Trình tự, thủ tục xin cấp đổi con dấu tròn của doanh nghiệp mới nhất

Dưới đây là bài phân tích của Luật Dương Gia về pháp luật doanh nghiệp, đặc biệt chú trọng trong bài viết này là về con dấu pháp nhân của doanh nghiệp theo quy định mới nhất năm 2021. Nếu còn bất cứ thắc mắc nào liên quan đến con dấu tròn của doanh nghiệp hoặc các vấn đề pháp luật khác, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 1900.6568 để được tư vấn – hỗ trợ! 

Một trong những yếu tố bắt buộc phải có khi một doanh nghiệp ra đời, đó chính là con dấu của doanh nghiệp. Ngoài chữ ký của chủ doanh nghiệp thì con dấu còn được coi là linh hồn thứ hai tạo nên giá trị, hiệu lực của các văn bản, hợp đồng của doanh nghiệp. Từ khi Luật Doanh nghiệp 2014 có hiệu lực pháp luật thì các quy định về con dấu cũng có những thay đổi theo hướng có lợi cho doanh nghiệp. Theo đó, doanh nghiệp có quyền quyết định số lượng con dấu, tự quản lý và sử dụng con dấu của mình. Thực tiễn cho thấy, việc nới lỏng các quy định về con dấu doanh nghiệp đã tạo điều kiện cho việc cho doanh nghiệp có thể thay đổi con dấu doanh nghiệp của mình một cách dễ dàng hơn. Tuy nhiên, khi thay đổi con dấu thì doanh nghiệp phải tiến hành thông báo cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Theo đó, doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ và thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến thay đổi con dấu. Bài viết này, chúng tôi xin được làm rõ các vấn đề liên quan đến trình tự, thủ tục cấp con dấu tròn của doanh nghiệp.

Việc thay đổi con dấu ít nhiều sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của công ty. Vì vậy, chỉ trong những trường hợp bắt buộc phải thay thì các doanh nghiệp mới tiến hành thay đổi con dấu. Theo đó, những trường hợp doanh nghiệp phải thay đổi con dấu như sau: doanh nghiệp thay đổi tên công ty, doanh nghiệp thay đổi trụ sở, thay đổi loại hình công ty và các trường hợp mất con dấu hoặc con dấu mờ, con dấu bị hỏng, mòn, méo mà dẫn tới việc in ấn chữ không thể nhìn rõ thông tin của doanh nghiệp thì doanh nghiệp phải có trách nhiệm thay đổi con dấu doanh nghiệp.

Khi doanh nghiệp tiến hành thay đổi con dấu thì doanh nghiệp cần phải chuẩn bị một số giấy tờ sau:

+ Thông báo thay đổi mẫu con dấu, số lượng con dấu

+ Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

+ Chứng minh thư nhân dân của người đại diện theo pháp luật. Theo đó, người đại diện theo pháp luật của công ty có trách nhiệm quản lý công ty bao gồm cả việc quản lý, sử dụng và lưu trữ con dấu thực hiện theo quy định tại Điều lệ của công ty. Nếu doanh nghiệp chỉ có một người đại diện theo pháp luật thì người đó phải cư trú ở Việt Nam và phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật khi xuất cảnh khỏi Việt Nam hoặc trong những trường hợp cần thiết khác. Điều đó có nghĩa rằng, nếu trong trường hợp người đại diện theo pháp luật không thể đi thay đổi con dấu thì người được ủy quyền sẽ thay thế người đại diện theo pháp luật để thực hiện các thủ tục liên quan đến thay đổi con dấu.

Cá nhân được cử đi làm con dấu doanh nghiệp sẽ phải nộp một bộ hồ sơ lên Sở Kế hoạch đầu tư.

Sau khi nhận đủ một bộ hồ sơ hợp lệ thì Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp và thực hiện đăng tải thông báo của doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, đồng thời Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp thông báo về việc đăng tải thông tin mẫu con dấu của doanh nghiệp.

Đối với trường hợp con dấu doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01/07/2015 thì doanh nghiệp sẽ áp dụng theo các trường hợp như sau:

+ Nếu doanh nghiệp tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp thì được tiếp tục dùng và không phải thông báo mẫu con dấu cho Cơ quan Đăng ký kinh doanh.

+ Nếu doanh nghiệp muốn làm thêm con dấu hoặc thay đổi màu mực dấu thì thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu như hướng dẫn trên.

+ Nếu doanh nghiệp làm mới con dấu thì phải nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.

+ Cơ quan công an cấp Giấy chứng nhận đã nhận lại con dấu tại thời điểm tiếp nhận lại con dấu của doanh nghiệp.

+ Nếu doanh nghiệp bị mất con dấu, mất giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu thì doanh nghiệp được làm con dấu mới, đồng thời phải thông báo việc mất con dấu, mẫu Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.

Con dấu được coi là vật pháp lý của mọi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân. Điều đó cũng có nghĩa rằng, những văn bản được chứng thực bằng con dấu khẳng định pháp lý của doanh nghiệp và doanh nghiệp chịu mọi trách nhiệm trước pháp luật

Con dấu giúp văn bản được khẳng định và đảm bảo về tính chính xác và chịu trách nhiệm trước pháp luật. Mỗi một văn bản được doanh nghiệp đóng dấu thì khi đó mọi trách nhiệm của những người liên quan đến văn bản đó sẽ được thực thi, hoặc chịu trách nhiệm cho chính những văn bản, giấy tờ đó. Ngoài ra, việc doanh nghiệp đóng dấu trên các hóa đơn hàng hóa, chứng từ do công ty sản xuất. Ngược lại, nếu văn bản gửi đến cho các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân mà không đóng dấu của các cơ quan ban hành văn bản thì không có giá trị pháp lý và người nhận văn bản có quyền không thực hiện. Mặt khác, việc công ty đóng dấu vào các giấy tờ còn có ý nghĩa trong việc phân biệt tài liệu thật, giả, đấu tranh chống lại kẻ gian, làm giả tài liệu và các hành vi phi pháp, gian lận,…

Tuy nhiên, theo quy đinh mới nhất năm 2021, tại Luật Doanh nghiệp 2020  đã bỏ quy định: “Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp”. Vì vậy, hiện nay, doanh nghiệp không cần phải thông báo về việc sử dụng, thay đổi, hủy mẫu con dấu.

Dịch vụ pháp lý của Dương gia:

– Tư vấn pháp luật doanh nghiệp trực tuyến qua tổng đài 1900.6568

– Tư vấn về thay đổi con dấu doanh nghiệp

– Tư vấn về hồ sơ thay đổi con dấu doanh nghiệp

– Tư vấn về thủ tục thay đổi con dấu doanh nghiệp