Thủ tục và hồ sơ xin cấp lại bằng trung học phổ thông bị mất

1. Nguyên tắc cấp bằng tốt nghiệp trung học phổ thông:

– Việc cấp phát chứng chỉ, văn bằng và nguyên tắc quản lý được quy định tại khoản 2, Điều 2 thông tư 19/2015/TT-BGDĐT quy định đó là đối với bản chính của chứng chỉ, văn bằng thì chỉ được cấp 01 lần. Chỉ cấp lại trong trường hợp mà văn bằng, chứng chỉ đã phát cho người học nhưng các thông tin trên văn bằng có sai sót, không đúng với thông tin của người học do lỗi của cơ quan cấp, phát văn bằng.

– Ngoài trường hợp cấp lại do lỗi của cơ quan cấp phát nêu trên thì khẳng định rằng không thể yêu cầu cơ quan cấp lại chứng chỉ, văn bằng cho mình dưới bất kì trường hợp nào.

2. Bản sao bằng tốt nghiệp trung học phổ thông:

– Tuy rằng không thể làm đơn xin cấp lại trong trường hợp này nhưng vẫn có thể làm đơn lên cơ quan cấp phát xin cấp bản sao chứng chỉ, văn bằng học đó.

– Bản sao có giá trị như bản chính, người có yêu cầu cấp lại có thể yêu cầu Giám đốc sở giáo dục và đào tạo cấp bản sao từ sổ gốc của bằng tốt nghiệp trung học phổ thông. Bản sao được cấp được dùng để thực hiện các giao dịch và có giá trị như bản chính. Bản sao bằng tốt nghiệp trung học phổ thông thì có thêm chữ “BẢN SAO”.

– Khi thực hiện các giao dịch liên quan đến bằng tốt nghiệp trong trường hợp sử dụng bản sao này thì cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ tiếp nhận văn bằng, chứng chỉ này không được yêu cầu bên nộp phải nộp kèm bản chính để đối chiếu. Chỉ được yêu cầu khi có căn cứ xác định rằng bản sao đó là không hợp pháp hoặc giả mạo và cần xác minh.

3. Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc bằng tốt nghiệp trung học phổ thông:

– Chủ thể có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc của bằng tốt nghiệp trung học phổ thông:

Chính người đứng tên trong văn bằng, chứng chỉ đó;

Người thân thích của người đứng tên trên văn bằng, chứng chỉ gồm có: cha, mẹ, vợ, chồng, con, anh ruột, chị ruột, em ruột, hay có thể là người thừa kế của người được cấp văn bằng chứng chỉ trong trường hợp người được cấp văn bằng, chứng chỉ đó đã chết.

Người đại diện hợp pháp, hay người được người cấp văn bằng, chứng chỉ ủy quyền để thực hiện việc đi xin cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ.

– Giấy tờ hồ sơ cần có để thực hiện việc gửi lên Sở Giáo dục và Đào tạo:

Đơn xin cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ viết tay có chữ ký của người có yêu cầu.

Giấy tờ chứng minh nhân thân là chứng minh thư nhân dân hay thẻ căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực của người xin cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ.

Giấy tờ chứng minh về việc là người có quyền yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ trong trường hợp người yêu cầu là người đại diện hợp pháp, người được ủy quyền, cha, mẹ, anh, chị, em, ruột, vợ, chồng, con hay người thừa kế đối với trường hợp người được cấp đã chết và giấy tờ chứng minh cá nhân như chứng minh thư nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn hạn của người người có yêu cầu.

Trường hợp nộp qua đường bưu điện thì nộp bản sao có chứng chỉ của các giấy tờ thuộc vào một trong các trường hợp trên. Một phong bì có dán tem ghi rõ địa chỉ người nhận cho cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ mà mình đang yêu cầu.

– Cách thức nộp hồ sơ:

Người có yêu cầu nộp trực tiếp tại Sở giáo dục và đào tạo của nơi theo học để cấp văn bằng, chứng chỉ.

Trường hợp không đến nộp trực tiếp được thì có thể nộp hồ sơ thông qua đường bưu điện đến Sở Giáo dục và đào tạo để yêu cầu cấp văn bằng, chứng chỉ.

