Ủy quyền ký lập hóa đơn

Ủy quyền ký lập hóa đơn. Cách lập một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn.

---

Tóm tắt câu hỏi:

Tôi là kế toán nhưng có giấy ủy quyền của Thủ trưởng về việc thay mặt ký các hóa đơn bán hàng và chịu trách nhiệm trong việc giải quyết các hóa đơn sai sót với các khách hàng, hiệu lực đến khi có quyết định mới. Tôi có được quyền đóng dấu tròn của công ty tại tên trên các biên bản và hóa đơn bán hàng hay không? giấy ủy quyền có nhất thiết phải có thời hạn hay không? nếu có thì thời hạn tối đa của giấy ủy quyền là bao lâu? Cám ơn!

Luật sư tư vấn:

Cám ơn bạn đã gửi câu hỏi của mình đến Ban biên tập – Phòng tư vấn trực tuyến của Công ty LUẬT DƯƠNG GIA. Với thắc mắc của bạn, Công ty LUẬT DƯƠNG GIA xin được đưa ra quan điểm tư vấn của mình như sau:

Vì trường hợp của bạn xảy ra trước năm 2017 do đó sẽ áp dụng Bộ luật dân sự 2005 (hết hiệu lực ngày 1/1/2017).

Thứ nhất, thông qua quan hệ ủy quyền, bạn trở thành người đại diện theo ủy quyền cho người ủy quyền là thủ trưởng công ty trong việc ký các hóa đơn bán hàng và chịu trách nhiệm trong việc giải quyết các hóa đơn sai sót. Vấn đề đại diện theo ủy quyền được quy định tại Điều 142 Bộ luật dân sự 2005 như sau:

“Điều 142. Đại diện theo ủy quyền

1. Đại diện theo ủy quyền là đại diện được xác lập theo sự ủy quyền giữa người đại diện và người được đại diện.

2. Hình thức ủy quyền do các bên thoả thuận, trừ trường hợp pháp luật quy định việc ủy quyền phải được lập thành văn bản.”

Theo đó, bạn có nghĩa vụ thực hiện các công việc trên nhân danh và vì lợi ích của người ủy quyền trên cơ sở sự ủy quyền của người ủy quyền. Điều 147 Bộ luật dân sự 2005 quy định về các trường hợp chấm dứt đại diện theo ủy quyền của cá nhân như sau:

“Điều 147. Chấm dứt đại diện của cá nhân

1. Đại diện theo pháp luật của cá nhân chấm dứt trong các trường hợp sau đây:

a) Người được đại diện đã thành niên hoặc năng lực hành vi dân sự đã được khôi phục;

b) Người được đại diện chết;

c) Các trường hợp khác do pháp luật quy định.

2. Đại diện theo ủy quyền của cá nhân chấm dứt trong các trường hợp sau đây:

a) Thời hạn ủy quyền đã hết hoặc công việc được ủy quyền đã hoàn thành;

b) Người ủy quyền hủy bỏ việc ủy quyền hoặc người được ủy quyền từ chối việc ủy quyền;

c) Người ủy quyền hoặc người được ủy quyền chết, bị Toà án tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự, bị hạn chế năng lực hành vi dân sự, mất tích hoặc là đã chết.

Khi chấm dứt đại diện theo ủy quyền, người đại diện phải thanh toán xong các nghĩa vụ tài sản với người được đại diện hoặc với người thừa kế của người được đại diện.”

Như vậy, có thể thấy rằng kết thời hạn ủy quyền không phải là nội dung bắt buộc trong các thỏa thuận ủy quyền bởi kết thúc thời hạn ủy quyền chỉ là một trong nhiều trường hợp có giá trị chấm dứt quan hệ đại diện theo ủy quyền.

>>> Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài: 1900.6568

Thứ hai, về việc bạn có được sử dụng con dấu của công ty trong việc thực hiện công việc ủy quyền hay không?

Khoản 3 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định về việc sử dụng, quản lý con dấu doanh nghiệp như sau: “3. Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty.” Do đó, chỉ những người có thẩm quyền quản lý, sử dụng con dấu doanh nghiệp theo quy định của điều lệ công ty mới có quyền sử dụng và quản lý con dấu công ty.

Quyền của người đại diện nói chung là được thực hiện những công việc trong phạm vi đại diện được quy định tại Điều 144 Bộ luật dân sự 2005:

“Điều 144. Phạm vi đại diện

1. Người đại diện theo pháp luật có quyền xác lập, thực hiện mọi giao dịch dân sự vì lợi ích của người được đại diện, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Phạm vi đại diện theo ủy quyền được xác lập theo sự ủy quyền.

3. Người đại diện chỉ được thực hiện giao dịch dân sự trong phạm vi đại diện.

4. Người đại diện phải thông báo cho người thứ ba trong giao dịch dân sự biết về phạm vi đại diện của mình.

5. Người đại diện không được xác lập, thực hiện các giao dịch dân sự với chính mình hoặc với người thứ ba mà mình cũng là người đại diện của người đó, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.”

Như vậy, cần phải xác định hai yếu tố: Người ủy quyền (thủ trưởng của bạn (người ủy quyền) có quyền sử dụng con dấu công ty hay không? Nếu có thì việc sử dụng con dấu công ty có thuộc phạm vi đại diện hay không? Bạn cần căn cứ vào những thông tin thực tế để xác định và có hướng xử lý với tình huống của mình. Mặt khác căn cứ vào Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về lập hóa đơn.

"2 …..

d) Tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)”

Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn."

Như vậy, nếu được ủy quyền hợp pháp thì bạn sẽ ký và đóng dấu theo quy định trên.