Thời hạn lưu giữ di chúc tại văn phòng công chứng là bao nhiêu lâu?

Di chúc là sự thể hiện ý chí của cá nhân nhằm chuyển tài sản của mình cho người khác sau khi chết. Một trong những điều kiện để có hiệu lực của di chúc là điều kiện về hình thức của di chúc. Vậy như thế nào được coi là di chúc hợp pháp?

1. Di chúc như thế nào được coi là hợp pháp?

Di chúc có thể là hình thức bằng văn bản có người làm chứng; văn bản không có người làm chứng; văn bản có công chứng, chứng thực; hình thức di chúc bằng miệng. Để bảo đảm an toàn pháp lý hoặc để di chúc có hiệu lực thì người lập di chúc có thể yêu cầu công chứng, chứng thực.

Công chứng di chúc là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của di chúc bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải được công chứng hoặc người lập di chúc tự nguyện yêu cầu công chứng.

Di chúc không có công chứng, chứng thực có giá trị pháp lý không? Khi pháp luật quy định khác nhau thì áp dụng pháp luật ở thời điểm nào để xác định di chúc hợp pháp hay không hợp pháp? Những câu hỏi đó dường như chỉ của những người không chuyên làm công việc giải quyết tranh chấp thừa kế.

Tuy nhiên, trong thực tiễn xét xử, có nhiều bản án thể hiện Thẩm phán cũng chưa có nhận thức đúng quy định của pháp luật. Việc viện dẫn hàng loạt điều luật trong bản án có vẻ như đòi hỏi di chúc phải tuân theo tất cả các điều luật này thì mới hợp pháp. Thực tế, mỗi điều luật chỉ quy định về một loại hình thức di chúc, khi người ta lựa chọn một loại hình thức để làm di chúc thì chỉ phải tuân theo một điều luật tương ứng mà thôi.

Các văn bản pháp quy nêu trên đều có quy định về di chúc hợp pháp. Di chúc cũng là một loại giao dịch dân sự (giao dịch một bên) nên phải tuân theo nguyên lý về một giao dịch hợp pháp. Theo đó, các giao dịch đều phải hợp pháp về 4 yếu tố là: Chủ thể – ý chí – nội dung – hình thức. Tuy nhiên, trong hệ thống pháp luật thừa kế nêu trên, quy định của các văn bản pháp quy có khác nhau, đặc biệt là quy định về hình thức.

Về chủ thể: Các thời kỳ đều quy định phải là người đủ năng lực hành vi dân sự. Từ Pháp lệnh Thừa kế quy định rõ là đủ 18 tuổi, người từ đủ 16 tuổi thì phải có sự đồng ý của người giám hộ. Từ BLDS năm 1995 có thay đổi là từ đủ 15 tuổi đã có quyền lập di chúc nhưng phải có sự đồng ý của cha, mẹ hoặc người giám hộ.

Về ý chí: Các thời kỳ đều quy định về sự tự nguyện, làm chủ việc định đoạt của mình thể hiện ở tiêu chuẩn “minh mẫn, sáng suốt”, “không bị lừa dối, đe dọa, cưỡng ép”.

Về nội dung: Thông tư 81/TANDTC và Pháp lệnh Thừa kế đều quy định nội dung của di chúc “không trái quy định của pháp luật”. BLDS năm 1995 bổ sung thêm quy định là không trái “đạo đức xã hội”. BLDS năm 2005 thay quy định “không trái pháp luật” bằng quy định “không vi phạm điều cấm của pháp luật”. BLDS năm 2015 thay bằng “không vi phạm điều cấm của luật”.

Về hình thức của di chúc: Quy định về hình thức di chúc có nhiều thay đổi qua các thời kỳ. Các phần dưới đây của chuyên đề này chỉ tập trung so sánh quy định về hình thức di chúc hợp pháp. Trước hết là nghiên cứu về quy định hiện hành (BLDS năm 2015) và sau đó là so sánh để xác định những điểm khác của các thời kỳ trước đó.

2. Di chúc tiếng Anh là gì?

Di chúc được hiểu trong tiếng anh là Testament or Will.

Các hình thức di chúc

Căn cứ vào mức độ liên quan với cơ quan công chứng, chứng thực thì có thể xác định có 3 loại hình thức di chúc chính được quy định trong BLDS năm 2015, đó là:

– Di chúc miệng (Điều 629);

– Di chúc bằng văn bản có công chứng, chứng thực (khoản 2 và 3 Điều 628);

– Di chúc bằng văn bản không có công chứng, chứng thực.

