Phòng đào tạo là gì? Chức năng, nhiệm vụ của phòng đào tạo?

1. Phòng đào tạo là gì?

Ta nhận thấy hiện nay, trong hệ thống pháp luật Việt Nam, không đưa ra một khái niệm cụ thể để định nghĩa về phòng đào tạo là gì, tuy nhiên có thể hiểu khái niệm phòng đào tạo trong các lĩnh vực cụ thể như sau:

– Trong lĩnh vực giáo dục, ta hiểu phòng đào tạo thực chất chính là đơn vị có chức năng thực hiện việc tham mưu giúp cho Hiệu trưởng của nhà trường trong việc thực hiện việc quản lý, tổ chức, triển khai thực hiện công tác đào tạo, bao gồm thực hiện các kế hoạch, chương trình, học liệu, tổ chức giảng dạy và chất lượng giảng dạy theo đúng quy chế đào tạo của Bộ Giáo dục và Đào tạo và theo đúng quy định mà nhà trường đã ban hành.

Phòng đào tạo cũng có thể được hiểu là một đơn vị chức năng tham mưu giúp việc cho Đảng ủy, Ban giám hiệu Nhà trường trong công tác tổ chức và quản lý đào tạo trình độ đại học, cao đẳng thuộc các loại hình đào tạo cấp bằng theo như quy định của luật giáo dục chính quy, hay quá trình vừa làm vừa học, liên thông và nhiều quá trình khác trong lĩnh vực giáo dục.

– Trong doanh nghiệp, ta hiểu cơ bản phòng đào tạo là một bộ phận ở trong doanh nghiệp và phòng đào tạo sẽ thực hiện công việc đào tạo đối với các nhân viên mới về hệ thống, các chính sách và các quy trình làm việc của doanh nghiệp đó. Bên cạnh đó thì phòng đào tạo cũng sẽ thực hiện đào tạo nhân viên cũ về các thông tin mới nhằm mục đích để có thể nâng cao chất lượng nhân sự, bảo đảm năng suất lao động theo quy định của pháp luật và nội quy, quy chế của doanh nghiệp.

2. Phòng đào tạo tiếng Anh là gì?

Phòng đào tạo trong tiếng Anh là: Tranning department.

Trong đó:

– Tranning có nghĩa là đào tạo.

– Department có nghĩa là bộ phận, phòng ban.

3. Chức năng của phòng đào tạo:

Như đã nói đến cụ thể bên trên, ta nhận thấy rằng, phòng đào tạo có chức năng chính đó là thực hiện tham mưu cho Ban giám đốc về công tác xây dựng và phát triển nguồn nhân lực. Không những thế thì phòng đào tạo còn thực hiện công tác tổ chức và quản lý các chương trình đào tạo nhằm mục đích để có thể nâng cao kỹ năng chuyên môn và kiến thức cho đội ngũ nhân viên.

Chức năng cụ thể của phòng đào tạo trên một số mặt sau đây:

– Phòng đào tạo có chức năng tham mưu hoạch định chiến lược phát triển đào tạo.

– Phòng đào tạo có chức năng xây dựng các quy chế và văn bản phục vụ tổ chức và quản lý đào tạo và hoạt động của doanh nghiệp.

– Phòng đào tạo có chức năng tổ chức xây dựng, quản lý chương trình đào tạo và tài liệu giảng dạy, học tập trong nhà trường và các doanh nghiệp.

– Phòng đào tạo có chức năng tổ chức tuyển sinh và các cuộc thi học thuật cấp Trường có liên quan. Tại các doanh nghiệp thì phòng đào tạo sẽ tổ chức tuyển nhân viên và tổ chức các cuộc thi tại doanh nghiệp đó.

– Phòng đào tạo có chức năng xây dựng và quản lý kế hoạch giảng dạy và học tập trong nhà trường và các doanh nghiệp.

– Phòng đào tạo có chức năng theo dõi quá trình giảng dạy, học tập và kết quả học tập trong nhà trường và các doanh nghiệp.

– Phòng đào tạo có chức năng quản lý việc in ấn, cấp phát văn bằng, chứng chỉ đào tạo trong nhà trường và các doanh nghiệp.

– Phòng đào tạo có chức năng hỗ trợ công tác quản lý kinh phí đào tạo của nhà trường và các doanh nghiệp.

– Phòng đào tạo có một số chức năng khác.

4. Nhiệm vụ của phòng đào tạo trong doanh nghiệp:

Phòng đào tạo có những nhiệm vụ cơ bản như sau:

– Phòng đào tạo có nhiệm vụ thực hiện nghiên cứu và xác định nhu cầu đào tạo:

Mỗi vị trí nhân viên trong phòng đào tạo thì đều sẽ có nhu cầu đào tạo khác nhau bởi vì thực tế thì lĩnh vực chuyên môn, tiềm năng và tư duy của mỗi người là khác nhau. Không những thế thì ta cũng thấy được rằng, nhu cầu đào tạo còn là yếu tố quyết định phương thức đào tạo. Vì vậy để nhằm mục đích giúp hoạt động đào tạo đạt hiệu quả cao, phòng đào tạo của các cơ quan, tổ chức khác nhau cũng sẽ phải tiến hành nghiên cứu và xác định nhu cầu đào tạo.

