với nhiều mục đích khác nhau của các chủ thể ban hành.
Thứ ba: Công văn phúc đáp cũng không bắt buộc là đơn vị, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ban hành mà công văn phúc đáp cũng có thể do các chủ thể là những cá nhân ban hành nếu văn bản pháp luật, điều lệ tổ chức, doanh nghiệp có đưa ra quy định về nhiệm vụ, quyền hạn của người đó.
– Thứ tư: Trong công văn phúc đáp sẽ không có hiệu lực thi hành nên công văn phúc đáp cũng sẽ chấm dứt hiệu lực khi các chủ thể thực hiện xong, giải quyết xong các công việc trên thực tế được nêu trong công văn phúc đáp.
– Thứ năm: Công văn phúc đáp cũng sẽ không được áp dụng rộng rãi phổ biến mà các công văn phúc đáp cũng sẽ chỉ được áp dụng cho chủ thể đó, công việc đó. Đặc biệt là đối với công văn phúc đáp có nội dung hướng dẫn, nếu có sự việc tương tự, muốn được giải quyết thì các chủ thể sẽ vẫn có trách nhiệm cần phải xin hướng dẫn từ đầu.
Phạm vi của công văn phúc đáp như sau:
– Ta thấy rằng, công văn phúc đáp trên thực tế sẽ không phải là một văn bản quy phạm pháp luật nên công văn phúc đáp như đã phân tích cụ thể bên trên sẽ không có hiệu lực đối với tất mọi người, tất cả các cơ quan hay các đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp. Công văn phúc đáp thực chất sẽ chỉ có giá trị hiệu lực, giá trị áp dụng cụ thể đối với các chủ thể là những cá nhân, đơn vị, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhận được công văn phúc đáp.
– Các chủ thể là những cá nhân, đơn vị, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhận được công văn phúc đáp sẽ có trách nhiệm thực hiện theo đúng những yêu cầu, nội dung của công văn phúc đáp và các chủ thể này cũng cần phải trả lời cho chủ thể ban hành công văn phúc đáp về việc đã nhận được công văn phúc đáp hoặc nội dung yêu cầu của công văn phúc đáp nếu đó là công văn yêu cầu, đề nghị, xin ý kiến hoặc kết quả của việc thực hiện công văn phúc đáp đó.
– Công văn phúc đáp được biết đến cơ bản chính là loại văn bản không có ghi rõ ràng về thời hạn hiệu lực, thời điểm hết hiệu lực của văn bản đó giống như văn bản hành chính thông thường khác. Thời điểm hết hiệu lực của công văn phúc đáp đó là khi nội dung công việc, sự kiện trong công văn phúc đáp đã kết thúc hoặc cũng đã có một công văn mới được sử dụng thay thế.
Vai trò của công văn phúc đáp:
Trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam, chúng ta có thể dễ dàng nhận thấy rằng Công văn phúc đáp trong giai đoạn hiện nay cũng được sử dụng rất phổ biến. Với các cơ quan nhà nước, công văn phúc đáp được coi là một trong số các loại phương tiện giao tiếp được sử dụng một cách chính thức của cơ quan Nhà nước với cấp trên, cấp dưới và với các chủ thể là những công dân. Không những thế, hiện nay, trong các tổ chức xã hội và các doanh nghiệp trong hoạt động hàng ngày thì cũng đều sẽ cần phải soạn thảo và sử dụng công văn phúc đáp nhằm mục đích để có thể thông qua đó thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của chính mình.
Một công văn phúc đáp sẽ được coi là hợp lệ khi đáp ứng được đầy đủ các điều kiện cụ thể như sau:
– Công văn phúc đáp sẽ được coi là hợp lệ khi chỉ viết về một vấn đề duy nhất, lời văn rõ ràng, không được nước đôi.
– Công văn phúc đáp sẽ được coi là hợp lệ khi ngôn ngữ ngắn gọn, súc tích và ý tưởng của công văn có sự bám sát với chủ thể cần biểu đạt.
– Công văn phúc đáp sẽ được coi là hợp lệ khi nghiêm túc, lịch sử và có tính thuyết phục đối với các chủ thể là những người nhận.
– Công văn phúc đáp sẽ được coi là hợp lệ khi công văn đó tuân thủ đúng thể thức của văn bản đặc biệt là phần trích yếu nội dung công văn.
