Mở thầu là gì? Trình tự, thứ tự mở thầu theo quy định mới nhất

1. Khái niệm mở thầu? Mở thầu là gì?

Mở thầu là việc bên mời thầu thông báo công khai những thông tin cơ bản trong hồ sơ dự thầu của các nhà thầu tham gia đấu thầu trước khi tiến hành đánh giá hồ sơ dự thầu. Mở thầu là một sự kiện có tính chất quan trọng trong qui trình tổ chức đấu thầu, và được tổ chức công khai với sự tham gia của các nhà thầu cùng các bên có liên quan. Thời điểm và địa điểm sự kiện mở thầu được qui định rõ trong hồ sơ mời thầu.

Mở thầu thường được thực hiện ngay sau khi đóng thầu, hoặc sau thời điểm tiếp nhận hồ sơ dự thầu đến địa điểm mở thầu. Để đảm bảo tính an toàn cho việc bảo quản hồ sơ dự thầu, địa điểm tiếp nhận hồ sơ dự thầu được bố trí rất gần hoặc cùng với địa điểm mở thầu.

Khi áp dụng hình thức cạnh tranh rộng rãi có sơ tuyển hoặc cạnh tranh hạn chế, số lượng nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu đã được xác định từ trước, nên bên mời thầu rất chủ động trong việc tổ chức buổi mở thầu.Ngược lại, trong trường hợp cạnh tranh rộng rãi, số lượng nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu và tham gia mở thầu khó xác định trước do khoảng thời gian từ thời điểm đóng thầu đến thời điểm mở thầu rất ngắn, và phần lớn các nhà thầu muốn nộp hồ sơ dự thầu vào sát thời điểm đóng thầu để tham gia dự thầu luôn.

Vì vậy, đôi khi bên mời thầu cũng gặp những khó khăn nhất định trong việc tổ chức mở thầu. Bên mời thầu có thể căn cứ vào số lượng hồ sơ mời thầu đã phát hành để xác định số lượng tối đa hồ sơ dự thầu sẽ nộp, từ đó có sự chuẩn bị trước cho việc mở thầu.

Sự kiện mở thầu không phải là nơi để các bên thảo luận về những thông tin trong các hồ sơ dự thầu, và nhà thầu không được thay đổi hoặc bổ sung các thông tin có trong hồ sơ dự thầu đã nộp.Tại buổi mở thầu, bên mời thầu chưa được phép đưa ra bất kì quyết định nào luên quan đến việc chấp nhận hoặc loại bỏ hồ sơ dự thầu, mặc dù các bên tham gia buổi mở thầu đều nhận thấy rằng hồ sơ dự thầu nào đó chắc chắn sẽ bị loại do không đáp ứng những yêu cầu cơ bản của hồ sơ mời thầu.Thời lượng của sự kiện mở thầu sẽ phụ thuộc vào số lượng hồ sơ dự thầu đã nộp, và bên mời thầu cần có sự chuẩn bị trước để sự kiện mở thầu được diễn ra liên tục và an toàn.

Trong trường hợp áp dụng phương thức hai túi hồ sơ, buổi mở thầu lần đầu tiên chỉ thực hiện với đề xuất kĩ thuật, nghĩa là bên mời thầu không mở đề xuất tài chính. Do đó, các thông tin về giá dự thầu của các nhà thầu được giữ kín.

Lần mở thầu thứ hai được thực hiện sau khi đánh giá đề xuất kĩ thuật của các nhà thầu, và bên mời thầu chỉ mở đề xuất tài chính của các nhà thầu có đề xuất kĩ thuật đáp ứng yêu cầu.

2. Quy trình và thứ tự mở thầu:

Về trình tự mở thầu  theo Khoản 4 Điều 26 Nghị định 24/2024/NĐ- CP quy định về trình tự mở thầu như sau:

+ Việc mở thầu phải được tiến hành công khai và bắt đầu ngay trong vòng 02 giờ, kể từ thời điểm đóng thầu. Chỉ tiến hành mở các hồ sơ dự thầu nhận được trước thời điểm đóng thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu trước sự chứng kiến của đại diện các nhà thầu tham dự lễ mở thầu, không phụ thuộc vào sự có mặt hay vắng mặt của các nhà thầu.

+ Việc mở thầu được thực hiện đối với từng hồ sơ dự thầu theo thứ tự chữ cái tên của nhà thầu và theo trình tự sau đây: kiểm tra niêm phong; mở hồ sơ và đọc rõ các thông tin về tên nhà thầu; tham dự độc lập hay liên danh; số lượng bản gốc, bản chụp hồ sơ; giá dự thầu ghi trong đơn dự thầu; giá trị giảm giá (nếu có); thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu; thời gian thực hiện gói thầu; giá trị, hiệu lực của bảo đảm dự thầu; các thông tin khác liên quan;

+ Biên bản mở thầu: Các thông tin nêu trên phải được ghi vào biên bản mở thầu. Biên bản mở thầu phải được ký xác nhận bởi đại diện của bên mời thầu và các nhà thầu tham dự lễ mở thầu. Biên bản này phải được gửi cho các nhà thầu tham dự thầu; được đăng tải trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia trong thời hạn 24 giờ kể từ thời điểm mở thầu;

+ Đại diện của bên mời thầu phải ký xác nhận vào bản gốc đơn dự thầu, thư giảm giá (nếu có), giấy ủy quyền của người đại diện theo pháp luật của nhà thầu (nếu có); thỏa thuận liên danh (nếu có); bảo đảm dự thầu; các nội dung đề xuất về tài chính và các nội dung quan trọng khác của từng hồ sơ dự thầu.