Công chứng, chứng thực phải là của cơ quan có thẩm quyền công chứng, chứng thực. Thẩm quyền đó được pháp luật quy định, như các Phòng công chứng, các Ủy ban nhân dân… Còn sự xác nhận của các cơ quan, tổ chức không có thẩm quyền công chứng, chứng thực thì chỉ có một số loại xác nhận được coi “có giá trị như di chúc được công chứng, chứng thực” (các di chúc quy định ở Điều 638).

Di chúc bằng văn bản có công chứng, chứng thực lại bao gồm:

– Loại bắt buộc phải có công chứng, chứng thực: Đó là trường hợp người bị hạn chế về thể chất hoặc người không biết chữ (khoản 3 Điều 630).

– Loại có thể công chứng, chứng thực: Đó là loại không bắt buộc phải công chứng, chứng thực nhưng người lập di chúc có quyền yêu cầu công chứng, chứng thực (Điều 635). Ví dụ: Người có năng lực hành vi đầy đủ, tự viết di chúc thì di chúc đó đã là hợp pháp nhưng họ muốn công chứng để tránh nghi ngờ, tranh chấp về sau này thì di chúc của họ vẫn được công chứng.

– Loại có giá trị như công chứng, chứng thực: Đó là các loại di chúc không có công chứng, chứng thực mà chỉ có xác nhận của cá nhân hoặc tổ chức quy định ở Điều 638 (gồm 6 loại) như: Di chúc của người đang đi trên tàu biển, máy bay, có xác nhận của người chỉ huy phương tiện đó; di chúc của người đang điều trị ở bệnh viện có xác nhận của người phục trách bệnh viện; di chúc của người đang bị tạm giam có xác nhận của người phụ trách cơ sở đó…

3. Di chúc không có công chứng chứng thực có hợp pháp không?

Di chúc không có công chứng, chứng thực nêu ở đây là loại di chúc không cần công chứng, chứng thực hay xác nhận (loại thuộc Điều 638 nêu trên) cũng là di chúc hợp pháp. Đó là 2 loại di chúc: Di chúc bằng văn bản không có người làm chứng (Điều 633) và di chúc bằng văn bản có người làm chứng (Điều 634).

– Di chúc bằng văn bản không có người làm chứng

Loại di chúc này được quy định tại Điều 633, cụ thể là:

“Người lập di chúc phải tự viết và ký vào bản di chúc.

Việc lập di chúc bằng văn bản không có người làm chứng phải tuân theo quy định tại Điều 631 của Bộ luật này”.

Đặc trưng cơ bản nhất của loại di chúc này là “tự viết và ký vào bản di chúc”, vì vậy có thể gọi loại di chúc này là di chúc tự viết. Việc tự viết vừa thể hiện sự tự nguyện của người lập di chúc vừa mang tính đặc định cao, khó có thể làm giả, và cũng thuận lợi cho việc giám định. Di chúc tự viết cũng có đặc điểm gắn liền với đặc điểm của di chúc là ý chí của cá nhân, là bảo mật nên nó là loại di chúc truyền thống và xu hướng là tồn tại lâu dài.

Người lập di chúc tự viết nhưng phải ký thì mới là sự khẳng định chính thức hoàn thiện văn bản đó. Viết đủ nội dung mà chưa ký thì cũng vẫn chỉ là dự thảo. Thực tiễn xét xử đã không công nhận nhiều văn bản mới viết mà chưa ký.

Di chúc tự viết còn phải tuân theo các quy định của Điều 631. Điều 631 quy định về nội dung di chúc nhưng còn quy định cả một số vấn đề về hình thức di chúc. Ví dụ: Quy định “nếu di chúc gồm nhiều trang thì mỗi trang phải được ghi số thứ tự và có chữ ký hoặc điểm chỉ của người lập di chúc”. Như vậy, một di chúc tự viết và đã ký nhưng không ký vào từng trang thì di chúc vẫn là vi phạm về hình thức và không hợp pháp.

– Di chúc bằng văn bản có người là chứng

Loại di chúc này quy định tại Điều 634, cụ thể là:

Trường hợp người lập di chúc không tự mình viết bản di chúc thì có thể tự mình đánh máy hoặc nhờ người khác viết hoặc đánh máy bản di chúc, nhưng phải có ít nhất là hai người làm chứng. Người lập di chúc phải ký hoặc điểm chỉ vào bản di chúc trước mặt những người làm chứng; những người làm chứng xác nhận chữ ký, điểm chỉ của người lập di chúc và ký vào bản di chúc.

