Trình tự, thủ tục ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

1. Trình tự, thủ tục ngừng sử dụng hóa đơn điện tử:

Căn cứ theo quy định tại Điều 16 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có quy định cụ thể về quy trình thực hiện hoạt động ngưng sử dụng hóa đơn điện tử. Theo đó, để có thể luôn sử dụng đối với hóa đơn điện tử cần phải thực hiện theo quy trình như sau:

Bước 1: Cơ quan thuế trực tiếp gửi thông báo bằng văn bản đến người nộp thuế, đề nghị người nộp thuế giải trình hoặc bổ sung thông tin, giấy tờ tài liệu có liên quan đến quá trình sử dụng hóa đơn điện tử.

Bước 2: Người nộp thuế sẽ cần phải thực hiện thủ tục giải trình theo yêu cầu của Cơ quan thuế, hoặc bổ sung các loại giấy tờ tài liệu và thông tin trong khoảng thời gian không quá 02 ngày làm việc được tính kể từ ngày cơ quan trẻ đưa ra thông báo bằng văn bản. Người nộp thuế có thể đến trực tiếp cơ quan thuế để giải trình hoặc có thể bổ sung tài liệu giấy tờ bằng văn bản để gửi về Cơ quan thuế theo yêu cầu.

Bước 3: Người nộp thuế có thể sẽ được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử hoặc phải thực hiện thủ tục giải trình bổ sung. Trong trường hợp người nộp thuế đã giải trình hoặc đã nộp bổ sung các loại giấy tờ tài liệu theo yêu cầu của Cơ quan thuế, chứng minh được quá trình sử dụng hóa đơn điện tử của người nộp thuế là đúng quy định của pháp luật thì người nộp thuế đó sẽ được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử. Trong trường hợp người nộp thuế đã giải trình theo yêu cầu của cơ quan thuế hoặc bổ sung các loại thông tin giấy tờ tài liệu tuy nhiên người nộp thuế không chứng minh được quá trình sử dụng hóa đơn điện tử của mình là đúng quy định của pháp luật thì cơ quan thuế sẽ tiếp tục thông báo để yêu cầu người nộp thuế cần phải bổ sung các loại giấy tờ và tài liệu thông tin kèm theo. Thời hạn bổ sung trong trường hợp này được xác định là 02 ngày làm việc được tính kể từ ngày Cơ quan thuế ra thông báo bằng văn bản. Nếu hết khoảng thời gian theo thông báo của cơ quan thuế, tuy nhiên người nộp thuế vẫn không giải trình và không bổ sung được các loại thông tin giấy tờ tài liệu theo yêu cầu, thì cơ quan thuế sẽ có thẩm quyền ra thông báo đề nghị người nộp thuế ngưng sử dụng đối với hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế hoặc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, đồng thời xử lý theo quy định của pháp luật.

2. Các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử: 

Trong một số trường hợp nhất định, các doanh nghiệp sẽ bị ngưng sử dụng đối với hóa đơn điện tử. Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 16 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có quy định cụ thể về các trường hợp ngưng sử dụng hóa đơn điện tử. Theo đó, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc một trong những trường hợp sau đây thì sẽ bị ngưng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc ngôn sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế. Bao gồm:

– Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, tổ chức khác, cá nhân kinh doanh chấm dứt hiệu lực của mã số thuế;

– Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc một trong những trường hợp được cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động đúng địa chỉ đã đăng ký trước đó;

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh ra văn bản thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền về vấn đề tạm ngưng hoạt động sản xuất kinh doanh;

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thông báo với cơ quan thuế về quá trình ngưng sử dụng hóa đơn điện tử để có thể thực hiện thủ tục cưỡng chế nợ thuế;

– Trường hợp có hành vi sử dụng các loại hóa đơn điện tử với mục đích để buôn bán các mặt hàng nhập lậu, các loại hàng hóa thuộc danh mục cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền phát hiện và thông báo với cơ quan thuế;

– Trong trường hợp có hành vi lập hóa đơn điện tử nhằm phục vụ cho hoạt động buôn bán khống các loại hàng hóa, cung cấp dịch vụ với mục đích chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân, hành vi đó bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;

– Trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền có yêu cầu doanh nghiệp tạm ngưng hoạt động sản xuất kinh doanh đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện ra các doanh nghiệp đó không còn đáp ứng đầy đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật. 

Theo đó thì có thể nói, nếu thuộc một trong những trường hợp nêu trên thì sẽ phải ngừng sử dụng đối với hóa đơn điện tử theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Đồng thời, căn cứ vào kết quả thanh tra kiểm tra, nếu cơ quan thuế xác định các doanh nghiệp được thành lập với mục đích để mua bán hóa đơn điện tử hoặc sử dụng hóa đơn điện tử trái quy định của pháp luật hoặc sử dụng không hợp pháp các loại hóa đơn điện tử với mục đích trốn thuế thì cơ quan thuế sẽ ban hành quyết định ngưng sử dụng hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp đó, doanh nghiệp đó sẽ bị xử lý theo đúng quy định của pháp luật.

3. Quy định về bảo quản và lưu trữ các loại hóa đơn, chứng từ: 

Về vấn đề bảo quản và lưu trữ hóa đơn, chứng từ đang được thực hiện theo quy định tại Điều 6 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể như sau:

– Hóa đơn/chứng từ cần được bảo quản và lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật, trong quá trình bảo quản và lưu giữ hóa đơn, chứng từ cần phải đảm bảo tính an toàn, bảo mật, đầy đủ, toàn vẹn, không bị thay đổi, sai là trong suốt quá trình lưu giữ, đồng thời cần phải lưu giữ hóa đơn/chứng từ theo đúng quy định của pháp luật, lưu giữ đúng thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán;

– Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử cần phải được bảo quản và lưu giữ bằng các phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật. Các cơ quan tổ chức và cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu giữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử sao cho phù hợp với đặc điểm hoạt động và khả năng ứng dụng học công nghệ thông tin của doanh nghiệp mình. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử bắt buộc phải sẵn sàng được in ra giấy/có thể tra cứu được trong trường hợp có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

– Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in trong quá trình bảo quản/lưu trữ cần phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu theo quy định của pháp luật. Bao gồm: Hóa đơn/chứng từ chưa lập sẽ được lưu giữ và bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản đối với các loại chứng từ có giá, hóa đơn/chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán sẽ được lưu trữ và bảo quản theo quy định của pháp luật về lưu trữ đối với chứng từ kế toán, hóa đơn/chứng từ đã lập cho các tổ chức và cá nhân không phải là đơn vị kế toán sẽ được lưu trữ và bảo quản giống như tài sản riêng của các tổ chức và cá nhân đó.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

– Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ;

– Nghị định 41/2022/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ và Nghị định 15/2022/NĐ-CP quy định miễn, giảm thuế.

THAM KHẢO THÊM:

• Hóa đơn điện tử là gì? Có bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử không?
• Mẫu đơn đề nghị sử dụng hóa đơn điện tử chi tiết
• Mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử mới nhất