– Thời gian cấp bản sao của văn bằng, chứng chỉ:

Nếu chủ thể đến nộp trực tiếp thì sẽ được cấp luôn tại ngày đi làm yêu cầu đó. Nếu nộp sau 15h của ngày đó thì sẽ được cấp vào ngày làm việc tiếp theo.

Nếu mà nộp qua đường bưu điện thì sẽ được cấp trong vòng 03 ngày sau khi cơ quan đó nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo ngày ghi trên dấu của bưu điện.

Nếu người có yêu cầu cùng 1 thời điểm gửi mà yêu cầu cơ quan sao nhiều văn bằng, chứng chỉ từ nhiều sổ gốc, hay nội dung của bản sao phức tạp mà cơ quan cấp không thể đáp ứng được việc cấp ngay trong ngày hay ngay sau khi nhận được hồ sơ theo đường bưu điện thì thời hạn có thể được kéo dài hơn so với quy định đó là 2 ngày làm việc. Trường hợp nếu muốn kéo dài thêm nhưng do thỏa thuận giữa hai bên.

Nếu cơ quan không thực hiện cấp bản sao, văn bằng chứng chỉ cho người có yêu cầu thì phải giải thích, trả lời bằng văn bản và trong đó phải nêu rõ lý do, yêu cầu bổ sung hồ sơ nếu thiếu.

– Số lượng bản sao được cấp: Ở đây có một điểm lợi thế đó là việc cấp bản sao này không có quy định về việc hạn chế số lượng bản sao khi có yêu cầu. Tuy nhiên có điểm hạn chế đó là đối với bản photo công chứng từ bản sao này sẽ không có giá trị pháp lý bằng bản photo công chứng của bản gốc. Do vậy để đảm bảo việc không mất thời gian, hay phải đi lại nhiều lần khi chỉ có 1 bản sao và cơ quan, đơn vị mình nộp văn bằng, chứng chỉ yêu cầu phải nộp bản sao đó mà như chúng ta đã xác định rằng giá trị pháp lý của bản photo bản sao không có giá trị bằng bản photo bản chính thì người đi yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ đó nên yêu cầu cấp nhiều bản photo.

– Lệ phí cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ:

Người được cấp bản sao về văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc khi có yêu cầu phải thực hiện việc nộp lệ phí đối với bản sao đó. Trường hợp nộp qua đường bưu điện thì phải nộp thêm cước phí của bưu điện cho cơ quan, tổ chức cấp phát đó.

Mức thu phí đối với trường hợp này thì tùy vào từng tỉnh thành và căn cứ theo hướng dẫn của Bộ tài chính và Bộ Tư pháp có quy định cụ thể về mức thu nộp, chế độ, quản lý và sử dụng lệ phí cấp phát bản sao văn bằng, chứng chỉ (Thông tư liên tịch số 92/TTLT-BTC-BTP ngày 17/10/2008 Thông tư liên tịch Hướng dẫn về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng lệ phí cấp bản sao, lệ phí chứng thực)

4. Mất bằng cấp 3 thì phải làm thế nào?

Tóm tắt câu hỏi:

Em chào anh chị luật sư ạ! Em có một câu hỏi muốn nhờ anh chị giải đáp như sau ạ: Vì lý do cá nhân nên năm ngoái em có đi đổi tên và làm lại các giấy tờ tuỳ thân. Nhưng còn bằng cấp 3 em chưa kịp làm thì bị mất! Hiện em đang là sinh viên năm 3 nhà trường yêu cầu nộp bằng cấp 3, em muốn xin lại thì phải làm những thủ tục gì ạ? Em xin cảm ơn ạ!?

Luật sư tư vấn:

Theo khoản 2 Điều 2 Thông tư 19/2015/TT-BGDĐT quy định nguyên tắc quản lý, cấp phát văn bằng, chứng chỉ như sau:

“2. Bản chính văn bằng, chứng chỉ được cấp một lần. Trường hợp văn bằng, chứng chỉ đã cấp cho người học nhưng phát hiện bị viết sai do lỗi của cơ quan cấp văn bằng, chứng chỉ thì cơ quan đã cấp văn bằng, chứng chỉ có trách nhiệm cấp lại cho người học.”