Việc lập di chúc bằng văn bản có người làm chứng phải tuân theo quy định tại Điều 631 và Điều 632 của Bộ luật này”.

Đây là loại di chúc không cần công chứng, chứng thực nhưng bắt buộc phải có hai người làm chứng trở lên. Loại di chúc này là di chúc đánh máy hoặc người khác viết hộ. Đánh máy thì có thể tự đánh hoặc nhờ người khác đánh. Như vậy, đánh máy thường là có hình thức đẹp hơn viết nhưng tự viết có giá trị hơn tự đánh máy. Do đó, tự viết thì không cần người làm chứng nhưng tự đánh máy thì vẫn cần có người làm chứng.

Cần lưu ý việc nhờ người khác viết phải là trường hợp người lập di chúc biết chữ, không bị hạn chế về thể chất (mù, câm , điếc…); nếu không biết chữ hoặc hạn chế về thể chất thì lại thuộc loại bắt buộc phải có công chứng, chứng thực (khoản 3 Điều 630).

Ngoài việc phải tuân theo các quy định của Điều 631 như di chúc tự viết thì di chúc bằng văn bản có người làm chứng còn phải tuân theo các quy định của Điều 632 là điều quy định những người không được làm chứng. Thực tiễn xét xử thường có trường hợp người viết hộ hoặc đánh máy hộ đồng thời là người làm chứng. Pháp luật không cấm làm chứng trong trường hợp này nên người viết hộ hoặc đánh máy hộ mà không thuộc trường hợp quy định tại Điều 632 thì họ vẫn là người làm chứng hợp pháp.

Người làm chứng phải chứng kiến việc người lập di chúc ký hoặc điểm chỉ. Do vậy, nếu người lập di chúc chỉ ký hoặc điểm chỉ một lần thì những người làm chứng phải cùng có mặt thì di chúc mới hợp pháp.

4. Thời hạn lưu trữ di chúc tại văn phòng công chứng là bao lâu?

Theo quy định tại Điều 64 Luật Công chứng năm 2014 thì bản chính văn bản công chứng và các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng phải được lưu trữ ít nhất là 20 năm tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng; trường hợp lưu trữ ngoài trụ sở thì phải có sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp.

Trong trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền có yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã công chứng thì tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản công chứng và các giấy tờ khác có liên quan. Việc đối chiếu bản sao văn bản công chứng với bản chính chỉ được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng nơi đang lưu trữ hồ sơ công chứng.

Việc kê biên, khám xét trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện theo quy định của pháp luật và có sự chứng kiến của đại diện Sở Tư pháp hoặc đại diện tổ chức xã hội – nghề nghiệp của công chứng viên tại địa phương.

Trường hợp Phòng công chứng được chuyển đổi thành Văn phòng công chứng thì hồ sơ công chứng do Văn phòng công chứng được chuyển đổi quản lý.

Trường hợp Phòng công chứng bị giải thể thì hồ sơ công chứng phải được chuyển cho một Phòng công chứng khác hoặc một Văn phòng công chứng do Sở Tư pháp chỉ định.

Trường hợp Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động thì Văn phòng công chứng đó phải thỏa thuận với một Văn phòng công chứng khác về việc tiếp nhận hồ sơ công chứng; nếu không thỏa thuận được hoặc Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động do toàn bộ công chứng viên hợp danh chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết thì Sở Tư pháp chỉ định một Phòng công chứng hoặc một Văn phòng công chứng khác tiếp nhận hồ sơ công chứng.

Kết luận: Việc phân chia tài sản thừa kế và nghĩa vụ thừa kế được dựa vào hai căn cứ chủ yếu là thừa kế theo di chúc và thừa kế theo pháp luật. Thừa kế theo pháp luật được pháp luật quy định tương đối cụ thể nên thông thường ít xảy ra tranh chấp. Riêng đối với các trường hợp thừa kế theo di chúc, các quy định của pháp luật về điều kiện có hiệu lực của di chúc hiện nay còn chưa chặt chẽ, thống nhất dẫn đến các tranh chấp về thừa kế hiện nay là tương đối phổ biến.