Để nhằm mục đích xác định nhu cầu đào tạo, trước tiên chúng ta sẽ cần tiến hành phân tích nhu cầu của doanh nghiệp, tiếp theo đó là cần phân tích yêu cầu công việc và trình độ của các chủ thể là những nhân viên; sau đó sẽ phân tích kỹ năng hiện tại của các nhân viên; cuối cùng là xác định mục tiêu đào tạo và phát triển nguồn nhân lực cụ thể.

– Phòng đào tạo có nhiệm vụ xây dựng chương trình và hoạch định ngân sách đào tạo:

Chương trình đào tạo của phòng đào tạo sẽ thể hiện những kiến thức, kỹ năng mà các chủ thể sẽ cần được đào tạo và thời gian đào tạo là bao lâu. Trên cơ sở đó thì các cơ quan hay tổ chức cũng có thể xác định phương pháp đào tạo phù hợp nhất. Doanh nghiệp cũng từ đó sẽ có thể lựa chọn một phương pháp hoặc kết hợp nhiều phương pháp đào tạo, nhưng cần đảm bảo tính tương thích giữa phương pháp đào tạo và nội dung chương trình đào tạo.

Khi các cơ quan hay tổ chức xây dựng chương trình đào tạo thì cơ quan hay tổ chức đó sẽ có trách nhiệm cần chú ý xây dựng thật cụ thể về các nội dung sẽ được dạy, các phương tiện phục vụ cho việc đào tạo, giáo trình, tài liệu…

Ngân sách đào tạo của phòng đào tạo bao gồm chi phí cho việc học và chi phí cho việc đào tạo. Chi phí cho việc học được hiểu cơ bản chính là các khoản chi phí phải trả cho các chủ thể là những nhân viên trong quá trình học việc cụ thể như tiền lương, chi phí nguyên vật liệu cho việc học tập,… Chi phí đào tạo được hiểu cơ bản chính là các khoản chi cho cho chủ thể là người quản lý, người dạy học, và chi phí cho các dụng cụ giảng dạy cụ thể như máy chiếu, tài liệu, chương trình học tập, máy tính, các thiết bị khác. Ta nhận thấy rằng, ngân sách đào tạo cũng ảnh hưởng đến việc lựa chọn phương pháp đào tạo.

– Phòng đào tạo có nhiệm vụ thực hiện công tác đào tạo:

Phòng đào tạo sẽ có trách nhiệm cần đảm bảo rằng tất cả các chủ thể khi ham gia vào chương trình đào tạo thì sẽ đều cần phải nắm rõ nội dung, mục đích của chương trình đào tạo, bên cạnh đó thì các chủ thể đó đều đã chuẩn bị sẵn tâm thế tiếp nhận đào tạo.

Mỗi người đều cần có trách nhiệm thực hiện chương trình đào tạo theo đúng kế hoạch đã lập. Trong quá trình các chủ thể thực hiện cần ghi chép, lưu lại các văn bản, hình ảnh và ghi nhận các kết quả đạt được, từ đó cũng có thể đánh giá một cách chính xác hiệu quả của chương trình đào tạo.

– Phòng đào tạo có nhiệm vụ nghiên cứu và sáng tạo các chương trình đào tạo mới:

Căn cứ cụ thể trên các thông tin và đánh giá kết quả thu được từ chương trình đào tạo trước đó, chủ thể là nhà quản lý cũng sẽ tiến hành nghiên cứu và sáng tạo ra các chương trình đào tạo mới. Phòng đào tạo cũng sẽ có trách nhiệm cần khảo sát lấy ý kiến của các chủ thể là những nhân viên sau khi các chương trình đào tạo kết thúc để các chủ thể đó sẽ có được phương án thay đổi hiệu quả nhất. Cụ thể như có thể cải thiện nội dung chương trình phù hợp hơn, dễ dàng áp dụng vào công việc hơn, hoặc là có thể thay đổi phương pháp đào tạo để nhằm đạt hiệu quả tối ưu.

– Phòng đào tạo có nhiệm vụ xây dựng chính sách đào tạo và phát triển nguồn nhân lực cho doanh nghiệp:

Việc phát triển nguồn nhân lực cho các doanh nghiệp cũng sẽ cần phải có tầm nhìn chiến lược tổng thể và dài hạn. Căn cứ cụ thể vào mục tiêu kinh doanh tại các thời kỳ cụ thể mà từ đó thì các doanh nghiệp xây dựng các chính sách đào tạo phù hợp. Áp dụng một số các chính sách vào hoạt động thực tế của doanh nghiệp. Từ đó cũng sẽ giúp có thể đánh giá được những thành công và hạn chế để nhằm mục đích có thể từng bước hoàn thiện chính sách phát triển nguồn nhân lực phù hợp với từng giai đoạn phát triển của nền kinh tế và bối cảnh xã hội.

– Phòng đào tạo có nhiệm vụ báo cáo về hiệu quả đào tạo, lộ trình đào tạo và phát triển của nhân viên:

Phòng đào tạo cũng có nhiệm vụ cung cấp cụ thể về các báo cáo phân tích, thống kê, đánh giá chất lượng và hiệu quả của hoạt động đào tạo cũng như đưa ra được lộ trình đào tạo và phát triển của các nhân viên. Từ đó thì Ban giám đốc cũng sẽ có thể đưa ra những quyết định và các chính sách phù hợp nhằm mục đích để nâng cao năng lực đội ngũ nhân viên.