Như vậy, cần phải khẳng định lại rằng bạn không thể đề nghị Giám đốc Sở Giáo dục đào tạo (nơi cấp bằng tốt nghiệp Trung học Phổ thông của bạn) cấp lại Bằng tốt nghiệp mới (bạn chính) cho bạn.

Tuy nhiên, bạn có quyền yêu cầu Giám đốc Sở Giáo dục Đào tạo cấp bản sao từ sổ gốc Bằng tốt nghiệp trung học phổ thông của bạn, bản sao Bằng tốt nghiệp này của bạn sẽ có thêm chữ “(BẢN SAO)”, theo Điều 31 Thông tư 19/2015/TT-BGDĐT quy định:

“Điều 31. Giá trị pháp lý của bản sao văn bằng, chứng chỉ được cấp từ sổ gốc.

1. Bản sao văn bằng, chứng chỉ được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao văn bằng, chứng chỉ được cấp từ sổ gốc thì không được yêu cầu xuất trình bản chính văn bằng, chứng chỉ để đối chiếu, trừ trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp thì yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh, nếu thấy cần thiết.”

Trình tự, thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc văn bằng, chứng chỉ quy định tại Thông tư 19/2015/TT-BGDĐT quy định như sau:

1. Những người có quyền yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc:

a) Người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ;

b) Người đại diện hợp pháp, người được uỷ quyền hợp pháp của người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ;

c) Cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột, người thừa kế của người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ trong trường hợp người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ đã chết.

2. Phương thức yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc:

– Trực tiếp yêu cầu;

– Hoặc gửi yêu cầu của mình đến cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc qua bưu điện.

Lưu ý: Không hạn chế số lượng bản sao yêu cầu được cấp.

3. Giấy tờ kèm theo khi yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc:

– Bản chính hoặc bản sao có chứng thực chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân khác.

– Xuất trình giấy tờ chứng minh là người có quyền yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc (Nếu người yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc là Người đại diện hợp pháp, người được uỷ quyền hợp pháp của người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ; Cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột, người thừa kế của người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ trong trường hợp người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ đã chết).

4. Thời hạn cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc:

a) Ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu, nếu trực tiếp nhận yêu cầu;

b) Ngay sau khi Cơ quan, cơ sở giáo dục nhận đủ hồ sơ yêu cầu hợp lệ được gửi qua bưu điện nhận đến.

Trường hợp không cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc cho người yêu cầu thì cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc văn bằng, chứng chỉ phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

5. Lệ phí:

Người yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc phải trả lệ phí cấp bản sao. Nếu yêu cầu gửi qua đường bưu điện thì người yêu cầu còn phải trả cước phí bưu điện cho cơ quan, tổ chức cấp bản sao.

Lệ phí cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc được thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính và Bộ Tư pháp về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng lệ phí cấp bản sao.

Như vậy, đối với trường hợp của bạn, bạn cần làm các thủ tục yêu cầu Sở Giáo dục Đào tạo cấp bản sao từ sổ gốc Bằng tốt nghiệp trung học phổ thông cho bạn với lý do bị mất bằng tốt nghiệp trung học phổ thông. 

Mặc dù bản sao cấp từ sổ gốc này có giá trị như bản chính, nhưng bản photo bản sao có chứng thực thì không có giá trị pháp lí như bản photo bản chính có chứng thực. Do vậy, để thuận tiện trong các thủ tục, giao dịch cần thiết đến Bằng tốt nghiệp THPT của bạn, đồng thời hạn chế tối đa thời gian, công sức, bạn nên xin cấp nhiều bản sao từ sổ gốc trong một lần, bởi như đã lưu ý bên trên: “Không hạn chế số lượng bản sao yêu cầu được cấp.”

Tuy nhiên, vì bạn mới làm thủ tục thay đổi họ tên, nên khi yêu cầu cấp bản sao bằng tốt nghiệp trung học phổ thông thì bạn có thể đồng thời xuất trình Quyết định cho phép thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính do Cơ quan có thẩm quyển cấp và các giấy tờ có liên quan về việc bạn thay đổi họ tên để bằng tốt nghiệp trung học phổ thông được cấp theo tên mới của bạn.