Về thứ tự mở thầu theo quy định của pháp luật:

Khoản 1, Điều 37 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định, tên tiếng Việt của doanh nghiệp bao gồm hai thành tố là loại hình doanh nghiệp và tên riêng.

Tên loại hình doanh nghiệp được viết là “công ty trách nhiệm hữu hạn” hoặc “công ty TNHH” đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; được viết là “công ty cổ phần” hoặc “công ty CP” đối với công ty cổ phần; được viết là “công ty hợp danh” hoặc “công ty HD” đối với công ty hợp danh; được viết là “doanh nghiệp tư nhân”, “DNTN” hoặc “doanh nghiệp TN” đối với doanh nghiệp tư nhân.Tên riêng được viết bằng các chữ cái trong bản chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.

Theo quy định của Điều 26 Nghị định số 24/2024/NĐ-CP của Chính phủ quy định, việc mở thầu được thực hiện đối với từng hồ sơ dự thầu theo thứ tự chữ cái tên của nhà thầu. Nghĩa là theo thứ tự chữ cái đối với tên loại hình doanh nghiệp trước, sau đó đến tên riêng.

Để tham dự đấu thầu và hướng tới mục tiêu thắng thầu, các nhà thầu phải tự hoàn thiện mình trên tất cả phương diện, trong đó có việc tiếp cận và khai thác thông tin mời thầu. Để phát huy tối đa tính chủ động trong việc tìm kiếm các cơ hội tham dự đấu thầu các nhà thầu chủ động tìm hiểu pháp luật về đấu thầu.

TƯ VẤN MỘT TRƯỜNG HỢP CỤ THỂ:

3. Tư vấn về trình tự mở thầu, các biên bản trong khi mở thầu:

Tóm tắt câu hỏi:

Luật sư cho tôi hỏi theo quy định mới hiện hành về đấu thầu có quy định như thế nào về việc mở thầu hay không? Trình tự thực hiện, biên bản và việc xác lập trong quá trình này như thế nào, tôi xin cảm ơn!

Luật sư tư vấn:

Theo quy định của pháp luật hiện hành về vấn đề này là Nghị định 24/2024/NĐ – CP hướng dẫn Luật đấu thầu năm 2023 về lựa chọn nhà thầu.

Theo đó việc mở thầu được thực hiện cụ thể theo từng nội dung và các bước cụ thể.

Thứ nhất về yêu cầu: Việc mở thầu phải được tiến hành công khai và bắt đầu ngay trong vòng 01 giờ, kể từ thời điểm đóng thầu. Chỉ tiến hành mở các hồ sơ dự thầu mà bên mời thầu nhận được trước thời điểm đóng thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu trước sự chứng kiến của đại diện các nhà thầu tham dự lễ mở thầu, không phụ thuộc vào sự có mặt hay vắng mặt của các nhà thầu;

Thứ hai: Việc mở thầu được thực hiện đối với từng hồ sơ dự thầu theo thứ tự chữ cái tên của nhà thầu và theo trình tự sau đây:

+ Yêu cầu đại diện từng nhà thầu tham dự mở thầu xác nhận việc có hoặc không có thư giảm giá kèm theo hồ sơ dự thầu của mình;

+ Kiểm tra niêm phong

+ Mở hồ sơ và đọc rõ các thông tin về: Tên nhà thầu; số lượng bản gốc, bản chụp hồ sơ; giá dự thầu ghi trong đơn dự thầu; giá trị giảm giá (nếu có); thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu; thời gian thực hiện hợp đồng; giá trị, hiệu lực của bảo đảm dự thầu; các thông tin khác liên quan;

Thứ ba: Xác lập biên bản mở thầu: Các thông tin nêu trên phải được ghi vào biên bản mở thầu. Biên bản mở thầu phải được ký xác nhận bởi đại diện của bên mời thầu và các nhà thầu tham dự lễ mở thầu. Biên bản này phải được gửi cho các nhà thầu tham dự thầu;

Cuối cùng: Đại diện của bên mời thầu phải ký xác nhận vào bản gốc đơn dự thầu, thư giảm giá (nếu có), giấy ủy quyền của người đại diện theo pháp luật của nhà thầu (nếu có); thỏa thuận liên danh (nếu có); bảo đảm dự thầu; các nội dung đề xuất về tài chính và các nội dung quan trọng khác của từng hồ sơ dự thầu.